Chương 1 Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Một số khái niệm 1.1 Nguồn lực thông tin Thuật ngữ này dich từ thuật ngữ tiếng Anh "Information Resource". Đây cũng là thuật ngữ mà nội hàm của nó chưa được xác định một cách rõ ràng. Có người cho rằng nó tương đương như vốn tài liệu trong các cơ quan thông tin, thư viện. Người khác lại đưa ra quan điểm NLTT không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu ma còn gồm cả các thành phần khác như nhân lực thông tin, tai lực thông tin.Có người lại đồng nghĩa nó với nguồn tin.
Với ý nghĩa là "nguồn tin": NLTT là loại tài sản cố định đặc biệt, càng được khai thác sử dụng thì càng giàu thêm mà không hè bị hao mòn mất mát đi. Trong đó việc đầu tư, bảo quản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các nguồn tin như tổ chức kho, lưu trữ, quản bảo, xây dựng các mục lục, các CSDL chính là làm tăng thêm giá trị sử dụng của vốn tai liệu cố định đó. Theo từ điển tiếng Việt "nguồn" là nơi bắt đầu, nơi phát sinh ra hoặc là nơi có thé cung cấp, theo đó, nhiều người cho rằng "NLTT" bao ham cả tiềm lực thông tin và khả năng với tới các nguồn tin khác nhau. Nguyễn Hữu Hùng: NLTT là một dạng san phẩm trí oc, trí tuệ của con người, là phần tiềm lực thông tin có cau trúc được kiểm soát và có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng [9, tr.12] UNESCO đưa ra một quan điểm khá hoàn chỉnh về NLTT: NLTT là các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tô chức và ngành công nghiệp thông tin.5] "Ở dạng chung nhất, NLTT được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích lũy được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội.
NLTT phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên được ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức va thực tiễn" [2 tr. Từ định nghĩa này ta thấy có một số điều cần lưu ý. Điều đầu tiên cần khăng định NLTT là tổ hợp các kiến thức, thông tin nhận được và tích luỹ được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người. Nghĩa là NLTT chi là tô hợp các tin khoa học và công nghệ.
Thứ hai, NLTT được thé hiện dưới dạng tài liệu với nhiều hình thức khác nhau. Từ sự xác định trên ta thấy rằng NLTT không thé bao ham cả nhân lực thông tin, tai lực thông tin.Đó là những bộ phận ngang nhau, độc lập với nhau nhưng liên hệ hữu cơ với nhau, ràng buộc lẫn nhau. NL TT, nhân lực thông tin còn là những bộ phận trong khái niệm rộng lớn hơn - cơ sở hạ tầng thông tin. NLTT là một dạng sản phẫm trí óc, trí tuệ của con người, là những thông tin được tổ chức, kiểm soát và có giá tri trong hoạt động thực tiễn của con người, NLTT được coi là phần tích cực của tiêm lực thông tin được tổ chức, kiểm soát sao cho NDT có thê truy cập, tìm kiếm, khai thác , sử dụng dé phục vụ cho các lợi ích khác nhau của xã hội.
Như vậy,về cơ bản các khái niệm "NLTT" được trình bay ở các mục trên là đồng nghĩa với nhau và đều chỉ tới các nguồn tài liệu, sách, báo, đưới mọi định dạng khác nhau và tương tự như khái niệm "nguồn tin". Tuy nhiên, trong một chừng mực nhất định, khái nệm "NLTT " có nội hàm rộng hơn khái niệm "nguồn tin". Lê văn Viết, NLTT có những điểm khác với vốn tài liệu thư viện. Những điểm khác biệt chính sau: - Khác về nơi lưu giữ: NLTT có ở trong các cơ quan thông tin khoa học vả/ hoặc công nghệ (kỹ thuật).
Vốn tài liệu là một trong những bộ phận cấu thành quan trọng của thư viện. - Khác về thành phần: như trên đã nói NLTT bao gồm những dạng tài liệu khác nhau phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người. Ngoài ra, NLTT còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các CSDL của cơ quan thông tin. Vốn tài liệu thư viện là một khái niệm rất phức tạp và do đó có nhiều cách lý giải khác nhau.
Theo tôi, vốn tài liệu thư viện chỉ gồm các tài liệu với nhiều dạng thức khác nhau ma không có bộ máy tra cứu, ké cả các CSDL. Mặt khác, vốn tài liệu thư viện, đặc biệt là của thư viện công cộng, ngoài việc có một phân là NLTT 7 còn có một lượng khá lớn sách văn học, nghệ thuật mà về thực chất không thể coi là "kết quả của nghiên cứu khoa học" được. - Khác biệt về công dụng: NLTT chủ yếu phục vụ việc tra cứu và thông tin cho người dùng. Người dùng của các trung tâm thông tin thường là những nhà chuyên môn với những yêu cầu tin đã xác định.
Trong khi đó nhiệm vụ của von tai liệu thư viện lại rộng lớn hơn nhiều, đặc biệt ở các thư viện công cộng. Nó không chỉ phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công tác quản lý điều hành sản xuất, quản lý xã hội mà còn phục vụ cho đọc giải trí của người dân, bạn đọc. Chính vì thế, các đối tượng bạn đọc của vốn tài liệu thư viện cũng đa dạng hơn, trình độ đào tạo chuyên môn, học van cũng phong phú hơn. Mặc dù vậy, trên thực tế sự khác biệt giữa vốn tài liệu thư viện và NLTT không mang tính nguyên tắc.
Sự hình thành NLTT cũng tuân theo các quy tắc như sự hình thành vốn tài liệu thư viện. Nguyên tắc cơ sở của việc xây dựng NLTT là những tài liệu được đưa vào kho này nhất thiết phải bảo đảm tính phù hợp với nhu cầu và đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin. Thành phần của vốn tài liệu thư viện cũng gồm nhiều loại hình tài liệu như của NLTT: tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử; tài liệu công bó, tài liệu không công bố. Về phương diện chức năng của vốn tài liệu thư viện và của NLTT nhìn chung là đồng nhất.
Cũng chính vì giữa chúng có sự đồng nhất nhiều hơn khác biệt, nên trong thực tế, đã xuất hiện những khuynh hướng nhập hai vốn tài liệu làm một: NLTT - thư viện. Vì vậy dé cho dé thao tác trong việc hiểu khái niệm NLTT trong lĩnh vực thư viện, chúng ta có thé đưa ra công thức: NLTT = vốn tài liệu + bộ máy tra cứu.2 Khái niệm quản lý Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi trường xung quanh nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng các tải nguyên. Các tài nguyên ở đây bao gồm: Con người, tiền, vật chất, năng lượng, không gian, thời gian,. Quá trình quản lý có thể được xác định như một loạt các hoạt động định hướng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản là: xác định mục tiêu, lập kê hoạch đê thực hiện mục tiêu, tô chức và kiêm tra việc thực hiện kê hoạch đó.
8 Quan lý hiện đại cũng là một tinh thần, một thái độ làm việc nhằm hướng tới tính hiệu quả và hợp lý. Quản lý chỉ có hiệu quả khi nó trở thành công việc của mọi thành viên trong tổ chức, ở đó mỗi người có vai trò không thể thay thế được và mỗi người đều phải biết công việc và chịu trách nhiệm về công việc của mình. Hoạt động quản lý bao trùm lên tất cả các hoạt động của một tổ chức, cũng như tat cả các yếu tố vật chất và con người tạo thành tô chức đó. Một nhà quản ly phải lập kế hoạch cho các hoạt động của tô chức mà họ phụ trách, tô chức bé trí nhân sự, chỉ đạo và điều hành các hoạt động, kiểm tra bằng cách đánh giá các thông tin phản hồi và tiến hành điều chỉnh khi cần thiết.
Vì vậy trong bất kỳ tổ chức nào hoạt động quản lý cũng bao gồm các chức năng chủ yếu sau đây. Lập kế hoạch: Bao gom việc xác lập mục tiêu và lập các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để thực hiện mục tiêu. Trong đó bao gồm các công việc xác định mục tiêu trước mắt và lâu dài, hoạch định về chính sách, chiến lược, xác định các phương pháp và tiêu chuẩn. Lập kế hoạch cũng đòi hỏi phải biết nắm bắt và phân tích thời cơ, lựa chọn giải pháp và thiết kế các chương trình để hoàn thành mục tiêu đề ra.3 Quản lý Nguồn lực thông tin Quản ly NLTT là sự tác động có ý thức dé tổ chức TNTT nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin.
Quản lý nguồn TNTT là sự điều chỉnh thành phan, khối lượng và tô chức nguồn TNTT sao cho phù hợp với các nhiệm vụ của thư viện va hứng thú của người sử dụng. Quản ly NLTT là hoạt động có mục dich nhằm xây dựng nguồn TNTT có chất lượng cao và sử dụng nó một cách có hiệu quả. Mục đích của việc quản lý NLTT là đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận trong hệ thống thư viện, đảm bảo cho hệ thống đó hoạt động và phát triển tối ưu. Việc quản lý nguồn TNTT bao gồm tất cả các quá trình bổ sung, tổ chức kho dé xuất chương trình phát triển NLTT cũng như tạo lập, quản lý bộ máy tra cứu tin phù hợp.
Việc quản lý nguồn TNTT là một dạng tương tác của con người với các quá trình của quản lý nguồn TNTT nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng TNTT.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý NLTT 1.1 Cán bộ thư viện Quan lý cơ quan thông tin — thư viện là van dé quan lý của con người nhằm quản lý vốn tài liệu, trụ sở, trang thiết bị, đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin nhưng không ngừng làm giảm nhẹ sức lao động cho đội ngũ cán bộ thư viện — thông tin.