I. Mô tả bài toán và mô hình nghiệp vụ của hệ thống quản lý tài sản cố định
Hệ thống quản lý tài sản cố định cho công ty TNHH thương mại và dịch vụ Oanh Sơn được xây dựng nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản. Bài toán đặt ra là làm thế nào để quản lý tài sản cố định một cách hiệu quả, từ việc tiếp nhận yêu cầu, nghiệm thu tài sản đến việc theo dõi tình trạng và khấu hao tài sản. Mô hình nghiệp vụ của hệ thống bao gồm các phòng ban như phòng Hành chính quản trị, phòng kinh doanh và ban lãnh đạo, mỗi phòng ban có vai trò và chức năng riêng trong quy trình quản lý tài sản. Việc xây dựng hệ thống này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của các phòng ban trong công ty.
1.1 Bài toán đặt ra
Bài toán quản lý tài sản cố định tại công ty yêu cầu một hệ thống có khả năng theo dõi và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến tài sản. Các phòng ban gửi yêu cầu tài sản lên phòng Hành chính quản trị, nơi tổng hợp và lập báo cáo trình ban lãnh đạo. Sau khi được phê duyệt, tài sản sẽ được đặt hàng và nghiệm thu. Hệ thống cần ghi lại tất cả thông tin liên quan đến tài sản như số lượng, giá cả, ngày nhập và các chứng từ liên quan. Việc quản lý tài sản không chỉ dừng lại ở việc nhập và xuất kho mà còn bao gồm việc theo dõi tình trạng sử dụng, sửa chữa và thanh lý tài sản khi cần thiết.
1.2 Những vấn đề đặt ra cơ hội và giải pháp
Quá trình quản lý tài sản hiện tại gặp nhiều khó khăn như lưu trữ thông tin bằng giấy dễ mất mát, xử lý báo cáo chậm và tính khấu hao không chính xác. Giải pháp đề xuất là xây dựng một hệ thống quản lý tài sản trên nền tảng công nghệ thông tin, cho phép lưu trữ dữ liệu trên cơ sở dữ liệu, tự động hóa các quy trình và tạo ra các báo cáo chính xác. Hệ thống sẽ giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên, đồng thời nâng cao độ chính xác trong việc quản lý tài sản.
II. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống quản lý tài sản cố định bao gồm việc xác định các yêu cầu chức năng và dịch vụ cần thiết. Hệ thống cần có khả năng nhập và quản lý tài sản, phân phối tài sản, cho mượn và trả tài sản, theo dõi sửa chữa, nâng cấp tài sản, tính khấu hao và lập báo cáo. Các mô hình xử lý nghiệp vụ sẽ được xây dựng để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động liên quan đến tài sản đều được ghi nhận và quản lý một cách hiệu quả. Việc phân tích này sẽ giúp xác định rõ ràng các thực thể và thuộc tính của hệ thống, từ đó xây dựng một mô hình dữ liệu quan niệm phù hợp.
2.1 Các mô hình xử lý nghiệp vụ
Các mô hình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống quản lý tài sản sẽ được xây dựng dựa trên các chức năng chính như nhập tài sản, quản lý sử dụng tài sản và kiểm kê tài sản. Mỗi chức năng sẽ được mô tả chi tiết với các bước thực hiện cụ thể, từ việc lập yêu cầu tài sản đến việc lập báo cáo tình trạng tài sản. Việc xây dựng các mô hình này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các quy trình đều được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả.
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ được sử dụng để mô tả cách thông tin di chuyển trong hệ thống quản lý tài sản. Các biểu đồ này sẽ giúp xác định các tác nhân, chức năng và hồ sơ dữ liệu cần thiết cho hệ thống. Việc lập biểu đồ luồng dữ liệu sẽ giúp các nhà phát triển hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của hệ thống và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng.
III. Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống quản lý tài sản cố định bao gồm việc thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng và các mô đun chương trình. Cơ sở dữ liệu sẽ được thiết kế để lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến tài sản, bao gồm thông tin về nhà cung cấp, tình trạng tài sản và lịch sử sử dụng. Giao diện người dùng sẽ được thiết kế để dễ sử dụng, cho phép người dùng thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các mô đun chương trình sẽ được phát triển để thực hiện các chức năng chính của hệ thống.
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý tài sản sẽ được thiết kế theo mô hình quan hệ, bao gồm các bảng dữ liệu cho tài sản, nhà cung cấp, yêu cầu tài sản và các báo cáo. Mỗi bảng sẽ chứa các thuộc tính cần thiết để lưu trữ thông tin một cách đầy đủ và chính xác. Việc thiết kế cơ sở dữ liệu sẽ đảm bảo rằng tất cả thông tin đều được lưu trữ một cách có tổ chức và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
3.2 Xác định các giao diện
Giao diện người dùng của hệ thống quản lý tài sản sẽ được thiết kế để đảm bảo tính thân thiện và dễ sử dụng. Các giao diện sẽ bao gồm các chức năng như nhập tài sản, quản lý sử dụng tài sản, kiểm kê tài sản và lập báo cáo. Việc thiết kế giao diện sẽ giúp người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác mà không gặp khó khăn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
IV. Cài đặt và thử nghiệm hệ thống
Cài đặt và thử nghiệm hệ thống quản lý tài sản cố định sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng tất cả các chức năng đều hoạt động đúng như mong đợi. Các bước cài đặt sẽ bao gồm việc cài đặt phần mềm, cấu hình cơ sở dữ liệu và thiết lập các giao diện người dùng. Sau khi cài đặt, hệ thống sẽ được thử nghiệm với các dữ liệu thực tế để kiểm tra tính chính xác và hiệu quả của các chức năng. Việc thử nghiệm sẽ giúp phát hiện và khắc phục các lỗi trước khi hệ thống được đưa vào sử dụng chính thức.
4.1 Giao diện đăng nhập hệ thống
Giao diện đăng nhập của hệ thống quản lý tài sản sẽ yêu cầu người dùng nhập thông tin tài khoản để truy cập vào hệ thống. Giao diện này sẽ được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng, đảm bảo rằng người dùng có thể nhanh chóng đăng nhập và bắt đầu sử dụng các chức năng của hệ thống. Việc bảo mật thông tin đăng nhập cũng sẽ được chú trọng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của công ty.
4.2 Giao diện chính
Giao diện chính của hệ thống quản lý tài sản sẽ cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về tất cả các chức năng của hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng truy cập vào các chức năng như nhập tài sản, quản lý sử dụng tài sản, kiểm kê tài sản và lập báo cáo. Giao diện này sẽ được thiết kế để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, giúp họ thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng và hiệu quả.
