CHƯƠNG I. XÁC ĐỊNH YÊU CẦU Yêu cầu hệ thống ¾ Dựa vào các hoạt động cơ bản của một hệ thống thư viện, ta có thể thấy được những yêu cầu cơ bản của một hệ thống quản lý thư viện là : ¾ Cung cấp cho người quản lý các thông tin về các đầu sách trong thư viện, các đầu sách theo từng thể loại, số sách đang được mượn, số sách rỗi (chưa được mượn)…. ¾ Hỗ trợ việc quản lý thông tin về bạn đọc. ¾ Hỗ trợ cập nhật các thông tin về tài liệu và bạn đọc như: các lần tái bản, thêm sách, thêm bạn đọc, xóa bạn đọc, thay đổi thông tin tài liệu, thay đổi thông tin bạn đọc….
¾ Hỗ trợ người quản lý trong quá trình xác nhận cho mượn và trả sách với bạn đọc. Chức năng ¾ Hỗ trợ nhiều người dùng làm việc đồng thời. Tính dễ dùng ¾ Hệ thống phải hoạt động liên tục 8 giờ/ngày, 6 ngày/tuần, với thời gian ngừng hoạt động không quá 10%. ¾ Hệ thống phải hỗ trợ đến 30 người dùng truy xuất CSDL trung tâm đồng thời bất kỳ lúc nào.
¾ Hệ thống phải có khả năng hoàn tất 80% giao dịch trong vòng 2 phút Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] 6 Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG Quy trình nhập tài liệu Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về. Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận văn, đồ án, giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD. Trong đó, sách là tài liệu chính.
Tác nhân tham gia vào quá trình nhập tài liệu Ban kỹ thuật. Vai trò của quá trình nhập tài liệu − Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu của độc giả − Nguồn tài liệu phong phú Các bước tiến hành − Phân loại tài liệu. Ban kỹ thuật phân tài liệu thành các loại như: + Sách + Báo, tạp chí + Tài liệu tham khảo…. Trong đó, mỗi loại tài liệu được phân theo từng ngành/khoa (khoa học cơ bản, điện – điện tử, cơ khí, động lực, kinh tế, thủy lợi….
− Đánh mã tài liệu: Ban kỹ thuật thực hiện đánh mã cho từng loại tài liệu bao gồm cả mã số và mã chữ. Mã được đánh theo quy định: Theo loại tài liệu, theo ngành sau đó là mã tài liệu. Loại tài liệu được đánh mã vạch gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo. Đối với loại tài liệu sử dụng mã vạch thì ban kỹ thuật sử dụng phần mềm sinh mã tự động cho từng tài liệu theo quy định đã đặt ra.
7 Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Mã được sinh ra không bị trùng lặp. Sau khi đã sinh mã họ sẽ in mã và gán mã cho từng loại tài liệu. − Sắp xếp tài liệu: Gán mã cho từng loại tài liệu xong, ban kỹ thuật sắp xếp tài liệu vào các tủ tài liệu tương ứng (tủ để sách, tủ để báo, tạp chí, tủ để tài liệu tham khảo…). Ban kỹ thuật phân tủ tài liệu ra thành các tầng, giá, kệ để sắp xếp tài liệu theo đúng từng ngành.
Quy trình mượn tài liệu Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả đến mượn tài liệu (trong giờ hành chính). Mượn tài liệu gồm có 2 loại: mượn về và mượn đọc tại chỗ. Số lượng tài liệu được mượn về và mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện. − Độc giả là học sinh, sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình, luận văn, đề cương.
− Độc giả là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm: sách, giáo trình, luận văn, đề cương, đĩa CD, DVD. − Tài liệu không được mượn về, chỉ mượn đọc tại chỗ là báo, tạp chí. Tác nhân tham gia vào quá trình mượn tài liệu Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán bộ nhân viên trong trường). Vai trò của quá trình mượn tài liệu Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc.
Các bước tiến hành: − Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn. − Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu đó trong hệ thống. − Trường hợp tài liệu đó còn trong thư viện, thủ thư yêu cầu độc giả đưa thẻ thư viện. Thủ thư sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc mã vạch từ tài liệu => lấy thông tin về tài liệu đó, đọc mã vạch tù thẻ thư viện => lấy thông tin về độc giả.
Sau đó thủ thư tạo phiếu mượn. Mẫu phiếu mượn tài liệu: 8 Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện THƯ VIỆN TRƯỜNG ………………………………………………. PHIẾU MƯỢN Họ và tên:…………………………………………………………… Đơn vị (lớp): ………………………………………………………. Số sách:……………………………………………………………… Ngày mượn: …….
Nếu độc giả mượn về thì phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu. Đối với độc giả mượn đọc tại chỗ thì phiếu mượn không có hạn trả. Tạo xong phiếu mượn thì thủ thư đưa tài liệu và thẻ thư viện cho độc giả. − Trường hợp tài liệu đó không còn thì hệ thống sẽ thông báo và thủ thư thông báo cho độc giả “Tài liệu bạn yêu cầu không còn”.
− Trường hợp hệ thống thông báo không có tài liệu này. Thủ thư sẽ thông báo cho độc giả “Thư viện không có tài liệu bạn yêu cầu”. Quy trình trả tài liệu Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả trả tài liệu. Trả tài liệu mượn đọc tại chỗ, trả tài liệu mượn về.
Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu Ban thủ thư, độc giả. Các bước tiến hành: Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn đọc tại chỗ − Độc giả đưa tài liệu đã mượn và thẻ thư viện cho thủ thư. − Thủ thư nhận tài liệu và thẻ thư viện, sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc thông tin tài liệu và độc giả, kiểm tra và so sánh thông tin với phiếu mượn. − Thông tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm thì thủ thư đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho độc giả.
− Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: Trả tài liệu bị rách nát, hư hỏng thì bị xử phạt. Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn về − Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư. Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] 9 Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện − Thủ thư kiểm tra tài liệu và sử dụng đầu đọc mã vạch để kiểm tra thông tin tài liệu và độc giả. − Trường hợp độc giả trả tài liệu đúng thời hạn và thông tin tài liệu và độc giả giống phiếu mượn thì thủ thư đánh dấu đã xử lý vào phiếu mượn và trả thẻ thư viện cho độc giả.
− Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: trả tài liệu, tài liệu bị rách nát, hư hỏng thì sẽ bị xử phạt. Sau khi nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí lưu trữ nó. Xử lý độc giả vi phạm Thời gian: Xảy ra khi có độc giả vi phạm mượn trả tài liệu. Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý vi phạm.
Ban thủ thư, độc giả Vai trò của việc xử lý vi phạm − Giảm tỉ lệ vi phạm của độc giả. − Nâng cao tính kỷ luật cho thư viện. Các bước tiến hành: − Độc giả trả tài liệu và bị vi phạm − Thủ thư xử phạt độc giả theo quy định của thư viện + Trường hợp độc giả trả tài liệu không đúng thời hạn quy định. Đối với những độc giả trả tài liệu quá hạn thì sẽ bị khóa thẻ theo đúng quy định của thư.
+ Trường hợp độc giả đánh mất tài liệu bị phạt 100% giá bìa của tài liệu đã mượn. + Trường hợp độc giả đánh rách nát tài liệu, tùy vào tình trạng của tài liệu mà thủ thư phạt. + Trường hợp tiền phạt của độc giả vượt quá 90% giá bìa thì độc giả vửa phải nộp 90% giá bìa và bị khóa thẻ trong khoảng thời gian bằng thời hạn mượn tài liệu đó. Quy trình xử lý tài liệu Thời gian: Xảy ra khi mỗi khi nhập tài liệu về, tiến hành thanh lý vào mỗi năm.
Tài liệu cần xử lý gồm cả tài liệu mới và cũ. Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] 10 Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý tài liệu Ban kỹ thuật Vai trò của việc xử lý tài liệu − Đối với tài liệu mới: Giúp cho thủ thư dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu. − Đối với tài liệu cũ: Giảm bớt tài liệu không còn sử dụng được cho thư viện. Các bước tiến hành − Đối với tài liệu mới: Thực hiện như quá trình nhập tài liệu − Đối với tài liệu cũ: Hàng năm ban kỹ thuật chọn ra các cuốn tài liệu cũ, rách nát, lạc hậu, những cuốn không sử dụng được nữa.
Những cuốn tài liệu này sẽ được bỏ vào kho hoặc thanh lý. Sau khi bỏ các cuốn tài liệu cũ, ban kỹ thuật phân loại và sắp xếp lại tài liệu vào mỗi tủ, mỗi giá sao cho thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và mượn trả. Quy trình tìm kiếm thông tin Thời gian: Xảy ra vào bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu. Tác nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm Admin, ban kỹ thuật, ban lập kế hoạch, ban thủ thư.
Vai trò của việc tìm kiếm − Biết được đầy đủ thông tin về tiêu chí cần tìm − Tìm kiếm nhanh, chính xác. − Nâng cao hiệu quả làm việc Các bước thực hiện: Người dùng lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: − Tìm kiếm tài liệu: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm tài liệu. + Tìm theo dạng tài liệu: Sách, báo - tạp chí, tài liệu điện tử, tài liệu khác. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tài liệu theo từng dạng tài liệu mà người dùng lựa chọn.
+ Tìm tài liệu theo ngành: hệ thống hiển thị danh sách tài liệu theo từng ngành, theo từng chuyên ngành. + Người dùng tìm theo tên, tác giả, nhà xuất bản…Hệ thống sẽ hiển thị cuốn tài liệu có những thông tin đó. Hệ thống sẽ thông báo “Không còn tài liệu này” nếu tài liệu đó đã được độc giả mượn hết.
