Chương 1: Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 và vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu đối với hoạt đông thông tin thư viện của Trường -_ Chương 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 -_ Chương: Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 CHUONG I XU LY NOI DUNG TAI LIEU VA VAI TRO CUA XỬ LÝ NOI DUNG TAI LIEU DOI VOI HOAT CUA THU VIEN TRUONG DHSP HA NOI 2 1. XỬ LÝ NỘI DUNG TAI LIEU 1. Định nghĩa Xử lý tài liệu là biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức mới nhằm đáp ứng nhiệm vụ của hoạt động thông tỉn thư viện Xử lý tài liệu nhằm đạt được hai mục tiêu chính: “Thứ nhất, trợ giúp quản trị các nguồn tin, cụ thể biến thông tin thành dạng. thức dễ kiểm soát, giúp lưu trữ và tìm kiếm lại các nguồn tin với hiệu quả cao.
Để đạt được mục tiêu này cần tiến hành các phương thức: biên mục, định chỉ mục (phân loại, định từ khoá, định chủ đề) và làm tóm tắt nội dung tài liệu Thứ hai, Trợ giúp sử dụng thông tin và ra quyết định, cụ thê biến thông tin thành dạng thức dễ sử dụng và gia tăng giá trị của thông tin. Đề đạt được mục tiêu này, cần sử dụng các phương thức: làm tổng luận, tư vấn, dịch tài liệu, tóm tắt và tóm lược, biên tập,. Như vậy đề đáp ứng nhiệm vụ mới trong thời đại của sự bùng nô thông, bên cạnh những phương thức xử lý đã có từ trước thì đã xuất hiện những phương thức xử lý thông tin mới, và hiện nay công tác phân loại tài liệu, định từ khoá, định chủ đề và làm tóm tắt tài liệu là các phương thức xử lý nội dung tai liệu được áp dụng ph biến ở các cơ quan thông tin thư viện của Việt Nam cũng như trên thế giới Xử lý nội dung tài liệu là một khâu cơ bản trong dây chuyển hoạt động. thông tin tư liệu.
Đó là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các dạng khác nhau của ngôn tư liệu (ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khoá) giúp người dùng tin có thể tìm lại được các thông tin đã được lưu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác ngắn gon va cô đọng, giúp họ tiệp nhận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện 1. Các công đoạn của xử lý nội dung t “Trong điều kiện hạn chế về thời gian và tình hình áp dụng thực tế ở Cơ quan, đề tài chỉ được tiến hành nghiên cứu ở các công đoạn phân loại, định chủ đề, định từ khoá và làm tóm tắt tài liệu * Phân loại tài liệu: là sự quy kết các tài liệu thành nhóm theo các dấu hiệu nào đó như lĩnh vực tri thức, vấn đề, đối tượng hoặc theo dấu hiệu hình thức. Để phân loại tài liệu người ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng phân loại. Đó là một hệ thống các sự vật, hiện tượng, vấn đề được sắp xếp theo một logic dé phân loại tài liệu.
Trên thế giới có nhiều bảng phân loại khác khau được sử dụng tại các Thư viện và cơ quan thông tin. Các bảng phân loại được sử dụng rộng rãi nhất là LCC (Library of Congress Classification), DDC (Dewey Decimal Classification) va BBK. Ở Việt Nam, DDC là xu hướng phô biến trong sự lựa chọn công cụ kiểm soát trong công tác phân loại. Vài nét khái quát về khung phân loại DDC.
Khung phân loại thập phân DDC (Dewey Decimal classification) được nhà thư viện học người Mỹ Melvil Dewey nghiên cứu ra năm 1873 và xuất bản lần đầu tiên năm 1876, được bổ sung và cập nhật thường xuyên, đến năm 2003, ấn bản DDC 22 được phát hành. Hiên nay DDC được sử dụng tại 200.000 thư viện trên hơn 135 nước trên thế giới. DDC cho phép tổ chức nền tri thức của nhân loại ra thành 10 lớp trong bảng chính, trong mỗi lớp cho phép phân chia ra thành 10 phân lớp và trong 10 phân lớp đó lại chia thành 10 tiểu phân lớp, cứ phân chia như vậy theo nguyên tắc thập tiến 10 phân lớp của bảng chính bao gồm: 000 - Tổng loại 100 - Triết học, tâm lý học 200 ~ Tôn giáo 300 ~ Khoa học xã hội 400 ~ Ngôn ngữ 500 — Khoa học tự nhiên, toán học 600 ~ Công nghệ (khoa học ứng dụng) 700 - Nghệ thuật và giải trí 800 ~ Văn học, tu từ học 900 - Lịch sử địa lý Ngoài ra hệ thống DDC còn cung cấp 7 bảng trợ ký hiệu để kết hợp với bảng. chính tạo ra ký hiệu đầy đủ phản ánh các ngành tri thức cùng các dấu hiệu khác.
Các bảng phụ trợ bao gồm: Bảng 1 - Bảng tiểu phân mục chuẩn (kết hợp với tắt các các lớp chính) Bảng 2 - Bảng trợ ký hiệu dia lý (có thể kết hợp với các cả lớp chính) Bảng 3 - Bảng phụ văn học (sử dụng cho lớp 800 — văn học và tu từ học) Bảng 4 - Bảng Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ (sử dụng cho lớp 400 — ngôn ngữ học) Bảng 5 - Bảng phụ nhóm chủng tộc, dân tộc, quốc gia Bảng 6 - Bảng phụ ngôn ngữ Bảng 7 - Bảng phụ nhân vật Án bản DDC 14 sử dụng 04 bảng trợ ký hiệu bao gồm: Bảng 1: Tiểu phân mục chung. Bảng 2 : Khu vực địa lý và con người Bảng 3 : Tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học Bảng4 : Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ Chỉ số DDC đầy đủ được tạo lập nhờ các nguyên tắc kết hợp giữa bảng chính với các bảng phụ hoặc kết hợp các bảng chính với nhau. Các nguyên tắc tạo lập ký hiệu phân loại này đòi hỏi cán bộ phân loại phải năm vững. Tuy nhiên sau mỗi mục cụ thê trong bảng chính thường có các hướng dẫn về kết hợp các phân lớp với các bảng khác.
Mặc dù chỉ số đầy đủ có thể được tạo lập từ nhiều bảng khác nhau, nhưng chỉ số của DDC chỉ bao gồm các chữ số Ả rập, không có các ký tự khác. Điều này sẽ tránh đi sự rườm rà trong việc sử dụng các ký hiệu phức tạp, đặc biệt giúp việc nhận dạng ký tự của máy tính được chính xác, tránh những điểm không đồng nhat Kết quả đạt được sau quá trình phân loại tài liệu đó là các ký hiệu phân loại. Các ký hiệu phân loại này được sử dụng vào tổ chức sắp xếp kho sách (thường là cho phòng đọc mở) và tổ chức bộ máy tra cứu theo ký hiệu phân loại (mục lục phân loại, các công cụ tìm tin tự động hoá). Ngôn ngữ phân loại cho phép người dùng tin có thể tìm đến tài liệu theo môn ngành khoa học, nhưng nhược điểm của nó là không cho phép tiếp cận đến tài liệu theo đối tượng nghiên cứu.
* Định từ khoá tài liệu: là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng ngôn ngữ từ khoá nhằm mục định phục vụ công tác lưu trữ và tìm tin theo phương thức tự động hoá. Quy trình định tự khoá có thể được tiến hành theo phương thức định từ khoá tự do hoặc định từ khoá kiểm soát. Đối với phương thức định từ khoá tự do, người định từ khoá sử dụng phương pháp xử lý từ vựng để dịch các đặc trưng nội dung sang từ khoá. Đối với phương thức định từ khoá kiểm soát người ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng từ khoá.
Từ khoá đó từ, cụm từ thể hiện các đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu và các phương pháp nghiên cứu đặc thù được đề cập đến trong nội dung tài liệu. Bảng từ khoá là danh mục các từ khoá được sắp xếp theo vần chữ cái theo từng nhóm các loại từ khoá là các thuật ngữ khoa học, tên nhân vật và tên địa lý Hiện nay ở Việt Nam có một số các bộ từ khoá được sử dụng rộng rãi là bộ từ khoá do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và ừ điển từ khoá khoa học công nghệ của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. Bên cạnh đó là các bộ từ khoá đo một số cơ quan thông tỉn thư viện tự biên soạn. Ngôn ngữ từ khoá là một hệ thống từ vựng dựa trên ngôn ngữ tự nhiên không có sự kết hợp trước.
Ngôn ngữ từ khoá cho phép sử dụng từng từ khoá độc lập hoặc kết hợp chúng với nhau để tạo ra các biểu thức đề tìm kiếm tài liệu. Tuy nhiên sử dụng từ khoá đề tìm kiếm tài liệu thường dẫn đến hiện tượng là độ nhiễu tin lon. * Định chủ đề tài liêu: là quá trình phân tích nội dung tài liệu va thể hiện nội dung đó thành các đề mục chủ đề Đề mục chủ đề là các từ và cụm từ mẫu được kết hợp sẵn dựa trên ngôn ngữ tự nhiên. Để định đề mục chủ đề tài liệu người ta sử dụng công cụ hỗ trợ là các khung.
đề mục chủ đề, đó là hệ thống các dé mục chủ đề được sắp xếp theo vần chữ cái kèm theo quan hệ ngữ nghĩa hỗ trợ cho việc tra cứu. Hiện nay phương thức định chủ đề tài liệu được tiến hành ở nhiều thư viện và cơ quan thông tin trên thế giới tuy nhiên ở Việt Nam chỉ mới được áp dụng ở một số thư viện, đặc biệt là các thư viện ở Miên Nam. Khung đề mục chủ đề được sử dụng rộng rãi là khung đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH). Trong trường hợp không có khung đề mục chủ đề làm công cụ kiểm soát, người định đề mục chủ đề có thể sử dụng các phương tiện kiểm soát từ khoá dé kiểm soát từng thành phần của để mục chủ đề.
Ngôn ngữ đề mục chủ đề là một loại ngôn ngữ tư liệu có thành phần từ vựng là các đề mục chủ đề với các quy tắc chặt chẽ về hình thức và nội dung trình bày. Đây là loại ngôn ngữ kết hợp trước, nó khắc phục được nhược điểm của ngôn ngữ phân loại là cho phép người sử dụng tiếp cận được tới tài liệu theo đối tượng nghiên cứu, bên cạnh đó với quy tắc chặt chẽ về hình thức trình bày, nó cho người sử dụng tài liệu tìm được tài liệu sát nhất. Nhưng ngôn ngữ để mục chủ đề lại không cho phép tiếp cận theo lĩnh vực trỉ thức.
