Tổng quan luận án

Luận án tiến sĩ chuyên ngành Khoa học Thông tin - Thư viện (mã số: 62320203) với đề tài "Quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam" được nghiên cứu sinh Nguyễn Thị Ngọc Mai thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS. Trần Thị Minh Nguyệt tại Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, bảo vệ năm 2023.

Tính cấp thiết và khoảng trống nghiên cứu

Tài liệu quý hiếm là di sản văn hóa thành văn ghi lại thông tin, tri thức và trí tuệ của con người qua các giai đoạn lịch sử, đóng vai trò chuyển giao ký ức và góp phần tạo nên bản sắc văn hóa của mỗi quốc gia. Do tuổi đời lâu năm, số lượng bản ít, chế tác bằng kỹ thuật đặc thù hoặc có bút tích của nhân vật lịch sử tiêu biểu, tài liệu quý hiếm rất khó bổ khuyết, thay thế và luôn đối diện với nguy cơ hư hại, mai một. Tại Việt Nam, các thư viện trung ương, thư viện tỉnh/thành phố, viện nghiên cứu và trường đại học lưu giữ khối lượng tài liệu quý hiếm lớn. Tuy nhiên, công tác quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện bộc lộ nhiều hạn chế:

  • Chính sách quản lý nhà nước về tài liệu quý hiếm trong thư viện chưa đồng bộ và hoàn thiện.
  • Hoạt động xử lý nghiệp vụ chưa triệt để, thiếu thống nhất và chưa bao quát các thuộc tính đặc thù của tài liệu cổ, quý hiếm.
  • Các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm phân tán, thiếu tính nguyên vẹn, tồn tại biệt lập và chưa có cơ chế liên thông, chia sẻ nguồn lực.
  • Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản lâu dài chưa đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
  • Sản phẩm và dịch vụ thông tin còn mang tính truyền thống, đơn giản; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong số hóa và khai thác chưa đồng bộ; chưa chú trọng nghiên cứu nhu cầu người sử dụng.

Từ những bất cập trên, tác giả lựa chọn đề tài nhằm xây dựng cơ sở lý luận, khảo sát thực tiễn và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của luận án là trên cơ sở nghiên cứu lý luận về quản lý tài liệu quý hiếm và khảo sát đánh giá thực trạng tại các thư viện, đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam trong giai đoạn hiện nay.

Để đạt được mục đích trên, luận án giải quyết 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Hệ thống hóa và hoàn thiện cơ sở lý luận về quản lý tài liệu quý hiếm, đặc biệt là những đặc trưng và yêu cầu quản lý tài liệu quý hiếm tại Việt Nam.
  2. Khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam.

Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết khoa học

Luận án xác định 3 câu hỏi nghiên cứu:

  1. Quản lý tài liệu quý hiếm ở Việt Nam có những đặc điểm và yêu cầu như thế nào?
  2. Thực trạng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam như thế nào?
  3. Trong bối cảnh Việt Nam hiện nay, cần áp dụng các giải pháp nào để nâng cao chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam?

Tương ứng với các câu hỏi nghiên cứu, luận án đặt ra 3 giả thuyết khoa học:

  • Giả thuyết 1: Do đặc điểm, điều kiện và yêu cầu thực tiễn Việt Nam giai đoạn hiện nay, quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện cần đảm bảo một số yêu cầu đặc thù để thỏa mãn nhu cầu khai thác của người sử dụng và phát huy các giá trị văn hóa, lịch sử trong tài liệu.
  • Giả thuyết 2: Các thư viện ở Việt Nam lưu giữ các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm phong phú nhưng chất lượng quản lý chưa cao do phương thức triển khai phân tán, thủ công, thiếu thống nhất và hạn chế hợp tác.
  • Giả thuyết 3: Nếu áp dụng mô hình quản lý tập trung - phân tán trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, đồng thời thực thi đồng bộ hệ thống các giải pháp nghiệp vụ (phát triển bộ sưu tập, xử lý, lưu trữ, bảo quản, khai thác) thì chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm sẽ được nâng cao, đáp ứng nhu cầu xã hội.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam.
  • Phạm vi nội dung: Luận án giới hạn nghiên cứu hoạt động quản lý đối với nhóm tài liệu quý hiếm ra đời trước năm 1945 hiện lưu giữ trong các thư viện Việt Nam.
  • Phạm vi không gian và thời gian: Nghiên cứu hoạt động quản lý tại các thư viện ở Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2021.

Tổng quan tài liệu và vị trí của luận án

Các hướng nghiên cứu trước đây

Tác giả luận án đã tổng hợp và phân loại các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước theo các nhóm nội dung chính:

  1. Nghiên cứu về khái niệm tài liệu và tài liệu quý hiếm:

    • Khái niệm tài liệu: Levine-Clark M. (2013), Hội Lưu trữ Hoa Kỳ SAA (2021), Phạm Văn Rính và Nguyễn Viết Nghĩa (2007), Nguyễn Yến Vân và Vũ Dương Thúy Ngà (2008), Từ điển Oxford, Từ điển Cambridge, Từ điển ODLIS, Từ điển ALA. Các tác giả thống nhất bản chất tài liệu gồm hai yếu tố: hình thức vật chất mang tin và nội dung thông tin.
    • Khái niệm tài liệu quý hiếm: Tiếp cận theo 3 xu hướng:
      • Xu hướng thị trường/thương mại: Tiêu biểu là Congalton T. và Hiệp hội Nhà buôn sách cổ Hoa Kỳ (ABAA), căn cứ vào giá trị và nhu cầu thị trường.
      • Xu hướng lưu trữ: Tập trung vào tính nguyên bản, bằng chứng gốc độc đáo, đại diện là Hội Lưu trữ Hoa Kỳ SAA (2021) và Điều 26 Luật Lưu trữ Việt Nam (2011).
      • Xu hướng thư viện: Nhấn mạnh giá trị sử dụng và độ khan hiếm, đại diện là Bách khoa toàn thư Khoa học Thông tin Thư viện (2017), Từ điển ALA, Từ điển ODLIS, Trần Thị Phương Lan (2005), Dương Hoài Ý (2016) và Điều 6 Nghị định 93/2020/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam.

  2. Nghiên cứu về các khâu quản lý tài liệu quý hiếm:

    • Khái niệm quản lý tài liệu và vòng đời tài liệu: Taylor A. (2015), Disher W. (2014), Middleton M. (2002), Nguyễn Tiến Hiển và Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Nguyễn Văn Thiên (2020).
    • Phát triển bộ sưu tập: Galbraith S. (2014), IFLA (2001), Trịnh Khắc Mạnh (2011), Nguyễn Hữu Mùi (2020) và kỷ yếu hội thảo quốc tế về kho tư liệu Nhật Bản cổ tại Thư viện Khoa học Xã hội (2021).
    • Bảo quản tài liệu quý hiếm: Các tài liệu hướng dẫn bảo vệ di sản của UNESCO, IFLA; công trình nghiên cứu bảo quản số của Evens T. (2015); các tác giả Việt Nam như Chu Tuyết Lan (2004), Nguyễn Thị Thúy Bình (2005), Trần Thị Phương Lan (2005), Lê Văn Viết (2007), Đặng Văn Ức (2010), Đỗ Thị Ngọc Bích (2011), Dương Hoài Ý (2016), Phạm Thị Khánh Ngân (2017), Nguyễn Thị Hồng Thắm (2018), Trần Minh Nhớ (2019).
    • Ứng dụng công nghệ và hợp tác: Chu Tuyết Lan (2004), Nguyễn Văn Cư (2009), Ngô Thanh Nhàn (2009), Virginia Shih (2010), Lê Đức Thắng (2012), Yarrow A. (2014), Trần Minh Nhớ (2017), Lê Hải Đăng (2019).

  3. Nghiên cứu các tiêu chuẩn và công cụ quản lý quốc tế:

    • Tiêu chuẩn lựa chọn: Hướng dẫn của Hội Thư viện Đại học và Nghiên cứu Hoa Kỳ (ACRL, 2016).
    • Quy tắc biên mục: ISBD(A), BDRB (1981), AMREMM (2003), DCRM cho sách hiếm, bản đồ, đồ họa, âm nhạc, ấn phẩm định kỳ.
    • Hiển thị biểu ghi trực tuyến: Hướng dẫn BSC của RBMS/ACRL (1998).
    • Bảo quản và an ninh: Nguyên tắc chăm sóc tài liệu của IFLA (1999), hướng dẫn chính sách bảo tồn của UNESCO (1990), tiêu chuẩn phục chế của Bộ Văn hóa Trung Quốc (2006), hướng dẫn về an ninh của ACRL/RBMS (2009).
    • Truy cập và dịch vụ: Tuyên bố chung của ACRL và SAA về truy cập tài liệu đặc biệt (2009); tiêu chuẩn thống kê, đo lường của SAA và ACRL/RBMS (2018, 2019); quy tắc đạo đức và khung năng lực nhân viên chuyên trách của ACRL (2003, 2008).

Khoảng trống luận án lựa chọn giải quyết

Từ việc tổng thuật các nghiên cứu trong và ngoài nước, tác giả xác định 3 khoảng trống khoa học tại Việt Nam chưa được giải quyết trọn vẹn:

  1. Chưa làm rõ các yêu cầu và đặc trưng của công tác quản lý tài liệu quý hiếm phù hợp với bối cảnh thực tiễn tại Việt Nam.
  2. Chưa có công trình nào khảo sát, phân tích và đánh giá một cách toàn diện, hệ thống thực trạng quản lý tài liệu quý hiếm tại hệ thống các thư viện ở Việt Nam.
  3. Chưa có nghiên cứu đề xuất hệ thống giải pháp tổng thể, khả thi từ mô hình tổ chức đến các khâu nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm trong môi trường số.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Cơ sở lý thuyết và khung phân tích

  • Lý thuyết quản lý hiện đại: Luận án vận dụng lý thuyết hệ thống, lý thuyết tình huống và lý thuyết chất lượng. Theo đó, thư viện được tiếp cận như một hệ thống mở; quản lý thư viện phân chia thành quản lý vĩ mô (quản lý nhà nước) và quản lý vi mô (quản lý cơ quan thư viện gồm nhân lực, vốn tài liệu, cơ sở vật chất và người sử dụng).
  • Khái niệm tài liệu quý hiếm theo luận án: Tác giả định nghĩa tài liệu quý hiếm là những tài liệu gốc có giá trị tiêu biểu, độc đáo về khoa học, lịch sử và văn hóa trên cả hai phương diện hình thức và nội dung, ra đời trong khoảng thời gian là dấu mốc quan trọng của lịch sử, có số lượng bản ít nên không thể hoặc rất khó bổ sung, thay thế nếu hư hỏng hay mất mát.
  • Vòng đời tài liệu thư viện: Quản lý tài liệu bao quát toàn bộ 5 khâu khép kín: (1) Phát triển bộ sưu tập $\rightarrow$ (2) Xử lý $\rightarrow$ (3) Lưu trữ thông tin $\rightarrow$ (4) Tổ chức kho và bảo quản $\rightarrow$ (5) Khai thác (Hình 1.1).
  • Khung tiêu chí đánh giá chất lượng: Kế thừa lý thuyết quản lý chất lượng (Hoyle D., Brophy P.) và các tiêu chuẩn đánh giá thư viện quốc tế (ISO 2789:2013, ISO 11620:2014, ISO 16439:2014), luận án thiết lập 5 tiêu chí với các chỉ tiêu cụ thể (gồm các chỉ tiêu ưu tiên đánh dấu (*)):
    1. Khả năng phát triển bộ sưu tập: Có chính sách riêng, đa dạng phương thức sưu tầm/hợp tác, chú trọng bản sao số hóa (), có quy trình thẩm định ().
    2. Mức độ khoa học trong xử lý: Thao tác an toàn, mô tả bao quát đặc thù và làm tóm tắt/chú giải (), tuân thủ tiêu chuẩn biên mục (), ứng dụng công nghệ thông tin (*).
    3. Mức độ đảm bảo khả năng truy hồi thông tin: Công cụ tra cứu tích hợp (), tìm kiếm đa phương thức (), có cơ sở dữ liệu (CSDL) toàn văn trực tuyến (*), tỷ lệ người dùng tra cứu thuận tiện.
    4. Mức độ bảo quản bộ sưu tập: Xếp giá khoa học, có chính sách/thủ tục bảo quản dự phòng, áp dụng biện pháp bảo quản chuyên biệt (), tỷ lệ số hóa phục vụ (), cơ sở vật chất và nhân lực bảo quản đạt chuẩn (*), tỷ lệ tài liệu gốc ổn định.
    5. Khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác: Khai thác thuận tiện tại chỗ và từ xa, dịch vụ số hóa/hợp tác đa dạng (), khảo sát nhu cầu người dùng (), thực hiện marketing di sản (*), mức độ hài lòng của người sử dụng cao.
  • Mô hình quản lý: Luận án phân tích ưu - nhược điểm của các mô hình quản lý vĩ mô (phân tán, tập trung tuyệt đối, tập trung - phân tán) và vi mô (lấy bộ sưu tập làm trung tâm, lấy người dùng làm trung tâm và truy cập hợp tác). Đồng thời, tác giả khảo sát các nền tảng quốc tế tiêu biểu vận hành theo mô hình tập trung - phân tán: Europeana (Châu Âu), WHMNet, ASEAN Digital Library (ADL), NANAMI (Ấn Độ), American Memory (Hoa Kỳ), E-codices (Thụy Sĩ).

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp luận: Sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để xem xét hoạt động quản lý tài liệu quý hiếm trong sự vận động, tương tác đa chiều giữa điều kiện lịch sử cụ thể và xu hướng hiện đại hóa.
  • Các phương pháp nghiên cứu cụ thể:
    • Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Hệ thống hóa lý luận, cơ sở pháp lý và các kết quả nghiên cứu trước đây.
    • Phương pháp quan sát thực tế: Khảo sát quy trình nghiệp vụ, kiểm tra thực tế tình trạng kho bảo quản, trực tiếp khảo sát các công cụ mục lục, CSDL và hệ thống OPAC tại các thư viện.
    • Phương pháp điều tra xã hội học bằng bảng hỏi:
      • Chọn mẫu phân tầng: Mẫu khảo sát gồm 14 thư viện tại 3 miền Bắc, Trung, Nam, đại diện cho 4 loại hình thư viện và chia thành 2 nhóm quy mô tài liệu:
        • Nhóm có lượng tài liệu quý hiếm lớn ($\ge 10.000$ bản): 04 thư viện (Thư viện Quốc gia Việt Nam - TVQGVN, Thư viện Viện Nghiên cứu Hán Nôm - TVVNCHN, Thư viện Khoa học Xã hội - TVKHXH, Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh - TVHCM).
        • Nhóm có lượng tài liệu quý hiếm nhỏ ($< 10.000$ bản): 10 thư viện (gồm các thư viện tỉnh/thành phố: Hà Nội, Thừa Thiên Huế, Sơn La, Nam Định, Nghệ An, Đà Nẵng, Lâm Đồng, Cần Thơ, Bà Rịa - Vũng Tàu; và Trung tâm Thư viện - Tri thức số Đại học Quốc gia Hà Nội - TVTTS ĐHQGHN).
      • Đối tượng và kết quả thu thập phiếu hỏi:
        • Cán bộ lãnh đạo thư viện: Phát ra 14 phiếu, thu về 14 phiếu (đạt 100%).
        • Nhân viên thư viện làm việc với tài liệu quý hiếm: Phát ra 120 phiếu, thu về 105 phiếu (đạt 88%).
        • Người sử dụng tài liệu quý hiếm: Phát ra 550 phiếu, thu về 385 phiếu (đạt 70%).
    • Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Thực hiện phỏng vấn sâu với các chuyên gia trong và ngoài nước: Bà Virginia Shih (nguyên Giám đốc Thư viện Đông Nam Á, Đại học Berkeley California, Hoa Kỳ); PGS. Trần Trọng Dương và ông Nguyễn Văn Thanh (Viện Nghiên cứu Hán Nôm); bà Phạm Kiều Giang và ông Lê Đức Thắng (Thư viện Quốc gia Việt Nam); bà Nguyễn Thị Minh Trung (Thư viện Khoa học Xã hội); ông Nguyễn Giang Quân (Thư viện Khoa học Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh).
    • Phương pháp thống kê: Dữ liệu điều tra từ các phiếu hỏi được nhập, làm sạch và xử lý thống kê mô tả bằng phần mềm SPSS.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam

Chương 1 tập trung xây dựng cơ sở lý luận về tài liệu quý hiếm, nội dung quản lý và xác định các đặc trưng của tài liệu quý hiếm ra đời trước năm 1945 tại Việt Nam.

Tác giả phân tích vòng đời tài liệu thư viện, luận giải sự cần thiết phải quản lý chuyên biệt đối với tài liệu quý hiếm do tính chất dễ tổn thương và giá trị lịch sử không thể thay thế. Luận án làm rõ các mô hình quản lý tài liệu trên thế giới, chỉ ra xu hướng chuyển dịch tất yếu từ mô hình quản lý phân tán (lấy bộ sưu tập làm trung tâm) sang mô hình quản lý tập trung - phân tán (lấy người sử dụng làm trung tâm và truy cập hợp tác) trên nền tảng kỹ thuật số.

Về thực tiễn Việt Nam, chương 1 tổng hợp các số liệu thống kê mô tả đặc điểm hình thức của tài liệu quý hiếm trước năm 1945 tại các thư viện:

Tiêu chí phân loại Thành phần / Chủng loại Tỉ lệ (%) Đặc điểm ghi nhận trong luận án
Ngôn ngữ (Biểu đồ 1.1) Tiếng Latin (chủ yếu là tiếng Pháp) 37% Sách, báo chí thời kỳ Đông Dương, văn bản thời Pháp thuộc
Hán Nôm 35% Sách chép tay, mộc bản in khắc ván, hương ước, thần tích
Chữ Quốc ngữ 18% Ấn phẩm xuất bản cuối thế kỷ 19 đến trước 1945
Tiếng dân tộc thiểu số 6% Văn bản viết tay chữ Thái cổ, chữ Dao cổ
Tiếng Trung Quốc 3% Sách cổ có nguồn gốc từ Trung Quốc lưu trữ tại thư viện
Tiếng Nhật Bản 1% Sưu tập tư liệu Nhật Bản cổ (tiêu biểu tại TVKHXH)
Loại hình (Biểu đồ 1.2) Sách 48% Sách Hán Nôm, sách chữ Thái cổ, sách Latin, sách Đông Dương
Báo chí 38% Nhật báo, tuần báo, tạp chí chuyên ngành xuất bản trước 1945
Tài liệu khác 14% Hương ước, thần tích, thần sắc, địa bạ, cổ chỉ, bản đồ, ảnh EFEO
Vật liệu chế tác (Biểu đồ 1.3) Giấy thông thường 74% Giấy in thời cận - hiện đại có hàm lượng acid cao, dễ ố vàng, giòn gãy
Giấy dó, giấy bản 19% Giấy truyền thống có độ bền cao nhưng dễ mủn rách, nấm mốc
Gỗ (Mộc bản) 7% Ván khắc gỗ in sách chữ Hán Nôm, dễ cong vênh, mối mọt, nứt nẻ

Về đối tượng sử dụng, luận án phân chia người dùng tài liệu quý hiếm thành hai nhóm: nhóm hạt nhân (các học giả, nhà nghiên cứu lịch sử, giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên chuyên ngành) chiếm nhu cầu khai thác sâu; và nhóm rộng rãi (người hưu trí, học sinh, gia đình, dòng họ tra cứu gia phả, hương ước) với nhu cầu tìm hiểu văn hóa tổng quát.

Chương 2: Thực trạng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam

Chương 2 trình bày kết quả khảo sát thực tế tại 14 thư viện, phân tích chi tiết từng khâu trong chu trình quản lý tài liệu quý hiếm:

  1. Phát triển bộ sưu tập:

    • Hoạt động phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm diễn ra chậm và thiếu định hướng dài hạn. Đa số thư viện chưa xây dựng văn bản chính sách phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm riêng biệt (Biểu đồ 2.1).
    • Nguồn bổ sung chủ yếu dựa vào nộp lưu chiểu lịch sử hoặc tiếp nhận bàn giao trước đây; công tác chủ động điều tra, sưu tầm trong nhân dân còn rất hạn chế (Biểu đồ 2.2). Hoạt động hợp tác chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện chỉ dừng lại ở mức độ trao đổi thông tin bước đầu, chưa có cơ chế mua chung hay liên kết sưu tầm bản sao (Biểu đồ 2.3).

  2. Xử lý tài liệu quý hiếm:

    • Tỷ lệ tài liệu quý hiếm tồn đọng chưa được xử lý nghiệp vụ còn chiếm tỷ trọng đáng kể tại các thư viện (Biểu đồ 2.4).
    • Công tác biên mục chủ yếu dùng các chuẩn biên mục chung cho tài liệu thông thường (AACR2, Khung phân loại DDC, Khổ mẫu MARC 21), chưa áp dụng các quy tắc biên mục chuyên biệt cho tài liệu quý hiếm như DCRM hay ISBD(A).
    • Mức độ đánh chỉ mục chủ đề và định từ khóa còn sơ sài, thiếu tính thống nhất giữa các đơn vị; nhiều tài liệu cổ chữ Hán Nôm, chữ Thái cổ chưa được dịch nghĩa, phiên âm hoặc tóm tắt nội dung dẫn đến khó khăn cho việc tra cứu (Bảng 2.1).

  3. Lưu trữ thông tin và khả năng truy hồi:

    • Hệ thống công cụ tra cứu còn tồn tại tình trạng manh mún. Các thư viện vẫn duy trì song song hệ thống mục lục phiếu truyền thống và CSDL điện tử/OPAC (Biểu đồ 2.5).
    • Các CSDL thư mục tài liệu quý hiếm chưa được tích hợp liên thông; phương thức tìm kiếm chủ yếu dựa trên các trường thông tin cơ bản (tên tác giả, nhan đề), thiếu các điểm truy cập chuyên sâu về niên đại, chất liệu, lai lịch ấn bản (Biểu đồ 2.6).

  4. Tổ chức kho và bảo quản tài liệu:

    • Điều kiện cơ sở vật chất, kho tàng phục vụ bảo quản tài liệu quý hiếm tại phần lớn các thư viện chưa đạt chuẩn kỹ thuật (Bảng 2.2, 2.3). Nhiều kho lưu trữ thiếu hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm tự động, thiếu hệ thống phòng cháy chữa cháy chuyên dụng bằng khí trơ.
    • Tỷ lệ tài liệu gốc bị hư hỏng, xuống cấp vật lý (nhiễm nấm mốc, côn trùng xâm hại, rách nát, giòn gãy) ở mức cao (Biểu đồ 2.7).
    • Hoạt động số hóa tài liệu quý hiếm đã được một số thư viện lớn triển khai nhưng tỷ lệ tài liệu được số hóa trên tổng vốn tài liệu còn thấp (Biểu đồ 2.8). Công tác tu sửa, phục chế thủ công thiếu thốn hóa chất chuyên dụng và trang thiết bị hiện đại.

  5. Khai thác tài liệu quý hiếm:

    • Phương thức phục vụ chủ yếu vẫn là đọc tại chỗ với quy trình thủ tục nghiêm ngặt nhằm bảo vệ bản gốc. Tuy nhiên, việc cung cấp bản sao thay thế (microfilm hoặc tệp số) còn hạn chế (Biểu đồ 2.10).
    • Các dịch vụ thư viện số (truy cập CSDL toàn văn trực tuyến) mới chỉ triển khai ở quy mô hẹp tại một số ít đơn vị như TVQGVN (Biểu đồ 2.9, 2.11). Hoạt động truyền thông, trưng bày, triển lãm ảo quảng bá tài liệu quý hiếm chưa được thực hiện thường xuyên (Biểu đồ 2.12).

  6. Các yếu tố ảnh hưởng và đánh giá chất lượng:

    • Hạ tầng công nghệ và phần mềm: Phần mềm quản trị thư viện áp dụng phân tán, không đồng nhất giữa các thư viện (Bảng 2.4 liệt kê các phần mềm nội địa và quốc tế đang dùng như ILIB, KIPOS, Sierra...), gây cản trở liên thông dữ liệu.
    • Nhân lực: Đội ngũ nhân viên chuyên trách thiếu hụt nghiêm trọng về số lượng và kỹ năng chuyên sâu; phần lớn cán bộ thư viện không thông thạo chữ Hán Nôm, tiếng Pháp cổ hoặc ngôn ngữ dân tộc thiểu số; thiếu kiến thức về bảo quản, phục chế tài liệu cổ.
    • Đánh giá chất lượng: Đối chiếu với 5 tiêu chí đã xác lập tại Chương 1, chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam hiện nay được luận án đánh giá ở mức trung bình đến thấp, mang tính cục bộ và phân tán.

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam

Chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện nhằm đổi mới phương thức quản lý tài liệu quý hiếm tại Việt Nam đến năm 2030:

  1. Đổi mới mô hình quản lý tài liệu quý hiếm:

    • Chuyển dịch từ mô hình quản lý phân tán sang Mô hình quản lý tài liệu quý hiếm tập trung - phân tán (thể hiện qua Hình 3.1).
    • Nguyên tắc vận hành: Tài liệu quý hiếm dạng vật lý (bản gốc) tiếp tục được lưu giữ, bảo quản phân tán tại các thư viện sở hữu; trong khi đó, toàn bộ siêu dữ liệu (metadata) và các bản sao số hóa được tích hợp, quản lý tập trung trên một nền tảng thư viện số dùng chung. TVQGVN đóng vai trò trung tâm điều phối mạng lưới, phối hợp cùng các thư viện chuyên ngành lớn (TVVNCHN, TVKHXH) và thư viện các tỉnh/thành phố xây dựng cổng thông tin di sản tư liệu quốc gia.

  2. Hoàn thiện cơ chế, chính sách quản lý Nhà nước:

    • Xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật dưới luật nhằm hướng dẫn chi tiết Điều 6 Nghị định 93/2020/NĐ-CP và Luật Thư viện 2019 về tiêu chí nhận diện, đăng ký, kiểm kê tài liệu quý hiếm quốc gia.
    • Thiết lập quy chế phân cấp trách nhiệm bảo tồn, cơ chế đầu tư tài chính công và chính sách bản quyền đối với tài liệu quý hiếm được số hóa.

  3. Phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm:

    • Ban hành chính sách phát triển bộ sưu tập đặc thù; đẩy mạnh các phương thức sưu tầm tài liệu còn lưu lạc trong cộng đồng, dòng họ, tư gia.
    • Ưu tiên phát triển bộ sưu tập bản sao số hóa; đẩy mạnh hợp tác với các tổ chức quốc tế (Học viện Viễn Đông Bác Cổ - EFEO, Thư viện Quốc gia Pháp...) để số hóa và hồi hương các tư liệu quý hiếm về Việt Nam.

  4. Tiêu chuẩn hóa và hoàn thiện công tác xử lý:

    • Tiếp thu và chuẩn hóa các quy tắc biên mục quốc tế chuyên biệt cho tài liệu quý hiếm (áp dụng bộ quy tắc DCRM, ISBD(A) trên nền MARC 21).
    • Tăng cường chiều sâu xử lý nội dung: tiến hành giải nghĩa, phiên âm, dịch thuật, lập tóm tắt nội dung và chú giải lai lịch văn bản đối với các tài liệu Hán Nôm và văn bản tiếng nước ngoài cổ.

  5. Hoàn thiện hệ thống lưu trữ thông tin hiện đại:

    • Xây dựng hệ thống CSDL thư mục và CSDL toàn văn tích hợp; sử dụng các chuẩn siêu dữ liệu mở (như Dublin Core, METS/MODS) để đảm bảo khả năng liên thông, tích hợp dữ liệu vào các cổng thông tin khu vực và thế giới.
    • Nâng cấp chức năng tìm kiếm thông minh trên giao diện OPAC, cho phép tra cứu đa tiêu chí kết hợp (theo chất liệu, dạng thức vật mang tin, niên đại lịch sử, dấu triện, bút tích).

  6. Nâng cao chất lượng công tác bảo quản:

    • Nâng cấp cơ sở vật chất kho lưu trữ chuyên biệt; trang bị hệ thống điều hòa không khí chính xác kiểm soát nhiệt độ ($18 - 20^\circ\text{C}$), độ ẩm ($50 - 55%$), hệ thống chữa cháy khí sạch FM200.
    • Chuẩn hóa quy trình bảo quản dự phòng (vệ sinh cơ học, bao gói bằng hộp/giấy không chứa acid); trang bị phòng thí nghiệm tu sửa, bồi nền, phục chế tài liệu giấy truyền thống và tài liệu mộc bản.
    • Đẩy mạnh chương trình số hóa bảo quản theo tiêu chuẩn quét hình ảnh chất lượng cao (định dạng TIFF không nén, độ phân giải từ 300 - 600 DPI) để tạo bản sao phục vụ thay thế bản gốc.

  7. Nâng cao chất lượng khai thác tài liệu quý hiếm:

    • Mở rộng các phương thức khai thác tài liệu trực tuyến; xây dựng các dịch vụ thư viện số chuyên biệt phục vụ nghiên cứu học thuật chuyên sâu.
    • Đẩy mạnh công tác marketing, truyền thông quảng bá giá trị tài liệu quý hiếm thông qua trưng bày triển lãm chuyên đề, xây dựng phòng trưng bày ảo 3D, kết nối di sản tư liệu với các chương trình giáo dục truyền thống và phát triển du lịch văn hóa.

  8. Các giải pháp bổ trợ:

    • Phát triển nhân lực: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng định kỳ về giám định văn bản cổ, chữ viết Hán Nôm, tiếng Pháp cổ, kỹ thuật bảo quản - tu sửa tài liệu và kỹ năng quản trị tài nguyên số.
    • Tài chính và cơ sở hạ tầng: Tăng cường ngân sách nhà nước kết hợp huy động nguồn lực xã hội hóa; đầu tư đồng bộ hạ tầng máy chủ, hệ thống lưu trữ dung lượng lớn và an toàn thông tin.
    • Hợp tác liên ngành: Tăng cường liên kết giữa hệ thống thư viện với các cơ quan lưu trữ quốc gia, hệ thống bảo tàng và các viện nghiên cứu chuyên ngành để chia sẻ dữ liệu và chuyên gia bảo tồn.

Kết quả và những đóng góp mới

Đóng góp về mặt lý luận

  • Hệ thống hóa và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về quản lý tài liệu quý hiếm trong cơ quan thư viện; xác định rõ nội dung quản lý tài liệu quý hiếm theo 5 khâu trong chu trình vòng đời tài liệu.
  • Xây dựng định nghĩa hoàn chỉnh về tài liệu quý hiếm dựa trên sự kết hợp hài hòa giữa giá trị nội dung, thuộc tính hình thức vật mang tin và tính khan hiếm lịch sử trong bối cảnh Việt Nam.
  • Thiết lập hệ thống 5 tiêu chí cụ thể cùng các chỉ số thành phần để đánh giá chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm tại các cơ quan thông tin - thư viện, đóng góp một công cụ đo lường khoa học cho chuyên ngành Thông tin - Thư viện.
  • Luận giải cơ sở khoa học của việc chuyển đổi mô hình quản lý tài liệu quý hiếm từ mô hình phân tán sang mô hình tập trung - phân tán, chứng minh tính phù hợp của mô hình lấy người sử dụng làm trung tâm kết hợp truy cập hợp tác trong môi trường chuyển đổi số.

Đóng góp về mặt thực tiễn

  • Cung cấp bức tranh toàn cảnh, chi tiết và có căn cứ dữ liệu xác thực về thực trạng nguồn tài liệu quý hiếm ra đời trước năm 1945 tại 14 thư viện đại diện ở Việt Nam, làm rõ cơ cấu ngôn ngữ (37% tiếng Latin/Pháp, 35% Hán Nôm), loại hình (48% sách, 38% báo chí) và vật liệu chế tác (74% giấy thông thường, 19% giấy dó/bản, 7% mộc bản).
  • Đánh giá khách quan mức độ đáp ứng của các khâu nghiệp vụ (phát triển, xử lý, lưu trữ, bảo quản, khai thác) tại các thư viện, chỉ ra những nguyên nhân cốt lõi dẫn đến tình trạng xuống cấp vật lý của tài liệu và hiệu quả khai thác chưa cao.
  • Đề xuất mô hình quản lý tập trung - phân tán (Hình 3.1) kèm theo lộ trình và hệ thống 8 nhóm giải pháp khả thi, đồng bộ từ thể chế, nghiệp vụ đến công nghệ và nhân lực; tạo cơ sở thực tiễn để cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) và các thư viện hoạch định chính sách, hoàn thiện công tác quản trị di sản tư liệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

  • Phạm vi tài liệu: Luận án giới hạn khảo sát đối với tài liệu quý hiếm ra đời trước năm 1945; chưa bao quát các nhóm tài liệu quý hiếm hình thành trong các giai đoạn lịch sử sau năm 1945 (như tài liệu kháng chiến, ấn phẩm xuất bản đặc biệt thời kỳ chiến tranh bảo vệ Tổ quốc).
  • Phạm vi khảo sát thực tế: Do điều kiện thời gian và nguồn lực, đề tài tập trung khảo sát tại 14 thư viện lớn thuộc cấp quốc gia, tỉnh/thành phố, viện nghiên cứu và đại học; chưa tiến hành khảo sát mở rộng tại hệ thống thư viện cấp quận/huyện, thư viện trường phổ thông, thư viện tôn giáo và các bộ sưu tập tài liệu quý hiếm tư nhân trong nhân dân.
  • Phạm vi thời gian khảo sát: Dữ liệu điều tra thực trạng phản ánh hoạt động quản lý trong giai đoạn 2016 - 2021.

Hướng nghiên cứu tiếp

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu quản lý tài liệu quý hiếm giai đoạn sau năm 1945 tại hệ thống thư viện và các trung tâm thông tin tư liệu.
  • Nghiên cứu cơ chế tích hợp, liên thông dữ liệu di sản tư liệu đa ngành theo mô hình LAM (Libraries - Archives - Museums: Thư viện - Lưu trữ - Bảo tàng) trên phạm vi quốc gia.
  • Nghiên cứu ứng dụng các công nghệ tiên tiến (như nhận dạng quang học OCR cho chữ Hán Nôm, công nghệ phục chế số và trí tuệ nhân tạo) trong việc tự động hóa xử lý và hỗ trợ khai thác tài liệu quý hiếm.

Giá trị tham khảo

Luận án là tài liệu tham khảo khoa học có giá trị chuyên môn cao đối với nhiều nhóm đối tượng:

  • Cơ quan quản lý nhà nước: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Vụ Thư viện, Sở Văn hóa các địa phương có thể sử dụng các luận cứ trong luận án để xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, hoàn thiện thông tư hướng dẫn thực hiện Luật Thư viện liên quan đến công tác kiểm kê, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu cổ, quý hiếm.
  • Lãnh đạo và cán bộ thư viện: Ban giám đốc và cán bộ chuyên trách tại các thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, thư viện đại học có thể trực tiếp tham khảo mô hình quản lý tập trung - phân tán, bộ tiêu chí đánh giá chất lượng (Chương 1) và quy trình chuẩn hóa nghiệp vụ biên mục, bảo quản, số hóa (Chương 3) để áp dụng vào thực tiễn cơ quan.
  • Cơ sở đào tạo và nghiên cứu: Giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên các ngành Khoa học Thông tin - Thư viện, Lưu trữ học, Văn hóa học, Bảo tồn di sản có thể sử dụng luận án làm tài liệu giảng dạy, học tập và tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu chuyên sâu về di sản thành văn.

Câu hỏi thường gặp

1. Luận án xác định phạm vi tài liệu quý hiếm được nghiên cứu bao gồm những loại hình và mốc thời gian nào?

Luận án giới hạn phạm vi nghiên cứu đối với các tài liệu quý hiếm ra đời trước năm 1945 hiện đang được lưu giữ tại các thư viện ở Việt Nam. Về loại hình, tài liệu bao gồm: sách (sách Hán Nôm, sách chữ Thái cổ/Dao cổ, sách Latin/Pháp thuộc, sách cổ Trung Quốc, Nhật Bản); báo chí xuất bản cuối thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20; tài liệu hành chính cổ (hương ước, thần tích, thần sắc, địa bạ, cổ chỉ, xã chí); tài liệu bản đồ/atlas và các bộ sưu tập ảnh lịch sử (tiêu biểu là phông ảnh EFEO).

2. Tỉ lệ cơ cấu về ngôn ngữ và chất liệu của tài liệu quý hiếm tại các thư viện Việt Nam như thế nào?

Theo số liệu thống kê khảo sát của luận án:

  • Về ngôn ngữ (Biểu đồ 1.1): Tiếng Latin (chủ yếu là tiếng Pháp) chiếm tỉ lệ lớn nhất với 37%, tiếp theo là Hán Nôm chiếm 35%, chữ Quốc ngữ chiếm 18%, chữ dân tộc thiểu số (Thái cổ, Dao cổ) chiếm 6%, chữ Trung Quốc chiếm 3% và chữ Nhật Bản chiếm 1%.
  • Về chất liệu (Biểu đồ 1.3): Tài liệu làm từ giấy thông thường chiếm đa số với 74%, tài liệu viết/in trên giấy truyền thống (giấy dó, giấy bản) chiếm 19%, và tài liệu khắc trên gỗ (mộc bản) chiếm 7%.

3. Phương pháp chọn mẫu và đối tượng khảo sát thực tế của luận án được thực hiện ra sao?

Luận án áp dụng phương pháp chọn mẫu phân tầng theo 3 tiêu chí: vùng địa lý (Bắc, Trung, Nam), loại hình thư viện (quốc gia, tỉnh/thành phố, chuyên ngành, đại học) và quy mô vốn tài liệu (lớn $\ge 10.000$ bản, nhỏ $< 10.000$ bản). Mẫu khảo sát gồm 14 thư viện (1 thư viện quốc gia, 9 thư viện tỉnh/thành phố, 2 thư viện chuyên ngành, 2 thư viện đại học). Đối tượng điều tra gồm 4 nhóm: 14 cán bộ lãnh đạo thư viện (thu 14/14 phiếu), 105 nhân viên chuyên trách tài liệu quý hiếm (thu 105/120 phiếu), 385 người sử dụng thư viện (thu 385/550 phiếu), cùng các chuyên gia thư viện và văn tự cổ trong và ngoài nước được phỏng vấn sâu.

4. Tác giả luận án đề xuất hệ thống tiêu chí nào để đánh giá chất lượng quản lý tài liệu quý hiếm?

Tác giả đề xuất hệ thống khung đánh giá chất lượng gồm 5 tiêu chí:

  1. Khả năng phát triển bộ sưu tập tài liệu quý hiếm;
  2. Mức độ khoa học trong xử lý tài liệu quý hiếm;
  3. Mức độ đảm bảo khả năng truy hồi thông tin về tài liệu quý hiếm;
  4. Mức độ bảo quản bộ sưu tập tài liệu quý hiếm;
  5. Khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu quý hiếm của người sử dụng. Mỗi tiêu chí được xác định thông qua các chỉ số thành phần cụ thể, có phân định chỉ tiêu ưu tiên để đánh giá mức độ đạt được ở 3 thang bậc: Cao, Trung bình và Thấp.

5. Mô hình quản lý mới mà luận án đề xuất nhằm khắc phục hạn chế hiện nay là gì?

Luận án đề xuất Mô hình quản lý tài liệu quý hiếm tập trung - phân tán (Hình 3.1) kết hợp định hướng lấy người sử dụng làm trung tâm và truy cập hợp tác. Mô hình này cho phép các thư viện thành viên giữ quyền sở hữu, trực tiếp bảo quản và khai thác tại chỗ đối với tài liệu gốc (phân tán); đồng thời liên kết, đóng góp toàn bộ siêu dữ liệu thư mục và bản sao số hóa vào một nền tảng thư viện số dùng chung do Thư viện Quốc gia Việt Nam điều phối quản lý (tập trung). Mô hình giải quyết triệt để tình trạng quản lý cục bộ, manh mún, giúp tối ưu hóa chi phí bảo tồn và mở rộng quyền truy cập thông tin cho xã hội.

Kết luận

Luận án "Quản lý tài liệu quý hiếm tại các thư viện ở Việt Nam" của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Mai là công trình khoa học chuyên ngành Thông tin - Thư viện nghiên cứu toàn diện và hệ thống về hoạt động quản lý nhóm tài liệu quý hiếm ra đời trước năm 1945. Thông qua phương pháp luận chặt chẽ và kết quả điều tra thực chứng tại 14 thư viện trên cả nước, luận án đã làm rõ cơ sở lý luận, xác lập hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng và phản ánh khách quan thực trạng công tác quản lý tài liệu quý hiếm tại Việt Nam. Trên cơ sở nhận diện rõ các bất cập của phương thức quản lý phân tán truyền thống, tác giả đã đề xuất mô hình quản lý tập trung - phân tán cùng hệ thống giải pháp đồng bộ về chính sách, nghiệp vụ, công nghệ và nhân lực. Luận án mang lại giá trị khoa học và thực tiễn thiết thực, đóng góp cơ sở dữ liệu quan trọng cho công tác hoạch định chính sách bảo tồn và phát huy giá trị di sản tư liệu quốc gia trong giai đoạn hiện nay.