phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, phần Nội dung của Luận văn đƣợc coi là trọng tâm gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Những vấn đề chung về tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện của Trƣờng Đại học Điều dƣỡng Nam Định Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trƣờng Đại học Điều dƣỡng Nam Định Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện của Trƣờng Đại học Điều dƣỡng Nam Định 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƢ VIỆN CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC ĐIỀU DƢỠNG NAM ĐỊNH 1.1 Cơ sở lí luận của công tác tổ chức và hoạt động Thông tin – Thƣ viện 1.1 Khái niệm “tổ chức” trong hoạt động thông tin thư viện Theo Từ điển Tiếng Việt, do Văn Tân chủ biên (1991), thì “tổ chức là sắp xếp các bộ phận cho ăn nhập với nhau để toàn bộ là một cơ cấu nhất định” [45, tr.253 ] Trong Đại Từ điển tiếng Việt (1999), “tổ chức” đƣợc định nghĩa “ là sự sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung [345, tr.554 ] Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam (2005), “tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên; cùng nhau hành động vì mục tiêu chung” PGS.TS Trần Thị Quý trong tập bài giảng môn Thông tin học nâng cao cho rằng: “Tổ chức là tổ hợp các thành phần, thông qua các luồng thông tin có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung trong một môi trƣờng nhất định” [33] Nhƣ vậy, tổ chức là c ông việc khởi đầu, hạt nhân để hình thành một cơ quan, xí nghiệp,…Đồng thời, tổ chức luôn song song tồn tại và phát triển trong đời sống xã hội. Trong công việc, mỗi ngƣời thƣờng tự bố trí, sắp xếp mối liên hệ các công việc với nhau nhằm hoàn thành các công việc đƣợc giao. Tổ chức đóng vai trò rất quan trọng trong các chế độ xã hội, các lĩnh vực và ngành nghề. Tổ chức đóng vai trò quyết định sự hình thành, phát triển trong công việc nói riêng và quản lý nói chung.
Công tác tổ chức trong thƣ viện đƣợc hiểu là bố trí nhân sự, sắp xếp các bộ phận trong dây truyền tài liệu, động viên các nguồn lực (nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất, trang thiết bị, .) để đƣa thƣ viện vào hoạt động một cách hiệu quả. 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Công tác tổ chức là công việc đầu tiên phải thực hiện khi thành lập hay cải tổ một thƣ viện. Nội dung của công tác tổ chức là thiết lập bộ máy tổ chức của thƣ viện, bố trí, sắp xếp nhân sự, xây dựng quy chế vận hành của thƣ viện sao cho thƣ viện hoạt động có hiệu quả. Cơ quan thông tin – thƣ viện, là một thiết chế văn hoá giáo dục có nhiệm vụ thu thập, xử lý, bảo quản vốn tài liệu hợp lí, và đƣa tài liệu phục vụ ngƣời dùng tin một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Tổ chức thƣ viện là một phần của tổ chức văn hoá. Để tổ chức tốt một cơ quan thông tin - thƣ viện phải luôn bám vào nội dung và yêu cầu của tổ chức quản lý văn hoá. Động cơ hoạt động thông tin – thƣ viện là xuất phát từ nhu cầu sử dụng nguồn tin của ngƣời dùng tin (NDT). Nhu cầu tin (NCT) là tính chất của một đối tƣợng cá nhân, tập thể, thể hiện sự cần thiết tiếp nhận thông tin phù hợp với hành vi hay công việc mà đối tƣơng đó đang thực hiện.
Tổ chức hoạt động thông tin – thƣ viện là sự tổng hợp các phƣơng pháp lao động khoa học nhằm mục đích phục vụ tối đa nhu cầu tin của ngƣời dùng tin với thời gian, chi phí ít nhất. Tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện là việc thiết lập cơ cấu thích hợp để thƣ viện tồn tại và phát triển, đó là xây dựng trụ sở và hệ thống phòng ban chức năng, qui định nhiệm vụ, chức năng, bố trí nhân sự, trang thiết bị, đào tạo cán bộ và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ để vận hành thƣ viện. Trong thƣ viện các trƣờng đại học, thiết lập cơ cấu tổ chức là công việc đầu tiên phải tiến hành khi xây dựng thƣ viện. Cơ cấu tổ chức phù hợp là một trong những yếu tố quan trọng, có tác động tích cực đến sự tồn tại và phát triển bền vững của thƣ viện.
Thông thƣờng, trong thƣ viện đại học ngƣời ta hay tổ chức thƣ viện theo các cơ cấu tổ chức sau đây: - Cơ cấu tổ chức trực tuyến: trong cơ cấu này ngƣời quản lý thƣ viện (giám đốc) nắm toàn quyền điều hành thƣ viện, ra quyết định và chịu trách hoàn toàn về mọi quyết định mà mình ban ra cũng nhƣ mọi hoạt động của thƣ viện. Đây là cơ cấu 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tổ chức đơn giản, phù hợp với phần lớn thƣ viện đại học có quy mô nhỏ, số lƣợng tài liệu cũng nhƣ số lƣợng ngƣời dùng tin không lớn. Ƣu điểm của kiểu tổ chức theo cơ cấu trực tuyến là sự chỉ đạo mang tính tập trung, mọi quyết định nhanh chóng đƣợc thi hành. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức này cũng có nhƣợc điểm là thiếu linh hoạt, đòi hỏi ngƣời lãnh đạo cao nhất phải có kiến thức đủ rộng, phải có tầm nhìn bao quát và có trách nhiệm cao.
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến – tham mƣu: cơ cấu này tƣơng tự nhƣ cơ cấu tổ chức trực tuyến nhƣng bên cạnh giám đốc thƣ viện có thêm bộ phận tham mƣu, cố vấn (hội đồng khoa học hay nhóm cố vấn). Ƣu điểm của cơ cấu này là tránh đƣợc sự độc đoán, cá nhân và giúp cho quyết định của lãnh đạo chính xác hơn. Tuy nhiên cơ cấu này cũng có nhƣợc điểm là khi bộ phận tham mƣu không thật sự giỏi hay bộ phận này bị chi phối bởi lãnh đạo thì tham mƣu chỉ là hình thức, che đậy sự độc đoán của lãnh đạo. - Cơ cấu tổ chức chức năng: Kiểu tổ chức này phân chia thƣ viện thành các bộ phận chức năng, căn cứ vào năng lực chuyên môn của cán bộ và yêu cầu của từng bộ phận.
Ƣu điểm của kiểu tổ chức này là tính chuyên môn hóa cao, sử dụng đƣợc tối đa năng lực của cán bộ, tuy nhiên cơ cấu này cũng có nhƣợc điểm là có thể dẫn đến xung đột giữa các bộ phận nếu nhƣ việc phân chia các bộ phận không hợp lý. - Cơ cấu tổ chức dự án: cơ cấu này tập hợp một nhóm cán bộ có trình độ chuyên môn phù hợp để thực hiện một công việc nào đó (dự án, chƣơng trình,,) trong một khoảng thời gian nhất định cho tới khi công việc hoàn thành. Cơ cấu này có ƣu điểm là linh hoạt, mềm dẻo, thích ứng với hoàn cảnh có nhiều thay đổi, biến động - Cơ cấu tổ chức ma trận: là kiểu tổ chức kết hợp giữa cơ cấu chức năng với kiểu tổ chức theo cơ cấu dự án. Ƣu điểm của kiểu tổ chức này là vừa mềm dẻo, linh hoạt vừa phù hợp với sự thay đổi, biến động của hoàn cảnh.
Cơ cấu này phù hợp với các thƣ viện lớn, phục vụ đông đảo bạn đọc, có nhiều chƣơng trình, dự án hay khi thƣ viện muốn tiến hành cải tổ, xây dựng,.2 Khái niệm “hoạt động thông tin - thư viện” Theo Từ điển tiếng Việt “Hoạt động là làm những việc khác nhau với mục 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com đích nhất định” [6] + Hoạt động thông tin là quá trình thu thập, tổ chức, xử lý và phân phối thông tin tới ngƣời dùng tin. Hoạt động thông tin bao gồm bốn thành tố: nguồn lực thông tin, ngƣời dùng tin, cán bộ thông tin và cơ sở vật chất. Bốn thành tố này có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau, trong đó nguồn lực thông tin và ngƣời dùng tin đóng vai trò quan trọng đƣợc coi là yếu tố để đánh giá sức mạnh hoạt động thông tin của một cơ quan. Mục đích hoạt động thông tin là đáp ứng tối đa nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, từ đó thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
+ Hoạt động thƣ viện là quá trình thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc. Hoạt động thông tin – thƣ viện là quá trình thu thập tài liệu, xử lý, lƣu trữ, tổ chức việc khai thác tài liệu nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin (đọc giả). Nhƣ vậy, hoạt động thông tin – thƣ viện phải đảm bảo các công việc nhƣ: thu thập, xử lí, lƣu trữ và phổ biến thông tin. Nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho bạn đọc sử dụng nguồn tin mà thƣ viện đang quản lí Chủ thể của hoạt động thông tin – thƣ viện là cán bộ thƣ viện (tập thể cán bộ thƣ viện).
Đối tƣợng của hoạt động thƣ viện là các loại hình tài liệu khác nhau nhƣ: tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu đa phƣơng tiện,…Hoạt động thƣ viện nhằm mục đích tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thƣ viện nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Nhu cầu tin của ngƣời dùng tin có thoả mãn đƣợc hay không là thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thƣ viện. Khối lƣợng tài liệu trong thƣ viện càng lớn thì hoạt động thƣ viện càng phức tạp. Mục đích của hoạt động thƣ viện là tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thƣ viện, đáp ứng nhu cầu thông tin của ngƣời sử dụng thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, kinh tế.
Phƣơng tiện hàng đầu trong hoạt động thƣ viện là 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.