Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, hoạt động thư viện đã chịu tác động mạnh mẽ từ khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin (CNTT). Sự bùng nổ thông tin đã biến thông tin trở thành hàng hóa quan trọng, thúc đẩy nền kinh tế tri thức phát triển. Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Thành phố Hồ Chí Minh (TT TT - TV ĐH TN&MT TP.HCM) được thành lập từ năm 2012, với nhiệm vụ hỗ trợ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, qua 5 năm hoạt động, Trung tâm vẫn còn nhiều hạn chế về tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin (NLTT), như cơ sở vật chất chưa đồng bộ, nguồn lực thông tin truyền thống còn hạn chế so với nhu cầu, hạ tầng CNTT xuống cấp ảnh hưởng đến khai thác.

Mục tiêu nghiên cứu là phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức và khai thác NLTT tại TT TT - TV ĐH TN&MT TP.HCM trong giai đoạn 2013-2018, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người sử dụng. Nghiên cứu tập trung vào công tác tổ chức NLTT truyền thống và điện tử, phương thức khai thác, cũng như các công cụ tra cứu hiện có. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện ở việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để cải tiến hoạt động thư viện, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu tại trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết về nguồn lực thông tin, tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin trong thư viện đại học. Các khái niệm chính bao gồm:

  • Nguồn lực thông tin (NLTT): Tập hợp các tài liệu, dữ liệu, tri thức được lưu trữ dưới nhiều dạng thức (sách, báo, cơ sở dữ liệu điện tử,…) phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu. NLTT có các đặc trưng như tính vật lý, cấu trúc, truy cập, chia sẻ, giá trị và thời sự.

  • Tổ chức nguồn lực thông tin: Hoạt động sắp xếp, bố trí NLTT một cách khoa học, hợp lý theo quy chuẩn nghiệp vụ thư viện nhằm tạo thuận lợi cho việc khai thác.

  • Khai thác nguồn lực thông tin: Quá trình người sử dụng tiếp cận, sử dụng hiệu quả các NLTT đã được tổ chức, nhằm phục vụ mục đích học tập, nghiên cứu.

  • Mối quan hệ giữa tổ chức và khai thác NLTT: Tổ chức NLTT là tiền đề cho khai thác hiệu quả; khai thác phản hồi giúp hoàn thiện tổ chức.

Ngoài ra, luận văn áp dụng ma trận SWOT để phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong công tác tổ chức và khai thác NLTT tại Trung tâm.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Số liệu thu thập từ khảo sát 400 người sử dụng gồm 369 sinh viên, 26 cán bộ giảng viên và 5 cán bộ quản lý; tài liệu văn bản, báo cáo hoạt động của Trung tâm; các văn bản pháp luật liên quan.

  • Phương pháp thu thập: Điều tra bằng bảng hỏi với các nội dung về đánh giá tổ chức và khai thác NLTT, nhu cầu người sử dụng.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích thống kê mô tả số liệu khảo sát, đánh giá thực trạng; sử dụng ma trận SWOT để tổng hợp và phân tích các yếu tố ảnh hưởng.

  • Timeline nghiên cứu: Tập trung khảo sát và thu thập dữ liệu trong khoảng thời gian từ tháng 2 đến tháng 3 năm 2019, đánh giá giai đoạn hoạt động 2013-2018.

Cỡ mẫu được xác định theo công thức Taro Yamane với mức sai số 5% và độ tin cậy 95%, đảm bảo tính đại diện cho nhóm người sử dụng chính của Trung tâm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức nguồn lực thông tin truyền thống còn nhiều hạn chế: Trung tâm có khoảng 6.811 đầu sách với 27.898 bản, trong đó 76% thuộc lĩnh vực khoa học kỹ thuật tài nguyên - môi trường. Tuy nhiên, khảo sát cho thấy chỉ 27% người dùng đánh giá cách sắp xếp sách là dễ tìm, 56% bình thường và 17% khó tìm. Với báo – tạp chí, 21% dễ tìm, 65% bình thường, 14% khó tìm; khóa luận/đồ án có tới 41% người dùng gặp khó khăn khi tìm kiếm.

  2. Nguồn lực thông tin điện tử phát triển nhưng chưa được khai thác tối đa: Trung tâm xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục với 10.371 biểu ghi và cơ sở dữ liệu toàn văn 3.560 tệp. Trung bình có khoảng 600 lượt truy cập cơ sở dữ liệu toàn văn mỗi tháng. Tuy nhiên, 27% người khảo sát chưa từng sử dụng ebook, cho thấy cần tăng cường quảng bá.

  3. Công cụ tra cứu OPAC được sử dụng phổ biến nhưng chưa đáp ứng tốt: Có 66,1% người dùng đã từng tra cứu trên OPAC, nhưng chỉ 2,5% đánh giá rất tốt, 15,5% tốt, 32,8% khá, còn lại 49,3% đánh giá trung bình hoặc yếu. Điều này phản ánh hạn chế về giao diện, tính năng hoặc hướng dẫn sử dụng.

  4. Hạ tầng CNTT và cơ sở vật chất còn hạn chế: Kho sách không có khả năng mở rộng, hạ tầng CNTT xuống cấp ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác. Nhân lực có trình độ chuyên môn phù hợp nhưng cần nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ việc tổ chức NLTT truyền thống chưa khoa học, chưa có hướng dẫn sử dụng rõ ràng, gây khó khăn cho người dùng. Mặc dù Trung tâm đã đầu tư phát triển NLTT điện tử và công cụ tra cứu, nhưng việc quảng bá và đào tạo người dùng chưa hiệu quả, dẫn đến tỷ lệ sử dụng chưa cao. So với các thư viện đại học khác, TT TT - TV ĐH TN&MT TP.HCM còn thiếu sự đồng bộ trong tổ chức và khai thác NLTT, đặc biệt trong bối cảnh đào tạo tín chỉ đòi hỏi người học phải tự chủ động tích lũy kiến thức.

Việc ứng dụng ma trận SWOT cho thấy Trung tâm có điểm mạnh là nguồn NLTT chuyên ngành phong phú, đội ngũ nhân sự có trình độ; nhưng điểm yếu là cơ sở vật chất hạn chế, hạ tầng CNTT chưa đồng bộ, công tác truyền thông và đào tạo người dùng chưa hiệu quả. Cơ hội đến từ xu thế phát triển thư viện điện tử, hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin; thách thức là sự phát triển nhanh của công nghệ và nhu cầu ngày càng cao của người dùng.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố đánh giá mức độ dễ tìm của NLTT truyền thống, biểu đồ tần suất sử dụng ebook và OPAC, bảng SWOT tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường tổ chức và sắp xếp NLTT truyền thống khoa học: Áp dụng hệ thống phân loại chuẩn, cải tiến cách bố trí kho sách, tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng cho người dùng. Mục tiêu nâng tỷ lệ người dùng đánh giá dễ tìm sách lên trên 50% trong vòng 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo Trung tâm phối hợp với nhân viên nghiệp vụ.

  2. Đẩy mạnh quảng bá và đào tạo sử dụng NLTT điện tử: Tổ chức các buổi tập huấn, hội thảo giới thiệu ebook, cơ sở dữ liệu trực tuyến và OPAC; phát triển tài liệu hướng dẫn trực tuyến. Mục tiêu tăng tỷ lệ sử dụng ebook và OPAC lên 80% trong 2 năm. Chủ thể thực hiện: Bộ phận truyền thông và công nghệ thông tin.

  3. Nâng cấp hạ tầng CNTT và cơ sở vật chất: Đầu tư nâng cấp hệ thống máy chủ, mạng internet, trang thiết bị phòng đọc và kho sách; xây dựng kho sách mở rộng hoặc kho lưu trữ số hóa. Mục tiêu hoàn thành trong 3 năm, đảm bảo phục vụ tối ưu nhu cầu khai thác. Chủ thể thực hiện: Ban giám hiệu và phòng quản lý cơ sở vật chất.

  4. Phát triển nguồn nhân lực chuyên môn và kỹ năng CNTT: Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng ứng dụng công nghệ cho nhân viên thư viện, đặc biệt là công tác tổ chức và khai thác NLTT. Mục tiêu nâng cao năng lực nhân viên trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo Trung tâm phối hợp với các đơn vị đào tạo.

  5. Mở rộng hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin: Tham gia các đề án liên kết thư viện, chia sẻ tài nguyên điện tử với các trường đại học và tổ chức trong và ngoài nước nhằm đa dạng hóa NLTT. Mục tiêu tăng số lượng tài liệu chia sẻ lên 50% trong 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo Trung tâm và phòng hợp tác quốc tế.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý thư viện đại học: Nhận diện các vấn đề thực tiễn trong tổ chức và khai thác NLTT, từ đó xây dựng chiến lược phát triển phù hợp với đặc thù đơn vị.

  2. Nhân viên thư viện và chuyên viên thông tin: Nắm bắt các phương pháp tổ chức, sắp xếp và khai thác NLTT truyền thống và điện tử, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và ứng dụng CNTT.

  3. Giảng viên và cán bộ nghiên cứu: Hiểu rõ vai trò của NLTT trong hỗ trợ giảng dạy và nghiên cứu, từ đó khai thác hiệu quả các nguồn tài liệu phục vụ công tác chuyên môn.

  4. Sinh viên và người học: Nắm được cách thức khai thác NLTT, sử dụng các công cụ tra cứu hiện đại để phục vụ học tập và nghiên cứu khoa học.

Luận văn cung cấp các giải pháp thực tiễn, giúp các nhóm đối tượng trên nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý nguồn lực thông tin trong môi trường giáo dục đại học hiện đại.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức nguồn lực thông tin lại quan trọng đối với thư viện đại học?
    Tổ chức NLTT giúp sắp xếp tài liệu khoa học, tạo thuận lợi cho người dùng tiếp cận nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả khai thác và phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu.

  2. Nguồn lực thông tin điện tử có vai trò gì trong thư viện hiện đại?
    NLTT điện tử mở rộng khả năng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ người dùng khai thác nhanh chóng, đặc biệt phù hợp với xu thế đào tạo trực tuyến và nghiên cứu hiện đại.

  3. Làm thế nào để nâng cao tỷ lệ sử dụng OPAC và ebook tại thư viện?
    Cần tổ chức các chương trình đào tạo, quảng bá rộng rãi, cải tiến giao diện và tính năng của hệ thống, đồng thời cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết để người dùng dễ dàng tiếp cận.

  4. Những khó khăn thường gặp khi tổ chức NLTT truyền thống là gì?
    Khó khăn gồm kho sách hạn chế diện tích, cách sắp xếp chưa khoa học, thiếu hướng dẫn sử dụng, dẫn đến người dùng mất nhiều thời gian tìm kiếm và khai thác không hiệu quả.

  5. Làm thế nào để thư viện có thể chia sẻ nguồn lực thông tin hiệu quả?
    Thư viện cần xây dựng chính sách hợp tác, áp dụng chuẩn nghiệp vụ chung, sử dụng công nghệ để liên kết hệ thống, đồng thời tham gia các đề án liên kết tài nguyên thông tin trong và ngoài nước.

Kết luận

  • Nguồn lực thông tin là yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH TN&MT TP.HCM, đóng vai trò quan trọng trong hỗ trợ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
  • Công tác tổ chức NLTT truyền thống và điện tử hiện còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến khả năng khai thác và phục vụ người dùng.
  • Công cụ tra cứu OPAC và cơ sở dữ liệu điện tử được sử dụng phổ biến nhưng chưa đạt hiệu quả tối ưu do hạn chế về hạ tầng và đào tạo người dùng.
  • Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác NLTT cần tập trung vào cải tiến sắp xếp tài liệu, nâng cấp hạ tầng CNTT, đào tạo nhân lực và đẩy mạnh hợp tác chia sẻ.
  • Nghiên cứu đề xuất lộ trình phát triển trong 1-3 năm tới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng.

Hành động tiếp theo: Ban lãnh đạo Trung tâm cần triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tổ chức đánh giá định kỳ để điều chỉnh phù hợp. Các cán bộ thư viện và người dùng nên tích cực tham gia các chương trình đào tạo và phản hồi để nâng cao hiệu quả khai thác NLTT.