## Tổng quan nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô giá của quốc gia, chứa đựng thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh trung thực mọi mặt đời sống xã hội. Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình, khối tài liệu lưu trữ có giá trị lớn nhưng chưa được phát huy hết tiềm năng. Theo báo cáo năm 2020, Trung tâm đang quản lý khoảng 750 mét giá tài liệu, gồm 5 phông lưu trữ chính với hơn 36.000 hồ sơ và hàng trăm nghìn trang tài liệu. Tuy nhiên, số lượng người sử dụng tài liệu còn hạn chế, các hình thức khai thác và quảng bá chưa đa dạng, dẫn đến giá trị tài liệu chưa được khai thác tối đa.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lý thuyết về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (PHGT TLLT), đánh giá thực trạng tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình, xác định nguyên nhân hạn chế và đề xuất giải pháp phù hợp. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các hoạt động PHGT TLLT từ năm 2012 đến nay, tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình, với đối tượng là các hình thức sử dụng, quảng bá tài liệu và nhu cầu người dùng.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, bảo tồn văn hóa và phát triển kinh tế - xã hội địa phương. Các chỉ tiêu định lượng như tăng tỷ lệ hồ sơ được khai thác từ 10% lên 50% đến năm 2030 và tăng lượt người sử dụng tài liệu lên 20.000 lượt/năm được đặt ra làm thước đo hiệu quả.

## Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

### Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình sau:

- **Lý thuyết phát huy giá trị tài liệu lưu trữ**: Định nghĩa PHGT TLLT là hoạt động sử dụng đa dạng các hình thức khai thác, tuyên truyền, quảng bá nhằm giới thiệu giá trị tài liệu đến đông đảo đối tượng, đáp ứng nhu cầu xã hội. Khác với khai thác tài liệu đơn thuần, PHGT còn bao gồm các hoạt động quảng bá và nâng cao nhận thức.

- **Nguyên tắc lưu trữ học**: Áp dụng nguyên tắc chính trị, lịch sử và toàn diện tổng hợp trong đánh giá và phát huy giá trị tài liệu. Nguyên tắc chính trị đảm bảo tài liệu phục vụ lợi ích quốc gia; nguyên tắc lịch sử yêu cầu đặt tài liệu trong bối cảnh lịch sử để đánh giá đúng giá trị; nguyên tắc toàn diện tổng hợp đòi hỏi xem xét tài liệu dưới nhiều góc độ và mối quan hệ.

- **Mô hình quản lý tài liệu lưu trữ**: Bao gồm các khái niệm về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, nghiên cứu nhu cầu người dùng, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện PHGT TLLT.

### Phương pháp nghiên cứu

- **Nguồn dữ liệu**: Số liệu thống kê tài liệu và người sử dụng tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình (năm 2012-2020), các văn bản pháp luật liên quan (Luật Lưu trữ 2011, Chỉ thị 05/2007/CT-TTg), tài liệu tham khảo chuyên ngành và các báo cáo nghiên cứu trước đây.

- **Phương pháp thu thập dữ liệu**: Điều tra bằng bảng hỏi khảo sát mức độ hài lòng và nhu cầu của người sử dụng tài liệu; phỏng vấn sâu cán bộ, nhân viên Trung tâm; thu thập số liệu thống kê từ báo cáo hoạt động.

- **Phương pháp phân tích**: Thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ lệ sử dụng tài liệu qua các năm, phân tích SWOT để đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân; so sánh kinh nghiệm từ các Trung tâm lưu trữ quốc gia và tỉnh khác.

- **Timeline nghiên cứu**: Khảo sát và thu thập dữ liệu từ tháng 1/2021 đến tháng 12/2021; phân tích và tổng hợp kết quả trong quý 1 và quý 2 năm 2022; hoàn thiện luận văn trong quý 3 năm 2022.

## Kết quả nghiên cứu và thảo luận

### Những phát hiện chính

1. **Tỷ lệ khai thác tài liệu còn thấp**: Chỉ khoảng 10% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng hàng năm, thấp hơn mục tiêu 30% đề ra cho năm 2020. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ khai thác chiếm chưa đến 20% tổng số tài liệu bảo quản.

2. **Số lượng người sử dụng tài liệu hạn chế**: Trung bình mỗi năm chỉ có khoảng 5.000 lượt người đến khai thác, thấp hơn nhiều so với mục tiêu 10.000 lượt/năm. Độ tuổi người sử dụng chủ yếu từ 30-50 tuổi, tập trung vào cán bộ, nhà nghiên cứu.

3. **Hình thức phát huy giá trị tài liệu chưa đa dạng**: Trung tâm chủ yếu áp dụng hình thức truyền thống như phòng đọc, trưng bày tài liệu, chưa tận dụng hiệu quả các kênh truyền thông hiện đại như mạng xã hội, website, số hóa tài liệu.

4. **Nguồn lực hạn chế**: Nhân sự chuyên môn còn thiếu, cơ sở vật chất chưa đáp ứng đủ yêu cầu bảo quản và phục vụ; ngân sách dành cho hoạt động PHGT TLLT còn thấp, chưa có kế hoạch phát huy giá trị tài liệu cụ thể và dài hạn.

### Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của tình trạng trên là do Trung tâm chưa xây dựng và ban hành kế hoạch phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bài bản, thiếu sự đầu tư về nhân lực và công nghệ thông tin. So với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và IV, nơi đã áp dụng đa dạng các hình thức truyền thông hiện đại như website, fanpage, youtube, triển lãm chuyên đề quy mô lớn, Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình còn nhiều hạn chế.

Việc thiếu các hình thức quảng bá hiện đại làm giảm khả năng tiếp cận của công chúng, đặc biệt là giới trẻ và các nhà nghiên cứu trẻ tuổi. Bên cạnh đó, việc chưa có kho lưu trữ chuyên dụng và trang thiết bị bảo quản hiện đại cũng ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu và khả năng phục vụ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ khai thác tài liệu theo năm, biểu đồ phân bố độ tuổi người sử dụng, bảng so sánh các hình thức phát huy giá trị tài liệu giữa các Trung tâm lưu trữ.

## Đề xuất và khuyến nghị

1. **Xây dựng và triển khai kế hoạch phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bài bản**: Định hướng rõ mục tiêu, lộ trình, phân công trách nhiệm cụ thể, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả. Thời gian thực hiện: trong vòng 1 năm, do Ban Giám đốc Trung tâm chủ trì.

2. **Đa dạng hóa hình thức phát huy giá trị tài liệu**: Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng website, fanpage, kênh youtube để quảng bá tài liệu; tổ chức triển lãm chuyên đề, hội thảo khoa học; phát triển dịch vụ số hóa tài liệu phục vụ khai thác trực tuyến. Thời gian: 1-2 năm, phối hợp với các đơn vị CNTT.

3. **Tăng cường đào tạo và bổ sung nhân sự chuyên môn**: Đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ lưu trữ về công nghệ số, truyền thông và nghiệp vụ lưu trữ hiện đại; tuyển dụng thêm nhân sự có chuyên môn phù hợp. Thời gian: liên tục, ưu tiên trong 2 năm tới.

4. **Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị**: Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, trang bị thiết bị bảo quản hiện đại, phòng đọc tiện nghi; đảm bảo điều kiện tốt nhất cho bảo quản và phục vụ tài liệu. Thời gian: 3 năm, phối hợp với Sở Nội vụ và UBND tỉnh.

5. **Tăng cường phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan**: Hợp tác với Bảo tàng, Thư viện, trường học để tổ chức các hoạt động tuyên truyền, giáo dục về giá trị tài liệu lưu trữ; khai thác nguồn lực xã hội hỗ trợ phát huy giá trị tài liệu. Thời gian: liên tục.

## Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. **Cán bộ quản lý lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố**: Nhận diện thực trạng, học hỏi kinh nghiệm và áp dụng giải pháp phát huy giá trị tài liệu phù hợp với điều kiện địa phương.

2. **Nhà nghiên cứu, học giả trong lĩnh vực Lưu trữ học và Khoa học xã hội**: Tài liệu tham khảo về lý thuyết, phương pháp nghiên cứu và thực tiễn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Việt Nam.

3. **Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ**: Cơ sở để xây dựng chính sách, kế hoạch phát triển ngành lưu trữ, nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

4. **Sinh viên, học viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng**: Tài liệu học tập, nghiên cứu chuyên sâu về công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phương pháp khảo sát và phân tích thực tiễn.

## Câu hỏi thường gặp

1. **Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là gì?**  
Là hoạt động sử dụng đa dạng các hình thức khai thác, tuyên truyền, quảng bá nhằm giới thiệu giá trị tài liệu đến đông đảo đối tượng, đáp ứng nhu cầu xã hội, không chỉ đơn thuần là khai thác sử dụng tài liệu.

2. **Tại sao phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lại quan trọng?**  
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin chính xác, phục vụ quản lý, nghiên cứu khoa học, bảo tồn văn hóa và phát triển kinh tế - xã hội. Phát huy giá trị giúp tài liệu được sử dụng hiệu quả, nâng cao nhận thức xã hội về giá trị tài liệu.

3. **Những khó khăn chính trong phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình là gì?**  
Bao gồm nguồn lực hạn chế về nhân sự, cơ sở vật chất chưa đáp ứng, thiếu kế hoạch bài bản, hình thức quảng bá chưa đa dạng và chưa ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả.

4. **Các hình thức phát huy giá trị tài liệu phổ biến hiện nay?**  
Bao gồm tổ chức phòng đọc, trưng bày, triển lãm tài liệu, xuất bản ấn phẩm, xây dựng website, fanpage, kênh youtube, số hóa tài liệu và phối hợp với các cơ quan liên quan để tuyên truyền.

5. **Làm thế nào để nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu lưu trữ?**  
Cần xây dựng kế hoạch cụ thể, đầu tư nguồn lực, đa dạng hóa hình thức quảng bá, ứng dụng công nghệ số, đào tạo nhân sự và tăng cường phối hợp liên ngành.

## Kết luận

- Luận văn đã hệ thống hóa lý thuyết và pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, làm rõ nội hàm và nguyên tắc thực hiện.  
- Đánh giá thực trạng tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình cho thấy nhiều hạn chế về khai thác, quảng bá và nguồn lực.  
- Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu, phù hợp với điều kiện thực tế.  
- Kết quả nghiên cứu góp phần hoàn thiện lý thuyết lưu trữ học và hỗ trợ phát triển công tác lưu trữ tại địa phương.  
- Khuyến nghị triển khai kế hoạch trong 1-3 năm tới, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ và đào tạo nhân sự để đạt mục tiêu phát triển bền vững.  

Hành động tiếp theo là tổ chức hội thảo giới thiệu kết quả nghiên cứu, phối hợp với các cơ quan liên quan để triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng phạm vi và đối tượng nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.