Chương I BQ MAY TRA CUU TIN VOI HOAT DONG CUA TRUNG TAM THONG TIN THƯ VIỆN VIỆN NGHIÊN CỨU DONG BAC A. 8 bo may tra cứu tin 1. Khái niệm bộ máy tra cứu tin BMTCT là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tìm, cung. cấp các thông tin, tài liệu, dữ kiện phù hợp với diện đề tài bao quát của cơ quan TTTV, đáp ứng yêu cầu tin của NDT; là công cụ giúp NDT tìm kiếm và lựa chọn những thông tin phù hợp nhu cầu của họ.
Vì vậy BMTCT chiếm vị trí vô cùng quan trọng trong bất kỳ một thư viện nào dù đó là một thư viện nhỏ hay là thư viện lớn [10, tr.71] Trong các văn bản pháp luật về thư viện Việt Nam có quy định thư viện có chức năng nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thu thập tàng trữ, tổ chức việc khai thác sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm tuyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tằng lớp nhân dân; góp phần nâng cao dân trí, đảo tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa dat muse [6, tr.18] Để khai thác vốn tài liệu thư viện một cách hiệu quả nhất, mỗi thư viện cần phải xây dựng cho mình một BMTCT hoàn chỉnh. Đối với cán bộ thư viện, BMTCT là phương tiện khai thác nguồn tài liệu để trả lời NDT, giới thiệu vốn tài liệu của thư viện tới họ. BMTCT chính là cầu nối giữa NDT với vốn tài liệu của thư viện. BMTCT giúp cán bộ thư viện quản lý, nắm bắt vốn tài liệu hiện có trong thư viện.
Từ đó phổ biến và phục vụ tải liệu phủ hợp với yêu cầu tin cụ thể của NDT được chính xác hơn. Đối với NDT, BMTCT là 13 công cụ, phương tiện tìm kiếm và lựa chọn những tải liệu, thông tin phù hợp. thỏa mãn yêu cầu của mình. Như vậy BMTCT là một thành phần quan trọng.
tạo nên sức mạnh nguồn lực thông tin của thư viện và cơ quan thông tin; là nền tảng của hoạt động phục vụ tra cứu tin cũng như việc biên soạn các bản thư mục và nhiều hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác của cơ quan TTTV. Trên cơ sở các hình thức lưu trữ thông tin, BMTCT được chia thành hai loại là BMTCT truyền thống và BMTCT hiện đại. BMTCT truyền thống gồm các thành phần như HTML, kho tài lệuiệ tra cứu, hồ sơ trả lời bạn đọc, các bộ phiếu tra cứu thư mục, các bộ phiếu tra cứu dữ kiện.71] HTML là một trong những công cụ quan trọng nhất để NDT và cán bộ tra cứu tìm tài liệu và sưu tầm tài liệu. HTML lưu trữ và phản ánh toàn bộ kho sách của thư viện, đây là nguồn thông tin quan trọng của công tác tìm tin.
HTML có thể giúp NDT tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được thời gian và công sức, đồng thời tăng cường khả năng khai thác tối đa nguồn lực thông tin trong các thư viện và cơ quan thông tin. Kho tài liệu tra cứu giữ một vị trí quan trọng trong BMTCT của các thư viện và cơ quan thông tin. Đối với NDT, kho tài liệu tra cứu giúp họ tìm hiểu, tham khảo từ những vấn đề chung nhất như nền văn minh các châu lục, quốc gia. cho đến những nội dung cụ thể, chỉ tiết như tên tuổi danh nhân hay cách đối nhân xử thế trong cuộc sống.
Kho tài liệu tra cứu có tác dụng. giúp NDT tìm tài liệu một cách sát thực, tuy nhiên nó lại cồng kềnh nên số lượng tài liệu bị hạn chế. BMTCT hiện đại gồm các CSDL lưu trữ thông tin, các phần cứng, phần mềm để NDT truy cập và khai thức dữ liệu. CSDL trên máy tính giúp NDT tra cứu thông tin được nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn, khắc phục được những nhược điểm mà HTML mắc phải.
Tuy nhiên, để tra cứu trên 14 mục lục hiện đại đồi hoi NDT phải có trình độ về tin hoc. BMTCT truyền thống và hiện đại cùng tồn tại và bô sung, hỗ trợ cho nhau giúp thư viện, cơ quan thông tin và NDT thực hiện tốt các dịch vụ tra cứu thông tin. Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỳ thuật và công nghệ đã thúc đẩy thông tin phát triển nhanh chóng mà chúng ta gọi đó là hiện tượng bùng nổ thông tin. Do đó việc tìm kiếm khai thác thông tin vô cùng khó khăn.
Vì vậy BMTCT càng trở nên quan trọng giúp NDT khai thác kho tàng trí thức khổng lồ theo mục đích sử dụng của mình. Có thể nói, BMTCT là một cuốn cấm nang giúp NDT thỏa mãn yêu cầu tìm kiếm tài liệu và thông tin của họ. Nếu không có BMTCT thi NDT chẳng khác nảo nhìn thấy kho báu ngay trước mặt mà không có lối đi đến kho báu đó. Cũng như các cơ quan TTTV khác, BMTCT đóng vai trò hết sức quan trọng trong thư viện VNC ĐBA.
Thư viện có vốn tài liệu đa dạng về hình thức, ngôn ngữ, phong phú về nội dung. Ngoài ra thư viện có đối tượng NDT với nhu cầu tin rất phong phú và đa dạng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Cho nên việc tìm kiếm thông tin để phục vụ tốt NDT không hề đơn giản. Thông qua BMTCT được xây dựng tại thư viện của Viện, NDT mới được đáp ứng các yêu cầu tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
BMTCT không chỉ là cầu nói giữa nguồn lực thông tin và NDT mà còn giúp cán bộ thư viện năm bắt một cách toàn diện vốn tài liệu của thư viện mình để từ đó đưa ra kế hoạch bổ sung, chỉnh lý và chiến lược hoạt động phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của thư viện. Nhận thức rõ vai trò quan trọng của BMTCT trong hoạt động của cơ quan thư viện thông tin, cán bộ thư viện VNC ĐBA rất chú trọng tới việc xây dựng BMTCT hoàn chinh nhằm phục vụ NDT một cách hiệu quả nhất. Hiện nay BMTCT tại thư viện Viện được xây dựng với mô hình như sau 15 BMTCT BMTCT truyền thống NThiện đại HTML Kho tài CSDL Phần Website của liệu tra mềm ‘VNC DBA cứu. Yêu cầu đối với bộ máy tra cứu tin Từ kết quả điều tra, phân tích nhu cầu và tập quán tra cứu tin của NDT tại Thư viện, có thể kết luận rằng để thỏa mãn nhu cầu tra cứu, BMTCT của “Thư viện phải đảm bảo những yêu cầu sau: ~ Đảm bảo tính đầy đủ.
Để thỏa mãn nhu cầu tra cứu thông tin của NDT, BMTCT thông tin phải đảm bảo tính đầy đủ, có nghĩa là phải có đầy đủ các bộ phận cấu thành BMTCT truyền thống và hiện đại như kho tài liệu tra cứu, HTML, hệ thống cơ sơ dữ liệu, hệ thống mạng LAN, WAN, Internet. Trong đó, trước hết cần hoàn thiện BMTCT truyền thống để phù hợp với trình độ, tập quán tra cứu của NDT. ~ Đảm bảo tính cập nhật. BMTCT phải được cập nhật thường xuyên.
Cần phải loại ra khỏi BMTCT những thông tin, tài liệu lỗi thời, ít được sử dụng và bổ sung vào đó những thông tin mới phủ hợp với đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương và đất nước. ~ Đảm bảo tính thân thiện. BMTCT phải được tổ chức một cách khoa học, rõ ràng, dễ hiểu, dễ sử dụng, hiệu quả tìm kiếm cao. - Dam bảo tính hiện đại.
BMTCT cần phải đảm bảo tính hiện đại về trang thiết bị, cầu trúc thông tin. Đồng thời cũng phải có sự hướng dẫn sử dụng một cách khoa học, rõ ràng, giúp NDT nâng cao được năng lực và hiệu quả của công tác tra cứu [15, tr. Tiêu chí đánh giá chất lượng bộ máy tra cứu tin Đánh giá chất lượng của BMTCT được dựa trên các tiêu chí nhất định. Căn cứ vào những nghiên cứu của các anh chị di trước và thực tiễn công việc, tác giả đưa ra 04 tiêu chí cơ bản được xem xét, đánh giá BMTCT của Trung tâm TTTV VNC ĐBA là Hai tham số: Độ đầy đủ là sự phản ánh đầy đủ vốn tài liệu trong thư viện, không chỉ là dạng sách mà cả những tài liệu nghe nhìn, tài liệu nghiên cứu điền đã, bài trích báo, tạp chí.
hay toàn bộ những tài liệu có trong thư viện. Những thông tin về các dạng tài liệu đó phải được phản ánh một cách đầy đủ; Độ chính xác là sự phản ánh chính xác nội dung thông tin được đề cập trong tài liệu liên quan đến đối tượng tìm kiếm có trong Thư viện [10, tr.146], [28, tr60] Hai phương diện: Chất lượng mô tả phải phản ánh đủ các yếu tố mô tả đảm bảo cho một yêu cầu tin như yếu tố tên tác giả, nhan đề tài liệu, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, ừ khóa, chủ để tài liệu.; Chất lượng tìm kiếm phải đảm bảo tạo ra các khóa tìm, mẫu tìm chính xác để khi NDT tra cứu sẽ ra được kết quả phủ hợp với yêu cầu của họ. Các yếu tố ảnh hưởng đến bộ máy tra cứu tin 1. Cơ sở vật chất và trang thiết bị Cơ sở hạ tầng kỹ thuật có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế.
Nền kinh tế của một quốc gia nói chung. và của một địa phương nói riêng sẽ không thể phát triển được nếu không được đảm bảo các điều kiện về nguồn nhân lực cũng như về cơ sở hạ tằng kỹ thuật Hiện nay, hầu hết các quốc gia trên thế giới đều coi việc quy hoạch phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật là vấn đề thuộc hàng ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. 17 “Trong thư viện, cơ sở vật chất trang thiết bị là một trong những yếu tố đóng vai trò vô cùng quan trọng. Với một hệ thống nhà cửa, giá kệ, bàn ghế, hệ thống chiếu sáng, điều hòa, phần mềm thư viện, máy tính điện tử.
được trang bị hiện đại và vận hành tốt, cơ quan TTTV sẽ giúp NDT tra tìm tài liệu, thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và có thể với tới các nguồn tài nguyên thông tin khác nhau khi máy tính được kết nối mạng internet, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của NDT. Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, sự bùng nỗ thông tin trong kỷ nguyên Internet đã mang lại cuộc cách mạng công nghệ trên diện rộng và tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, trong đó ảnh hưởng một phần không nhỏ tới ngành TTTV.