phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm Lƣu trữ và Thƣ viện Đại học Phòng cháy Chữa cháy. Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm Lƣu trữ và Thƣ viện Đại học Phòng cháy Chữa cháy. Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm Lƣu trữ và Thƣ viện Đại học Phòng cháy Chữa cháy. 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 1. Những vấn đề chung về nguồn tài liệu nội sinh 1. Một số khái niệm Tài liệu là một trong 4 yếu tố cấu thành thƣ viện. Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau đƣợc đƣa ra để định nghĩa về tài liệu.
Theo Oxford Dictionary: “tài liệu là tất cả mọi thứ cung cấp cho ta thông tin về một sự việc để làm chứng cứ cho một điều gì đó”. Từ điển Robert: “tài liệu là mọi văn bản dùng để minh chứng hay chỉ dẫn”. Và nhiều định nghĩa khác nhƣng chung quy tài liệu đƣợc hiểu nhƣ một vật mang tin có chứa thông tin và các thông tin có trong tài liệu đƣợc mã hóa dƣới dạng vật chất nhất định. Hai yếu tố vật mang tin và thông tin trong tài liệu có mối quan hệ biện chứng với nhau, trong đó nội dung của thông tin có trong tài liệu đó đóng vai trò quyết định tới giá trị của tài liệu.
Nội sinh là tất cả những gì đƣợc sinh ra từ bên trong bản thân sự vật, đối tƣợng đƣợc nói đến. Cho nên trong quá trình đào tạo, nghiên cứu khoa học các trƣờng đại học đã tạo ra một khối lƣợng tài liệu có giá trị gọi là tài liệu nội sinh. Theo cách hiểu vốn có tài liệu nội sinh là “những tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, Trƣờng đại học,…Tài liệu nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng nhƣ hƣớng phát triển của những đơn vị này và thƣờng đƣợc lƣu giữ ở các thƣ viện và trung tâm thông tin của đơn vị đó” [21]. Một bộ phận quan trọng của nguồn tài liệu nội sinh là tài liệu xám.
Tại hội nghị quốc tế lần thứ 4 về tài liệu xám tổ chức tại Mỹ năm 1999, ngƣời ta định nghĩa tài liệu xám là tài liệu “đƣợc tạo ra bởi tất cả các cấp chính quyền, cơ quan, đơn vị nghiên cứu, 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com trƣờng học, doanh nghiệp ở dạng in ấn và điện tử và không bị chi phối bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thƣơng mại” [39]. Tài liệu xám cũng cho ngƣời ta thấy cái nhìn vừa tổng quan lại vừa chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể góp phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng đồng ngƣời sử dụng. Thực tế, tại các tổ chức khoa học và công nghệ và các cơ sở đào tạo đại học, ngoài tài liệu xám, NTLNS còn bao gồm cả các tài liệu đã đƣợc xuất bản. NTLNS đƣợc hình thành trong suốt quá trình hoạt động của các trƣờng đại học.
Công tác tổ chức và khai thác tài liệu này đƣợc tiến hành dƣới nhiều hình thức khác nhau tùy theo điều kiện thực tế của cơ quan, sự quan tâm của các cấp lãnh đạo hay nhu cầu thông tin của chính trƣờng đại học đó. Nhƣng thông thƣờng, việc tổ chức và khai thác nguồn tài liệu này thƣờng do Trung tâm TT- TV thực hiện. Khái niệm “Tổ chức” ra đời cùng với sự phát triển của các hoạt động xã hội và sự ra đời của các thiết chế xã hội. Do đó từ khi ra đời đến nay có nhiều khái niệm về tổ chức: Theo Từ điển Tiếng Việt: “Tổ chức là sự sắp xếp, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau.
Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng nhau hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu sự tác động của môi trường đó”. 345] Theo từ điển Bách khoa Việt Nam xuất bản năm 2005: “Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng lợi ích của các thành viên; cùng nhau hành động vì mục đích chung”. [34] Theo tác giả Âu Thị Cẩm Linh, trong cuốn “Tổ chức và quản lý công tác thư viện” thì: “Tổ chức thông tin thƣ viện là thiết lập một cơ cấu tổ chức thích 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hợp cho thƣ viện hoặc trung tâm thông tin đó tồn tại và phát triển, là bố trí sắp xếp nguồn lực gồm: tài liệu, máy móc, trang thiết bị, con ngƣời.
của thƣ viện hoặc trung tâm thông tin hoạt động có hiệu quả cao nhất”.34] Tổ chức NTLNS là sự tác động có định hƣớng của cơ quan TT-TV tới đối tƣợng quản lý là nguồn TLNS nhằm đạt mục tiêu là làm sao để nguồn tin này đƣợc khai thác và sử dụng hiệu quả cao nhất và việc tổ chức cần tuân thủ các quy định của pháp luật cũng nhƣ các thông lệ khác. Tổ chức NTLNS: Là quá trình làm cho nhu cầu thông tin của NDT đƣợc đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác. Nói cách khác, tổ chức nguồn tài liệu nội sinh là nhằm đáp ứng nhu cầu tin của NDT. Đặc điểm nguồn tài liệu nội sinh Tài liệu nội sinh có những đặc điểm và loại hình khác biệt so với các loại tài liệu khác: Chúng ra đời sớm hơn các loại tài liệu thông thƣờng, có tính cập nhật cao, không do các nhà xuất bản chính thức phát hành, nội dung thông tin chứa đựng kinh nghiệm đã tích lũy trong quá trình hoạt động, nghiên cứu, là những thông tin không thể có đƣợc qua các tài liệu xuất bản.
Nguồn tài liệu nội sinh có một số đặc điểm cơ bản sau: Tài liệu nội sinh là kết quả đƣợc tạo nên trong quá trình hoạt động, nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập; bao gồm: Luận án, luận văn, khóa luận, đề tài nghiên cứu, kỷ yếu hội thảo, bài giảng, vv. Các hoạt động tạo ra nguồn tài liệu nội sinh về cơ bản đều là các hoạt động có kế hoạch, chịu sự quản lý trực tiếp của trƣờng đại học dù kinh phí có thể do Nhà nƣớc, do tài trợ từ bên ngoài hay do nguồn tự có của. Điều này rất thuận lợi cho việc triển khai các chính sách liên quan đến tạo lập, quản lý và khai thác thông tin. Bộ phận chiếm tỷ trọng lớn của NTLNS trong trƣờng Đại học là tài liệu không công bố (tài liệu xám).
Đặc điểm này khiến cho vấn đề về quyền sở hữu trí tuệ sẽ đƣợc đặc biệt quan tâm khi tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Việc tổ chức NTLNS cũng nhƣ triển khai số hoá tài liệu nội sinh tại thƣ viện khá thuận lợi tạo nền tảng cho công tác hiện đại hoá hoạt động thƣ viện, xây dựng thƣ viện số cũng nhƣ triển khai dịch vụ cung cấp thông tin nội sinh trên Internet. NTLNS đƣợc hình thành theo chu kỳ, đa dạng, tạo nên các nhóm có các đặc điểm và việc khai thác, sử dụng có nhiều khác biệt. Theo tính chất của quá trình tạo ra NTLNS của trƣờng đại học có thể chia nguồn tài liệu nội sinh thành 3 nhóm: NTLNS phản ánh kết quả học tập, đào tạo bao gồm: Luận án, luận văn, khóa luận; các kết luận khoa học; các tƣ liệu điền dã, các tƣ liệu điều tra, các hồ sơ thí nghiệm, hệ thống chƣơng trình đào tạo, giáo trình, đề cƣơng bài giảng,… NTLNS phản ánh kết quả hoạt động nghiên cứu khoa học là các báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, các tƣ liệu trung gian đƣợc tạo nên từ việc triển khai các chƣơng trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, đề án, dự án sản xuất thử, các báo cáo khoa học, các kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học các cấp.
NTLNS phản ánh tiềm lực đào tạo và nghiên cứu khoa học bao gồm các tài liệu về cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất - kĩ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu, các thông tin phản ánh định hƣớng phát triển của nhà trƣờng. Tiêu chí đánh giá công tác tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh Đánh giá công tác tổ chức và khai thác NTLNS là quá trình thu thập, lựa chọn và phân tích thông tin về tổ chức và khai thác nguồn tài liệu này nhằm đƣa ra những nhận định đúng đắn về chúng. Mục đích của việc đánh giá công tác này giúp cơ quan TT-TV thấy đƣợc những điểm mạnh và điểm yếu, cơ hội cũng nhƣ thách thức để từ đó đƣa ra những nhận định thiết thực nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh. 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Để đánh giá công tác tổ chức và khai thác NTLNS tác giả đánh giá theo cấu trúc của mô hình SWOT.
Mô hình SWOT có nguồn gốc từ Mỹ vào những năm 1960-1970 và đƣợc một nhóm nhà khoa học Thụy Sỹ phát triển, đầu năm 2004, SWOT đã đƣợc hoàn thiện và cho thấy khả năng hữu hiệu trong việc đƣa ra và thống nhất các mục tiêu, chiến lƣợc của tổ chức mà không cần phụ thuộc vào tƣ vấn hay các nguồn lực tốn kém khác. SWOT là viết tắt bởi bốn chữ cái đầu - 4 yếu tố then chốt: Strengths: Điểm mạnh, Weeknesses: Điểm yếu, Opportunities: Cơ hội, Threats: Thách thức. Mô hình này hết sức thiết thực phù hợp với việc nghiên cứu, phân tích hoạt động TT-TV. Yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh Nhận thức của các bên liên quan Việc tổ chức và khai thác NTLNS là nhằm phát huy những ƣu điểm của tài liệu nội sinh để đáp ứng ngày càng cao nhu cầu tin của NDT.