Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Cơ sở lý thuyết về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 1. Định nghĩa Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ a) Định nghĩa tai liệu lưu trữ Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội của tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,Vương Đình Quyền (1990), thì thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp “arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyên. Về sau được dùng chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu [1, tr.
Tại một số nước Châu Âu thuật ngữ “lưu trữ” được định nghĩa là co quan hay đơn vị tô chức trong một cơ quan làm nhiệm vụ bé sung, bao quan tai liệu và tổ chức sử dung chúng vào các mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hóa,. gọi theo tiếng Việt đó là phòng, kho hoặc viện lưu trữ [1, tr. Ở Việt Nam, “lưu trữ” có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn, tài liệu thì “lưu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, đoàn thé hoặc cá nhân dé làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết [ 1, tr.6] Về khái niệm tài liệu lưu trữ, tại Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ định nghĩa: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa hoc, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
TLLT bao gom ban sốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản sốc, bản chính thì được thay thé bang ban sao hợp pháp ”. Từ những khái niệm trên, tài liệu lưu trữ có thé được hiểu là: bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khói tai liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức va cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tê, văn hóa, khoa học, lịch sử,. của toàn xã hội. 11 b) Định nghĩa phát huy gia trị tài liệu lưu trữ - Khái niệm phát huy: Trong Đại từ điển Tiếng Việt của tác giả Nguyễn Như Ý, “phát huy” là: “Làm cho cái hay, cái tốt nhân thêm tác dụng, thúc day tiếp tục nảy nở nhiều hon” [28, tr.
Ví dụ: Phát huy sức mạnh tập thé dé hoàn thành tốt nhiệm vụ. Theo từ điển Tiếng Anh (Oxford Learner’s Dictionaries), “phát huy” tương đương với từ “Promote” nghĩa là thúc đây hoặc xúc tiến, với cách hiểu thứ nhất, promote có nghĩa là thúc day một cái gì đó để nó xảy ra hoặc phát triển; với cách hiểu thứ hai, promote có nghĩa tương đương với quảng bá, quảng cáo,. - Khái niệm giá tri: Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ do Nhà xuất bản Hồng Đức, Ha Nội năm 2013 giải thích “Gid tri” là cái làm cho một vật nào đó trở nên có ích lợi, có ý nghĩa là đáng quý [28, tr. Từ hai khái niệm trên chúng ta có thé hiểu “Phdt huy giá tri” là sự vận động, thay đổi theo chiều hướng tích cực những giá trị tốt đẹp, làm cho nó trở nên tốt đẹp hơn, ý nghĩa hơn nữa hay là sự quảng bá, quảng cáo làm cho vật trở lên có ích, ý nghĩa hơn.
- Khái niệm Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Theo tác giả Trần Hoàng, “Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là làm cho nhiễu người biết đến hơn và biết rõ hơn về ý nghĩa, lợi ích và sự quý giá của tài liệu lưu trữ” (12, tr. Với cách hiểu này PHGT được hiểu là cách thức tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá về TLLT đến công chúng. Từ việc phân tích các khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là hoạt động sử dụng đa dạng các hình thức tổ chức khai thác và các hình thức tuyên truyền nhằm giới thiệu đến đông đảo đối tượng độc giả giá trị của TLLT và đáp ứng nhu cầu của xã hội về TLLT. 12 Dé hiểu rõ hơn về khái niệm PHGT TLLT, chúng tôi thấy cần thiết phải so sánh với khái niệm có liên quan là “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ”.
Theo giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh, khái niệm “to chức khai thác, sử dụng TLLT” được hiểu là “một nghiệp vụ cơ bản của các lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng, Nhà nước, các t6 chức chính trị, xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết có trong TLTL, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính dang cua công dan” [24, tr. Theo khái niệm trên tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng TLLT của các cơ quan, cá nhân. Đây được coi là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. Có thê thấy, tô chức khai thác, sử dụng tài liệu là quá trình cung cấp thông tin trong tài liệu phục vụ các yêu cầu của độc giả bằng các hình thức khác nhau.
Như vậy, khái niệm khai thác, sử dụng tài liệu hẹp hơn so với khái niệm phát huy giá trị tài liệu vì khai thác sử dụng tài liệu chỉ đơn thuần là quá trình khai thác lấy thông tin từ TLLT đáp ứng yêu cầu của độc giả. Theo nghĩa hiểu về PHGT TLLT đã trình bay ở trên thì tổ chức khai thác, sử dung TLLT là một nội dung của phát huy giá trị TLLT. Phát huy giá trị tài liệu không chỉ là khai thác, sử dụng tài liệu mà còn tuyên truyền, giới thiệu thông tin tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu của cá nhân, cơ quan, tô chức, từ đó làm cho xã hội hiểu thêm giá trị của tài liệu lưu trữ, quảng bá giá trị và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong mọi lĩnh vực xã hội. Mục đích của phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Với tình hình hiện nay, TLLT ở nhiều lưu trữ lịch sử chưa được biết đến và sử dụng thường xuyên, Đảng, Nhà nước và cơ quan quản lý ngành 13 Lưu trữ đã có những biện pháp tích cực để PHGT TLLT.
Vì vậy, hoạt động PHGT TLLT được thực hiện nhằm hướng tới các mục đích cụ thể như sau: Một là, PHGT TLLT nhằm nâng cao giá trị của TLLT, bởi đây vốn là những tài liệu có giá trị được lựa chọn để lưu giữ, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động mỗi nganh, lĩnh vực của đời sống xã hội, thông qua các hình thức PHGT TLLT, vai trò của TLLT sẽ được khang định va được công chúng biết đến rộng rãi. Hai là, PHGT TLLT nhằm phục vụ các nhu cầu của đời song — Xã hội. Điều này thể hiện ở những kiến thức, thông tin trong TLLT được ứng dụng vao cuộc sống, phục vụ lợi ich cho xã hội thông qua việc đưa TLLT ra khai thác, sử dụng đến các đối tượng có nhu cầu. Kết quả của khai thác, sử dụng TLLT là những thông tin có tính chính xác cao được đưa vảo thực tiễn cuộc song, đem lại những lợi ích cụ thé nào đó về vật chất hoặc tinh thần góp phan thúc đây sự phát triển của xã hội.
Ba là, PHGT TLLT nhằm quảng bá bản sắc văn hóa, lịch sử địa phương và đất nước. Thông qua TLLT những bằng chứng về lịch sử, những nét đẹp văn hóa dân tộc qua các thời ky được lưu lại. Cùng với việc PHGT TLLT những bằng chứng, nét đẹp đó được quảng bá bang các hình thức khác nhau đến đông đảo đối tượng độc giả trong và ngoài nước tao vị thé của địa phương, đất nước Việt Nam đến với thế giới. Bốn là, PHGT TLLT nhằm xây dựng và phát triển đất nước.
Tại Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nhân mạnh TLLT “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia ”. Báo cáo chính trị của Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa IX tại ĐHĐBTQ lần thứ X diễn ra tại Hà Nội ngày 18 - 25/4/2006 và Chỉ thị số 05/2007/CT-Ttg của Thủ tướng Chính phủ cũng đã đề cập đến vấn đề bảo vệ và PHGT TLLT. Sau 14 năm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng, năm 2020 tại Hội nghị trực tuyến toàn quốc triển khai nhiệm vụ ngành Nội vụ, Phó Thủ tướng thường trực Chính phủ 14 Trương Hòa Bình đã yêu cầu “phat huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhất là các tài liệu có gia trị đặc biệt đã ton tại hang trăm năm ”[3I |. Nguyên tắc Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Việc Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần đảm bảo những nguyên tắc sau: a) Nguyên tắc chính trị Tài liệu lưu trữ là tài sản chung của dân tộc, có giá trị quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Té quốc.
TLLT được Nhà nước quan lý tập trung thống nhất trong hệ thống các kho, các trung tâm lưu trữ từ Trung ương đến các địa phương nhằm phục vụ rộng rãi cho các nhu cầu khai thác, sử dụng chính đáng. Vì vậy, khi thực hiện PHGT TLLT cũng không được vượt ra ngoài những quy định chung đó. Việc tuân thủ nguyên tắc chính trị thể hiện việc trước khi xem xét, lựa chon tài liệu dé đưa ra phát huy giá trị đòi hỏi cơ quan lưu trữ cần lựa chọn tài liệu có nội dung đảm bảo an ninh cho địa phương và quốc gia, không ảnh hưởng đến chế độ, Đảng và Nhà nước hay những quyền lợi hợp pháp khác của tổ chức hoặc cá nhân. Bản chất của nguyên tắc này được thể hiện ở chỗ việc tổ chức, lựa chọn, bảo quản và PHGT TLLT trước hết phải xuất phát từ lợi ích của giai cấp và giá trị của tài liệu là giá trị phục vụ cho giai cấp lãnh đạo (cầm quyền), song không nên nhìn nhận giá trị tài liệu một cách cứng nhắc và máy móc.
Trong PHGT TLLT chúng ta cần vận dụng nguyên tắc này, tuy nhiên, ta không nên áp đặt giá trị cho tài liệu một cách chủ quan, tuỳ tiện (tức là gán ghép cho tài liệu mà bản thân nó không có giá trị dé phát huy). b) Nguyên tắc lịch sử Mỗi TLLT đều có hoàn cảnh ra đời và tồn tại trong những bối cảnh lịch sử nhất định. Điều này được thể hiện ở yếu tố nội dung hoặc vật mang tin cũng chứa đựng những dấu ấn của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó.