Tổng quan nghiên cứu

Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH TP.HCM) là một trong những thư viện công cộng lớn nhất Việt Nam, phục vụ hơn 8 triệu dân cư của thành phố. Từ năm 2010 đến 2014, hoạt động quản lý thư viện đã trải qua nhiều biến động và phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người sử dụng. Vốn tài liệu của thư viện bao gồm hàng nghìn đầu sách, báo, tài liệu quý hiếm và các dạng tài liệu đa phương tiện, trong đó có gần 210.000 trang tài liệu Hán Nôm được số hóa từ năm 2009 đến 2014. Tuy nhiên, việc quản lý hoạt động thư viện còn tồn tại nhiều hạn chế về nhân sự, cơ sở vật chất, kinh phí và công tác nghiệp vụ.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm khảo sát thực trạng quản lý hoạt động tại TVKHTH TP.HCM trong giai đoạn 2010-2014, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý, góp phần phát triển thư viện thành trung tâm thông tin hiện đại, hiệu quả. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại TVKHTH TP.HCM, với dữ liệu thu thập từ các phòng ban chức năng, nhân sự và các báo cáo hoạt động trong giai đoạn trên. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc bổ sung cơ sở lý luận về quản lý thư viện, đồng thời cung cấp các giải pháp thực tiễn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện, phục vụ tốt hơn nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của cộng đồng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý hiện đại và truyền thống, trong đó có:

  • Lý thuyết quản lý theo quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử: Nhấn mạnh vai trò của quản lý trong việc điều phối các nguồn lực xã hội nhằm đạt mục tiêu chung, đồng thời phản ánh mối quan hệ biện chứng giữa chủ thể và khách thể quản lý.
  • Mô hình chức năng quản lý của Fayol: Bao gồm năm chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát, được áp dụng để phân tích các hoạt động quản lý tại thư viện.
  • Khái niệm quản lý nguồn nhân lực và quản lý hoạt động thư viện: Tập trung vào việc tác động đến con người và các hoạt động nghiệp vụ nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành thư viện.
  • Các nguyên tắc quản lý hoạt động thư viện: Nguyên tắc Đảng lãnh đạo, nhà nước quản lý; tập trung dân chủ; thủ trưởng lãnh đạo; kiểm tra thường xuyên; khuyến khích vật chất và tinh thần.
  • Các phương pháp quản lý thư viện: Giáo dục, tâm lý - xã hội, hành chính - luật pháp, tổ chức - điều khiển, kinh tế.

Các khái niệm chính bao gồm: quản lý, thư viện, hoạt động thư viện, quản lý nhân sự, quản lý vốn tài liệu, quản lý kinh phí, quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiệp vụ thư viện.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp cụ thể:

  • Phân tích tổng hợp tài liệu: Thu thập và hệ thống hóa các văn bản pháp luật, báo cáo, tài liệu chuyên môn liên quan đến quản lý thư viện.
  • Phỏng vấn và mạn đàm trao đổi: Thực hiện với cán bộ quản lý và nhân viên thư viện nhằm thu thập thông tin thực tế về công tác quản lý.
  • Quan sát trực tiếp: Đánh giá thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị và hoạt động nghiệp vụ tại thư viện.
  • So sánh: Đối chiếu thực trạng quản lý với các tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc tế và trong nước.
  • Thống kê: Thu thập số liệu về nhân sự, kinh phí, vốn tài liệu, hoạt động số hóa và phục vụ bạn đọc.

Cỡ mẫu nghiên cứu gồm toàn bộ cán bộ nhân viên (105 người) và các phòng ban chức năng tại TVKHTH TP.HCM trong giai đoạn 2010-2014. Phương pháp chọn mẫu chủ yếu là toàn bộ và chọn mẫu có chủ đích đối với các đối tượng phỏng vấn. Thời gian nghiên cứu kéo dài trong 5 năm, tập trung phân tích dữ liệu từ các báo cáo và kết quả hoạt động thư viện.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Quản lý nhân sự: TVKHTH TP.HCM có tổng cộng 105 cán bộ nhân viên, trong đó 45 biên chế chính thức và 60 hợp đồng các loại. Từ 2010 đến 2014, thư viện đã cử 150 lượt cán bộ tham gia đào tạo, tập huấn về chuyên môn, ngoại ngữ, tin học và lý luận chính trị. Tuy nhiên, mức lương hiện tại chỉ đủ duy trì mức sống tối thiểu, gây khó khăn trong việc giữ chân nhân sự chất lượng cao.

  2. Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị: Thư viện sở hữu nhiều phòng đọc với diện tích từ 60 đến 500 m2, trang bị 180 máy tính (59% phục vụ người dùng), hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại và 3 xe lưu động phục vụ vùng sâu vùng xa. Các thiết bị hiện đại như máy scan, máy đọc microfilm, máy in chữ nổi được đầu tư từ các nguồn tài trợ quốc tế. Tuy nhiên, việc nâng cấp và bảo trì còn phụ thuộc nhiều vào ngân sách hạn chế.

  3. Quản lý kinh phí: Kinh phí nhà nước cấp hàng năm chỉ đủ chi cho hoạt động thường xuyên và các kế hoạch đầu tư nhỏ. Kinh phí bổ sung vốn tài liệu năm 2010 chỉ khoảng 1.000 VNĐ, phản ánh sự thiếu hụt nghiêm trọng. Thư viện đã thực hiện xã hội hóa và chuyển đổi sang đơn vị sự nghiệp tự chủ, tạo cơ hội tăng nguồn thu nhưng cũng đặt ra thách thức về hiệu quả hoạt động.

  4. Quản lý vốn tài liệu và nghiệp vụ: Vốn tài liệu đa dạng với hàng nghìn đầu sách, báo, tài liệu quý hiếm, trong đó có hơn 210.000 trang tài liệu Hán Nôm được số hóa từ 2009 đến 2014. Công tác bảo quản tài liệu được thực hiện song song giữa phương pháp truyền thống và hiện đại, với hơn 12.000 cuốn sách được đóng tu bổ và gần 400.000 trang tài liệu số hóa. Tuy nhiên, quy trình số hóa chưa được cập nhật thường xuyên, ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trong quản lý nhân sự chủ yếu do mức lương thấp và thiếu chính sách thu hút nhân tài, điều này phù hợp với báo cáo của ngành thư viện Việt Nam về khó khăn trong giữ chân cán bộ chất lượng. Việc đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị được cải thiện nhờ các nguồn tài trợ quốc tế, tuy nhiên ngân sách nhà nước còn hạn chế, dẫn đến kế hoạch phát triển mang tính ngắn hạn và thiếu đồng bộ.

So sánh với các thư viện lớn trong khu vực, TVKHTH TP.HCM đã có bước tiến trong ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa tài liệu, nhưng vẫn cần nâng cao quy trình và cập nhật công nghệ để đáp ứng xu hướng thư viện số. Việc quản lý vốn tài liệu và nghiệp vụ được thực hiện theo tiêu chuẩn quốc tế như AACR2, DDC, tuy nhiên công tác bảo quản tài liệu quý hiếm cần được chú trọng hơn để bảo tồn giá trị văn hóa lâu dài.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ nhân sự theo loại hợp đồng, biểu đồ kinh phí đầu tư hàng năm, bảng thống kê số lượng tài liệu số hóa và bảo quản, giúp minh họa rõ nét thực trạng và xu hướng phát triển của thư viện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường chính sách thu hút và giữ chân nhân sự chất lượng cao: Xây dựng chính sách lương thưởng cạnh tranh, kết hợp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và phát triển kỹ năng mềm cho cán bộ. Thời gian thực hiện: 1-2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc thư viện phối hợp với Sở Văn hóa và Thể thao TP.HCM.

  2. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại: Ưu tiên mua sắm thiết bị số hóa, máy tính phục vụ người dùng, hệ thống bảo quản tài liệu tự động. Thời gian thực hiện: 3 năm. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc thư viện, phối hợp với các nhà tài trợ và cơ quan quản lý nhà nước.

  3. Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và đa dạng hóa nguồn thu: Áp dụng cơ chế tự chủ tài chính, phát triển các dịch vụ có thu như đào tạo, cho thuê không gian, tổ chức sự kiện văn hóa. Thời gian thực hiện: 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc thư viện và phòng kế toán.

  4. Cải tiến quy trình số hóa và bảo quản tài liệu: Cập nhật công nghệ số hóa, xây dựng quy trình chuẩn, đào tạo nhân viên chuyên sâu về bảo quản tài liệu quý hiếm. Thời gian thực hiện: 1-2 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng kỹ thuật công nghệ và phòng bảo quản.

  5. Nâng cao chất lượng quản lý hoạt động nghiệp vụ: Áp dụng phần mềm quản lý tích hợp, xây dựng quy trình công tác chuẩn, tăng cường kiểm tra, đánh giá định kỳ. Thời gian thực hiện: 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và các trưởng phòng nghiệp vụ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý thư viện và cán bộ quản lý văn hóa: Nhận diện các vấn đề thực tiễn trong quản lý thư viện công cộng lớn, áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý.

  2. Chuyên gia nghiên cứu về quản lý văn hóa và thông tin: Cung cấp cơ sở lý luận và dữ liệu thực tiễn về quản lý hoạt động thư viện trong bối cảnh phát triển công nghệ và xã hội hiện đại.

  3. Sinh viên và học viên cao học ngành Quản lý Văn hóa, Thông tin Thư viện: Tài liệu tham khảo bổ ích cho việc học tập, nghiên cứu chuyên sâu về quản lý thư viện và phát triển nguồn nhân lực.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về văn hóa và thư viện: Hỗ trợ xây dựng chính sách, quy hoạch phát triển ngành thư viện phù hợp với xu hướng hiện đại và nhu cầu xã hội.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản lý nhân sự tại TVKHTH TP.HCM gặp những khó khăn gì?
    Khó khăn chính là mức lương thấp, thiếu chính sách thu hút nhân tài và áp lực đào tạo liên tục. Ví dụ, năm 2010-2014 chỉ có khoảng 150 lượt cán bộ được cử đi đào tạo, chưa đáp ứng đủ nhu cầu phát triển.

  2. Thư viện đã áp dụng những công nghệ nào trong quản lý tài liệu?
    Thư viện sử dụng phần mềm quản trị tích hợp Libol 5.5, máy scan hiện đại, máy đọc microfilm và công nghệ số hóa tài liệu Hán Nôm với hơn 210.000 trang được số hóa từ 2009-2014.

  3. Kinh phí hoạt động thư viện được quản lý như thế nào?
    Kinh phí chủ yếu từ ngân sách nhà nước, nhưng còn hạn chế, chỉ đủ chi cho hoạt động thường xuyên. Thư viện đã thực hiện xã hội hóa và chuyển sang đơn vị tự chủ để tăng nguồn thu.

  4. Công tác bảo quản tài liệu quý hiếm được thực hiện ra sao?
    Thư viện kết hợp bảo quản truyền thống (đóng tu bổ thủ công) và hiện đại (số hóa, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm). Năm 2013, thư viện được đầu tư 9 máy scan hiện đại và áp dụng kiến thức bảo quản do chuyên gia quốc tế hướng dẫn.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động nghiệp vụ thư viện?
    Cần xây dựng quy trình công tác chuẩn, áp dụng phần mềm quản lý tích hợp, tăng cường kiểm tra, đánh giá định kỳ và đào tạo nhân viên chuyên môn. Ví dụ, thư viện đã áp dụng bản mô tả công việc và quy trình công tác cho các phòng ban.

Kết luận

  • Quản lý hoạt động tại TVKHTH TP.HCM trong giai đoạn 2010-2014 đã đạt được nhiều kết quả tích cực về nhân sự, cơ sở vật chất và số hóa tài liệu, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế về kinh phí và quy trình quản lý.
  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý thư viện, đồng thời khảo sát thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý.
  • Các giải pháp tập trung vào cải thiện chính sách nhân sự, đầu tư cơ sở vật chất, đa dạng hóa nguồn thu, nâng cao công tác bảo quản và nghiệp vụ thư viện.
  • Thời gian thực hiện các giải pháp đề xuất từ 1 đến 3 năm, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa ban giám đốc, các phòng ban và cơ quan quản lý nhà nước.
  • Kêu gọi các nhà quản lý văn hóa, chuyên gia và cơ quan quản lý nhà nước quan tâm, áp dụng kết quả nghiên cứu để phát triển hệ thống thư viện công cộng hiện đại, hiệu quả, góp phần nâng cao dân trí và phát triển văn hóa xã hội.