Tổng quan nghiên cứu

Trong hệ thống giáo dục đại học và nghiên cứu chuyên sâu ngành Công an, nguồn lực thông tin giữ vai trò then chốt đối với chất lượng đào tạo cán bộ chỉ huy và chiến sĩ. Tính đến năm 2018, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện thuộc Học viện Cảnh sát nhân dân đang quản lý khối lượng tài nguyên thông tin gồm 35.557 đầu tài liệu, phục vụ quy mô bạn đọc lên tới 14.470 người. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của số lượng tài liệu chuyên ngành cùng yêu cầu đổi mới phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ đã làm bộc lộ nhiều bất cập trong công tác tra cứu. Tình trạng mất tin, nhiễu tin và độ trễ khi cập nhật cơ sở dữ liệu vẫn thường xuyên diễn ra, khiến người dùng gặp nhiều rào cản khi tiếp cận tài liệu gốc, dẫn đến lãng phí nguồn lực tri thức hiện có.

Vấn đề cốt lõi đặt ra là làm thế nào để xây dựng và tối ưu hóa hệ thống công cụ tra tìm, kết hợp hài hòa giữa phương pháp truyền thống và công nghệ hiện đại nhằm giải phóng tiềm năng của kho tư liệu nghiệp vụ. Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện của tác giả Bùi Thị Thúy Quỳnh tập trung nghiên cứu toàn diện bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm trong giai đoạn 2013-2018. Mục tiêu trọng tâm của đề tài là khảo sát thực trạng, đo lường các tham số kỹ thuật của hệ thống mục lục và phần mềm quản trị tích hợp, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao độ chính xác tìm tin đạt trên 90%. Kết quả nghiên cứu đóng vai trò là cơ sở khoa học quan trọng phục vụ Đề án phát triển Thư viện nghiệp vụ Cảnh sát nhân dân giai đoạn 2014-2020, hướng tới mục tiêu tích lũy 100.000 đầu tài liệu trong khuôn viên thư viện hiện đại 12 tầng với diện tích sàn 5.000 m2.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết thu nhận thông tin (Information Retrieval Theory) của Bruce Croft, Donald Metzler, Trevor Strohman và mô hình kiến trúc hệ thống tìm tin của G. Kowalski. Các khung lý thuyết này phân tích sâu cơ chế tương thích giữa biểu thức tìm kiếm của người dùng và các điểm truy cập trong cấu trúc dữ liệu thư viện. Bên cạnh đó, luận văn bám sát các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế như Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5453-1991 về thuật ngữ tìm tin, quy tắc biên mục Anglo-American Cataloguing Rules ấn bản 2 (AACR2), khổ mẫu biên mục máy đọc được MARC21 và Khung phân loại thập phân Dewey ấn bản 23 (DDC 23) được đơn vị áp dụng từ tháng 6/2015 với 10 lớp phân loại chính cùng 4 bảng trợ ký hiệu.

Khung khái niệm của nghiên cứu xoay quanh 5 thuật ngữ then chốt: Bộ máy tra cứu tin truyền thống, Bộ máy tra cứu tin hiện đại, Cơ sở dữ liệu thư mục, Độ chính xác (Precision) và Độ đầy đủ (Recall). Theo nguyên lý tìm tin kinh điển, độ chính xác (tỷ lệ tài liệu phù hợp tìm được trên tổng số tài liệu tìm thấy) và độ đầy đủ (tỷ lệ tài liệu phù hợp tìm được trên tổng số tài liệu thực có trong hệ thống) là hai biến số tỷ lệ nghịch. Để đạt được điểm cân bằng tối ưu, hệ thống tra cứu đòi hỏi tính chuẩn hóa nghiêm ngặt từ khâu phân tích nội dung, gán từ khóa đến thiết kế giao diện truy vấn công cộng trực tuyến (OPAC).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp thu thập từ khảo sát xã hội học và thực nghiệm kỹ thuật, kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp từ báo cáo nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện trong giai đoạn 2013-2018. Luận văn tiến hành phân tích định lượng kết hợp định tính thông qua các bước xử lý thống kê mô tả và đối sánh trực tiếp.

Về quy mô mẫu và phương pháp chọn mẫu, tác giả đã phát ra 400 phiếu khảo sát bằng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng theo các khoa, phòng ban và hệ đào tạo trong toàn Học viện Cảnh sát nhân dân, thu về 385 phiếu hợp lệ, đạt tỷ lệ phản hồi 96,25%. Đối với đánh giá cơ sở dữ liệu, nghiên cứu chọn ngẫu nhiên 100 biểu ghi thư mục trong hệ thống để đối chiếu trực tiếp với tài liệu gốc trong kho. Đồng thời, tác giả thiết lập 15 biểu thức tìm kiếm thực nghiệm đại diện cho các nhóm chủ đề nghiệp vụ công an. Việc lựa chọn phương pháp phân tích thực nghiệm và đối chiếu biểu ghi là cần thiết vì đây là phương thức duy nhất cho phép định lượng chính xác tỷ lệ sai sót kỹ thuật (như phân loại sai, gán từ khóa tự do thiếu kiểm soát) mà các phương pháp khảo sát ý kiến đơn thuần không thể phát hiện được.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện đã chỉ ra những kết quả cụ thể về cả công cụ truyền thống lẫn hệ thống hiện đại:

  • Bộ máy tra cứu truyền thống phân hóa mạnh về nhu cầu: Danh mục tra cứu dạng sách in chỉ phục vụ tại phòng đọc sau đại học bộc lộ nhiều hạn chế khi có tới 67,5% bạn đọc cho rằng không cần thiết phải duy trì. Ngược lại, có tới 92,2% người dùng tin khẳng định nhu cầu cấp thiết của việc khôi phục ấn phẩm thư mục thông báo sách mới định kỳ 02 lần/năm nhằm cập nhật các xuất bản phẩm chuyên ngành.
  • Chất lượng cơ sở dữ liệu thư mục chưa đồng đều: Qua kiểm tra thực nghiệm 100 biểu ghi ngẫu nhiên trên phần mềm quản trị, tỷ lệ biểu ghi đạt chuẩn là 70%, trong khi tỷ lệ biểu ghi mắc lỗi kỹ thuật chiếm tới 30%. Cụ thể, lỗi định từ khóa chiếm tỷ lệ cao nhất với 21%, lỗi xác định chỉ số phân loại DDC chiếm 15%, lỗi bỏ trống hoặc mô tả thiếu trường tóm tắt 520 chiếm 15%, và lỗi nhập máy sai trường dữ liệu chiếm 10%.
  • Hiệu năng tìm kiếm trên phân hệ tra cứu trực tuyến: Qua 15 truy vấn thực nghiệm trên phần mềm TULIP, độ chính xác tìm tin trung bình đạt 81,91%. Kết quả giữa các truy vấn có sự dao động lớn, từ mức tuyệt đối 100% ở các chủ đề chuyên biệt (như ngành nghề kinh doanh có điều kiện) xuống mức thấp 40,8% đối với các chủ đề đa nghĩa (như dịch vụ cầm đồ) và 56,25% đối với tìm kiếm tội phạm đánh bạc do hiện tượng nhiễu tin.

Thảo luận kết quả

Thực trạng tỷ lệ lỗi từ khóa lên tới 21% và chỉ số phân loại sai 15% xuất phát từ việc cán bộ xử lý thông tin chủ yếu sử dụng từ khóa tự do, thiếu sự kiểm soát của một bộ từ điển chuẩn (Thesaurus) chuyên ngành Cảnh sát. Một số lượng lớn biểu ghi hình thành từ giai đoạn trước năm 2012 khi tỷ lệ cán bộ có chuyên môn sâu về thư viện còn thấp (hiện nay chỉ có 9 trên tổng số 23 cán bộ Đội Thư viện và Lưu trữ được đào tạo đúng chuyên ngành, tương đương 39,1%). Sự thiếu nhất quán trong việc tách từ (như tách riêng các từ vô nghĩa thay vì giữ cụm từ hoàn chỉnh) đã trực tiếp gây ra hiện tượng mất tin và nhiễu tin.

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  CƠ CẤU CÁC LOẠI LỖI TRONG 100 BIỂU GHI                |
+-------------------------------------------------------------------------+
|  Loại sai sót kỹ thuật            Tỷ lệ (%)                            |
|  ---------------------            ---------                             |
|  Định từ khóa sai/thiếu chuẩn     [21%] =====================           |
|  Xác định sai phân loại DDC       [15%] ===============                 |
|  Thiếu trường tóm tắt (trường 520) [15%] ===============                |
|  Sai sót nhập máy/lỗi chính tả    [10%] ==========                      |
|  Biểu ghi đạt chuẩn chính xác     [70%] ==============================  |
+-------------------------------------------------------------------------+

Dữ liệu nghiên cứu khi đối sánh với các mô hình thư viện đại học khác cho thấy Trung tâm có lợi thế vượt bậc về cơ sở vật chất nhờ dự án ODA của Cơ quan Hợp tác Quốc tế Hàn Quốc (KOICA) trị giá hơn 2 triệu USD, đưa vào vận hành hệ quản trị thư viện tích hợp TULIP trên nền tảng điện toán đám mây cùng máy quét robot chuyên dụng. Tuy nhiên, do đặc thù bảo mật thông tin nghiêm ngặt của lực lượng Công an nhân dân, hệ thống tra cứu chỉ hoạt động trong mạng cục bộ LAN, hạn chế khả năng liên thông dữ liệu với các thư viện ngoài ngành.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, nghiên cứu đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính hành động nhằm hoàn thiện toàn diện bộ máy tra cứu tin:

  1. Chuẩn hóa và hiệu đính cơ sở dữ liệu điện tử: Đội Thư viện và Lưu trữ cần tiến hành rà soát, chỉnh sửa dứt điểm 30% biểu ghi lỗi trên phần mềm TULIP. Xây dựng và áp dụng thống nhất Bộ từ khóa kiểm soát chuyên ngành Khoa học Công an, chuẩn hóa việc định chỉ số DDC 23, phấn đấu nâng tỷ lệ biểu ghi chuẩn xác lên 95% trước quý 4 năm 2019.
  2. Khôi phục và đa dạng hóa các sản phẩm thư mục: Tái lập công tác biên soạn thư mục thông báo sách mới định kỳ 02 lần/năm và xuất bản các bản thư mục chuyên đề phục vụ đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Đội In và Chế bản tài liệu phối hợp phát hành cả bản in lẫn bản điện tử trên cổng thông tin nội bộ nhằm đáp ứng kỳ vọng của 92,2% bạn đọc.
  3. Thiết lập không gian kho tài liệu tra cứu mở: Ban Giám đốc Học viện cần quy hoạch không gian kho tài liệu tra cứu chuyên biệt tại tầng 6, trang bị hệ thống nhận dạng tần số vô tuyến (RFID), cổng từ an ninh và tích hợp hơn 1.000 đĩa CD-ROM dữ liệu số hóa, tạo điều kiện cho học viên và giảng viên trực tiếp tiếp cận tài liệu gốc nhanh chóng trong năm 2019.
  4. Nâng cao năng lực cán bộ và tăng cường đào tạo người dùng tin: Tổ chức các khóa bồi dưỡng chuyên sâu về chuẩn MARC21 và DDC 23 cho 100% cán bộ nghiệp vụ; đồng thời đưa nội dung hướng dẫn khai thác phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC vào chương trình tuần sinh hoạt công dân đầu khóa cho 12.500 sinh viên và 720 học viên cao học, hoàn thành trong giai đoạn 2019-2020.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của công trình mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng:

  • Lãnh đạo và nhà quản lý thư viện các trường Công an nhân dân và Quân đội nhân dân: Tài liệu cung cấp góc nhìn thực tiễn về việc chuyển đổi hệ quản trị thư viện từ phần mềm nội địa Libol sang hệ thống tiêu chuẩn quốc tế TULIP, cùng các phương án phân bổ nguồn lực kỹ thuật trong tòa nhà thư viện quy mô 12 tầng.
  • Cán bộ biên mục và xử lý thông tin tại các cơ quan thông tin - thư viện: Cung cấp bức tranh chi tiết về các lỗi kỹ thuật thường gặp khi ứng dụng chuẩn phân loại DDC 23, khổ mẫu MARC21 và kinh nghiệm xây dựng bộ từ khóa chuyên ngành nhằm giảm thiểu tỷ lệ lỗi xuống dưới 5%.
  • Học viên cao học, nghiên cứu sinh ngành Khoa học Thư viện và Thông tin học: Luận văn là một case study điển hình về phương pháp luận nghiên cứu thực nghiệm, cung cấp các công thức tính toán và quy trình đo lường độ chính xác (Precision) của hệ thống tra cứu.
  • Giảng viên, nhà nghiên cứu và bạn đọc chuyên ngành Cảnh sát: Hướng dẫn phương pháp khai thác tối ưu các cơ sở dữ liệu toàn văn của hơn 3.000 luận văn, luận án và đề tài khoa học đã được số hóa tại Trung tâm.

Câu hỏi thường gặp

  • Hệ thống quản trị thư viện TULIP có những điểm ưu việt nào so với phần mềm cũ?
    Hệ thống TULIP phát triển trên nền tảng điện toán đám mây, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về biên mục và lưu trữ. Phần mềm cho phép tích hợp tìm kiếm đồng thời mọi cơ sở dữ liệu (sách, báo, tạp chí, luận văn) qua một giao diện web duy nhất, hỗ trợ truy vấn đa ngôn ngữ và tối ưu hóa kết quả tìm kiếm cho hơn 14.000 người dùng trong toàn Học viện.
  • Tại sao tỷ lệ lỗi định từ khóa lại chiếm tỷ lệ cao nhất (21%) trong các biểu ghi được khảo sát?
    Nguyên nhân chủ yếu do cán bộ xử lý thông tin sử dụng phương pháp định từ khóa tự do theo thói quen cá nhân, chưa áp dụng bảng từ khóa kiểm soát chuẩn. Hiện tượng này dẫn đến việc gán các từ đồng nghĩa không thống nhất hoặc tách từ sai quy tắc, làm suy giảm trực tiếp chất lượng của 30% biểu ghi chưa chuẩn xác.
  • Vì sao phần lớn người dùng tin không còn mặn mà với danh mục tra cứu dạng sách?
    Qua khảo sát, 67,5% bạn đọc cho rằng danh mục dạng sách không còn cần thiết vì công cụ này chỉ được đặt cố định tại tầng 6, khả năng cập nhật tài liệu mới rất chậm và không thể hỗ trợ tìm kiếm đa chiều như hệ thống máy tính gồm 20 máy tra cứu trực tuyến được trang bị tại đơn vị.
  • Làm thế nào để nâng cao độ chính xác tìm tin từ mức 81,91% lên trên 90%?
    Để gia tăng độ chính xác tìm tin, giải pháp trọng tâm là tiến hành hiệu đính toàn diện 100 biểu ghi thử nghiệm và các tập tin hồi cố, áp dụng bộ từ khóa kiểm soát chuyên biệt cho ngành Cảnh sát và tổ chức đào tạo kỹ năng xây dựng biểu thức tìm kiếm logic (toán tử Boolean) cho bạn đọc.
  • Đề án phát triển Thư viện nghiệp vụ CAND giai đoạn 2014-2020 đặt ra mục tiêu gì cho nguồn lực thông tin?
    Đề án định hướng xây dựng Trung tâm trở thành thư viện điện tử đầu ngành của lực lượng Công an, đạt quy mô 100.000 đầu tài liệu vào năm 2020 (trong đó có 10.000 đầu tài liệu ngoại văn), đẩy mạnh số hóa tài liệu nội sinh bằng máy quét robot chuyên dụng để mở rộng cơ sở dữ liệu toàn văn.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và tiêu chuẩn kỹ thuật về bộ máy tra cứu tin trong cơ quan thông tin thư viện đại học.
  • Khảo sát thực chứng đã phản ánh chính xác thực trạng của 35.557 đầu tài liệu và đánh giá hiệu năng tra cứu của 14.470 người dùng tin tại Học viện Cảnh sát nhân dân.
  • Đo lường chi tiết tỷ lệ đạt chuẩn 70% của cơ sở dữ liệu và xác định độ chính xác tìm tin trung bình đạt 81,91% qua 15 truy vấn thực nghiệm.
  • Hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ mở ra lộ trình cụ thể nhằm nâng cao chất lượng xử lý thông tin và tối ưu hóa hệ quản trị TULIP trong giai đoạn 2019-2020.
  • Công trình đóng góp thiết thực vào chiến lược phát triển thư viện số hiện đại của ngành Công an nhân dân trong thời kỳ chuyển đổi số.

Bạn đọc, cán bộ quản lý và các nhà nghiên cứu quan tâm có thể khai thác trực tiếp toàn văn công trình nghiên cứu tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, Học viện Cảnh sát nhân dân để tham khảo chi tiết phương pháp luận và bộ công cụ khảo sát thực nghiệm.