Hướng Dẫn Chi Tiết Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Tài Sản Cố Định Cho Công Ty

Khóa luận tốt nghiệp hướng dẫn xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định hiệu quả cho doanh nghiệp, đảm bảo tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất.

• Tác giả: Bùi Duy Thiện
• Người hướng dẫn: PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ
• Trường học: Đại học Dân lập Hải Phòng
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định của một công ty
• Loại tài liệu: đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2012
• Địa điểm: Hải Phòng

Tóm tắt

I. Mô tả bài toán và mô hình nghiệp vụ của hệ thống quản lý tài sản cố định

Hệ thống quản lý tài sản cố định cho công ty TNHH thương mại và dịch vụ Oanh Sơn được xây dựng nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản. Bài toán đặt ra là làm thế nào để quản lý tài sản cố định một cách hiệu quả, từ việc tiếp nhận yêu cầu, nghiệm thu tài sản đến việc theo dõi tình trạng và khấu hao tài sản. Mô hình nghiệp vụ của hệ thống bao gồm các phòng ban như phòng Hành chính quản trị, phòng kinh doanh và ban lãnh đạo, mỗi phòng ban có vai trò và chức năng riêng trong quy trình quản lý tài sản. Việc xây dựng hệ thống này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của các phòng ban trong công ty.

1.1 Bài toán đặt ra

Bài toán quản lý tài sản cố định tại công ty yêu cầu một hệ thống có khả năng theo dõi và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến tài sản. Các phòng ban gửi yêu cầu tài sản lên phòng Hành chính quản trị, nơi tổng hợp và lập báo cáo trình ban lãnh đạo. Sau khi được phê duyệt, tài sản sẽ được đặt hàng và nghiệm thu. Hệ thống cần ghi lại tất cả thông tin liên quan đến tài sản như số lượng, giá cả, ngày nhập và các chứng từ liên quan. Việc quản lý tài sản không chỉ dừng lại ở việc nhập và xuất kho mà còn bao gồm việc theo dõi tình trạng sử dụng, sửa chữa và thanh lý tài sản khi cần thiết.

1.2 Những vấn đề đặt ra cơ hội và giải pháp

Quá trình quản lý tài sản hiện tại gặp nhiều khó khăn như lưu trữ thông tin bằng giấy dễ mất mát, xử lý báo cáo chậm và tính khấu hao không chính xác. Giải pháp đề xuất là xây dựng một hệ thống quản lý tài sản trên nền tảng công nghệ thông tin, cho phép lưu trữ dữ liệu trên cơ sở dữ liệu, tự động hóa các quy trình và tạo ra các báo cáo chính xác. Hệ thống sẽ giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên, đồng thời nâng cao độ chính xác trong việc quản lý tài sản.

II. Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống quản lý tài sản cố định bao gồm việc xác định các yêu cầu chức năng và dịch vụ cần thiết. Hệ thống cần có khả năng nhập và quản lý tài sản, phân phối tài sản, cho mượn và trả tài sản, theo dõi sửa chữa, nâng cấp tài sản, tính khấu hao và lập báo cáo. Các mô hình xử lý nghiệp vụ sẽ được xây dựng để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động liên quan đến tài sản đều được ghi nhận và quản lý một cách hiệu quả. Việc phân tích này sẽ giúp xác định rõ ràng các thực thể và thuộc tính của hệ thống, từ đó xây dựng một mô hình dữ liệu quan niệm phù hợp.

2.1 Các mô hình xử lý nghiệp vụ

Các mô hình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống quản lý tài sản sẽ được xây dựng dựa trên các chức năng chính như nhập tài sản, quản lý sử dụng tài sản và kiểm kê tài sản. Mỗi chức năng sẽ được mô tả chi tiết với các bước thực hiện cụ thể, từ việc lập yêu cầu tài sản đến việc lập báo cáo tình trạng tài sản. Việc xây dựng các mô hình này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các quy trình đều được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả.

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ được sử dụng để mô tả cách thông tin di chuyển trong hệ thống quản lý tài sản. Các biểu đồ này sẽ giúp xác định các tác nhân, chức năng và hồ sơ dữ liệu cần thiết cho hệ thống. Việc lập biểu đồ luồng dữ liệu sẽ giúp các nhà phát triển hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của hệ thống và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng.

III. Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống quản lý tài sản cố định bao gồm việc thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng và các mô đun chương trình. Cơ sở dữ liệu sẽ được thiết kế để lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến tài sản, bao gồm thông tin về nhà cung cấp, tình trạng tài sản và lịch sử sử dụng. Giao diện người dùng sẽ được thiết kế để dễ sử dụng, cho phép người dùng thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các mô đun chương trình sẽ được phát triển để thực hiện các chức năng chính của hệ thống.

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý tài sản sẽ được thiết kế theo mô hình quan hệ, bao gồm các bảng dữ liệu cho tài sản, nhà cung cấp, yêu cầu tài sản và các báo cáo. Mỗi bảng sẽ chứa các thuộc tính cần thiết để lưu trữ thông tin một cách đầy đủ và chính xác. Việc thiết kế cơ sở dữ liệu sẽ đảm bảo rằng tất cả thông tin đều được lưu trữ một cách có tổ chức và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

3.2 Xác định các giao diện

Giao diện người dùng của hệ thống quản lý tài sản sẽ được thiết kế để đảm bảo tính thân thiện và dễ sử dụng. Các giao diện sẽ bao gồm các chức năng như nhập tài sản, quản lý sử dụng tài sản, kiểm kê tài sản và lập báo cáo. Việc thiết kế giao diện sẽ giúp người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác mà không gặp khó khăn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.

IV. Cài đặt và thử nghiệm hệ thống

Cài đặt và thử nghiệm hệ thống quản lý tài sản cố định sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng tất cả các chức năng đều hoạt động đúng như mong đợi. Các bước cài đặt sẽ bao gồm việc cài đặt phần mềm, cấu hình cơ sở dữ liệu và thiết lập các giao diện người dùng. Sau khi cài đặt, hệ thống sẽ được thử nghiệm với các dữ liệu thực tế để kiểm tra tính chính xác và hiệu quả của các chức năng. Việc thử nghiệm sẽ giúp phát hiện và khắc phục các lỗi trước khi hệ thống được đưa vào sử dụng chính thức.

4.1 Giao diện đăng nhập hệ thống

Giao diện đăng nhập của hệ thống quản lý tài sản sẽ yêu cầu người dùng nhập thông tin tài khoản để truy cập vào hệ thống. Giao diện này sẽ được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng, đảm bảo rằng người dùng có thể nhanh chóng đăng nhập và bắt đầu sử dụng các chức năng của hệ thống. Việc bảo mật thông tin đăng nhập cũng sẽ được chú trọng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của công ty.

4.2 Giao diện chính

Giao diện chính của hệ thống quản lý tài sản sẽ cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về tất cả các chức năng của hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng truy cập vào các chức năng như nhập tài sản, quản lý sử dụng tài sản, kiểm kê tài sản và lập báo cáo. Giao diện này sẽ được thiết kế để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, giúp họ thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MỞ ĐẦU Công tác quản lý tài sản cố định tại các công ty là vấn đề đƣợc đặt lên hàng đầu trong quản lý kinh tế hiệu quả của Nhà nƣớc. Việc quản lý tốt các hoạt động liên quan tới tài sản cố định tại công ty, sẽ giúp các cơ quan trong công ty nắm bắt trạng thái tài sản một cách nhanh chóng để đƣa ra các kế hoạch và quyết định kịp thời, hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc, giảm chi phí, bảo vệ đầu tƣ. Đồ án gồm 4 chƣơng: Chƣơng 1: Mô tả bài toán và mô hình nghiệp vụ của nó: Trình bày nội dung bài toán thực tế đặt ra và tiến hành mô tả mô hình nghiệp vụ của nó. Chƣơng 2: Phân tích hệ thống.

Tiến hành phân tích các hoạt động xử lý và cấu trúc dữ liệu, từ đó đặc tả yêu cầu xử lý và yêu cầu dữ liệu của bài toán. Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống. Tiến hành thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế dữ liệu, thiết kế kiến trúc, thiết kế giao diện và các mô đun chƣơng trình. Chƣơng 4: Cài đặt và thử nghiệm hệ thống.

Chƣơng trình đã đƣợc cài đặt với ngôn ngữ và hệ quản trị CSDL chạy thử nghiệm với các dữ liệu thu đƣợc. Cuối cùng là kết luận và tài liệu tham khảo. 6 BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt Tên đầy đủ HCQT Hành chính quản trị CSDL Cơ sở dữ liệu 7 DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU Số Tên hình /bảng trang Hình 1.2 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 15 Hình 1.3 Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý tài sản cố định 16 Hình 1.4 Ma trận thực thể chức năng 22 Hình 2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 23 Hình 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 1.0 Nhập và quản lý 24 tài sản " Hình 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 2.0 Quản lý tài sản “ 25 Hình 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 3.0 Kiểm kê tài sản “ 26 Hình 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “ 4.6 Biểu đồ của mô hình thực thể - mối quan hệ 33 Hình 3.1 Biểu đồ dữ liệu của mô hình quan hệ 36 Hình 3.2 Biểu đồ luồng hệ thống “ 1.0 Nhập và quản lý tài sản ” 43 Hình 3.3 Biểu đồ luồng hệ thống “ 2.0 Quản lý sử dụng tài sản “ 45 Hình 3.4 Biểu đồ luồng hệ thống “ 3.0 Kiểm kê tài sản ” 47 Hình 3.5 Biểu đồ luồng hệ thống “ 4.0 Báo cáo “ 49 8 CHƢƠNG I: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1. Bài toán đặt ra Xây dựng hệ thống Quản lý tài sản cố định cho phòng Hành chính quản trị của Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ Oanh Sơn.

Công ty đƣợc tổ chức với nhiều phòng ban, đảm nhiệm những chức năng và công việc riêng. Mỗi phòng ban hoạt động độc lập nhƣng hài hoà và liên kết trong mối quan hệ tổng thể: Phòng kinh doanh, phòng kĩ thuật, phòng quản trị mạng , kho, phòng Hành chính quản trị.Và công việc quản lý tài sản đƣợc giao cho phòng hành chính quản trị có sự giám sát điều khiển của ban lãnh đạo. Khi có yêu cầu về tài sản, các đơn vị trực thuộc công ty gửi yêu cầu lên phòng Hành Chính Quản Trị (HCQT). Phòng thực hiện tổng hợp các yêu cầu, lập báo cáo trình lên ban lãnh đạo.

Khi đƣợc ban lãnh đạo phê duyệt, nhân viên phòng HCQT tiến hành đặt mua tài sản và chờ nhận hàng. Khi tài sản đƣợc nhà cung cấp chuyển đến công ty, phòng HCQT thành lập ban nghiệm thu tài sản. Các thành viên của ban nghiệm thu là nhân viên phòng HCQT và ban lãnh đạo. Ban nghiệm thu tiến hành kiểm tra chất lƣợng tài sản.

Nếu tài sản không đảm bảo yêu cầu, sẽ bị trả lại. Quá trình này đƣợc ghi lại thông qua biên bản nghiệm thu. Có hai loại biên bản nghiệm thu dành cho hai loại nhập tài sản khác nhau: biên bản nghiệm thu theo dự án và biên bản nghiệm thu các tài sản đƣợc nhập thông thƣờng theo yêu cầu của các phòng ban trong công ty. Hai biên bản này không khác nhau về hình thức.

Tài sản đảm bảo yêu cầu đƣợc nhập vào kho. Mọi thông tin liên quan đến tài sản nhập nhƣ số lƣợng, giá cả, ngày nhập, số chứng từ nhập đều đƣợc lƣu đầy đủ trong thẻ kho. Tài sản thuộc phạm vi quản lý của hệ thống đƣợc chia thành hai loại chính: bao gồm phƣơng tiện vận tải và tài sản đồ dùng quản lý nhƣ máy vi tính, điều hoà. Việc cấp tài sản cho các phòng, các bộ phận đƣợc tiến hành sau đó.

Quá trình này cũng phải đƣợc lƣu trong thẻ kho. Ngoài ra còn có biên bản bàn giao tài sản với sự kí nhận của hai bên: đại diện của phòng HCQT với đại diện phòng, bộ phận đƣợc cấp tài sản. Trong quá trình sử dụng tài sản, tài sản có hƣ hỏng, ngừng hoạt động, đơn vị sử dụng phải báo lên phòng HCQT. Phòng HCQT cử đại diện xuống xác nhận, lập bản để trình lên ban lãnh đạo.

Nếu đƣợc chấp nhận, phòng HCQT chịu trách nhiệm sửa chữa, hay nâng cấp tài sản đó. Sau đó, các thông tin về chi phí sửa chữa hay nội dung sửa chữa phải đƣợc lƣu lại trong sổ sửa chữa tài sản. 9 Tài sản đƣợc phân bổ về các phòng ban trong công ty, nhƣng vì một lý do nào đó nhƣ tài sản ở các phòng ban ít đƣợc sử dụng, hay do yêu cầu từ đơn vị khác mà số lƣợng trong tổng kho lại không còn. Khi đó, phòng HCQT kiểm tra thẻ kho để xem lại thông tin về các tài sản cùng loại đã đƣợc cấp cho các đơn vị trƣớc đó.

Nếu có thể chuyển, nhân viên phòng HCQT chuyển tài sản sang phòng ban mới có kèm các giấy tờ liên quan nhƣ giấy thuyên chuyển tài sản. Cuối cùng lƣu thông tin về việc chuyển các tài sản trong sổ thuyên chuyển tài sản. Phòng HCQT thực hiện cả công việc theo dõi tình hình mƣợn trả tài sản. Mỗi cá nhân cần tài sản để phục vụ cho công việc có thể trực tiếp đến phòng HCQT mƣợn tài sản.

Tài sản cho mƣợn hay trả về đều đƣợc kiểm tra tình trạng, lƣu lại đầy đủ các thông tin cá nhân mƣợn, ngày mƣợn, hạn trả vào sổ theo dõi tài sản để dễ dàng cho quá trình kiểm kê, tổng hợp. Cuối mỗi quý hay sau một năm, nhân viên phòng HCQT căn cứ vào biên bản kiểm kê tài sản để tính khấu hao tài sản. Tài sản đƣợc tính khấu hao theo công thức nhất định. Hết 1 năm, những tài sản không sử dụng đƣợc nữa, phòng HCQT tiến hành lập danh sách những tài sản cần thanh lý.

Danh sách này đƣợc trình lên ban lãnh đạo. Nếu đƣợc chấp nhận phòng HCQT tiến hành bán thanh lý tài sản. Các thông tin liên quan đến tài sản thanh lý đó đƣợc lƣu lại và loại tài sản ra khỏi sổ theo dõi tài sản thƣờng xuyên. Ngoài ra, định kì hàng quý, các nhân viên phòng HCQT còn tiến hành kiểm kê các tài sản đang đƣợc sử dụng tại các đơn vị, đối chiếu với sổ sách.

Từ đó, đƣa ra sự chênh lệch số liệu giữa sổ sách với thực tế, lập biên bản báo cáo về tình hình sử dụng tài sản lên ban lãnh đạo. Tiến hành kiểm kê quá trình xuất, nhập, tồn của các tài sản trong kho. Lập báo cáo trình lên ban lãnh đạo của công ty. Ban lãnh đạo công ty thực hiện việc xem xét, đánh giá quá trình sử dụng tài sản trong toàn công ty tại các đơn vị sử dụng và đánh giá hoạt động quản lý tài sản của phòng HCQT, phê chuẩn các kiến nghị từ đó có những kế hoạch chỉ đạo hợp lý cho phòng HCQT.

Những vấn đề đặt ra, cơ hội và giải pháp Vấn Đề Giải Pháp 1. Lƣu trữ bằng giấy dễ mất mát. Tổ chức lƣu trữ trên đĩa cứng của CSDL. Xử lý báo cáo chậm không đầy Xử lý bằng máy để tìm kiếm, tổng hợp tự đủ.

Làm thủ công tốn sức và tốn Chuyển mọi công việc có thể thực hiện tự nhiều thời gian. động cho máy thực hiện. Lập báo cáo khó khăn nhàm chán. Sử dụng đơn giản, đáp ứng đƣợc yêu cầu.

Mẫu báo cáo khoa học và phù hợp với thực tế. Tính khấu hao tài sản mất thời Thực hiện tự động trên máy, cung cấp gian, không chính xác và không gắn đầy đủ các thông tin liên quan. với từng đơn vị sử dụng. Tìm và đƣa ra danh sách các tài Thực hiện bằng máy.

Sử dụng các danh sản thanh lý thiếu sót, không đánh giá sách tài sản đã đƣợc khấu hao, dựa vào đƣợc chính xác tình trạng tài sản. những tiêu chuẩn cụ thể để chọn tài sản thanh lý. Quản lý tài sản cố định là một công việc thƣờng xuyên đòi hỏi sự tỉ mỉ rất lớn. Công việc này cần phải lƣu trữ mọi loại thông tin liên quan đến tài sản đƣợc sử dụng trong từng phòng ban.

Các tài sản đƣa vào là rất lớn và nhiều chủng loại. Điều này gây khó khăn rất nhiều cho nhân viên quản lý, nhất là quá trình kiểm kê hay theo dõi tình trạng tài sản sử dụng tại các đơn vị. Khó khăn đó tất yếu dẫn đến yêu cầu thiết kế một hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý tài sản thật hiệu quả và tin cậy. Nghiên cứu hệ thống và những yêu cầu đặt ra cho bài toán 1.

Phạm vi vấn đề giải quyết Hệ thống đƣợc xây dựng với mục đích hỗ trợ cho hoạt động quản lý tài sản của công ty TNHH thƣơng mại và dịnh vụ Oanh Sơn trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ quản lý tài sản của công ty. Hệ thống quản lý này chỉ hỗ trợ cho hoạt động của phòng HCQT với đầy đủ các công việc nhập tài sản vào tổng kho cho đến khi xuất tài sản cho các phòng ban, rồi theo dõi quá trình sử dụng tài sản của các đơn vị trực thuộc công ty.