Chương 1: TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” - một trong những khái niệm làm nền tảng chung cho công tác lưu trữ, lưu trữ học và tất cả các hoạt động lưu trữ. Hiện nay tồn tại ba trường phái cơ bản có quan niệm khác nhau về thuật ngữ này. Trường phái thứ nhất: Trường phái đã định nghĩa về tài liệu lưu trữ căn cứ vào giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành.
Định nghĩa do trường phái này đề xuất được Hội đồng Lưu trữ Quốc tế chính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp. Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (nghĩa thứ nhất), “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”. Trường phái thứ hai: Trường phái đã định nghĩa tài liệu lưu trữ căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài liệu. Trường phái này do các nước Châu Âu đại diện, coi tài liệu lưu trữ là “toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó”.
Cách định nghĩa này phỏng theo định nghĩa được nêu trong cuốn “Thực tiễn lưu trữ Pháp” do ông Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp chủ biên năm 1993 và cũng là định nghĩa được qui định trong Luật Lưu trữ Pháp 1979: “Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào”. 16 Trường phái thứ ba: Trường phái định nghĩa về khái niệm tài liệu lưu trữ thiên về nơi bảo quản. Đại diện cho trường phái này là Liên Xô và hầu hết các nước xã hội chủ nghĩa trước đây. Định nghĩa này được trình bày chính thức trong Từ điển Thuật ngữ xuất bản năm 1982 tại Maxcơva: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ”.
Tuy nhiên, trong công tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm tài liệu lưu trữ. Nét đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004. Trong Luật này tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước” (Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004). Ngoài ba trường phái tiêu biểu nêu trên còn có trường phái dung hòa giữa ba trường phái.
Việt Nam là một trong các nước có quan điểm dung hòa giữa ba trường phái trên. Thật vậy, hầu hết các định nghĩa trước đây ở nước ta về tài liệu lưu trữ đều căn cứ vào bốn đặc điểm cơ bản như: vật mang tin, nguồn gốc xuất xứ, giá trị của tài liệu và nơi bảo quản. Ví dụ điển hình là định nghĩa chính thức về tài liệu lưu trữ được đưa vào Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam”: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội”. Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX.
Đến nay, định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở nước ta đã có một số điểm đổi mới. Điểm mới này được thể hiện trong định nghĩa nêu tại khoản 3. Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, 17 bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Phân tích và tổng hợp các định nghĩa nêu trong các văn bản nước ta cũng như trong các công trình của các tác giả nước nhà cho phép đi đến nhận xét chung là: các định nghĩa kể trên, mặc dù có sự khác nhau nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này. Thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải có “nguồn gốc xuất xứ - do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo qui định hợp pháp”; thứ hai, phải “là bản chính, bản gốc, và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc của tài liệu. Như vậy định nghĩa về tài liệu được nêu tại khoản 3. Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 là định nghĩa chính thức được sử dụng trong giáo trình này.“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ Trong quá trình phân tích để thống nhất định nghĩa khái niệm “Tài liệu lưu trữ”, đã nêu các đặc điểm của tài liệu lưu trữ, trong đó có các đặc điểm cơ bản sau đây: - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị cần tiếp tục bảo quản. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của một nhà nước, một cơ quan hoặc một nhân vật tiêu biểu trong quá trình vận động không ngừng của tự nhiên và xã hội đã xảy ra trong quá khứ, gọi chung là chứa đựng thông tin tài liệu hồi cố hay còn gọi là thông tin tài liệu quá khứ. Ở đây cần lưu ý rằng rất khó xác định thời điểm để phân biệt giữa thông tin hiện hành và thông tin hồi cố.
Tuy nhiên, xuất phát từ thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có thể xác định một cách tương đối về thời điểm để phân biệt giữa thông tin hiện hành và thông tin hồi cố. Thời điểm để phân biệt giữa hai loại thông 18 tin này trong công tác văn thư và công tác lưu trữ được qui ước là thời điểm văn bản, tài liệu đã kết thúc giai đoạn văn thư kế tiếp được chuyển sang giai đoạn lưu trữ. Trong lý luận và thực tiễn công tác văn thư và công tác lưu trữ Việt Nam, giai đoạn lưu trữ được phân thành Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Chính vì vậy đã có sự khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là tài liệu vừa có giá trị lịch sử và vừa có cả giá trị bán hiện hành.
- Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của văn bản, tài liệu. Để được gọi là bản chính, bản gốc hoặc bản sao, văn bản phải đảm bảo các yêu cầu theo luật định về thể thức và hình thức trình bày. Hơn nữa, trong quá trình giải quyết văn bản, văn bản còn có thể có thêm những đặc điểm khác, ví dụ, ngoài các thể thức theo qui định như: chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra, văn bản có thể có thêm bút phê, các ghi chú. của người có thẩm quyền trong quá trình xử lý.
Trong thực tiễn, người ta gọi chúng là những tài liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc. - Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ: Chúng là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, là những tài liệu gốc - những văn bản hình thành do chính hoạt động của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình thực thi những chức năng, nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp qui định. Do đặc điểm này mà chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh và bí mật đời tư, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không thể thay thế được, không thể làm lại được và có thể gây nên những tổn thất khó lường. Bởi vậy, chúng cần được bảo quản theo qui định và việc nghiên cứu và sử dụng chúng cũng phải tuân theo những điều khoản do luật pháp qui định.
Tài liệu lưu trữ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện. Do đặc điểm này, mà tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về nhiều phương diện khác nhau, được quan tâm, trân trọng và bảo quản vẹn toàn để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và vào các mục đích khác. - Tài liệu lưu trữ được nhà nước quản lý tập trung thống nhất: Tài liệu lưu trữ do có những đặc điểm nêu trên cho nên chúng được 19 quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Theo nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ là đối tượng thuộc diện được nhà nước thống kê, được thu thập, bảo quản và sử dụng theo một chế độ thống nhất do luật định.
Ví dụ, tài liệu lưu trữ, tùy theo mức độ giá trị của chúng, sẽ được bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ cấp tỉnh hoặc tại các lưu trữ cấp huyện và cấp xã đều thuộc diện thống kê nhà nước. Nghĩa là chúng được bảo quản trong một hệ thống lưu trữ thống nhất. Các chế độ nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất. Những chế độ đó được qui định bởi một hệ thống các cơ quan quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương trong toàn quốc.
Các loại tài liệu lưu trữ Căn cứ vào đặc điểm ghi tin của tài liệu, chất liệu thể hiện của tài liệu.
