chương 1 và tình hình thực tiễn ở chương 2. Trên cơ sở những đánh giá, nhận xét từ chương 2, tác giả đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng, giải quyết mục tiêu đã đề ra, giảm thiểu những tồn tại, hạn chế mắc phải để quản lý và tổ chức khai thác có hiệu quả nhất khối tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Đóng góp của đề tài Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đề ra, đề tài có một số đóng góp về hai phương diện: Lý luận và thực tiễn Về mặt lý luận: Đây là một vấn đề nghiên cứu còn nhiều tranh luận, chưa được thống nhất, đăc biệt là khái niệm “tối ưu hóa phông lưu trữ”. Do vậy, đề tài hy vọng sẽ bước đầu làm rõ hơn khái niệm này và so sánh nó với một số khái niệm có liên quan; qua đó, khái quát hơn đó là quy trình tổ chức thực hiện tối ưu hóa các Phông Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Về mặt thực tiễn: Đề tài sẽ chỉ ra được những tồn tại, ưu, nhược điểm của việc tổ chức quản lý các Phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang hiện nay. Đồng thời đưa ra những kết quả đã đạt được trong công tác thực hiện xác định lại giá trị tài liệu của các Phông tại Kho Lưu trữ lịch sử. Từ đó có những đánh giá, nhận xét về những mặt tích cực và hạn chế về các bước nghiệp vụ đó. Đồng thời, đưa ra những kiến nghị, đề xuất để thực hiện 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng đạt hiệu quả nhất, đảm bảo nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu các Phông trong kho lưu trữ, nhằm giải quyết tốt những mục tiêu đề ra: Tinh gọn thành phần tài liệu, tiết kiệm tối đa diện tích kho tàng, tổ chức khoa học tài liệu đảm bảo tính thống nhất trong toàn Phông.
Qua đây, tác giả cũng mong muốn luận văn là một nguồn thông tin đáng tin cậy, có những đánh giá phù hợp, bám sát với thực tế, là cơ sở, nguồn tài liệu tham khảo giúp cho các nhà quản lý lưu trữ tại địa phương trong việc tổ chức thực hiện tối ưu hóa hồ sơ, tài liệu trong các Phông Lưu trữ đóng nói riêng. 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỐI ƢU HÓA PHÔNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG 1. Khái quát chung về Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ và Lƣu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 1.
Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Thực hiện Thông tư số 09/BT ngày 08/5/1965 của Phủ Thủ tướng về việc lập kho Lưu trữ địa Phương, ngày 06/9/1965 Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc ban hành Quyết định số 603/TC-DC về thành lập Kho Lưu trữ tỉnh trực thuộc Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc. Ngày 30/3/1998, trên cơ sở Thông tư số 40/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 25/1998/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang. Theo Nghị định số 13/2008/NĐ - CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, ngày 30/6/2008, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 57/2008/QĐ-UBND về việc chuyển nguyên trạng Trung tâm lưu trữ tỉnh từ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang. Ngày 30/7/2010, UBND tỉnh Bắc Giang đã ban hành Quyết định số 79/QĐ-UBND về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở sáp nhập nguyên trạng Phòng Quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ và Trung tâm lưu trữ trực thuộc Sở.
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang Ngày 22/01/2015, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 27/2015/QĐ-UBND về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang. Theo đó, Chi cục Văn thư Lưu trữ có chức năng giúp Sở Nội vụ thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ: Tham mưu, giúp UBND tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ theo quy định của pháp luật; Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật; Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật; Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật; Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật; Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật. Về mặt tổ chức, Chi cục Văn thư Lưu trữ gồm 01 Phòng Hành chính tổng hợp, 01 Phòng Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và 01 Trung tâm Lưu trữ lịch sử, với tổng biên chế là 18 công chức, viên chức, trong đó 06 viên chức hành chính, 01 hợp đồng 68 và 11 viên chức làm việc tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ngày 14/10/2015, Giám đốc Sở Nội vụ ký Quyết định số 654/QĐ-SNV về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ.
Theo đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là đơn vị do UBND tỉnh ra quyết định thành lập trong cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ và hoạt động theo Quy chế được Giám đốc Sở phê duyệt. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang có chức năng giúp Chi Cục trưởng, Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, bao gồm: Xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; phối hợp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật. Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo quy định. Trung tâm Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ và quyền hạn sau: a) Đề xuất Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ để tham mưu giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, bao gồm: 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Tham mưu Giám đốc Sở trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; - Thẩm định và trình phê duyệt Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; - Tham mưu ban hành các quy định về thẩm quyền, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu; Quy định về Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; - Tham mưu tổ chức thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu Lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.
b) Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật: - Phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; - Thực hiện hoạt động dịch vụ soạn thảo văn bản; in ấn tài liệu, biểu mẫu; cung cấp các trang thiết bị, công cụ phục vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Tư vấn, tổ chức thực hiện mô hình Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức có yêu cầu; - Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ; - Cung cấp các sản phẩm ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ. Khái quát về khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh 1.