Luận án tiến sĩ về chính sách lưu trữ ở Việt Nam: Thực trạng và thách thức

Tổng hợp kiến thức Chính sách lưu trữ tại Việt Nam: Thực trạng và thách ..., tiếp cận khoa học, hỗ trợ học tập và nghiên cứu hiệu quả trong chuyên

• Tác giả: Hoàng Văn Thanh
• Người hướng dẫn: PGS. Nguyễn Minh Phương
• Trường học: Học viện Khoa học xã hội
• Chuyên ngành: Chính sách công
• Đề tài: Chính sách lưu trữ tại Việt Nam: Thực trạng và thách thức hiện nay
• Loại tài liệu: luận án
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VÀ CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ
• 1.1. Các khái niệm liên quan
• 1.2. Mục tiêu, đặc điểm, nội dung của chính sách lưu trữ và các giai đoạn của chu trình chính sách lưu trữ
• 1.3. Công cụ, điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ
• 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện chính sách lưu trữ
• 1.5. Tiểu kết chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
• 2.1. Thực trạng chính sách tài liệu lưu trữ điện tử
• 2.2. Thực trạng chính sách tài liệu lưu trữ tổ chức
• 2.3. Thực trạng chính sách hoạt động dịch vụ lưu trữ
• 2.4. Thực trạng các điều kiện đảm bảo thực hiện chính sách lưu trữ. Đánh giá chung về thực trạng chính sách lưu trữ
• 2.5. Tiểu kết chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: QUAN ĐIỂM, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
• 3.1. Quan điểm hoàn thiện chính sách lưu trữ
• 3.2. Giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ
• 3.3. Bảo đảm các điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ
• 3.4. Tiểu kết chương 3
• DANH MỤC CÔNG TRÌNH ĐÃ CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Chính sách lưu trữ tại Việt Nam

Chính sách lưu trữ tại Việt Nam đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, từ những ngày đầu thành lập Nhà nước cho đến nay. Chính sách này không chỉ đảm bảo việc lưu giữ tài liệu mà còn góp phần quan trọng trong việc quản lý và bảo vệ thông tin. Theo thông tin từ các tài liệu nghiên cứu, chính sách lưu trữ hiện nay cần được cải thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ là một trong những giải pháp quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu.

1.1. Thực trạng lưu trữ dữ liệu

Thực trạng lưu trữ dữ liệu tại Việt Nam hiện nay cho thấy nhiều vấn đề cần được giải quyết. Các cơ quan nhà nước vẫn còn thiếu hụt về cơ sở vật chất và nhân lực cho công tác lưu trữ. Nhiều tài liệu quan trọng vẫn chưa được số hóa, dẫn đến nguy cơ mất mát thông tin. Theo báo cáo của các cơ quan chức năng, việc quản lý dữ liệu còn gặp nhiều khó khăn do thiếu các quy định pháp lý rõ ràng. Điều này ảnh hưởng đến khả năng truy cập và sử dụng thông tin của người dân và các tổ chức.

1.2. Thách thức lưu trữ

Thách thức lớn nhất trong chính sách lưu trữ tại Việt Nam hiện nay là sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin. Nhu cầu lưu trữ và quản lý thông tin ngày càng tăng, trong khi hệ thống lưu trữ hiện tại chưa đáp ứng kịp thời. Các vấn đề về an ninh dữ liệu cũng đang trở thành mối quan tâm hàng đầu. Việc bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo an toàn cho dữ liệu là rất cần thiết. Các cơ quan cần có những biện pháp cụ thể để nâng cao khả năng bảo mật và quản lý thông tin.

1.3. Giải pháp lưu trữ

Giải pháp cho chính sách lưu trữ tại Việt Nam cần tập trung vào việc hiện đại hóa công nghệ lưu trữ. Cần có sự đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, đồng thời đào tạo nguồn nhân lực có chuyên môn cao trong lĩnh vực này. Việc xây dựng các tiêu chuẩn lưu trữ dữ liệu cũng rất quan trọng để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trong quản lý thông tin. Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan nhà nước và các tổ chức xã hội trong việc thực hiện chính sách lưu trữ.

II. Quản lý dữ liệu và chính sách dữ liệu

Quản lý dữ liệu là một phần không thể thiếu trong chính sách lưu trữ. Việc quản lý hiệu quả không chỉ giúp bảo vệ thông tin mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và sử dụng dữ liệu. Chính sách dữ liệu cần được xây dựng dựa trên các nguyên tắc rõ ràng và minh bạch. Theo các chuyên gia, việc áp dụng các công nghệ mới trong quản lý dữ liệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình lưu trữ.

2.1. Tình hình quản lý dữ liệu tại Việt Nam

Tình hình quản lý dữ liệu tại Việt Nam hiện nay còn nhiều hạn chế. Nhiều cơ quan vẫn chưa có hệ thống quản lý dữ liệu đồng bộ, dẫn đến việc khó khăn trong việc truy xuất thông tin. Các quy định pháp lý về quản lý dữ liệu cũng chưa được hoàn thiện, gây khó khăn cho các tổ chức trong việc thực hiện. Theo thống kê, chỉ một phần nhỏ các tài liệu quan trọng được quản lý một cách hiệu quả, trong khi phần lớn vẫn còn trong tình trạng lộn xộn và khó tiếp cận.

2.2. Chính sách bảo mật dữ liệu

Chính sách bảo mật dữ liệu là một yếu tố quan trọng trong quản lý thông tin. Cần có các quy định rõ ràng về việc bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu nhạy cảm. Việc xây dựng các tiêu chuẩn bảo mật và quy trình xử lý thông tin là rất cần thiết để đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Các cơ quan nhà nước cần có sự phối hợp chặt chẽ với các tổ chức tư nhân trong việc thực hiện chính sách bảo mật này.

2.3. Xu hướng lưu trữ dữ liệu

Xu hướng lưu trữ dữ liệu hiện nay đang chuyển dịch mạnh mẽ sang việc sử dụng công nghệ số. Việc áp dụng các giải pháp lưu trữ đám mây và các công nghệ mới như blockchain đang trở thành xu hướng tất yếu. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao tính bảo mật và khả năng truy cập thông tin. Các cơ quan cần nhanh chóng thích ứng với xu hướng này để đảm bảo hiệu quả trong công tác lưu trữ và quản lý dữ liệu.

Nội dung chính

Tổng quan luận án

Luận án tiến sĩ chuyên ngành Chính sách công (mã số: 9 34 04 02) với đề tài "Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay" do nghiên cứu sinh Hoàng Văn Thanh thực hiện tại Học viện Khoa học xã hội - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS. Nguyễn Minh Phương, bảo vệ năm 2024.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
| THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TRÌNH                                                     |
+----------------------+------------------------------------------------------------+
| Tên luận án          | Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay                     |
| Tác giả              | Hoàng Văn Thanh                                            |
| Chuyên ngành         | Chính sách công                                            |
| Mã số chuyên ngành   | 9 34 04 02                                                 |
| Cơ sở đào tạo        | Học viện Khoa học xã hội - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội VN |
| Người hướng dẫn      | PGS. Nguyễn Minh Phương                                    |
| Năm hoàn thành       | 2024 (Nghiệm thu bản thảo: tháng 12/2023)                  |
+----------------------+------------------------------------------------------------+

Tính cấp thiết và khoảng trống nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ (TLLT) là một bộ phận di sản của dân tộc, phản ánh toàn diện các khía cạnh chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước và là nguồn lực tri thức phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Ngay sau Cách mạng Tháng Tám, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01CP/VP nghiêm cấm việc tùy tiện tiêu hủy công văn, tài liệu cũ và đặt nền móng cho ngành lưu trữ Việt Nam. Sau năm 1975, hệ thống chính sách, pháp luật về lưu trữ từng bước được xây dựng và củng cố.

Tuy nhiên, trước tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, quá trình chuyển đổi số và phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, chính sách lưu trữ tại Việt Nam bộc lộ nhiều khoảng trống và bất cập:

• Sự hình thành ngày càng phổ biến của tài liệu điện tử nhưng các quy định mang tính nguyên tắc chưa được cụ thể hóa, khiến các cơ quan, tổ chức lúng túng trong việc xác thực, lưu trữ và bảo quản lâu dài.
• Nhu cầu tiếp cận thông tin của xã hội gia tăng trong khi khu vực công thiếu hụt nguồn lực; hoạt động dịch vụ lưu trữ phát triển tự phát nhưng hành lang pháp lý chưa hoàn chỉnh, dịch vụ lưu trữ chưa thuộc danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện, tiềm ẩn nguy cơ lộ lọt và mất mát tài liệu.
• Tài liệu lưu trữ khu vực tư (cá nhân, gia đình, dòng họ, doanh nghiệp tư nhân) ngày càng phong phú nhưng thiếu chính sách rõ ràng về đăng ký, bảo hộ, quyền sở hữu, thủ tục ký gửi và khai thác giá trị.
• Các điều kiện thực hiện chính sách như tổ chức bộ máy, chất lượng nhân lực và cơ sở vật chất, kho tàng lưu trữ còn nhiều hạn chế, bất cập.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở hệ thống hóa, phân tích làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản, luận án đánh giá thực trạng chính sách lưu trữ, từ đó đề xuất các quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian tới.

Nhiệm vụ nghiên cứu (4 nhiệm vụ):

1. Thứ nhất: Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến chính sách lưu trữ ở Việt Nam, từ đó xác định những vấn đề luận án cần tập trung giải quyết.
2. Thứ hai: Hệ thống hóa, phân tích làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về chính sách lưu trữ ở Việt Nam.
3. Thứ ba: Đánh giá thực trạng chính sách lưu trữ, chỉ ra những kết quả đạt được và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế của chính sách lưu trữ.
4. Thứ tư: Đề xuất quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian tới.

Câu hỏi và giả thuyết nghiên cứu

Hệ thống câu hỏi nghiên cứu:

• Câu hỏi 1: Chính sách lưu trữ gồm những nội dung nào và được tổ chức thực hiện như thế nào?
• Câu hỏi 2: Thực trạng chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay như thế nào? Những vấn đề gì còn vướng mắc, bất cập trong nội dung chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay?
• Câu hỏi 3: Để khắc phục những hạn chế, bất cập trong chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay cần sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện những nội dung nào?

Giả thuyết nghiên cứu: Chính sách lưu trữ ở Việt Nam bao gồm các quy định của Nhà nước về TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ. Một số quy định trong chính sách này còn những hạn chế, bất cập không còn phù hợp với tình hình thực tiễn. Điều này đã ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ. Nếu các quy định này được hoàn thiện một cách hợp lý, khoa học thì sẽ tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong bối cảnh mới của đất nước.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn của chính sách lưu trữ ở Việt Nam.
• Phạm vi không gian: Chính sách về lưu trữ tại Việt Nam.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào 3 nội dung trọng tâm: (1) Chính sách TLLT điện tử; (2) Chính sách TLLT tư; (3) Chính sách hoạt động dịch vụ lưu trữ; cùng với các điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ (tổ chức bộ máy, nhân lực, kho tàng, cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ lưu trữ).
• Phạm vi thời gian: Đánh giá thực trạng giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2023 (từ khi ban hành Luật Lưu trữ năm 2011) và đề xuất quan điểm, giải pháp đến năm 2030.

---

Tổng quan tài liệu và vị trí của luận án

Luận án tiến hành tổng quan các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước theo 5 nhóm nội dung chính:

+-----------------------------------------------------------------------------------+
| TỔNG HỢP CÁC NHÓM CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU TIÊU BIỂU ĐƯỢC TỔNG QUAN                  |
+-------------------+---------------------------------------------------------------+
| Nhóm nghiên cứu   | Tác giả và công trình tiêu biểu                               |
+-------------------+---------------------------------------------------------------+
| 1. Lý luận chính  | - Michael Hill (1977), Harold D. Lasswell (1951).             |
| sách công         | - Hồ Văn Thông (1999), Dương Xuân Ngọc & Đỗ Đức Minh (2008).  |
|                   | - Vũ Cao Đàm (2011), Hồ Việt Hạnh & Kiều Quỳnh Anh (2023).    |
|                   | - Đỗ Phú Hải (2017), Cao Quốc Hoàng & Nguyễn Đỗ Kiên (2017).  |
|                   | - Nguyễn Hữu Hải (2016), Triệu Văn Cường (2016).              |
|                   | - Võ Khánh Vinh (2016), Hồ Việt Hạnh (2017),                  |
|                   |   Văn Tất Thu (2014), Nguyễn Hữu Khiển (2015).                |
+-------------------+---------------------------------------------------------------+
| 2. Lý luận và     | - Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,            |
| thực tiễn lưu trữ |   Nguyễn Văn Thâm (1990), Phan Đình Nham & Bùi Loan Thùy      |
|                   |   (2015), Chu Thị Hảo (2016), Dương Văn Khảm & Triệu Văn      |
|                   |   Cường (2009), Vũ Thị Phụng & Nguyễn Thị Chinh (2006).       |
|                   | - Jean Favier (1993), Theodore Roosevelt Schellenberg (1956), |
|                   |   Thạch Đại Quyết (1999).                                     |
|                   | - Lê Thị Hải Nam (2014), Nguyễn Thị Lan Anh (2018),           |
|                   |   Nguyễn Kim Dung (2016, 2020), Trần Việt Hoa (2020),         |
|                   |   Vũ Thị Thanh Thủy (2020), Nguyễn Thiên Ân (2012, 2013).     |
+-------------------+---------------------------------------------------------------+
| 3. Tài liệu lưu   | - Đề tài: Nguyễn Thị Chinh (2009), Lê Văn Năng (2014),        |
| trữ điện tử       |   Trần Danh Đại (2020), Nguyễn Thị Kim Thu (2022).            |
|                   | - Bài viết: M. Larin & V. Iankovaia (2012), Lê Quang Tùng,   |
|                   |   Nguyễn Anh Tú & Nguyễn Thị Chinh (2021), Hà Chi &           |
|                   |   Kim Thu (2021), Trần Việt Hoa (2019), Nguyễn Hữu Danh       |
|                   |   (2014).                                                     |
+-------------------+---------------------------------------------------------------+
| 4. Tài liệu lưu   | - Đề tài: Lã Thị Duyên (2021), Trần Văn Quang (2019),         |
| trữ tư            |   Đoàn Thị Hòa (2019), Phạm Thị Bích Hảo (2008).              |
|                   | - Bài viết: Đỗ Văn Học (2022), Phạm Thị Diệu Linh &           |
|                   |   Lã Thị Duyên (2021), Trần Văn Quang (2018), Nguyễn Văn      |
|                   |   Thâm (2013), Đoàn Thị Hòa (2011), Trần Hoàng (2012),        |
|                   |   Trần Hoàng & Trần Việt Hà (2015), Nguyễn Anh Thư &          |
|                   |   Nguyễn Thị Thanh Hương (2017).                              |
+-------------------+---------------------------------------------------------------+
| 5. Hoạt động dịch | - Đề tài: Nguyễn Thị Chinh (2020), Nguyễn Thị Kim Thu (2022). |
| vụ lưu trữ        | - Bài viết: Nguyễn Thị Kim Thu (2022), Đinh Thế Vinh (2020,   |
|                   |   2022), Lã Thị Mai (2015), Trần Vũ Thành (2014), Thế Dũng    |
|                   |   (2010), Trần Hoàng (2011), Trần Việt Hà (2011),             |
|                   |   Nguyễn Văn Hàm & Cam Anh Tuấn (2010).                       |
+-------------------+---------------------------------------------------------------+

Khoảng trống nghiên cứu được lựa chọn giải quyết

Qua việc điểm luận các tài liệu, tác giả chỉ ra rằng:

• Các nghiên cứu về chính sách công đã định hình hệ thống lý luận chung nhưng chưa đi sâu vào phân tích chính sách chuyên ngành lưu trữ.
• Các công trình thuộc ngành lưu trữ học chủ yếu tiếp cận dưới góc độ nghiệp vụ chuyên môn, kỹ thuật xử lý tài liệu, công tác quản lý hành chính hoặc quyền tiếp cận tài liệu riêng lẻ.
• Rất ít công trình nghiên cứu chuyên sâu về chính sách lưu trữ dưới lăng kính của khoa học chính sách công, đặt trong bối cảnh chuyển đổi số và xã hội hóa.

Do đó, luận án lựa chọn khoảng trống: Nghiên cứu một cách hệ thống, toàn diện về chính sách lưu trữ ở Việt Nam dưới góc độ chính sách công, tập trung làm rõ 3 cấu phần cốt lõi (TLLT điện tử, TLLT tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ) và các điều kiện đảm bảo thực hiện chính sách.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và khái niệm tiếp cận

Luận án vận dụng lý luận về chính sách công làm nền tảng. Trong các cách tiếp cận chính sách công (theo chu trình chính sách, theo quy trình hoạch định, hoặc theo nội dung chính sách), tác giả lựa chọn cách tiếp cận theo nội dung chính sách (gồm mục tiêu, nội dung, giải pháp và thực hiện chính sách), kết hợp đánh giá kết quả thực hiện nhằm chỉ ra các khoảng trống, bất cập giữa quy định pháp lý và thực tiễn đời sống xã hội.

Hệ thống khái niệm cơ bản được luận án chuẩn hóa:

• Lưu trữ: Xét trên phương diện ngôn ngữ và lịch sử, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (archéion), tiếng Pháp (archives), tiếng Nga (хранилище), tiếng Đức (archiv). Nội hàm gồm hai phương diện:
  • Tổ chức lưu trữ: Gồm lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành nộp lưu và không nộp lưu) và lưu trữ lịch sử (lưu trữ lịch sử của Đảng và của Nhà nước; phân loại thành lưu trữ đóng và lưu trữ mở).
  • Hoạt động lưu trữ: Quá trình gồm các nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng TLLT.
• Tài liệu và Tài liệu lưu trữ: TLLT là những tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ; phải là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp) và được quản lý tập trung thống nhất.
• Tài liệu điện tử và Tài liệu số: Tài liệu điện tử là thông tin được tạo ra trên phương tiện điện tử, có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin; tài liệu số là dạng tài liệu điện tử được tạo ra bằng phương pháp dùng tín hiệu số.

Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Luận án sử dụng hướng tiếp cận đa ngành, liên ngành khoa học xã hội và kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính cụ thể:

• Phương pháp phân tích - tổng hợp: Sử dụng xuyên suốt 4 chương để xử lý các tài liệu lý luận, văn bản pháp luật và các báo cáo chuyên ngành từ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ, Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
• Phương pháp quy nạp, diễn dịch: Vận dụng chủ yếu tại Chương 2 và Chương 4 nhằm phân tích quan điểm của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước và luận giải các nhóm giải pháp đề xuất.
• Phương pháp phân tích thông tin thứ cấp: Khảo cứu và trích xuất dữ liệu từ các hồ sơ tổng kết thực hiện Luật Lưu trữ giai đoạn 2011-2020, báo cáo tổng kết của các Bộ, cơ quan ngang Bộ và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (áp dụng tại Chương 3 và Chương 4).
• Phương pháp thống kê tổng hợp, kế thừa: Khai thác số liệu, thông tin từ sách giáo trình, đề tài nghiên cứu cấp Bộ và các bài báo khoa học đã công bố (áp dụng tại Chương 1, 2 và 3).
• Phương pháp phân tích thông tin sơ cấp: Trực tiếp trao đổi, tổng hợp ý kiến chuyên gia, nhà quản lý và nhà khoa học phản ánh tại các hội nghị, hội thảo chuyên đề do Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức (áp dụng tại Chương 3).

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu

Chương 1 hệ thống hóa các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến đề tài luận án. Tác giả phân chia thành các mảng nghiên cứu:

1. Các công trình về lý luận chính sách công: Làm rõ bản chất, chủ thể, quy trình, công cụ và các yếu tố chi phối chính sách công (Michael Hill, Harold D. Lasswell, Võ Khánh Vinh, Vũ Cao Đàm, Hồ Việt Hạnh, Nguyễn Hữu Hải...).
2. Các công trình về lý luận lưu trữ và thực tiễn chính sách lưu trữ: Trình bày lý luận lưu trữ học, tổ chức phông lưu trữ quốc gia, pháp chế lưu trữ quốc tế (Pháp, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Nga) và thực tiễn quản lý nhà nước về lưu trữ tại Việt Nam (Lê Thị Hải Nam, Trần Việt Hoa, Nguyễn Kim Dung, Vũ Thị Thanh Thủy...).
3. Các công trình về tài liệu lưu trữ điện tử, TLLT tư và hoạt động dịch vụ lưu trữ: Phân tích các tiêu chuẩn kho lưu trữ số, đặc tả dữ liệu, chữ ký số, sở hữu TLLT cá nhân/dòng họ, xã hội hóa hoạt động lưu trữ và quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Chương này khẳng định các nghiên cứu trước đây là nền tảng quan trọng nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu toàn diện chính sách lưu trữ Việt Nam dưới góc độ khoa học chính sách công trong giai đoạn hiện nay.

Chương 2. Những vấn đề lý luận cơ bản về chính sách lưu trữ

Chương 2 xây dựng hệ thống cơ sở lý luận cho đề tài:

• Làm rõ các khái niệm: Phân tích bản chất của lưu trữ, TLLT, tài liệu điện tử, tài liệu số; chỉ rõ 4 đặc điểm cơ bản của TLLT (chứa đựng thông tin có giá trị; có độ chính xác và tính chân thực cao; có nguồn gốc xuất xứ và chứa bí mật cơ quan/đời tư; được nhà nước quản lý tập trung thống nhất).
• Phân định hệ thống tổ chức lưu trữ: Phân tích chức năng, nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành) và lưu trữ lịch sử (lưu trữ đóng và lưu trữ mở).
• Mục tiêu, đặc điểm và chu trình chính sách lưu trữ: Xác định mục tiêu quản lý, bảo vệ và phát huy giá trị Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; mô tả chu trình chính sách lưu trữ từ hoạch định, thực thi đến đánh giá chính sách.
• Công cụ, điều kiện và các yếu tố ảnh hưởng: Luận giải các công cụ chính sách (pháp luật, tài chính, kỹ thuật, thông tin), các điều kiện bảo đảm (bộ máy, nhân lực, kho tàng kỹ thuật) và các yếu tố kinh tế, chính trị, công nghệ, xã hội tác động đến quá trình thực hiện chính sách.

Chương 3. Thực trạng chính sách lưu trữ ở Việt Nam

Chương 3 đi sâu đánh giá thực trạng chính sách lưu trữ giai đoạn 2011-2023 trên các phương diện:

• Thực trạng chính sách TLLT điện tử: Đã có những quy định ban đầu nhưng còn thiếu cụ thể về quy trình tạo lập, thu thập, bảo quản lâu dài, xác thực chữ ký số theo thời gian và tiêu chuẩn kho lưu trữ số, dẫn đến nguy cơ đứt gãy dữ liệu trong chuyển đổi số.
• Thực trạng chính sách TLLT tư: Luật Lưu trữ 2011 đã thừa nhận quyền sở hữu TLLT tư nhưng các quy định hỗ trợ bảo quản, đăng ký bảo hộ TLLT quý hiếm, thủ tục ký gửi, hiến tặng và chính sách tài chính cho lưu trữ gia đình, dòng họ, doanh nghiệp tư nhân chưa đầy đủ, thiếu chế tài quản lý khi tài liệu tư có nguy cơ bị hủy hoại hoặc mang ra nước ngoài.
• Thực trạng chính sách hoạt động dịch vụ lưu trữ: Xã hội hóa lưu trữ hình thành nhiều tổ chức, doanh nghiệp tham gia chỉnh lý, số hóa tài liệu. Tuy nhiên, hoạt động này chưa được đưa vào danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện; quy định về cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ còn lỏng lẻo; thiếu định mức kinh tế - kỹ thuật và chế tài xử lý vi phạm, tiềm ẩn nguy cơ làm lộ lọt bí mật nhà nước và hư hỏng tài liệu gốc.
• Thực trạng các điều kiện bảo đảm:
  • Tổ chức bộ máy và nhân lực: Bộ máy chưa thực sự ổn định; đội ngũ cán bộ lưu trữ còn thiếu về số lượng và hạn chế về kỹ năng công nghệ số.
  • Cơ sở vật chất, kho tàng: Tác giả chỉ ra bất cập lớn phát sinh giữa quy định của Luật Lưu trữ 2011 và Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ (Chỉ thị 05 định hướng xây dựng kho lưu trữ chuyên dùng cấp huyện, dẫn đến khoảng 10% số huyện trên toàn quốc đã đầu tư xây dựng kho; nhưng Luật Lưu trữ 2011 lại quy định không có lưu trữ lịch sử cấp huyện, buộc tài liệu vĩnh viễn cấp huyện nộp về tỉnh, gây lãng phí cơ sở vật chất và xáo trộn tổ chức).
• Đánh giá chung: Nêu rõ các thành tựu đạt được cùng những hạn chế, nguyên nhân khách quan và chủ quan của chính sách lưu trữ hiện hành.

Chương 4. Quan điểm, giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ ở Việt Nam

Chương 4 đề xuất các định hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện chính sách lưu trữ đến năm 2030:

• Hệ thống quan điểm: Hoàn thiện chính sách lưu trữ phải quán triệt đường lối của Đảng, thể chế hóa kịp thời chủ trương chuyển đổi số quốc gia; bảo đảm nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ quốc gia; kết hợp chặt chẽ giữa lưu trữ công và lưu trữ tư; đẩy mạnh xã hội hóa đi đôi với tăng cường quản lý nhà nước.
• Các nhóm giải pháp hoàn thiện nội dung chính sách:
  • Chính sách TLLT điện tử: Hoàn thiện chuẩn dữ liệu đặc tả, tiêu chuẩn kho lưu trữ số, giải pháp xác thực chữ ký số lâu dài và quy định trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử.
  • Chính sách TLLT tư: Xây dựng tiêu chí và quy trình đăng ký bảo hộ TLLT quý hiếm của cá nhân, gia đình, dòng họ; hoàn thiện cơ chế tài chính hỗ trợ bảo quản, chính sách trưng dụng, ký gửi, hiến tặng và quy định quản lý việc mang TLLT tư ra nước ngoài.
  • Chính sách dịch vụ lưu trữ: Đưa hoạt động dịch vụ lưu trữ vào danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện; siết chặt tiêu chuẩn cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật và quy định chế tài xử lý nghiêm minh các sai phạm.
• Giải pháp bảo đảm điều kiện thực hiện chính sách: Kiện toàn tổ chức bộ máy lưu trữ thống nhất từ trung ương đến địa phương; nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ số cho nhân lực lưu trữ; hiện đại hóa kho tàng và hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ quản lý lưu trữ.

---

Kết quả và những đóng góp mới

Đóng góp mới về mặt lý luận

• Hệ thống hóa và làm rõ khung lý luận về chính sách lưu trữ dưới góc độ khoa học chính sách công, xác định rõ cấu trúc nội dung, công cụ, điều kiện thực hiện và các yếu tố chi phối chính sách lưu trữ tại Việt Nam.
• Luận giải bản chất, đặc điểm của TLLT và các thành phần cấu thành tổ chức lưu trữ (cơ quan và lịch sử, đóng và mở) trong mối liên hệ với chính sách công hiện đại.

Đóng góp mới về mặt thực tiễn

• Phân tích và chỉ rõ các vướng mắc, bất cập thực tế trong chính sách lưu trữ giai đoạn 2011-2023, đặc biệt là sự thiếu hụt quy định quản lý TLLT điện tử, sự lúng túng trong quản lý TLLT tư và sự lỏng lẻo trong kiểm soát hoạt động dịch vụ lưu trữ.
• Cung cấp luận cứ khoa học và đề xuất các giải pháp toàn diện phục vụ trực tiếp cho việc sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ và xây dựng các văn bản hướng dẫn thi hành giai đoạn đến năm 2030.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Luận án tập trung phân tích 3 nội dung trọng điểm gồm chính sách TLLT điện tử, chính sách TLLT tư, chính sách dịch vụ lưu trữ và các điều kiện thực hiện (bộ máy, nhân lực, cơ sở vật chất); do đó chưa nghiên cứu bao quát toàn bộ các mảng khác của chính sách lưu trữ như chính sách hợp tác quốc tế chuyên sâu hay chính sách lưu trữ tài liệu đặc thù.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu cơ chế hợp tác công - tư (PPP) trong bảo tồn di sản lưu trữ; nghiên cứu mô hình quản lý các loại hình tài liệu chuyên ngành phức tạp và đánh giá tác động chính sách sau khi Luật Lưu trữ mới được ban hành.

---

Giá trị tham khảo

• Đối với cơ quan quản lý nhà nước và hoạch định chính sách: Luận án là tài liệu tham khảo phục vụ Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cùng các cơ quan hữu quan trong quá trình soạn thảo, sửa đổi Luật Lưu trữ và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật dưới luật.
• Đối với công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học: Cung cấp nguồn tư liệu học thuật giá trị cho giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên các chuyên ngành Chính sách công, Quản lý công, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại các cơ sở đào tạo như Học viện Khoa học xã hội, Học viện Hành chính Quốc gia, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Luận án tiếp cận nghiên cứu chính sách lưu trữ theo hướng nào của khoa học chính sách công?

Tác giả lựa chọn cách tiếp cận theo nội dung chính sách (gồm mục tiêu, nội dung, giải pháp và thực hiện chính sách), kết hợp đánh giá kết quả thực hiện trên thực tế nhằm phát hiện khoảng trống, bất cập giữa quy định pháp luật và đời sống xã hội.

2. Ba nội dung trọng tâm của chính sách lưu trữ được luận án tập trung giải quyết là gì?

Luận án tập trung vào 3 nội dung chính: (1) Chính sách tài liệu lưu trữ điện tử; (2) Chính sách tài liệu lưu trữ tư; (3) Chính sách hoạt động dịch vụ lưu trữ; cùng với các điều kiện bảo đảm thực hiện chính sách (bộ máy, nhân lực, kho tàng cơ sở vật chất kỹ thuật).

3. TLLT có những đặc điểm cơ bản nào theo luận giải của tác giả?

Luận án xác định 4 đặc điểm cơ bản của TLLT: (1) Nội dung chứa đựng thông tin có giá trị cần bảo quản; (2) Có độ chính xác và tính chân thực cao (là bản gốc, bản chính có chữ ký, con dấu); (3) Có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và chứa đựng bí mật cơ quan, bí mật đời tư; (4) Được Nhà nước quản lý tập trung thống nhất theo quy định của pháp luật.

4. Bất cập cụ thể về kho lưu trữ cấp huyện giữa Chỉ thị 05/2007/CT-TTg và Luật Lưu trữ 2011 là gì?

Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg chỉ đạo tiến tới các quận, huyện, thị xã phải có kho lưu trữ chuyên dùng (khoảng 10% số huyện đã xây dựng kho). Tuy nhiên, Luật Lưu trữ 2011 quy định không tổ chức lưu trữ lịch sử cấp huyện và tài liệu vĩnh viễn của cấp huyện phải nộp về cấp tỉnh, gây lúng túng và bất cập lớn trong tổ chức bộ máy, chuyên môn và cơ sở vật chất.

---

Kết luận

Luận án tiến sĩ "Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay" của tác giả Hoàng Văn Thanh là công trình nghiên cứu chuyên sâu về chính sách lưu trữ dưới góc độ khoa học chính sách công. Bằng việc phân tích toàn diện thực trạng giai đoạn 2011-2023, luận án đã chỉ rõ những bất cập về thể chế đối với tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ tư, hoạt động dịch vụ lưu trữ và điều kiện bảo đảm. Hệ thống quan điểm và giải pháp do luận án đề xuất có giá trị thực tiễn phục vụ trực tiếp cho việc sửa đổi, hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ Việt Nam đến năm 2030.

Trích đoạn nội dung tài liệu

VIàN HÀN LÂM KHOA HâC Xà HàI VIàT NAM HàC VIàN KHOA HàC Xà HÞI _____________ HOÀNG VN THANH CHÍNH SÁCH L¯U TRĀ Þ VIàT NAM HIàN NAY LUÀN ÁN TI¾N S) CHÍNH SÁCH CÔNG HÀ NÞI-2024 VIàN HÀN LÂM KHOA HâC Xà HàI VIàT NAM HàC VIàN KHOA HàC Xà HÞI _____________ HOÀNG VN THANH CHÍNH SÁCH L¯U TRĀ Þ VIàT NAM HIàN NAY Ngành: Chính sách công Mã sá: 9 34 04 02 NG¯ỜI H¯àNG DÀN KHOA HàC: PGS.Nguyễn Minh Ph°¡ng HÀ NÞI-2024 LâI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu đác lÁp căa cá nhân tôi. Tên đÁ tài luÁn án không trùng với bÃt cứ nghiên cứu nào đã đ°ÿc công bố. Nái dung cũng nh° các số liáu trình bày trong luÁn án hoàn toàn trung thăc. Các tài liáu và số liáu đ°ÿc sÿ dāng trong luÁn án có trích d¿n nguồn gốc rõ ràng.

TÁC GIÀ Hoàng Vn Thanh LâI CÀM ¡N Trong quá trình hãc tÁp, nghiên cứu đÁ tài luÁn án, tôi đã nhÁn đ°ÿc rÃt nhiÁu să ăng há, giúp đỡ mà n¿u không có să hß trÿ nhiát tình đó, tôi không thể hoàn thành luÁn án. Tôi xin trân trãng cÁm ¡n Ban Giám đốc Hãc vián Khoa hãc xã hái, Phòng QuÁn lý đào t¿o, Khoa Chính sách công, cùng toàn thể thầy, cô căa Hãc vián Khoa hãc xã hái đã giÁng d¿y và giúp đỡ tôi trong qua trình hãc tÁp và hoàn thành luÁn án. Tôi xin bày tỏ lßi cÁm ¡n chân thành tới thầy h°ớng d¿n khoa hãc PGS. Nguyßn Minh Ph°¡ng và gia đình đã luôn đáng viên, tÁn tình h°ớng d¿n tôi trong suốt quá trình nghiên cứu, thăc hián luÁn án.

Tôi chân thành cÁm ¡n să giúp đỡ, góp ý, cung cÃp thông tin, tài liáu, số liáu& căa lãnh đ¿o, công chức, viên chức các đ¡n vá thuác, trăc thuác Cāc Vn th° và L°u trā nhà n°ớc, Vián Khoa hãc Tổ chức nhà n°ớc, Vn phòng Bá Nái vā, Vn phòng Ăy ban nhân dân và Sá Nái vā các tßnh, thành phố trăc thuác trung °¡ng, n¡i tôi đã thăc hián tham vÃn, khÁo sát trong quá trình vi¿t luÁn án. CÁm ¡n lãnh đ¿o Tr°ßng Đ¿i hãc Nái vā Hà Nái, Hãc vián Hành chính Quốc gia, b¿n bè, đồng nghiáp đã đáng viên, hß trÿ và giúp đỡ tôi hoàn thành luÁn án. Do điÁu kián nghiên cứu thăc t¿ và do khÁ nng nghiên cứu căa tác giÁ, luÁn án không tránh khỏi mát số h¿n ch¿, thi¿u sót. Tác giÁ rÃt mong nhÁn đ°ÿc ý ki¿n đóng góp căa các nhà khoa hãc và ng°ßi đãc.

Nhāng ý ki¿n quý báu đó sẽ giúp tác giÁ nhÁn thÃy nhāng điểm cần sÿa chāa, bổ sung và có thêm kinh nghiám trên con đ°ßng nghiên cứu ti¿p theo. Xin trân trãng cÁm ¡n. Hà Nội, tháng 12 năm 2023 Tác giÁ luÁn án Hoàng Vn Thanh MĀC LĀC MÞ ĐÄU. TÞNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CĄU.

Tình hình nghiên cứu. Nhận xét về tình hình nghiên cứu và những vấn đề luận án tiếp tục nghiên cứu. 31 TiÃu k¿t ch°¢ng 1. NHĀNG VÂN ĐÀ LÝ LUÀN C¡ BÀN VÀ CHÍNH SÁCH L¯U TRĀ.

Các khái niệm liên quan. Mục tiêu, đặc điểm, nßi dung của chính sách l°u trữ và các giai đoạn của chu trình chính sách l°u trữ. Công cụ, điều kiện thực hiện chính sách l°u trữ. Các yếu tố ảnh h°ởng đến thực hiện chính sách l°u trữ.

67 TiÃu k¿t ch°¢ng 2. THĂC TR¾NG CHÍNH SÁCH L¯U TRĀ Þ VIàT NAM. Thăc tr¿ng chính sách tài liáu l°u trā đián tÿ. Thực trạng chính sách tài liệu l°u trữ t°.

Thực trạng chính sách hoạt đßng dßch vụ l°u trữ. Thực trạng các điều kiện đảm bảo thực hiện chính sách l°u trữ. Đánh giá chung về thực trạng chính sách l°u trữ. 118 TiÃu k¿t ch°¢ng 3.

QUAN ĐIÂM, GIÀI PHÁP HOÀN THIàN CHÍNH SÁCH L¯U TRĀ Þ VIàT NAM. Quan điểm hoàn thiện chính sách l°u trữ. Giải pháp hoàn thiện chính sách l°u trữ. Bảo đảm các điều kiện thực hiện chính sách l°u trữ.

146 TiÃu k¿t ch°¢ng 4 .154 DANH MĀC CÔNG TRÌNH ĐÃ CÔNG Bà CĂA TÁC GIÀ .157 TÀI LIàU THAM KHÀO .169 DANH MĀC CÁC CHĀ VI¾T TÂT CHXHCN: Cáng hòa xã hái chă nghĩa GS: Giáo s° NCS: Nghiên cứu sinh TLLT: Tài liáu l°u trā TS: Ti¿n sĩ TSKH: Ti¿n sĩ khoa hãc TW: Trung °¡ng UBND: Ăy ban nhân dân VNDCCH: Viát Nam Dân chă Cáng hòa XHCN: Xã hái chă nghĩa DANH MĀC CÁC BÀNG, S¡ Đâ BÁng 3. Thống kê kho l°u trā các huyán tr°ớc khi có LuÁt L°u trā 2011&. Thống kê kho l°u trā các huyán sau khi LuÁt L°u trā có hiáu lăc. Mô hình chu trình chính sách l°u trā Viát Nam&&&&&&&61 MÞ ĐÄU 1.

Tính cÃp thi¿t căa đÁ tài Tài liáu l°u trā (TLLT) là mát trong nhāng nguồn di sÁn căa dân tác, có giá trá đặc biát đối với công cuác xây dăng và bÁo vá Tổ quốc Viát Nam xã hái chă nghĩa (XHCN). Thông tin trong TLLT phÁn ánh mãi khía c¿nh căa đßi sống chính trá, kinh t¿, vn hoá, xã hái căa đÃt n°ớc, là minh chứng lách sÿ quan trãng căa mßi thßi đ¿i, là nguồn lăc tri thức quý giá căa th¿ há hôm nay để l¿i cho th¿ há mai sau. Trong quá trình ho¿t đáng căa các c¡ quan, tổ chức và cá nhân hình thành các vn bÁn, tài liáu là bÁn gốc, bÁn chính có tính chính xác và chân thăc, là bằng chứng vÁ quá trình hình thành, phát triển căa c¡ quan, tổ chức, cá nhân. Viác quÁn lý, l°u trā và sÿ dāng vn bÁn, tài liáu có giá trá lách sÿ là công viác rÃt quan trãng đối với c¡ quan quÁn lý nhà n°ớc vÁ l°u trā.

Do đó chính sách l°u trā có vai trò quan trãng đối với công tác quÁn lý tÁp trung thống nhÃt vÁ l°u trā nhằm quÁn lý, bÁo quÁn an toàn và khai thác, sÿ dāng TLLT có hiáu quÁ đáp ứng nhu cầu căa xã hái. Ngay sau khi Cách m¿ng Tháng Tám thành công, ngày 03/01/1946, Chă tách Hồ Chí Minh - Chă tách Chính phă lâm thßi n°ớc Viát Nam Dân chă Cáng hòa (VNDCCH) ký Thông đ¿t số 01CP/VP gÿi các Bá tr°áng, trong đó nêu rõ: Xét rằng một vài công sá đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưáng ban chỉ thị cho nhân viên các Sá phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ.

Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sá lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị. Thông đ¿t này 1 là mát trong nhāng vn bÁn đầu tiên căa Nhà n°ớc ta, đặt nÁn móng cho ngành L°u trā Viát Nam [50]. Nm 1975 đÃt n°ớc Viát Nam thống nhÃt hai miÁn Nam Bắc, ĐÁng và Nhà n°ớc đã từng b°ớc ban hành chính sách pháp luÁt quÁn lý l°u trā, t¿o hành lang pháp lý cho viác thăc hián chức nng, nhiám vā quÁn lý nhà n°ớc vÁ l°u trā; há thống tổ chức l°u trā các cÃp và ng°ßi làm l°u trā từng b°ớc đ°ÿc kián toàn, c¡ bÁn đáp ứng yêu cầu nhiám vā; c¡ sá vÁt chÃt và kinh phí dành cho l°u trā đ°ÿc quan tâm đầu t°; TLLT c¡ bÁn đã đ°ÿc chßnh lý, xác đánh giá trá, bÁo vá, bÁo quÁn an toàn, sÿ dāng có hiáu quÁ phāc vā phát triển kinh t¿ - xã hái và ho¿t đáng căa các c¡ quan, tổ chức, cá nhân.

Tuy nhiên, bên c¿nh nhāng k¿t quÁ đ¿t đ°ÿc, mát số nái dung căa chính sách không còn phù hÿp với tình hình thăc tißn, nhÃt là với các chă tr°¡ng, chính sách căa ĐÁng và Nhà n°ớc tÁn dāng có hiáu quÁ các c¡ hái do cuác cách m¿ng công nghiáp lần thứ t° đem l¿i để thúc đẩy quá trình đổi mới, đẩy m¿nh ứng dāng công nghá thông tin, trong đó có lĩnh văc l°u trā để tng c°ßng hiáu lăc, hiáu quÁ quÁn lý nhà n°ớc trong giai đo¿n hái nhÁp quốc t¿: Cách m¿ng công nghiáp lần thứ t° với să phát triển và ứng dāng thành tău căa khoa hãc, công nghá theo yêu cầu phát triển xã hái hián nay đã có tác đáng sâu sắc đ¿n mãi mặt căa đßi sống xã hái Viát Nam, trong đó có ngành l°u trā. Nổi bÁt căa quá trình này là să hình thành căa lo¿i hình tài liáu mới có xu h°ớng ngày càng phổ bi¿n đó là tài liáu đián tÿ. Tr°ớc thăc t¿ đó, mát số vÃn đÁ c¡ bÁn mang tính nguyên tắc trong quÁn lý TLLT đián tÿ b°ớc đầu đã đ°ÿc quy đánh nh°ng còn ch°a cā thể nên ch°a thể áp dāng thống nhÃt trong ho¿t đáng l°u trā tài liáu đián tÿ. ĐiÁu này d¿n đ¿n c¡ quan, tổ chức không có đă c¡ sá pháp lý và gặp nhiÁu khó khn khi thăc hián chuyển đổi số toàn dián trong ho¿t đáng và quy trình làm viác căa mình.

Từ đó d¿n đ¿n các yêu cầu chính sách quÁn lý phù hÿp trong bối cÁnh hián t¿i, nhāng quan há phát sinh, phát triển trong thăc tißn quÁn lý tài liáu đián tÿ đã và đang hình thành. 2 Đồng thßi, trong bối cÁnh hián nay, viác quÁn lý và khai thác TLLT bên c¿nh phāc vā các ho¿t đáng căa Nhà n°ớc, còn phāc vā nhu cầu căa đông đÁo quần chúng nhân dân, xã hái. Nhu cầu đ°ÿc ti¿p cÁn và khai thác thông tin từ TLLT ngày mát tng lên theo tß lá thuÁn với să phát triển kinh t¿, xã hái căa đÃt n°ớc. Tài liáu hình thành qua các ho¿t đáng căa các c¡ quan, tổ chức với khối l°ÿng lớn, thuác nhiÁu thành phần xã hái khác nhau đã phát sinh nhu cầu giā gìn, bÁo quÁn, khai thác sÿ dāng ngày càng gia tng.

Khu văc công nói chung, ngành l°u trā nói riêng còn thi¿u hāt nhân lăc, kinh phí, kỹ thuÁt trong viác quÁn lý, xÿ lý nghiáp vā, khai thác TLLT đối với khối tài liáu hình thành trong chính c¡ quan nhà n°ớc. Tổ chức thăc hián dách vā l°u trā là nhu cầu khách quan trong đßi sống xã hái Viát Nam. Viác tham gia căa các tổ chức, cá nhân ngoài nhà n°ớc vào ho¿t đáng bÁo quÁn, chßnh lý, tu bổ, số hóa tài liáu, xÿ lý nghiáp vā khối tài liáu tồn đãng trong các c¡ quan hián nay là cần thi¿t và xã hái hóa ho¿t đáng dách vā l°u trā đã t¿o điÁu kián thuÁn lÿi cho viác này.