Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin (CNTT) phát triển mạnh mẽ, thông tin trở thành nguồn lực quan trọng, đóng vai trò then chốt trong phát triển kinh tế - xã hội. Tại Việt Nam, các thư viện đại học, đặc biệt là Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (ĐHSPHN), đang chuyển đổi mạnh mẽ từ phương thức tra cứu truyền thống sang tự động hóa nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin (NDT). Tính đến năm 2015, Trung tâm quản lý 12.779 thẻ người dùng, trong đó sinh viên chiếm 65%, học viên cao học và nghiên cứu sinh chiếm 23%, cán bộ giảng viên 3%, và học sinh 9%. Nhu cầu tra cứu thông tin đa dạng, từ tài liệu sách, báo, luận văn đến cơ sở dữ liệu toàn văn, đòi hỏi bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa (BMTCTT) phải hiện đại, chính xác và thuận tiện.

Mục tiêu nghiên cứu là khảo sát, đánh giá thực trạng BMTCTT tự động hóa tại Trung tâm TT - TV ĐHSPHN từ năm 2004 đến nay, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin của NDT. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng phục vụ, góp phần thúc đẩy công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học tại trường, đồng thời làm cơ sở tham khảo cho các thư viện đại học khác trong nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về quản lý thông tin và thư viện hiện đại, trong đó có:

  • Lý thuyết về bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa: BMTCTT tự động hóa được hiểu là tập hợp các công cụ và phương tiện hiện đại giúp tra tìm và cung cấp tài liệu, thông tin đáp ứng nhu cầu tin của người dùng. Bộ máy này bao gồm cơ sở dữ liệu (CSDL) và hạ tầng công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm).

  • Tiêu chí đánh giá chất lượng BMTCTT tự động hóa: Bao gồm tính đầy đủ, tính chính xác, tính cập nhật, tính thuận tiện/dễ sử dụng, tính hiện đại và tính kinh tế. Ví dụ, tính đầy đủ được đo bằng tỷ lệ tài liệu thích hợp tìm được so với tổng số tài liệu phù hợp trong hệ thống.

  • Mô hình tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin: Nguồn lực thông tin bao gồm vốn tài liệu, nguồn nhân lực và cơ sở vật chất. Vai trò của cán bộ thư viện (CBTV) được nhấn mạnh như là cầu nối giữa NDT và nguồn thông tin, đồng thời là người hỗ trợ, đào tạo và quản lý thông tin.

Ba khái niệm chính được sử dụng là: tra cứu thông tin, tra cứu thông tin tự động hóa, và bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, kết hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

  • Phân tích và tổng hợp tài liệu: Thu thập, hệ thống hóa các tài liệu lý luận và thực tiễn liên quan đến BMTCTT tự động hóa.

  • Quan sát và khảo sát thực tế: Theo dõi hoạt động tra cứu thông tin tại Trung tâm TT - TV ĐHSPHN.

  • Điều tra xã hội học bằng phiếu hỏi: Thu thập ý kiến, nhu cầu và đánh giá của NDT và CBTV về bộ máy tra cứu.

  • Phương pháp thống kê số liệu: Xử lý và phân tích dữ liệu thu thập được, bao gồm số liệu về số lượng thẻ, tỷ lệ sử dụng tài liệu, các loại cơ sở dữ liệu, và đánh giá chất lượng bộ máy.

  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu thực trạng tại Trung tâm với các nghiên cứu và tiêu chuẩn trong ngành.

Cỡ mẫu khảo sát bao gồm 12.779 người dùng tin với các nhóm đối tượng đa dạng như cán bộ giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, sinh viên và học sinh. Phương pháp chọn mẫu dựa trên phân loại đối tượng người dùng và mức độ sử dụng thư viện. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ năm 2004 đến 2015, tập trung vào giai đoạn chuyển đổi sang phần mềm quản lý Libol 5.5.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Cơ sở dữ liệu thư mục và toàn văn: Tính đến 15/6/2015, Trung tâm đã xây dựng 89.584 biểu ghi trong CSDL thư mục, trong đó sách chiếm 55%, bài trích tạp chí 20%, luận văn, luận án 19%, đề tài nghiên cứu khoa học 5%. CSDL toàn văn gồm 1.617 luận án, luận văn và 315 đề tài nghiên cứu khoa học, tuy nhiên chưa được phục vụ trực tiếp cho người dùng.

  2. Tỷ lệ sử dụng tài liệu của sinh viên và học sinh tăng đều qua các năm: Năm 2012 có 66.617 lượt sử dụng, năm 2013 là 68.228, và năm 2014 đạt 70.116 lượt, cho thấy nhu cầu tra cứu thông tin ngày càng tăng.

  3. Đánh giá chất lượng bộ máy tra cứu tự động hóa: Tính đầy đủ và chính xác của bộ máy được đánh giá ở mức khoảng 70-80%, tính cập nhật và thuận tiện sử dụng còn hạn chế do cơ sở dữ liệu toàn văn chưa được khai thác hiệu quả và phần mềm chưa được nâng cấp kịp thời.

  4. Nguồn nhân lực và cơ sở vật chất: CBTV có trình độ chuyên môn phù hợp nhưng còn hạn chế về kỹ năng CNTT. Cơ sở vật chất, phần cứng và phần mềm chưa đồng bộ, ảnh hưởng đến hiệu quả tra cứu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên là do quá trình chuyển đổi từ phương thức thủ công sang tự động hóa chưa hoàn thiện toàn diện. Việc chưa đưa CSDL toàn văn vào phục vụ trực tiếp người dùng làm giảm tính đầy đủ và cập nhật của bộ máy. So với các nghiên cứu trong ngành, Trung tâm ĐHSPHN đã có nhiều bước tiến vượt bậc về xây dựng cơ sở dữ liệu và ứng dụng chuẩn MARC 21, AACR2, bảng phân loại DDC 23, tuy nhiên vẫn cần cải tiến về mặt công nghệ và đào tạo nhân lực.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ các loại cơ sở dữ liệu, biểu đồ tăng trưởng lượt sử dụng tài liệu qua các năm, bảng đánh giá các tiêu chí chất lượng bộ máy tra cứu. Những kết quả này khẳng định vai trò quan trọng của BMTCTT tự động hóa trong việc nâng cao chất lượng phục vụ NDT, đồng thời chỉ ra các điểm cần cải thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện và đa dạng hóa cơ sở dữ liệu: Tăng cường xây dựng và cập nhật CSDL toàn văn, mở rộng các loại hình dữ liệu điện tử để đáp ứng nhu cầu đa dạng của NDT. Thời gian thực hiện: 1-2 năm. Chủ thể: Ban Giám đốc Trung tâm phối hợp với các phòng nghiệp vụ.

  2. Nâng cấp phần mềm và phần cứng: Đầu tư nâng cấp hệ thống quản lý thư viện, cải tiến giao diện người dùng, tăng cường tính năng tìm kiếm nâng cao và bảo mật dữ liệu. Thời gian: 1 năm. Chủ thể: Phòng CNTT và Ban Giám đốc.

  3. Tăng cường đào tạo cán bộ thư viện và người dùng tin: Tổ chức các khóa đào tạo về CNTT, kỹ năng tra cứu thông tin, định từ khóa có kiểm soát nhằm nâng cao năng lực phục vụ và khai thác thông tin. Thời gian: liên tục hàng năm. Chủ thể: Phòng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

  4. Xây dựng chính sách thu hút kinh phí và chia sẻ nguồn lực thông tin: Tăng cường hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước, khai thác nguồn kinh phí từ dự án, tài trợ để phát triển bộ máy tra cứu. Thời gian: dài hạn. Chủ thể: Ban Giám đốc và phòng kế hoạch tài chính.

  5. Tăng cường vai trò lãnh đạo và quản lý: Ban lãnh đạo cần định hướng chiến lược phát triển BMTCTT tự động hóa, giám sát và đánh giá thường xuyên hiệu quả hoạt động. Thời gian: liên tục. Chủ thể: Ban Giám đốc Trung tâm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý thư viện và trung tâm thông tin: Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng và giải pháp nâng cao hiệu quả bộ máy tra cứu tự động hóa, từ đó xây dựng chiến lược phát triển phù hợp.

  2. Cán bộ thư viện và nhân viên nghiệp vụ: Nắm vững kiến thức về tổ chức cơ sở dữ liệu, quy trình xử lý tài liệu, kỹ thuật định từ khóa và ứng dụng công nghệ trong tra cứu thông tin.

  3. Giảng viên và nghiên cứu sinh ngành Khoa học Thông tin - Thư viện: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp khảo sát và phân tích dữ liệu trong lĩnh vực thư viện điện tử và quản lý thông tin.

  4. Nhà quản lý giáo dục và các cơ quan liên quan: Hiểu rõ vai trò của thư viện đại học trong hỗ trợ đào tạo và nghiên cứu khoa học, từ đó có chính sách hỗ trợ phát triển nguồn lực thông tin.

Câu hỏi thường gặp

  1. Bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa là gì?
    BMTCTT tự động hóa là tập hợp các công cụ và phương tiện hiện đại giúp tra tìm và cung cấp tài liệu, thông tin đáp ứng nhu cầu tin của người dùng, bao gồm cơ sở dữ liệu và hạ tầng CNTT như phần mềm và phần cứng.

  2. Tiêu chí nào dùng để đánh giá chất lượng bộ máy tra cứu?
    Các tiêu chí chính gồm tính đầy đủ, chính xác, cập nhật, thuận tiện/dễ sử dụng, hiện đại và kinh tế. Ví dụ, tính đầy đủ được đo bằng tỷ lệ tài liệu phù hợp tìm được so với tổng số tài liệu trong hệ thống.

  3. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả bộ máy tra cứu?
    Bao gồm yếu tố chủ quan như nguồn nhân lực, trình độ cán bộ thư viện, nguồn lực thông tin; và yếu tố khách quan như nhu cầu tra cứu tin, công nghệ áp dụng, kinh phí đầu tư.

  4. Tại sao CSDL toàn văn chưa phát huy hiệu quả tại Trung tâm?
    Do chưa được phục vụ trực tiếp cho người dùng, phần mềm chưa được nâng cấp để hỗ trợ truy cập toàn văn, và hạn chế về cơ sở vật chất cũng như kỹ năng CNTT của cán bộ.

  5. Giải pháp nào ưu tiên để nâng cao hiệu quả bộ máy tra cứu?
    Ưu tiên hoàn thiện cơ sở dữ liệu toàn văn, nâng cấp phần mềm, đào tạo cán bộ thư viện và người dùng, đồng thời tăng cường hợp tác và thu hút kinh phí để phát triển bền vững.

Kết luận

  • Bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa tại Trung tâm TT - TV ĐHSPHN đã có bước phát triển đáng kể về cơ sở dữ liệu và ứng dụng công nghệ, đáp ứng phần nào nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin.
  • Tính đầy đủ, chính xác và cập nhật của bộ máy còn hạn chế do chưa khai thác hiệu quả CSDL toàn văn và hạn chế về phần mềm, phần cứng.
  • Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn tốt nhưng cần nâng cao kỹ năng CNTT và định từ khóa có kiểm soát để cải thiện chất lượng phục vụ.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào hoàn thiện cơ sở dữ liệu, nâng cấp công nghệ, đào tạo nhân lực và tăng cường quản lý, hợp tác, thu hút kinh phí.
  • Nghiên cứu mở ra hướng phát triển bền vững cho bộ máy tra cứu tự động hóa, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Trường ĐHSPHN.

Hành động tiếp theo: Ban Giám đốc Trung tâm cần triển khai các giải pháp ưu tiên trong vòng 1-2 năm tới, đồng thời tổ chức đánh giá định kỳ để điều chỉnh phù hợp. Các cán bộ thư viện và người dùng nên tích cực tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng tra cứu và sử dụng bộ máy.