Chương 1 Luật thương mại quy định “thương nhân có nghĩa vụ đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật”. Trường hợp chưa đăng kí kinh doanh, thương nhân vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình theo quy định của pháp luật. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp muốn kinh doanh dịch vụ đại lý hải quan phải lập hồ sơ đề nghị công nhận đủ điều kiện làm đại lý hải quan gửi Tổng cục Hải quan. Những nhân sự làm việc tại đại lý hải quan có trình độ cao đẳng hoặc kỹ thuật trở lên, sau khi tham gia kỳ thi cấp Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan do Tổng cục Hải quan tổ chức, được cấp Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan và được đại lý hải quan đề nghị sẽ được cấp mã số nhân viên đại lý hải quan.
Mã số này được ghi trên 14 Thẻ nhân viên đại lý hải quan và được sử dụng trong thời gian hành nghề khai hải quan của nhân viên đại lý hải quan. Quan hệ giữa đại lí hải quan với chủ hàng phát sinh trên cơ sở hợp đồng đại lí, hợp đồng nay phải lập thành văn bản. Quan hệ giữa đại lí hải quan và cơ quan hữu quan là quan hệ giữa người khai hải quan và cơ quan chức năng. Đại lý hải quan hoạt động với tư cách là người khai hải quan Đại lý kê khai hải quan thay mặt chủ hàng thực hiện việc khai hải quan và những công việc liên quan đến thủ tục hải quan, chính vì thế nên đại lý hải quan hoạt động với tư cách là người khai hải quan.
Người khai hải quan là người cung cấp thông tin, dữ liệu cho cơ quan hải quan về đối tượng đang làm thủ tục hải quan. Pháp luật Việt Nam quy định, người khai hải quan bao gồm: chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải, người điều khiển phương tiện vận tải, đại lý hải quan, người được chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải ủy quyền thực hiện thủ tục hải quan [53, Điều 4, Khoản 14]. Đại lý hải quan, với tư cách là người khai hải quan, sẽ thay mặt cho chủ hàng hóa làm một số công việc liên quan đến hải quan bao gồm: khai hải quan, nộp hoặc xuất trình bộ hồ sơ hải quan có liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu và một số thủ tục hải quan khác theo thỏa thuận trong hợp đồng ký với chủ hàng như: xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra theo quy định của pháp luật; vận chuyển, làm thủ tục hải quan đưa vào, đưa ra khu vực giám sát hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu; cung ứng dịch vụ tư vấn hải quan, quản lý thuế cho chủ hàng hóa; nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính khác; thực hiện thủ tục miễn thuế, xét miễn thuế, hoàn thuế, giảm thuế, xét giảm thuế, không thu thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu; thực hiện các quyết định xử phạt vi phạm hàng chính của cơ quan hải quan… Ngoài ra, theo quy định của pháp luật Hải quan Việt Nam, đại lý hải quan cũng có đủ các quyền và nghĩa vụ của người khai hải quan: - Về quyền, đại lý hải quan có quyền yêu cầu cơ quan Hải quan hướng dẫn về thủ tục hải quan, thủ tục thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, kỹ thuật trong việc kết nối mạng với cơ quan Hải quan, yêu cầu cung cấp các quy định mới của pháp luật về hải quan và tham dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng pháp luật về hải quan; yêu cầu kiểm tra lại thực tế hàng hóa đã kiểm tra (trong trường hợp hàng hóa không được thông quan và không đồng ý với quyết định của cơ quan Hải quan); sử dụng hồ sơ hải quan để thông 15 quan, vận chuyển hàng hóa, thực hiện các thủ tục có luên quan với cơ quan khác theo quy định của pháp luật; có quyền tố cáo khiếu nại hàng vi trái pháp luật của cơ quan Hải quan, công chức Hải quan… - Về nghĩa vụ: Đại lý hải quan có nghĩa vụ khai hải quan và làm thủ tục hải quan theo quy định của pháp luật hải quan; cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến chủ hàng hóa hặc các lô hàng do đại lý hải quan đứng tên trên tờ khai hải quan theo yêu cầu của cơ quan Hải quan; chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự xác thực của nội dung đã khai báo và các chứng từ đã nộp, đã xuất trình; thực hiện quyết định và yêu cầu của cơ quan hải quan trong việc làm thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải qaun; nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định; chịu trách nhiệm thực hiện các quyết định kiểm tra thanh tra thuế của cơ quan Hải quan. Đại lý kê khai hải quan là người cung ứng dịch vụ thương mại trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa Đại lý hải quan là loại hình dịch vụ đặc biệt và mang tính đặc thù gắn liền với hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Chủ thể của hoạt động này là chủ hàng hóa xuất nhập khẩu và đại lý hải quan. Cũng giống như các hoạt động thương mại khác, hoạt động của đại lý hải quan được tuân thủ theo luật Thương mại quốc gia bao gồm quá trình phát sinh, thay đổi và chấm dứt hợp đồng. Xét về bản chất thì hợp đồng đại lý thương mại cũng là một hợp đồng dịch vụ theo quy định tại điều 518 Bộ luật dân sự nên đối tượng của hợp đồng đại lý là công việc mua hàng hóa hoặc công việc cung ứng dịch vụ của bên đại lý cho bên giao đại lý. Đại lý hải quan cũng có đầy đủ quyền và nghĩa vụ của người làm dịch vụ như được ký hợp đồng với chủ hàng hóa, được hưởng thù lao do chủ hàng thanh toán cho dịch vụ, đồng thời phải chịu sự kiểm tra, giám sát của chủ hàng hóa trong phạm vi trách nhiệm công việc mình thực hiện.
Sau khi chủ hàng và đại lý hải quan ký kết hợp đồng thì đại lý hải quan bắt đầu phát sinh hoạt động liên quan đến công việc được thỏa thuận trong hợp đồng. Trong hợp đồng, các bên quy định quyền và nghĩa vụ, công việc phải làm của mỗi bên trên cơ sở tuân thủ pháp luật. Để thực hiện công việc của mình, đại lý hải quan có quyền yêu cầu chủ hàng hóa cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin và chứng từ cần thiết, phục vụ công việc làm thủ tục hải quan của các lô hàng xuất hoặc nhập khẩu. Bên cạnh đó, đại lý 16 hải quan có nghĩa vụ khai hải quan và thực hiện đúng quy định tại khoản 1 Điều 16, 18,20, 68 Luật hải quan, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự xác thực của nội dung đã khai và các chứng từ đã nộp, xuất trình… Trường hợp đại lý hải quan không thực hiện đúng những công việc được chủ hàng hóa ủy quyền, khai không chính xác những thông tin và chứng từ liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu do chủ hàng hóa cung cấp.
Điều này thể hiện rõ đặc trưng của đại lý hải quan là một đại lý cung cứng dịch vụ thương mại mang tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc, hoạt động trên nguyên tắc đại diện cho khách hàng và chịu trách nhiệm trước pháp luật trong phạm vi được ủy quyền. Đại lý kê khai hải quan chịu sự giám sát và quản lý của cơ quan Hải quan. Qua thực tiễn và pháp luật tại các nước trên thế giới hay tại Việt Nam đều cho thấy rằng, cơ quan Hải quan là đơn vị giám sát, quản lý các hoạt động của các đại lý hải quan thông qua việc quản lý đăng ký và công nhận đại lý hải quan; quản lý việc cấp thẻ hoặc trực tiếp cấp thẻ nhân viên đại lý, tổ chức thi chứng chỉ nghiệp vụ hải quan. Trong quá trình giám sát hoạt động của các đại lý hải quan, cơ quan Hải quan có thể tổ chức khen thưởng đối với những đại lý có thành tích tốt, thực hiện tốt pháp luật hải quan và cũng có quyền quyết định việc tạm dừng hay chấm dứt hoạt động đại ký hải quan trong trường hợp đại lý hải quan có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật hải quan.
Đại lý hải quan thay mặt cơ quan Hải quan thực hiện một số hành vi quản lý nhà nước về hải quan đối với chủ hàng hóa, Hầu hết các hàng hóa xuất khẩu hay nhập khẩu đều làm thủ tục hải quan thông qua đại lý hải quan. Đại lý hải quan giúp cơ quan hải quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, tránh các gian lận thương mại. Chẳng hạn như yêu cầu chủ hàng hóa cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin, chứng từ cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan của lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu; kiểm tra bộ hồ sơ hải quan; lưu giữ một số chứng từ thuộc hồ sơ hải quan đối với trường hợp hàng hóa thông quan trước, hồ sơ hải quan nộp sau; lưu giữ hồ sơ phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan… Với tư cách trên, đại lý hải quan giúp cơ quan Hải quan quản lý doanh nghiệp, hướng dẫn, kiểm tra doanh nghiệp tuân thủ pháp luật Hải quan, giúp môi trường hải quan minh bạch hơn. 17 Tóm lại, với năm đặc trưng cơ bản trên cho thấy đại lý hải quan là doanh nghiệp kinh doanh có điều kiện, hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa với tư cách là người khai hải quan.
Hoạt động của quản lý hải quan là hoạt động kinh tế, chịu sự điều chỉnh, giám sát của pháp luật, vì thế nhất thiết phải có sự quản lý của cơ quan nhà nước. Vai trò của dịch vụ đại lý kê khai hải quan 1. Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu - Đại lý hải quan giúp cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thông qua nhanh hàng hóa, tránh được những sai sót, vi phạm trong quy trình là thủ tục hải quan. Đại lí hải quan do những nhân viên có trình độ chuyên môn, đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, chuyên nghiệp và thành thạo, có kinh nghiệm trong công việc và được cơ quan Hải quan tin tưởng nên giúp cho việc thông quan nhanh chóng, tiết kiệm thời gian làm thủ tục, tránh sai sót nhờ vậy mà hành hóa đảm bảo tiến trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.