Tổng quan nghiên cứu

Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang hiện đang bảo quản 37 phông lưu trữ với tổng khối lượng 997 mét giá tài liệu, tương đương 7.979 hộp và 55.641 hồ sơ. Toàn bộ khối tài liệu này được lưu trữ trong diện tích kho tàng chỉ khoảng 254 m2 với 202 giá bảo quản. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ thực trạng 25 phông lưu trữ đóng của các cơ quan đã ngừng hoạt động từ năm 1946 đến năm 1996, trải qua hai giai đoạn lịch sử là thời kỳ Bắc Giang I và thời kỳ Hà Bắc. Khối tài liệu này chiếm hơn 547,6 mét giá nhưng có tới khoảng 60% hồ sơ được phân loại ở mức bảo quản lâu dài mà chưa được xác định lại giá trị cụ thể.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là làm rõ cơ sở khoa học và sự cần thiết của việc tối ưu hóa phông đóng; khảo sát, đánh giá toàn diện hiện trạng chất lượng hồ sơ và phương pháp phân loại; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang với đối tượng khảo sát trọng tâm là các phông đóng tiêu biểu như Phông Ủy ban kháng chiến hành chính Bắc Giang I, Phông Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc, Ty Tài chính, Ty Giáo dục, Ty Giao thông và Ty Y tế Hà Bắc.

Ý nghĩa của công trình thể hiện ở việc giải quyết căn bản điểm nghẽn giữa quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 (chỉ giữ tài liệu vĩnh viễn tại lưu trữ lịch sử) với thực trạng phân loại cũ theo Công văn số 25/NV năm 1975. Kết quả nghiên cứu tạo tiền đề giải phóng từ 20% đến 30% diện tích kho tàng, nâng cao tốc độ tra cứu tài liệu cho 332 cơ quan nguồn nộp lưu và phục vụ đắc lực cho công tác số hóa dữ liệu lịch sử địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết xác định giá trị tài liệu và lý thuyết tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ do các học giả như Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Thâm và Vương Đình Quyền đúc kết. Đồng thời, tác giả vận dụng lý thuyết tối ưu hóa từ khoa học hệ thống vào lưu trữ học. Mô hình nghiên cứu tiếp cận tối ưu hóa phông lưu trữ ở hai chiều kích: quản lý nhà nước (tính hoàn thiện, giới hạn không gian - thời gian) và khai thác sử dụng (tính tinh gọn, chuẩn hóa công cụ tra cứu).

Năm khái niệm cốt lõi được định hình và phân tích sâu gồm: phông lưu trữ đóng, tối ưu hóa phông, xác định lại giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản và nâng cấp phông. Tối ưu hóa phông đóng được định nghĩa là quá trình áp dụng tổng thể các biện pháp nghiệp vụ nhằm giữ lại khối lượng tài liệu nhỏ nhất nhưng chứa đựng dung lượng thông tin lịch sử tối đa, đáp ứng yêu cầu kinh tế và phục vụ hiệu quả xã hội.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn được thu thập trực tiếp từ 25 phông đóng với quy mô 4.537 hộp tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang. Cỡ mẫu khảo sát chuyên sâu bao gồm 6 phông tiêu biểu với tổng số 20.019 hồ sơ, nổi bật là Phông Hà Bắc (8.647 hồ sơ), Ban Tổ chức chính quyền (4.238 hồ sơ), Ty Tài chính (2.727 hồ sơ) và Ty Y tế (1.658 hồ sơ). Phương pháp chọn mẫu điển hình có chủ đích được áp dụng nhằm bao quát đầy đủ các khối ngành hành chính, kinh tế, văn hóa và chuyên môn kỹ thuật.

Phương pháp phân tích chức năng kết hợp sử liệu học và thống kê đối sánh được lựa chọn làm công cụ chủ đạo. Lý do lựa chọn là phương pháp phân tích chức năng giúp đối chiếu chính xác văn bản sản sinh với thẩm quyền pháp lý của cơ quan hình thành phông, ngăn chặn việc giữ lại các văn bản trùng lặp hoặc văn bản chỉ mang tính điều hành nội bộ ngắn hạn. Timeline nghiên cứu được thực hiện qua các giai đoạn khảo sát hồ sơ từ năm 1946 đến 1996, đối chiếu với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật giai đoạn 2011 - 2018 để đưa ra nhận định khách quan.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, cơ cấu thời hạn bảo quản mất cân đối nghiêm trọng. Trong tổng số 55.641 hồ sơ đang bảo quản, tài liệu vĩnh viễn chỉ chiếm khoảng 30%, tài liệu tạm thời chiếm 10%, trong khi tài liệu bảo quản lâu dài chiếm tới 60%. Đây là hệ quả của việc áp dụng các quy định cũ trước năm 2011 mà chưa được rà soát lại.

Thứ hai, phương án phân loại thiếu tính thống nhất trong từng phông và giữa các phông. Khảo sát 25 phông đóng cho thấy có sự đan xen giữa phương án Thời gian - Mặt hoạt động và Mặt hoạt động - Thời gian. Điển hình tại Phông Bắc Giang I (1.938 hồ sơ) và Phông Hà Bắc (8.647 hồ sơ), việc chỉnh lý qua nhiều giai đoạn khác nhau đã tạo ra nhiều sổ mục lục rời rạc, gây trùng lặp thông tin từ 15% đến 25% giữa các nhóm hồ sơ.

Thứ ba, chất lượng lập hồ sơ bên trong chưa đạt chuẩn nghiệp vụ. Khoảng 30% hồ sơ được gán mác bảo quản vĩnh viễn nhưng thực chất chỉ chứa các văn bản hành chính trao đổi thông thường hoặc bản nháp. Ngược lại, nhiều tài liệu có giá trị lịch sử cao trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ lại bị xếp nhầm vào danh mục bảo quản tạm thời.

Thứ tư, áp lực cơ sở vật chất ở mức báo động. Với 997 mét giá tài liệu phân tán tại 3 kho, việc chưa tối ưu hóa phông đóng đã khiến cơ quan lưu trữ không còn diện tích tiếp nhận tài liệu mới từ 332 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu theo Quyết định số 330/QĐ-UBND.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng trên là sự thay đổi khung khổ pháp lý giữa hai thời kỳ. Trước năm 2011, Thông tư số 09/BT năm 1965 và Công văn số 25/NV năm 1975 cho phép tồn tại mức bảo quản lâu dài. Khi Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực, quy định tại Điều 21 chỉ cho phép Lưu trữ lịch sử lưu giữ tài liệu vĩnh viễn đã tạo ra khoảng trống quản lý lớn đối với 60% tài liệu hiện hữu.

Kết quả nghiên cứu này tương đồng với các phát hiện trong một nghiên cứu gần đây về tối ưu hóa phông Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, nhưng luận văn đã mở rộng quy mô đánh giá trên toàn bộ hệ thống phông đóng cấp tỉnh. Về mặt trình bày dữ liệu, các kết quả này có thể được biểu diễn trực quan thông qua biểu đồ tròn so sánh cơ cấu bảo quản ba mức (30% - 60% - 10%) và bảng ma trận đối sánh phương án phân loại của 25 phông đóng, giúp người quản lý nhận diện tức thì mức độ phân mảnh của kho lưu trữ.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, tổ chức xác định lại toàn diện giá trị tài liệu của 25 phông lưu trữ đóng. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cần chủ trì thẩm định 100% khối hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (chiếm 60% tổng dung lượng), phân loại dứt điểm thành hai nhóm: vĩnh viễn và hết giá trị để tiêu hủy. Mục tiêu là loại bỏ ít nhất 20% khối lượng tài liệu trùng lặp, hoàn thành trong giai đoạn 2018 - 2020.

Thứ hai, chuẩn hóa phương án phân loại và thống nhất hệ thống mục lục hồ sơ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cần áp dụng thống nhất phương án Mặt hoạt động - Thời gian cho toàn bộ các phông đóng, gộp các sổ mục lục bổ sung vào một hệ thống tra cứu duy nhất. Mục tiêu đạt 100% hồ sơ có tiêu đề chuẩn hóa và số tờ cố định, triển khai từ năm 2019 đến 2021.

Thứ ba, đẩy nhanh tiến độ đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và triển khai số hóa. Sở Nội vụ cần tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang phê duyệt dự án xây dựng kho lưu trữ đạt chuẩn kỹ thuật với diện tích tối thiểu 1.500 m2, đồng thời số hóa 100% khối tài liệu vĩnh viễn (khoảng 16.000 hồ sơ) trong giai đoạn 2020 - 2025.

Thứ tư, hoàn thiện cơ chế phối hợp và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu. Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang cần tổ chức định kỳ 2 khóa tập huấn mỗi năm cho 18 công chức, viên chức của Chi cục và cán bộ phụ trách lưu trữ tại 332 cơ quan nộp lưu, tập trung vào kỹ năng giám định giá trị và ứng dụng công nghệ thông tin.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm cán bộ quản lý và viên chức lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ địa phương: Cung cấp cẩm nang thực hành và quy trình từng bước để xử lý dứt điểm khối tài liệu bảo quản lâu dài tồn đọng, giải phóng diện tích kho bãi.

Nhóm giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Đóng vai trò là tài liệu tham khảo học thuật chuyên sâu, cung cấp khung lý luận hoàn chỉnh về tối ưu hóa phông đóng và phương pháp phân tích thực chứng tại địa phương.

Nhóm lãnh đạo Sở Nội vụ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Cung cấp cơ sở khoa học và căn cứ thực tiễn để phê duyệt kinh phí chỉnh lý nâng cấp phông, xây dựng kho chuyên dụng và ban hành danh mục hủy tài liệu hết giá trị theo đúng Luật Lưu trữ.

Nhóm nhà nghiên cứu lịch sử và người tra cứu hồ sơ chính sách: Hướng dẫn cấu trúc nguồn tin và phương pháp tra tìm nhanh 55.641 hồ sơ thời kỳ Bắc Giang I và Hà Bắc, phục vụ công tác biên soạn lịch sử Đảng bộ hoặc xác nhận hồ sơ người có công.

Câu hỏi thường gặp

Tối ưu hóa phông lưu trữ đóng khác gì so với hoạt động chỉnh lý tài liệu thông thường?
Chỉnh lý thông thường chỉ tập trung phân loại và lập hồ sơ cho một khối tài liệu rời lẻ theo từng đợt. Trong khi đó, tối ưu hóa phông đóng là quá trình rà soát tổng thể ở cấp độ toàn phông, đánh giá lại tính hoàn chỉnh, loại bỏ tài liệu trùng lặp giữa các phông và chuẩn hóa công cụ tra cứu nhằm tinh giản tối đa khối lượng lưu trữ.

Tại sao kho lưu trữ lịch sử lại tồn tại khối lượng lớn tài liệu bảo quản lâu dài lên tới 60%?
Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, công tác lưu trữ thực hiện theo Công văn số 25/NV năm 1975 chia thời hạn bảo quản thành ba mức: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Khi thu thập tài liệu tích đống từ các cơ quan ngừng hoạt động, Trung tâm Lưu trữ đã tiếp nhận nguyên trạng dẫn đến tỷ lệ tài liệu lâu dài chiếm đa số.

Căn cứ pháp lý nào quy định việc chỉ giữ tài liệu có giá trị vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử?
Căn cứ chính là Khoản 1 Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011, quy định trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. Các tài liệu có thời hạn khác được bảo quản tại lưu trữ cơ quan.

Việc tối ưu hóa phông đóng mang lại lợi ích kinh tế cụ thể như thế nào cho địa phương?
Tại Bắc Giang, tối ưu hóa giúp giảm từ 15% đến 20% dung lượng trong tổng số 997 mét giá tài liệu, tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí mua sắm giá đỡ, hộp bảo quản và diện tích kho tàng, đồng thời rút ngắn 50% thời gian tra cứu hồ sơ cho độc giả.

Tối ưu hóa phông lưu trữ đóng đóng vai trò gì đối với quá trình chuyển đổi số ngành lưu trữ?
Tối ưu hóa là bước tiền đề bắt buộc trước khi số hóa. Việc xác định lại giá trị giúp loại bỏ các văn bản rác, bản nháp, chỉ giữ lại tài liệu có giá trị lịch sử đích thực, giúp tiết kiệm từ 30% đến 40% kinh phí quét tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa và làm sáng tỏ khái niệm tối ưu hóa phông lưu trữ đóng trong khoa học lưu trữ hiện đại.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng 25 phông đóng với 547,6 mét giá tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, chỉ rõ điểm nghẽn của 60% tài liệu bảo quản lâu dài.
  • Đề xuất quy trình 5 bước xác định lại giá trị tài liệu, bảo đảm tính khoa học, lịch sử và chuẩn hóa mục lục tra cứu.
  • Xây dựng 4 nhóm giải pháp chiến lược về cơ chế, tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất và đào tạo cán bộ đến năm 2025.
  • Định hướng giải phóng 20% đến 30% dung lượng kho tàng, tạo nền tảng vững chắc cho công tác số hóa tài liệu lịch sử địa phương.

Đóng góp chính của luận văn là cung cấp mô hình thực nghiệm chuẩn hóa phông đóng cho các tỉnh có biến động địa giới hành chính. Trong giai đoạn 2018 - 2025, các cơ quan lưu trữ cần khẩn trương số hóa dữ liệu và hoàn thiện kho chuyên dụng. Độc giả và các đơn vị lưu trữ quan tâm có thể khai thác trực tiếp luận văn tại Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội để áp dụng vào thực tiễn quản lý.