Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, thông tin trở thành nguồn lực then chốt quyết định chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học tại các cơ sở giáo dục đại học. Đối với các trường đại học định hướng kỹ thuật và công nghệ, việc xây dựng và phát triển nguồn tin chuyên ngành đáp ứng phương thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ là nhiệm vụ cấp thiết.

Trung tâm học liệu trường Đại học Điện lực Hà Nội là thư viện chuyên ngành kỹ thuật phục vụ công tác đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành điện và xã hội. Mặc dù nhận được sự đầu tư cơ sở vật chất từ Nhà trường và Tập đoàn Điện lực Việt Nam, hoạt động thông tin - thư viện tại đây vẫn còn bộc lộ một số hạn chế mang tính truyền thống, chưa khai thác tối đa nguồn lực thông tin phục vụ cán bộ, giảng viên và sinh viên. Xuất phát từ thực tiễn đó, đề tài "Tìm hiểu công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu trường Đại học Điện lực Hà Nội" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu sau:

  • Mục tiêu nghiên cứu: Khảo sát toàn diện thực trạng công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu trường Đại học Điện lực Hà Nội, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác phát triển nguồn tin tại đơn vị.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về nguồn tin và công tác phát triển nguồn tin trong cơ quan thông tin - thư viện.
    2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng nguồn tin, quy trình bổ sung, cơ sở hạ tầng kỹ thuật và nhu cầu của người dùng tin tại Trung tâm học liệu trường Đại học Điện lực Hà Nội.
    3. Đề xuất các kiến nghị và giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu trường Đại học Điện lực Hà Nội.
  • Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong phạm vi hoạt động phát triển nguồn tin tại Cơ sở I, số 235 Hoàng Quốc Việt, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
  • Giả thuyết nghiên cứu: Nhu cầu thông tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên Đại học Điện lực ngày càng cao; nếu công tác phát triển nguồn tin được đầu tư đồng bộ và tổ chức khoa học thì hoạt động thông tin - thư viện sẽ đáp ứng tốt nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống luận cứ dựa trên các khái niệm, quy luật và văn bản pháp lý chuyên ngành thư viện:

  • Khái niệm và khung lý thuyết: Khái niệm "Vốn tài liệu" (VTL) theo quan điểm của E. Samurin, Từ điển thuật ngữ tiếng Việt (cuối thập niên 70), TS. Lê Văn Viết (Cẩm nang nghề thư viện) và Pháp lệnh Thư viện năm 2000. Khái niệm "Nguồn tin" theo nghĩa rộng (tiềm lực thông tin bao gồm nguồn tin, cơ sở vật chất, kinh phí, nhân lực) và nghĩa hẹp (tập hợp dữ liệu, tri thức được tổ chức, quản lý và chia sẻ).
  • Các quy luật phát triển tài liệu: Quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ (dựa trên luận điểm của Ăng-ghen về sự phát triển khoa học), quy luật lỗi thời của thông tin, quy luật tập trung - phân tán thông tin, và quy luật giá cả tài liệu tăng liên tục.
  • Căn cứ pháp lý: Pháp lệnh Thư viện năm 2000; Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 06/08/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện; Quyết định số 688/QĐ ngày 14/07/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về kinh phí bổ sung tài liệu; Quyết định số 111/2006/QĐ-TTg ngày 19/05/2006 của Thủ tướng Chính phủ thành lập Trường Đại học Điện lực; Quyết định số 10268/QĐ-BCT ngày 24/09/2015 của Bộ Công Thương về việc chuyển giao cơ quan chủ quản của trường.
  • Tổng quan tài liệu: Tham khảo công trình của PGS.TS. Nguyễn Hữu Hùng (Thông tin – từ lý luận đến thực tiễn, 2005) cùng các nghiên cứu về phát triển nguồn lực thông tin tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (Bùi Thị Sen, 2008), Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (Nguyễn Thị Thuận, 2006), Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (Hà Thị Huệ, 2005), Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM (Nguyễn Quang Hồng Phúc, 2003), Trường Đại học Quốc gia Hà Nội (Trần Hữu Huỳnh, 2000), Trường Đại học Hoa Lư (Lê Thị Tuyết Nhung, 2011), Trường Đại học Lao động và Xã hội (Nguyễn Tiến Đức, 2010).

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn và lý thuyết:

  • Phương pháp quan sát thực tế tại các phòng chức năng của Trung tâm.
  • Phương pháp phỏng vấn người dùng tin nhằm khảo sát nhu cầu tài liệu.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu, báo cáo chuyên môn và số liệu thống kê.
  • Phương pháp trao đổi trực tiếp, tham vấn ý kiến lãnh đạo và cán bộ Trung tâm học liệu.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu được trích xuất từ các báo cáo tổng kết hoạt động năm 2017, 2018 của Trung tâm học liệu Đại học Điện lực, hồ sơ kỹ thuật gói thầu 4TB và số liệu quản lý bạn đọc, cơ sở dữ liệu thư viện.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Những vấn đề chung về phát triển nguồn tin và khái quát về Trung tâm học liệu Đại học Điện lực

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận về nguồn tin và vai trò của nguồn tin trong cơ quan thông tin - thư viện, đồng thời phân tích 9 yếu tố tác động đến phát triển nguồn tin: chính sách phát triển, chức năng nhiệm vụ, kinh phí đầu tư, trình độ cán bộ, công nghệ, bản quyền, người dùng tin, kiểm soát - lựa chọn tài liệu, và các quy luật phát triển tài liệu.

Về đơn vị nghiên cứu, Trường Đại học Điện lực tiền thân là Trường Kỹ nghệ thực hành Hà Nội thành lập năm 1898. Hiện trường có 11 khoa chuyên môn, 2 bộ môn trực thuộc, 1 xưởng thực hành, đào tạo 19 ngành đại học, 16 chuyên ngành cao đẳng, 7 ngành trung cấp chuyên nghiệp, 8 chương trình chất lượng cao, 7 ngành thạc sĩ và 4 ngành tiến sĩ. Tổng số nhân lực trường gồm 472 cán bộ, viên chức (2 Giáo sư, 21 Phó Giáo sư, 88 Tiến sĩ, 262 Thạc sĩ).

Trung tâm học liệu đặt tại tòa nhà D (3 tầng, diện tích trên 600 m², sức chứa 150–200 chỗ ngồi). Về nhân sự, Trung tâm có 08 cán bộ (2 thạc sĩ, 6 cử nhân; 4 người đúng chuyên ngành thông tin - thư viện, 4 người đào tạo ngành khác qua bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn). Cơ cấu tổ chức gồm 4 phòng chức năng (Phòng Giám đốc, Phòng Giáo trình, Phòng Tra cứu - Báo tạp chí, Phòng Kỹ thuật) và được phân thành 3 tổ nghiệp vụ: Tổ mượn trả, Tổ nghiệp vụ, Tổ kỹ thuật.

Cơ sở hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm được đầu tư từ gói thầu 4TB thuộc dự án xây dựng thư viện điện tử của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, bao gồm:

  • Hệ thống máy chủ và máy trạm: 5 máy chủ (4 máy chủ EVN kết nối đường truyền riêng Leased line, 1 máy chủ trường nối mạng LAN), 50 máy trạm Super Power (7 máy nghiệp vụ, 40 máy tra cứu tầng 2, 3 máy tra cứu tầng 1), tổng cộng 55 máy tính.
  • Hệ thống an ninh và thiết bị chuyên dụng: 3 cổng từ, 1 máy khử từ, 100.000 nhãn từ, 3.000 phụ kiện in thẻ, 14 camera giám sát (đầu ghi 1TB), 3 ổ đọc/ghi DVD R/RW, 5 đầu đọc mã vạch để bàn, 2 đầu đọc mã vạch cầm tay, 3 máy scanner, 1 máy chiếu DLP.
  • Thiết bị in ấn, sao chụp: 1 máy in laser A3, 4 máy in A4, 2 máy in mã vạch, 1 máy in thẻ, 1 máy photocopy tốc độ cao, 2 máy photocopy kiêm máy in.
Nhóm người dùng tin Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Đặc điểm nhu cầu tin
Cán bộ lãnh đạo, quản lý 25 0,3 Văn kiện, chủ trương, đường lối, thông tin tổng hợp phục vụ ra quyết định
Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu 447 5,3 Tài liệu chuyên sâu, lý luận, công trình khoa học phục vụ nghiên cứu và biên soạn giáo trình
Sinh viên, học viên 8.000 94,4 Giáo trình, bài giảng, sách tham khảo, tài liệu tra cứu phục vụ học tập tín chỉ
Tổng cộng 8.472 100,0

Chương 2. Thực trạng công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu Đại học Điện lực Hà Nội

Chương 2 trình bày chi tiết hiện trạng vốn tài liệu, quy trình bổ sung, ứng dụng công nghệ và những điểm nghẽn trong hoạt động của Trung tâm:

1. Vốn tài liệu công bố và không công bố:

  • Tài liệu công bố có tổng số 4.747 đầu tài liệu với 36.023 bản sách, báo, tạp chí.
  • Tài liệu không công bố (tài liệu xám) gồm 536 đầu với 690 bản lưu trữ.
  • Tài liệu ngoại văn có 605 đầu với 680 bản (chủ yếu là tiếng Anh; một số tài liệu tiếng Nga cũ được tặng từ EVN đã chuyển lưu kho tại Cơ sở II do người dùng tin không có nhu cầu sử dụng).
Phân loại Loại hình tài liệu Số đầu tài liệu Số lượng bản (cuốn)
Tài liệu công bố Giáo trình 500 25.000
Sách tham khảo 4.000 9.000
Sách tra cứu 106 460
Báo, tạp chí, công báo 93 1.128
Tiếng Anh chuyên ngành 48 435
Tài liệu không công bố Luận án 12 12
Luận văn 96 96
Đồ án tốt nghiệp 256 410
Đề tài nghiên cứu khoa học 172 172

2. Nguồn tin điện tử và ứng dụng phần mềm Libol 6.0:

  • Nguồn tin số nội sinh gồm 220–280 tài liệu (luận án, luận văn, đồ án tốt nghiệp) lưu trên đĩa CD.
  • Đang triển khai cơ sở dữ liệu sách điện tử quy mô khoảng 175.000 đầu sách kèm phần mềm tra cứu.
  • Trung tâm vận hành giải pháp phần mềm thư viện tích hợp Libol 6.0 (Công ty Tinh Vân) với các phân hệ: OPAC, Bổ sung, Biên mục, Ấn phẩm định kỳ, Bạn đọc, Lưu thông, Sưu tập số, Mượn liên thư viện, Quản lý; hỗ trợ chuẩn Marc 21, AACR2, ISBD, khung phân loại DDC, ISO 2709, giao thức Z39.50.

3. Công tác bổ sung và nguồn kinh phí:

  • Nguồn kinh phí được cấp từ 600–800 triệu đồng/năm (phần cứng đề xuất khoảng 400 triệu đồng, phần mềm/phát sinh khoảng 400 triệu đồng).
  • Quy trình bổ sung gồm 7 bước: (1) Khảo sát nhu cầu tin $\rightarrow$ (2) Căn cứ danh mục giới thiệu sách mới của NXB $\rightarrow$ (3) Lựa chọn tài liệu $\rightarrow$ (4) Tra trùng $\rightarrow$ (5) Tập hợp tài liệu và cân đối ngân sách $\rightarrow$ (6) Gửi Nhà trường xét duyệt $\rightarrow$ (7) Nhận xét duyệt và làm thủ tục đặt mua.
  • Bổ sung tài liệu thực tế năm 2017 đạt 1.959 cuốn. Hoạt động tự in ấn giáo trình do Trung tâm đảm nhận năm 2018 đạt 65.700 cuốn.
  • Tác giả chỉ ra hạn chế: Phân hệ Bổ sung của Libol 6.0 chưa được khai thác triệt để, quy trình đặt mua vẫn thực hiện thủ công; 40 máy trạm tra cứu tại tầng 2 chưa được đưa vào sử dụng thực tế; việc tra cứu sách tại tầng 1 vẫn thực hiện trên file Excel gây mất thời gian cho bạn đọc.

Chương 3. Những kiến nghị và giải pháp trong công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu trường Đại học Điện lực Hà Nội

Dựa trên thực trạng phân tích, tác giả đề xuất 9 nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phát triển nguồn tin:

  1. Tổ chức các bộ phận nghiệp vụ: Sắp xếp, phân công lại nhiệm vụ của 3 tổ công tác (mượn trả, nghiệp vụ, kỹ thuật) đảm bảo tính chuyên môn hóa và vận hành liên tục.
  2. Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý nguồn tin: Ban hành các quy định, quy trình xử lý, kiểm kê và bảo quản tài liệu khoa học theo chuẩn nghiệp vụ thư viện hiện đại.
  3. Xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin: Lập kế hoạch bổ sung ngắn hạn, dài hạn; xác định trọng tâm ưu tiên cho nguồn tin chuyên ngành kỹ thuật điện, năng lượng, tự động hóa và công nghệ thông tin.
  4. Đẩy mạnh công tác số hóa nội dung tài liệu: Chuyển đổi định dạng các tài liệu nội sinh (đồ án, luận văn, đề tài nghiên cứu, bài giảng nội bộ) sang dạng số để lưu trữ và phục vụ trực tuyến.
  5. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin - thư viện: Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng tin học ứng dụng và ngoại ngữ chuyên ngành cho 8 cán bộ của Trung tâm.
  6. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin: Phát triển dịch vụ tra cứu thư mục trực tuyến (OPAC), dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề, biên soạn thư mục chuyên ngành.
  7. Xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin: Khắc phục tình trạng lãng phí trang thiết bị, đưa 40 máy trạm tra cứu tầng 2 vào vận hành; nâng cấp hệ thống phần mềm và mạng nội bộ.
  8. Hướng dẫn người dùng tin khai thác tin: Tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng tìm kiếm, khai thác nguồn tài nguyên thông tin và sử dụng thư viện điện tử cho sinh viên mới nhập học và học viên sau đại học.
  9. Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin: Thiết lập mạng lưới trao đổi tài liệu, mượn liên thư viện với các cơ quan thông tin - thư viện, viện nghiên cứu chuyên ngành điện lực trong và ngoài nước qua giao thức Z39.50.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

  • Khảo sát và định lượng toàn diện vốn tài liệu tại Trung tâm học liệu Đại học Điện lực: 4.747 đầu (36.023 cuốn) tài liệu công bố; 536 đầu (690 cuốn) tài liệu không công bố; 605 đầu tài liệu ngoại văn; 220–280 tài liệu số hóa trên đĩa CD; 65.700 cuốn giáo trình tự in (năm 2018); kinh phí hoạt động từ 600–800 triệu đồng/năm.
  • Xác định cơ cấu người dùng tin gồm 8.472 đối tượng, trong đó sinh viên chiếm tỷ lệ áp đảo 94,4%, cán bộ giảng dạy 5,3% và cán bộ quản lý 0,3%.
  • Đánh giá hiện trạng ứng dụng phần mềm Libol 6.0 và cơ sở vật chất gói thầu 4TB (55 máy tính, 5 máy chủ, 3 cổng từ, 14 camera), đồng thời chỉ rõ những điểm nghẽn: 40 máy trạm tra cứu tầng 2 chưa vận hành, quy trình bổ sung còn làm thủ công, tra cứu tầng 1 qua Excel.
  • Đề xuất hệ thống 9 nhóm giải pháp đồng bộ từ quản trị, nghiệp vụ, công nghệ đến chia sẻ tài nguyên thông tin.
  • Đóng góp của đề tài: Đây là công trình đầu tiên khảo sát chuyên sâu, toàn diện về công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu Trường Đại học Điện lực Hà Nội, bổ sung dữ liệu thực tiễn cho ngành Khoa học Thư viện trong khối các trường đại học kỹ thuật công lập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế của đề tài mới chỉ tập trung tại Cơ sở I (235 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội), chưa mở rộng khảo sát chi tiết nguồn lực và nhu cầu người dùng tin tại Cơ sở II (xã Tân Minh, huyện Sóc Sơn, Hà Nội); số liệu thống kê phản ánh thực trạng đến giai đoạn 2017–2018.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá công tác phát triển nguồn tin đồng bộ trên cả hai cơ sở đào tạo; nghiên cứu mô hình liên hiệp thư viện chia sẻ học liệu số giữa các trường đại học thuộc khối ngành kỹ thuật - công nghệ tại Việt Nam; khảo sát sâu mức độ hài lòng và hành vi tìm kiếm thông tin số của sinh viên theo từng chuyên ngành.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên, học viên ngành Khoa học Thư viện, Quản lý Thông tin; cán bộ quản lý thư viện tại các trường đại học khối kỹ thuật - công nghệ; các nhà nghiên cứu về phát triển tài nguyên thông tin giáo dục đại học.
  • Nội dung giá trị: Khung quy trình bổ sung tài liệu 7 bước; dữ liệu thực tế về cơ cấu vốn tài liệu chuyên ngành điện lực; bài học kinh nghiệm trong việc triển khai giải pháp phần mềm Libol 6.0 và quản lý trang thiết bị công nghệ thông tin thư viện.

Câu hỏi thường gặp

1. Vốn tài liệu của Trung tâm học liệu Đại học Điện lực gồm những loại hình và số lượng cụ thể như thế nào?
Vốn tài liệu công bố gồm 4.747 đầu với 36.023 cuốn (500 đầu giáo trình với 25.000 cuốn; 4.000 đầu sách tham khảo với 9.000 cuốn; 106 đầu sách tra cứu với 460 cuốn; 93 đầu báo/tạp chí với 1.128 cuốn; 48 đầu sách tiếng Anh chuyên ngành với 435 cuốn). Tài liệu không công bố gồm 536 đầu với 690 cuốn (12 luận án, 96 luận văn, 256 đồ án tốt nghiệp với 410 cuốn, 172 đề tài nghiên cứu khoa học). Tài liệu số hóa gồm 220–280 tài liệu trên đĩa CD và cơ sở dữ liệu sách điện tử khoảng 175.000 đầu sách.

2. Đội ngũ nhân lực của Trung tâm học liệu có cơ cấu trình độ ra sao?
Trung tâm có 08 cán bộ (2 nam, 6 nữ). Về trình độ: 2 Thạc sĩ và 6 Cử nhân; trong đó có 4 cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành thông tin - thư viện, 4 cán bộ thuộc các ngành khác đã qua các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thông tin - thư viện ngắn hạn.

3. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại Trung tâm học liệu gồm những trang thiết bị gì?
Được đầu tư từ gói thầu 4TB của EVN, Trung tâm có 5 máy chủ (4 máy EVN chạy Leased line, 1 máy trường nối LAN), 50 máy trạm Super Power (7 máy nghiệp vụ, 40 máy tra cứu tầng 2, 3 máy tra cứu tầng 1), 3 cổng từ, 1 máy khử từ, 100.000 nhãn từ, 14 camera giám sát, 3 ổ đọc ghi DVD R/RW, 5 đầu đọc mã vạch để bàn, 2 đầu đọc mã vạch cầm tay, 3 máy scanner, 1 máy chiếu DLP cùng hệ thống máy in laser và máy photocopy chuyên dụng.

4. Nguồn kinh phí bổ sung tài liệu hàng năm của Trung tâm là bao nhiêu và được phân bổ như thế nào?
Hàng năm Nhà trường cấp cho Trung tâm kinh phí bổ sung từ 600 đến 800 triệu đồng, được chia thành hai nhóm: kinh phí đề xuất cho phần cứng khoảng 400 triệu đồng và kinh phí phát sinh/phần mềm khoảng 400 triệu đồng.

5. Những tồn tại chính trong công tác phát triển và khai thác nguồn tin tại Trung tâm được chỉ ra là gì?
Tồn tại lớn nhất gồm: 40 máy trạm tra cứu tại tầng 2 chưa được đưa vào vận hành; việc tra cứu sách tại tầng 1 còn sử dụng file Excel thủ công; phân hệ Bổ sung của phần mềm Libol 6.0 chưa được ứng dụng đầy đủ khiến quy trình mua sắm vẫn phải làm thủ công; vốn tài liệu tiếng nước ngoài còn ít (680 cuốn) và tài liệu tiếng Nga được tặng không phù hợp với nhu cầu nên phải chuyển lưu kho.

Kết luận

Khóa luận đã làm rõ cơ sở lý luận và khảo sát toàn diện thực trạng công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu Trường Đại học Điện lực Hà Nội giai đoạn 2017–2018. Kết quả nghiên cứu đã phân tích chi tiết cơ cấu vốn tài liệu truyền thống và hiện đại, quy mô người dùng tin, hiện trạng trang thiết bị công nghệ thông tin cùng những tồn tại trong khâu bổ sung và khai thác. Hệ thống 9 nhóm giải pháp do tác giả đề xuất là cơ sở thực tiễn quan trọng giúp đơn vị tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin - thư viện phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.