Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU QUÝ HIẾM TẠI CÁC THƯ VIỆN Ở VIỆT NAM 1. Những vấn đề chung về tài liệu quý hiếm 1. Tài liệu Tài liệu là thuật ngữ được đề cập từ nhiều góc độ. Nhìn chung, dù diễn đạt bằng nhiều cách, các định nghĩa đều phản ánh hai dấu hiệu bản chất là hình thức và nội dung của tài liệu ở những mức độ khác nhau.
Một số định nghĩa chú trọng nhiều vào kỹ thuật chế tạo và công dụng của tài liệu. Từ điển Oxford cho rằng tài liệu là “một dạng văn bản viết tay, in ấn hay điện tử cung cấp cho ta thông tin hay chứng cứ, hoặc được dùng làm hồ sơ chính thức” [123]. Từ điển Thuật ngữ lưu trữ của Hội Lưu trữ Hoa Kỳ SAA định nghĩa tài liệu là “một tác phẩm viết hoặc in có tính chất pháp lý hoặc chính thức, có thể được sử dụng làm bằng chứng” [135]. Việc liệt kê các kỹ thuật tạo thành trên thực tế khó khái quát được hết sự phát triển của tài liệu trong quá khứ và tương lai.
Một số định nghĩa tài liệu nhấn mạnh dạng thức của phương tiện mang thông tin. Theo từ điển Cambridge, tài liệu là “một tờ giấy hoặc một tập giấy có chứa thông tin viết hoặc in” [78]. Từ điển ngắn về Khoa học Thông tin Thư viện cho rằng tài liệu là “thuật ngữ khái quát chỉ các phương tiện chứa thông tin như sách, ấn phẩm định kỳ, bản ghi âm, phim, đồ họa,…” [108, tr. Các định nghĩa này trong khi chú trọng hình thức đã chưa quan tâm đầy đủ đến nội dung tài liệu.
Quan điểm khác bao quát cả hai phương diện hình thức và nội dung của tài liệu, tiêu biểu như: Từ điển Thuật ngữ Thư viện - Thông tin học trực tuyến ODLIS, Từ điển Thuật ngữ về Khoa học thông tin thư viện ALA và một số chuyên gia thư viện. Quan điểm này xác định đầy đủ các khía cạnh bản chất của tài liệu cả về hình thức và nội dung. Cụ thể, Từ điển ODLIS nêu rõ “tài liệu là một thuật ngữ chung chỉ các thực thể vật lý bao gồm bất kỳ dạng thức nào có ghi lại tất cả hoặc một phần của một hay nhiều tác phẩm nhằm mục đích truyền đạt hay lưu giữ tri thức” [129]. Từ điển ALA định nghĩa tài liệu là “một thực thể vật chất của bất kỳ chất nào trên đó ghi lại toàn bộ hoặc một phần của tác phẩm hoặc nhiều tác phẩm” [112, tr.
Nguyễn Yến Vân và Vũ Dương Thúy Ngà (2006) xác định tài liệu là “những vật mang tin, trong đó có lưu giữ các thông tin” [49, tr. Phạm Văn luan an 19 Rính và Nguyễn Viết Nghĩa (2007) cho rằng “tài liệu là những vật mang thông tin cùng với thông tin được ghi trên đó theo nhiều dạng khác nhau, phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người” [37, tr. Có thể thấy nội dung thông tin và hình thức vật chất mang nội dung thông tin ấy là hai yếu tố đặc trưng gắn bó mật thiết để tạo thành tài liệu. Trong đó, nội dung thông tin là đấu hiệu bản chất, đóng vai trò quyết định giá trị của tài liệu.
Hình thức vật chất là dạng thức tồn tại của tài liệu, nhờ đó tài liệu được bảo quản và sử dụng. Qua những phân tích kể trên, có thể hiểu: Tài liệu là thuật ngữ chung chỉ thông tin được ghi trên một dạng vật chất nhất định có thể bảo quản và sử dụng được. Trên thực tế, tài liệu có nhiều loại hình, được phân chia theo các thuộc tính khác nhau như: vật chất tạo thành (tài liệu dạng giấy, phim, từ tính, điện tử,…), tần suất xuất bản (tài liệu xuất bản một lần, xuất bản nhiều kỳ), phương pháp ghi thông tin (tài liệu viết tay, đánh máy, in, ghi âm, chụp, ghi trên băng, đĩa,…), mức độ xử lý thông tin (tài liệu cấp I, cấp II), phạm vi phổ biến thông tin (tài liệu công bố, không công bố), mục đích sử dụng (tài liệu chỉ đạo, giảng dạy - học tập, tra cứu, sản xuất, kinh doanh,…) [37]. Như vậy, việc phân định tài liệu thông thường và tài liệu quý hiếm cũng phải dựa trên những thuộc tính nhất định.
Tài liệu quý hiếm 1. Định nghĩa tài liệu quý hiếm Tài liệu quý hiếm là đối tượng được quan tâm trong nhiều lĩnh vực. Các định nghĩa về tài liệu quý hiếm được đề cập rất đa dạng. Tuỳ cách tiếp cận, mỗi quan điểm lại ưu tiên các thuộc tính khác nhau của tài liệu quý hiếm.
- Quan điểm của các chuyên gia trong lĩnh vực sưu tầm và kinh doanh sách cổ, quý hiếm: ưu tiên nhu cầu tài liệu và giá cả trên thị trường Đối với các chuyên gia sưu tầm, kinh doanh sách, tài liệu được xem là quý hiếm gắn chặt với nhu cầu của thị trường. Congalton, chuyên gia sưu tầm sách quý hiếm Hoa Kỳ, lập luận: “sách hiếm gắn với một thời kỳ hoặc đặc trưng quá khứ nhất định (…). Tuy nhiên, ngành kinh doanh sách hiếm hiện nay lại xoay quanh bất cứ loại sách nào được định giá (…) vượt ra ngoài giá trị của nó với tư cách là một vật mang thông tin…” [158]. Hiệp hội các nhà buôn sách cổ Hoa Kỳ ABAA giải thích: “Rất hiếm khi các cuốn sách có giá trị chỉ vì chúng đã cũ (…) trong khi đó, sách báo hay hoặc ấn bản giới hạn xuất bản gần đây lại có thể có giá luan an 20 cao trên thị trường sách hiếm.
- Quan điểm của các chuyên gia trong lĩnh vực lưu trữ: ưu tiên giá trị độc đáo, tiêu biểu của tài liệu với tư cách là những bằng chứng gốc Trong lĩnh vực lưu trữ, các chuyên gia cho rằng tài liệu lưu trữ quý hiếm phải có giá trị tiêu biểu với tư cách là những bằng chứng gốc. Từ điển Thuật ngữ của Hội Lưu trữ Hoa Kỳ SAA định nghĩa tài liệu lưu trữ là tài liệu “do một tổ chức tạo ra hoặc nhận được trong quá trình hoạt động của tổ chức đó” bao gồm các “thông tin hoặc dữ liệu được lưu trữ trên một phương tiện và được sử dụng như một phần mở rộng của bộ nhớ con người hoặc để hỗ trợ trách nhiệm giải trình” [135]. Điều 26, Luật Lưu trữ (2011) Việt Nam quy định tài liệu lưu trữ quý hiếm là tài liệu “Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội; Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử” [34]. Theo quan điểm này, tài liệu lưu trữ quý hiếm chứa thông tin về quá khứ, có giá trị đặc biệt và là thông tin gốc mang bằng chứng thể hiện chức năng, trách nhiệm của người tạo ra chúng.
- Quan điểm của các chuyên gia trong lĩnh vực thư viện: ưu tiên giá trị sử dụng và sự khan hiếm của tài liệu Trên thế giới, định nghĩa tài liệu quý hiếm trong các từ điển, bách khoa thư chuyên ngành thư viện đều cho rằng tài liệu quý hiếm có giá trị thông tin, tầm quan trọng với các nhóm đối tượng sử dụng nên thường được tách riêng để lưu giữ và phục vụ trong các bộ sưu tập đặc biệt. Bách khoa toàn thư Khoa học Thông tin Thư viện (2017) nhận định tài liệu được đưa vào bộ sưu tập quý hiếm là tài liệu có số lượng bản ít và có nhu cầu sử dụng [70]. Từ điển thuật ngữ Khoa học Thông tin Thư viện ALA xác định sách quý hiếm là “một cuốn sách được ao ước, hiếm khi xuất hiện trên thị trường. Thông thường sách được coi là hiếm bao gồm: sách in ở thế kỷ 15, sách xuất bản ở Hoa Kỳ trước năm 1800, ấn bản đầu tiên của văn bản hay tác phẩm quan trọng, sách đóng bìa quý, sách độc bản, sách quan trọng với các hội đoàn.
Mức độ hiếm rất đa dạng tùy thuộc vào nhu cầu của thị trường sách hiếm. Sách hiếm thường được lưu giữ trong các bộ sưu tập đặc biệt hoặc bộ sưu tập luan an 21 nghiên cứu của thư viện” [112, tr. Từ điển Khoa học Thư viện và Thông tin trực tuyến ODLIS định nghĩa sách quý hiếm là “một cuốn sách khó tìm đến nỗi những người bán sách hiếm chỉ biết đến một vài bản. Những cuốn sách đã tồn tại hiếm khi xuất hiện trên thị trường và do đó được thèm muốn.
Sách hiếm thường có giá trị, nhưng không phải sách có giá trị nào cũng hiếm. Hầu hết các thư viện đều giữ những cuốn sách quý hiếm ở một vị trí an toàn mà quyền truy cập bị hạn chế (thường là trong các bộ sưu tập đặc biệt)” [129]. Ở Việt Nam, các nghiên cứu thuộc lĩnh vực thư viện cũng có chung quan điểm: Trần Thị Phương Lan (2005), Dương Hoài Ý (2016) cho rằng tài liệu quý hiếm là tài liệu có giá trị đặc sắc, số lượng bản ít, hình thức đặc biệt và khó bổ khuyết nếu bị mất mát hoặc hư hỏng [20], [56]. Nghị định 93/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thư viện đã dành Điều 6 quy định về tài liệu quý hiếm, theo đó, tài liệu quý hiếm phải đáp ứng một trong các tiêu chí: “1.
Là bản chính, bản gốc bản thảo viết tay hoặc có bút tích của anh hùng dân tộc, danh nhân, nhân vật lịch sử tiêu biểu. Là tài liệu được tạo ra trong khoảng thời gian hoặc tại nơi diễn ra các sự kiện là dấu mốc quan trọng trong lịch sử dân tộc Việt Nam; chứa thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt của tự nhiên, đời sống xã hội và tư duy, có ý nghĩa nền tảng đối với quản lý nhà nước, kinh tế, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, trật tự, an toàn xã hội, nghiên cứu khoa học, lịch sử, văn học và đáp ứng ít nhất một trong các tiêu chí sau: a) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử; b) Chỉ có một hoặc lưu giữ được rất ít bản cùng loại mà không thể hoặc rất khó bổ sung, thay thế nếu bị mất hoặc hư hỏng; c) Độc đáo về ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác hoặc tiêu biểu, đại diện cho khuynh hướng, phong cách, thời đại.” [6] Như vậy có thể thấy, mặc dù có nhiều định nghĩa từ những góc độ tiếp cận khác nhau, các quan điểm đều nhận định về tài liệu quý hiếm dựa trên hai khía cạnh cốt lõi: giá trị và độ hiếm của tài liệu.