Chương 1: Co sở lí luận về từ khóa và khái quát về Thư viện trường Dai học Thương mại. Chương 2: Thực trạng sử dụng từ khóa tại Thư viện Trường Đại học Thương mại. Chương 3: Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng từ khóa tại Thư viện Trường Đại học Thương mại. CƠ SỞ LÍ LUẬN VE TU KHÓA VÀ KHÁI QUÁT VE THU VIEN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI 1.
Cơ sở lí luận về từ khóa trong hoạt động thư viện 1. Khái niệm, vai trò của từ khóa “ Khai niệm từ khóa Từ khóa là từ hoặc cụm từ 6n định, đơn nghĩa được sử dụng dé mô tả nội dung chính của tài liệu và đề tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu.17] s* Chức năng của từ khóa: tu khóa có 2 chức năng chính đó là chức năng thông báo nội dung tải liệu và chức năng tìm tin.17] + Chức năng thông báo nội dung tài liệu: từ khóa có kha năng biểu thị những khái niệm quan trọng nhất của nội dung tải liệu. Tập hợp các từ khóa của một tài liệu phản ánh day đủ, cô đọng những thông tin cơ bản về nội dung tai liệu. + Chức năng tìm tin: mỗi một từ khóa là một điểm truy nhập chính về nội dung của tài liệu trong các cơ sở dữ liệu.
Đó là cơ sở dé người dùng tin có thé tìm được tài liệu đó. s* Vai trò của từ khóa Từ khóa có các vai trò sau: + Tăng cường tìm kiếm: từ khóa giúp người dùng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. + Mô tả nội dung: từ khóa giúp mô tả và năm bắt nội dung chính của một tài liệu. Nhờ vậy, người dùng có thé dé dàng hiểu được nội dung tong quan của tài liệu mà không cần phải đọc toàn bộ.
+ Tạo chỉ mục: trong thư viện số, từ khóa giúp tạo chỉ mục cho tải liệu, giúp việc truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và chính xác. + Liên kết thông tin: từ khóa có thé được sử dụng dé tạo liên kết giữa các tài liệu có nội dung hoặc chủ đề liên quan, giúp người dùng dé dàng mở rộng kiến thức và tìm hiểu thêm. + Hỗ trợ quản lí: từ khóa cũng giúp thư viện trong việc quan lí và kiếm soát bộ sưu tập tài liệu của mình, đồng thời cũng hỗ trợ việc thông kê và báo cáo. Phân loại từ khóa Căn cứ vào đặc điểm từ vựng và chức năng, người ta phân loại từ khóa theo một số tiêu chí cơ bản sau [16, tr.69-71]: *%* Phân loại từ khóa theo tiêu chi từ vựng: + Từ khóa là danh từ: đây là loại từ khóa có số lượng lớn nhất trong các loại từ khóa dé tìm tin.
Ví dụ: người lao động, công nhân, nông dân. + Từ khóa là động từ được danh từ hóa như: sản xuất, bảo quản, chế biến, nghiệm thu. + Từ khóa là cụm từ gồm động từ kết hợp với danh từ như: vận tải hàng hóa, trồng rừng, dự báo thời tiết. + Từ khóa là cụm từ gồm danh từ kết hợp với tính từ như: kim loại nặng, cá nước mặn, thư viện điện tw.
s* Phân loại xét theo tiêu chí tải trọng nội dung thông tin trong tài liệu: + Từ khóa chính: để mô tả đối tượng nghiên cứu chính của chủ đề nội dung tải liệu. + Từ khóa phụ: là từ khóa mô tả các phương diện nghiên cứu của đối tượng. + Từ khóa địa lí: chỉ địa danh là chủ đề nghiên cứu của tai liệu hoặc nơi xảy ra sự kiện/ van dé nghiên cứu được đề cập trong nội dung tải liệu. + Từ khóa nhân vật: chỉ tên người là chủ đề nghiên cứu hoặc được đề cập đến trong nội dung tài liệu.
+ Từ khóa thời gian: phản ảnh thời gian/khoảng thời gian của vấn đề được đề cập đến trong nội dung tải liệu. s* Phân loại theo phương pháp định từ khóa: + Từ khóa tự do: là tự khóa do người xử lí nội dung tải liệu tự suy xét và ĐTK theo cách của mình. + Từ khóa kiểm soát: là từ khóa ma người xử lí lựa chọn thong nhất theo một công cụ kiểm soát từ vung nao đó. Mô tả nội dung tài liệu bằng từ khóa “ Khái niệm Mô tả nội dung tài liệu bang từ khóa hay còn gọi là DTK tai liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung chính của tài liệu băng một hoặc 16 nhiều từ khóa - điểm tiếp cận tìm tin độc lập nhăm mục đích lưu giữ và tìm tin theo phương pháp tự động hóa [16, tr.
Mục đích giúp thư viện tạo lập các điểm truy cập thông tin đến các CSDL của thư viện. Từ đó giúp NDT có thể tìm được tài liệu một cách dé dàng, nhanh chóng thông qua hệ thống tim tin tự động. s* Qui trình mô tả nội dung tài liệu bang từ khóa Phân tích chủ dé, Dịch sang L—> Trình bày trích rút thông tin ngôn ngữ TK V Bưóc 1: Phân tích chủ đề tài liệu, trích rút thông tin Mục đích của phân tích chủ đề tài liệu để xác định rõ đối tượng, phương diện nghiên cứu của đối tượng và phương pháp nghiên cứu được đề cập đến trong nội dung tài liệu đó. Đề xác định được nội dung tải liệu, cán bộ thư viện cần thực hiện việc đọc lướt tài liệu.
Đề việc đọc thu được kết quả tốt đồng thời lựa chọn được các từ khóa chính xác thì cán bộ thư viện cần phải tập trung đọc vào các phần tử mang nhiều thông tin về nội dung tai liệu như: nhan đề tài liệu, mục lục, lời giới thiệu, bai tóm tắt, chú giải,. Trong trường hợp đã đọc lướt các phần tử mang thông tin như trên mà vẫn không xác định được nội dung tài liệu là gì thì cán bộ thư viện cần tiền hành đọc toàn văn tài liệu. Thông thường đối với các tài liệu khoa học, ta có thé xác định được ngay chủ dé chính của tài liệu thong qua nhan đề của tài liệu đó. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp chỉ đọc nhan đề tài liệu thì vẫn khó xác định được chủ đề nghiên cứu của tài liệu vì nhan đề rất chung chung hoặc theo nghĩa bóng, theo cảm xúc.
V Trích rút thông tin Sau khi đọc tài liệu, cán bộ thư viện cần xác định các khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu đó bao gồm: đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu. 17 Đối tượng nghiên cứu của tài liệu luôn trả lời cho câu hỏi: tài liệu đề cập/nghiên cứu về cái gì, về van đề gì? [16, tr. Đối tượng nghiên cứu của tài liệu có thé là những sự vật cụ thể, hiện tượng, các khái niệm, các ngành khoa học.hoặc cũng có thé là các danh nhân nồi tiếng hoặc các địa danh. Phương diện nghiên cứu của doi tượng: Mỗi một đối tượng thường được nghiên cứu ở nhiều phương diện khác nhau.
Các phương diện nghiên cứu thường trả lời cho các câu hỏi: đối tượng được nghiên cứu ở khía cạnh nao, khi nào, bằng phương pháp gì và ở đâu .77] V Bước 2: Dich sang ngôn ngữ từ khóa Mục đích yêu cau: Chuyên đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu được thé hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên của tài liệu sang dang thể hiện bằng ngôn ngữ từ khóa.80] Biện pháp thực hiện: có hai cách lựa chọn từ khóa để mô tả khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu bao gồm: + DTK tự đo: trên cơ sở việc xác định được các đối tượng và phương diện, phương pháp nghiên cứu, cán bộ ĐTK tự lựa chọn và đưa ra từ khoá phù hợp cho nội dung tài liệu mà không có sự trợ giúp của các phương tiện kiểm soát từ vựng. Các từ khóa được lựa chọn mô tả nội dung tải liệu phải đảm bảo đúng theo các yêu cầu đối với thuật ngữ khoa học, đồng thời phải là thuật ngữ chuyên môn của các ngành, các lĩnh vực. + ĐTK có kiểm soát: cán bộ thư viện dựa trên các phương tiện kiểm soát từ vựng dé lựa chon được các từ khóa phản ánh chính xác đối tượng nghiên cứu và các phương diện nghiên cứu của tai liệu. Các phương tiện kiểm soát từ vựng có thể là: Bộ từ khóa chuyên ngành hoặc đa ngành, từ điển từ chuẩn chuyên ngành hoặc đa ngành, bảng đề mục chủ đề.
V Bước 3: Trinh bày từ khóa: sau khi xác định được các từ khóa đặc trưng cho nội dung tài liệu, cán bộ thư viện phải sắp xếp từ khóa dé điền vào các trường tương ứng trong CSDL. Việc sắp xếp từ khóa theo trọng số thông tin trong các trường của CSDL sẽ giúp NDT có được những nhận dạng cơ bản ban đầu về nội dung tài liệu mà chưa cân tham khảo các yêu tô khác của biêu ghi. 18 Theo các tác giả Trần Thị Quý, Nguyễn Thị Đào [16, tr.116] có ba cách sắp xếp từ khóa trong biểu ghi các CSDL: + Thứ nhất, các từ khóa được trình bày trong biểu ghi có phân biệt trường từ khoá chính, từ khoá phụ. + Thứ hai, các từ khóa được sắp xếp trong biểu ghi không phân biệt trường khóa chính và từ khoá phụ.
+ Thứ ba, các từ khóa trong biểu ghi được sắp xếp theo thuật ngữ chủ đề của khổ mẫu MARC21. Tim tin theo từ khóa V Khái niệm tim tin theo từ khóa Theo tác giả Nguyễn Viết Nghĩa [15]: “Tìm tin là quá trình so sánh những yếu tố đặc trưng của yêu cầu tin với những yếu tố đặc trưng của tài liệu nhằm xác định sự tương hợp về nội dung, ý nghĩa giữa chúng và lựa chọn ra các tài liệu thỏa mãn yêu cầu của người dùng”. Tìm tin theo từ khóa là việc kết hợp các từ khóa với các toán tử tìm tin để tạo lập các biểu thức tìm trong hệ thống thông tin của các thư viện và cơ quan thông tin. V Qui trình tìm tin theo từ khóa Một trong những vai trò quan trọng của từ khóa là giúp người dùng có thé tìm kiếm thông tin về nội dung tài liệu một cách dé dang.
Dé tìm tin theo từ khóa có hiệu quả, ta cần thực hiện ba bước như sau: - Bước 1: xác định yêu cầu tin dé thực hiện được việc tìm tin theo từ khóa trước hết NDT cũng như cán bộ thư viện phải xác định được yêu cầu tin của NDT. Yêu cầu tin của người dùng có thé được thé hiện đưới dạng văn bản (phiếu yêu cầu) hoặc lời nói. Cán bộ thư viện cần trao đổi thật kĩ với NDT dé xác định chính xác đối tượng nghiên cứu hoặc các khía cạnh của đối tượng nghiên cứu mà người dùng tin cần tìm.