Chương 1 BỘ MÁY TRA CỨU TIN VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN, HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN 1. Lý luận chung về bộ máy tra cứu tin 1. Khéi niệm bộ máy tra cứu tin ~ Khải niệm tra cứu tin Hiện nay, ở Việt Nam cũng như trên thể giới, khái niệm “tra cứu tin” được diễn đạt bằng nhiều thuật ngữ khác nhau như “tra cứu tin”, “tra cứu thông tin” (information retrieval), “tim tin” (information search). Tuy được sử dụng bởi các thuật ngữ khác nhau, nhưng bản chất khái niệm không thay đổi, đều nhằm diễn đạt quá trình tìm kiếm trong một tập hợp thông tin nào đó để rút ra những thông tin, tà liệu thỏa mãn nhu cầu của con người.
‘Theo TCVN 5453-1991, tìm tin là quá trình lựa chọn và lấy ra từ một tập hợp tài liệu hay mảng tin nào đó những tài liệu, thông tin thích hợp với nội dung yêu cầu tin [11] Trong, cuốn "Cơ sở thông tin học” được xuất bản bởi Viện thông tin Khoa học toàn Liên bang (VINITI), các tác giả đã định nghĩa. “Tìm tin là một tập hợp các công đoạn được thực hiện với mục đích tìm ra những tài liệu có chứa thông tin nhất định hoặc với mục đích cung cắp các số liệu cụ thể để trả lời các câu hỏi được định trước” [29] ‘Trong cudn“An Introduction to Information Retrieval”.- ban Online edition nam 2009, tác giả cuốn sách cho rằng. im tín là tìm những tài liệu có bản chất không cầu trúc (thường là dạng văn bản) thỏa mãn một nhu cầu thông tin từ một bộ sưu tập tài liệu lớn (thường lưu trữ trong máy tính) 30]. Như vậy có thể hiểu tìm tin hay tra cứu tin là quá trình so sánh những yếu tố đặc trưng của yêu cầu tin với những.
yếu tổ đặc trưng của tài liệu nhằm xác định sự tương hop về nội dung, ý nghĩa giữa chúng và lựa chọn các tài liệu thỏa man yeu cầu. Trong luận văn này, tác giả dùng thuật ngữ "tra cứu tin” để diễn dạt khái niệm trên 'Việc tra cứu tin hay tìm tin như vậy luôn phải được thực hiện thông qua một công cụ được gọi là hệ thống tim tin hay còn cũng còn được gọi là bộ máy tra cứu tin. ~ Khải niệm bộ máy tra cứu tin Khái niệm hệ thống tìm tin và khái niệm công cụ tra cứu tin có ý nghĩa tương đồng và về bản chất là giống nhau, đều được dùng để chỉ một loại công cụ mà thông qua công cụ đó người dùng tin có thể tìm kiếm được thông tin, tài liệu để thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình. Khái niệm “hệ thống tim tin” được dùng phổ biển trong các tải liệu chuyên ngành thông tin khoa hoc (information science), còn khái niệm “bộ máy tra cứu tin” gin day thường được sử dụng trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan thông tin - thư viên nước ta.
Dưới đây là một số định nghĩa tiêu biểu cho các khái niệm nêu trên: ‘Theo TCVN 5453-1991, “hệ thống tìm tin” là hệ \g được xây dựng nhằm tạo điều kiện cho việc tìm tin [ II]. Hé théng tim tin, theo D.B Cleveland định nghĩa * hệ thống tìm tin là một công cụ thực hiện quá trình tìm tin [31] 12 “Trong cuốn chuyên khảo “Cơ sở thông tin học” của Viện thông tin VINITI, "hệ thống tim tin được hiểu là tổ hop các thành phần liên kết với nhau được sử dụng, trong một mảng tin nào đó thông tin đáp ứng yêu cầu tin được đặt ra. cho hệ thống” [29], 'Về khái niệm bộ máy tra cứu tin, tác giả Nguyễn Văn Thiên cho rằng “bộ máy tra cứu tin là tập hợp các công cụ, phương tiện giúp ích cho việc tìm kiếm thông tin và tài liệu, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc” [20]. Bộ máy tra cứu tin được định nghĩa là tập hợp các công cụ cho phép truy tìm đến tài liệu của thư viện.
Nó được coi sương phản chiếu vốn tài liệu và là cầu nối giữa NDT và kho tải u của thư viện, giữa NDT với CBTV. im kiếm được các tài liệu mình cần một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời, lượng phục vụ người dùng tin trong các cơ quan TT - TV. + Chức năng của bộ máy tra cứu tin: BMTCT là một công cụ để thực hiện việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin, có nhiệm vụ cho phép người dùng tin tim kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. + Yêu cầu đối với bộ máy tra cứu tin Bộ máy tra cứu tin phải tương hợp với các nguồn lực thông tin về nội dung, hi thức, phản ánh đầy đủ các khía cạnh.
của nguồn lực thông tin; điều ấy có nghĩa là bộ máy tra cứu tin của một đơn vị nào đó phải phản ánh một cách trung thực và toàn diện vốn tài liệu của đơn vị ấy. 'Bộ máy tra cứu tin phải phủ hợp với tập quán sử dụng thông tin của người dùng tỉn. Bộ máy tra cứu tin là để phục vụ người dùng tin tìm kiếm thông tỉn, do vậy bộ máy tra cứu tìn phải thân thiện với người sử dụng, để họ dễ dàng làm quen và sử dụng. + Phân loại bộ máy tra cứu tin Bộ máy tra cứu tin có thể được chia thành các dạng chính sau: Bộ máy tra cứu tin thủ công: là các loại công cụ tim tin don giản, việc tìm kiếm thông tin thường được thực hiện bằng tay.
BMTCT thủ công bao gồm hệ thống tủ phiếu mục lục, các thư mục in, kho tài liệu tra cứu, hồ sơ câu trả lời bạn. đọc “Trong bộ máy tra cứu tin thủ công, thành phần quan trọng nhất là hệ thống mục lục, bao gồm hai thành tố cơ bản là mục lục chữ cái và mục lục phân loại. ‘Theo tac gia Lé Van Viết “MLCC là mục lục thư viện trong đó các phích mô tả thư mục được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ tên tắc giả, tên cơ quan tổ chức - tác giả tập thể hoặc là tên các ấn phẩm và tải liệu khác” [33]. Còn theo tác giả 'Ngô Thanh Thảo *MLCC là mục lục thư viện trong đó các phích mô tả thư mục dược sắp xếp theo trật tự chữ cái tên tác giả, tên cơ quan tổ chức - tác giả tập thể hoặc là tên các ấn phẩm” [28].
Mục lục chữ cái có chức năng phản ảnh đầy đủ vốn tài liệu của thư viện, cho phép tìm tác phẩm của cùng một tác giả, tìm các lần xuất bản khác nhau của cùng một tác phẩm. Mục lục phân loại là mục lục mà trong đó các phích mô tả thư mục được sắp xếp theo các ngành trí thức, các bộ môn khoa học phù hợp với hệ thống bảng phân loại thư viện -thư mục mà thư viện dang sử dụng [28] 13 ‘Theo các chuyên gia, bộ máy tra cứu tin thủ công chỉ có thể sir dung để tìm tin một cách hiệu quả trong các mảng tìn chứa dưới 100. Với các thư viện lớn, có vốn tài liệu hàng trăm nghìn tài liệu, việc tổ chức hệ thống mục lục khá công kềnh và. việc tìm tin của đọc giả đòi hỏi nhiều thời gian hơn.
Bộ máy tra cứu tin cơ khí hóa: là các công cụ tìm tin đã được tự động hóa một phần, tuy nhiên việc tìm tin vẫn được thực hiện chủ yếu bằng tay, đó là các công cụ tìm tin bằng phiếu lỗ (phiều lỗ mép hay phiếu lỗ soi). Bộ máy tra cứu. tin cơ khí hóa thường thích hợp với những mảng tìm khoảng dưới 5000 tài liệu. Bộ máy tra cứu tin tự động hóa là bộ máy tra cứu tin dựa trên máy tính điện tử, thong tin dưới dạng các cơ sở dữ liệu và được lưu trong bộ nhớ của máy tính.
CSDL là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được cấu trúc 'hóa và được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm. giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng [20] 'CSDL được xây dựng nhằm phục vụ cho việc thu thập, lưu trữ, khai thác, sử dụng trao đổi, phổ biển thông tin. điểm nỗi bật của CSDL là thông tin chỉ cần xử lý một lần nhưng có thể sử dụng nhiều lần với nhiều mục đích khác nhau, “Xết theo tính chất phản ánh thông tin tượng, CSDL có thể chia các loại sau: 'CSDL thư mục là tập hợp các biểu ghi thư mục về các loại hình tài liệu giúp cho việc truy cập đến tài liệu gốc. CSDL dit kign là loại mà thông tin được phản ánh là các thông tin dữ kiện dưới dạng số liệu, văn bản, hình ảnh, âm thanh.
'CSDL toàn văn là loại CSDL chứa các thông tin gốc của tà liệu - toàn bộ văn bản của tài liệu nhằm giúp cho việc. tra cứu và truy cập tới bản thân thông tin được phản ánh [17, tr84] Hiện nay, do khả năng lưu trữ của máy tính diện tử rất lớn, nên bộ máy tra cứu tin tự động hóa ngày nay có thể nói là thích hợp với mọi mảng tìm, về nguyên tắc, không giới hạn độ lớn của cơ sở dữ liệu. 'Tuy nhiên hiện nay, trong các cơ quan thông tin thư viện Việt Nam, bộ máy tra cứu tin cơ khí hóa hầu như không được áp dụng và phổ biến, vi vay chỉ còn lại 2 dạng là bộ máy tra cứu tin thủ công (và cũng được gọi là bộ máy tra cứu tin truyền thống) và bộ máy tra tra cứu tin tự động (hay còn được gọi là bộ máy tra cứu tin hiện đại). Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bộ máy tra cứu tin BMTCT có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện.
BMTCT được xây dựng với chất lượng, tốt sẽ giúp cho người dùng tin nhanh chóng, dễ dàng tìm được những thông tin họ cần trong vốn tài liệu của thư viện, nếu. bộ máy tra cứu tin được thiết kế không hợp lý, dữ liệu được mô tả không chính xác, không được cập nhật sẽ ảnh hưởng nhiều đến kết quả tìm và như vậy cũng chính là ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của thư viện. Chính vì vậy, chất lượng. BMTCT là điều mà các thư viện luôn quan tâm xây dựng.
Chất lượng bộ máy tra cứu tin phụ thuộc vào các yếu tổ sau: ~ Chất lượng xử lý thông tin Trong bắt kỳ một thư viện nào, chất lượng xử lý thông tin là yếu tố quan trọng để đánh giá chất lượng hoạt động. của thư viện.
