Chương 1: Vấn đề chung về tài liệu nội sinh và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Thương mại. Chương 2: Thực trạng tài liệu nội sinh tại Trường Đại học Thương mại. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức xây dựng, quản lý và khai thác tài liệu nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại. VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU NỘI SINH VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI 1.
Những vấn đề chung về tài liệu nội sinh 1. Một số khái niệm công cụ 1. Tài liệu Đối với khái niệm tài liệu nội sinh hiện nay có nhiều quan điểm nhận định khác nhau của nhiều tác giả như: Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 11/CP-2014 của Chính phủ về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ cho rằng “tài liệu là dạng vật chất ghi nhận những thông tin dưới dạng văn bản, âm thanh, đồ họa, hình ảnh, phim, video nhằm mục đích bảo quản, phổ biến và sử dụng". Theo từ điển Oxford English Dictionary cho rằng “Tài liệu là tất cả mọi thứ có thể cung cấp cho ta thông tin về một sự vật, sự việc để làm chứng cho một điều gì đó”.
Theo từ điển Rober cho rằng “Tài liệu là mọi văn bản dùng để minh chứng hay chỉ dẫn". Từ những khái niệm trên tác giả định nghĩa “tài liệu” một cách ngắn gọn như sau: "Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó”. Tại mỗi tổ chức, cơ quan, đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm như thế nào để có thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định được đưa ra. Tài liệu nội sinh Trong “Từ điển tiếng Việt” định nghĩa “nội sinh” được dùng để chỉ tất cả những gì được sinh ra từ bên trong bản thân sự vật, đối tượng được nói đến.
Đối với hoạt động thông tin – thư viện, thuật ngữ “nội sinh” được sử dụng 7 rộng rãi khi nói đến nguồn thông tin của tổ chức, đây là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của chính tổ chức đó, cũng như các hoạt động nghiên cứu, sản xuất, quản lý, học tập của cơ quan, khoa học kỹ thuật, viện nghiên cứu, các trường đại học. Đề cập đến khái niệm tài liệu nội sinh ở Việt Nam hiện nay có những quan điểm tiếp cận khác nhau. Theo tác giả Nguyễn Hữu Hùng triển khai tài liệu nội sinh ở phương diện “Nguồn tin nội sinh". Ông cho rằng "Nguồn tin nội sinh của một tổ chức xã hội là tập hợp những thông tin được tạo nên bởi các hoạt động của chính tổ chức đó".
Tại Thư viện Trường Đại học Thăng Long tài liệu nội sinh được định nghĩa như sau: “Tài liệu nội sinh là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập, quản lý, sáng tạo các sản phẩm công nghệ của các cá nhân và toàn thể cán bộ giảng viên trong trường ”. Công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin này được các cơ quan, tổ chức tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau tùy theo tình hình trực tiếp, là sự quan tâm của các cấp lãnh đạo hay nhu cầu tin của chính cơ quan tổ chức đó. Thông thường, việc quản lý này do các cơ quan thông tin thực triển khai xử lý thông tin và tổ chức khai thác trong hoặc ngoài tổ chức. Đây là quá trình đào tạo lâu dài tích lũy nguồn tài liệu để quản lý, khai thác phục vụ cho NDT.
Thông qua đó phản ánh rõ nét những gì đã đạt được và chưa đạt được cũng như nội tại tiềm lực của trường. Tập hợp những thông tin được tạo ra từ các hoạt động giảng dạy, đào tạo, nghiên cứu của chính trường đại học đó là nguồn tài liệu nội sinh của nơi đó. Có thể thấy tại Việt Nam hiện nay, khái niệm tài liệu nội sinh được đề cập trong nhiều nghiên cứu và cũng có những cách tiếp cận khác nhau. Nghiên cứu này tác giả tiếp cận tài liệu nội sinh là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức.
Trong một tổ chức tài liệu nội sinh vừa là một 8 nguồn lực vừa phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu của tổ chức đó. Tại trường đại học tài liệu nội sinh được hình thành từ kết quả của quá trình đào tạo, học tập, nghiên cứu và các hoạt động khác của nhà trường. có hai nhiệm vụ là đào tạo và nghiên cứu từ đó đã hình thành nên sự đa dạng về nguồn tài liệu. Đây là nguồn tài liệu quý báu có tính tham khảo cao cho các thế hệ sau.
Hiện nay khi hoạt động đào tạo ngày càng đòi hỏi chất lượng cao, công tác nghiên cứu khoa học phải đẩy mạnh không những. Để không bị tụt lại phía sau đòi hỏi trường Đại học phải đẩy mạnh chất lượng cũng như số lượng về nội dung. Như vậy qua khái niệm chung của các nhà khoa học, kế thừa những luận điểm hợp lý của các tiếp cận và quan niệm về tài liệu nội sinh, về cơ bản có nhiều điểm tương đồng với nhau. Từ đó rút ra được khái niệm tài liệu nội sinh là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập, quản lý, sáng tạo các sản phẩm công nghệ của các cá nhân và toàn thể cán bộ giảng viên trong trường.
Tổ chức, quản lý Tổ chức, quản lý là một trong những hoạt động quan trọng trong một tổ chức. Tất cả mọi tổ chức dù có quy mô lớn hay nhỏ, hoạt động theo hình thức nào, đều cần được tổ chức theo một thể thống nhất, đều cần có sự quản lý. Việc tổ chức, quản lý nhằm đảm bảo hoạt động của tổ chức được diễn ra có chủ đích, theo đúng định hướng đã định ra và đạt được mục tiêu cuối cùng. Hoạt động quản lý bao gồm việc lên chiến lược, lập kế hoạch, điều động, sử dụng mọi nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài chính, công nghệ,.… một cách hiệu quả.
Tổ chức, quản lý tài liệu nội sinh Quản lý nguồn tin nội sinh là sự tác động có tổ chức, có mục đích của chủ thể là các cơ quan thông tin thư viện đến các đối tượng quản lý là nguồn tin nội sinh. Nhằm đạt mục tiêu là làm sao để nguồn tin nội sinh này được khai thác và 9 sử dụng một cách tốt nhất, sử dụng một cách lâu dài, cho nhiều mục đích. Đặc điểm và phân loại của tài liệu nội sinh 1. Đặc điểm của tài liệu nội sinh Tài liệu nội sinh được hình thành sớm, được cập nhật liên tục, so với các tài liệu xuất bản khác tài liệu nội sinh chứa đựng thông tin, kinh nghiệm đã tích lũy trong thời gian hoạt động.
- Tài liệu nội sinh với sự đa dạng được hình thành theo từng mốc thời gian khác nhau từ đó tạo nên các nhóm có đặc điểm và việc khai thác, sử dụng cũng có nhiều khác biệt. Tài liệu nội sinh xuất bản gắn liền với mục tiêu sứ mệnh của tổ chức, cơ quan đó. - Tài liệu nội sinh được xuất bản không có mục đích kinh doanh. - Tài liệu nội sinh được biết đến với mục đích sử dụng trong phạm vi của chính cơ quan tổ chức đó không được phân bố rộng rãi tới các cơ quan tổ chức khác bên ngoài.
- Tài liệu nội sinh trong trường đại học được hiểu là những thông tin được sinh ra và tích lũy theo thời gian của một trường đại học được lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau, do đó tài liệu nội sinh trong trường đại học có đặc điểm sau: + Luận án, luận văn là tài liệu nội sinh được tạo nên trong quá trình hoạt động NCKH + Tài liệu chịu sự quản lý của trường + Tài liệu không được công bố rộng rãi Nguồn tin tạo ra khác nhau tùy thuộc vào mỗi tổ chức nghiên cứu, đào tạo. Vì thế tài liệu nội sinh cũng hết sức đa dạng phong phúc và mang tính đặc thù riêng. Phân loại tài liệu nội sinh Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng chia tài liệu nội sinh của tổ chức thành 2 10 nhóm cơ bản: -Tài liệu phản ánh cấu trúc trật tự tổ chức của đơn vị. Loại tài liệu thư viện nội sinh này nhằm để “quản lý”, “điều khiển” chính cơ quan, tổ chức đó.
- Tài liệu thông tin “tự do”: phản ánh kết quả hoạt động chuyên môn công tác của đơn vị tại đó. đây là thông tin nhằm để phát triển đơn vị, ứng dụng vào trường đại học nhằm để tổ chức quản lý tài liệu nội sinh trong trường.s Trần Mạnh Tuấn chia nguồn tin nội sinh của trường đại học thành các loại sau: -Các luận án, luận văn khóa luận, các tư liệu điều tra hồ sơ các thí nghiệm, hệ thống chương trình, giáo trình, đề cương bài giảng. là tài liệu phản ảnh kết quả hoạt động học tập đào tạo. + Tài liệu phản ánh kết quả nghiên cứu là các báo cáo trong quá trình triển khai các chương trình, đề án, … + Tiềm lực về nghiên cứu khoa học và đào tạo phản ánh qua TLNS, bao gồm cả các quy mô hợp tác về các lĩnh vực, các hoạt động đào tạo ảnh hưởng tới phát triển chung; Trên thực tế có nhiều căn cứ để phân chia tài liệu nội sinh -Căn cứ vào nội dung: + Tài liệu nội sinh về khoa học và công nghệ + Tài liệu nội sinh về khoa học kỹ thuật + Tài liệu nội sinh về khoa học xã hội + Tài liệu nội sinh về y học - Căn cứ vào hình thức: + Giáo trình + Luận văn, luận án + Bài báo - Căn cứ vào phương thức tạo lập và lưu trữ: 11 + Tài liệu điện tử + Tài liệu truyền thống - Căn cứ vào mức độ phổ biến: + Tài liệu công bố + Tài liệu không công bố 1.
Vai trò của tài liệu nội sinh Tài liệu nội sinh của trường đại học có những mang những vai trò sau : - Đối với người dùng tin: Trong hoạt động đào tạo nghiên cứu TLNS đóng vai trò quan. Bộ phận chiếm tỷ trọng lớn của tài liệu nội sinh trong trường đại học là tài liệu xám, là kết tinh của trí tuệ trong trường đại học, là tài sản vô giá mà thế hệ trước để lại cho thế hệ sau.