Mở đầu cho việc ứng dụng tin học hóa hoạt động TTTV, tập trung vào việc lƣu trữ, tìm kiếm tài liệu và tạo ra các sản phẩm thông tin thƣ mục, phần mềm tƣ liệu ra đời và đáp ứng yêu cầu đó. Việc ứng dụng tin học ngày càng mở rộng trong các hoạt động kỹ thuật khác, hệ thống thông tin tự động hóa đƣợc triển khai cho từng công đoạn hoặc toàn bộ quy trình nghiệp vụ TTTV nhƣ: quản lý công tác bổ sung, thực hiện biên mục tự động, đánh chỉ số, tạo lập các bộ phiếu, tạo ra các sản phẩm thông tin, các hoạt động tìm và khai thác dữ liệu, các hoạt động kiểm tra thống kê. Đó là kết quả của sự ra đời và phát triển của phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp. Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển của thƣ viện điện tử, yêu cầu quản lý và khai thác các nguồn thông tin số đang phát triển, mà các bộ sƣu tập số toàn văn là thành phần cốt lõi, đã dẫn đến sự hình thành và phát triển của phần mềm quản lý bộ sƣu tập số.
20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Khái niệm chung về phần mềm ứng dụng trong hoạt động thƣ viện 1. Phần mềm tư liệu Phần mềm tƣ liệu là phần mềm dùng để quản lý, lƣu trữ và tìm kiếm, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thƣ mục. CSDL đƣợc tạo ra bởi phần mềm tƣ liệu là CSDL thƣ mục, đó chính là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa.104] Ví dụ: Phần mềm CDI/ISIS là một trong những phần mềm tƣ liệu do UNESCO phát triển, đã đƣợc sử dụng rộng rãi tại các thƣ viện ở Việt Nam từ năm 1990.
CDS/ISIS đã đƣợc Trung tâm Tƣ liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia việt hóa để sử dụng với bộ mã chuẩn quốc gia TCVN3, và đƣợc đƣa vào sử dụng từ cuối những năm 80 tại các thƣ viện lớn nhƣ Thƣ viện Quốc gia, Thƣ viện Khoa học Kỹ thuật Trung ƣơng, Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. Các cơ quan này đều sử dụng CDS/ISIS để xây dựng, quản lý và khai thác các CSDL của thƣ viện mình. Đến cuối 1994, đƣợc sự giúp đỡ của Bộ Văn hóa Thông tin, thƣ viện của các tỉnh thành trong cả nƣớc bắt đầu đƣợc trang bị máy tinhd, CDS/ISIS cũng từ đó mà đƣợc triển khai ứng dụng rộng rãi tại các thƣ viện tỉnh. Phần mềm tƣ liệu thích ứng với việc triển khai các ứng dụng tin học ở giai đoạn đầu, với các ứng dụng mang tính cụ bộ xây dựng CSDL để quản lý tài liệu của thƣ viện hoặc trung tâm thông tin.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và internet, phần mềm tƣ liệu không còn phù hợp nữa, thay vào đó là phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện. Phần mềm tích hợp quản trị thư viện Phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện đóng vai trò tự động hóa và quy trình hóa các tác nghiệp trong một cơ quan TTTV. Đây là phần mềm với 21 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nhiều phân hệ (module) đƣợc thiết kế để giải quyết từng công việc cụ thể của các bộ phận chức năng trong cơ quan TTTV. Trong cuốn Tin học tƣ liệu của PGS.
Đoàn Phan Tân, phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện đƣợc định nghĩa là hệ thống phần mềm giúp tự động hóa quy trình đƣờng đi của tài liệu và h trợ triển khai các sản phẩm và dịch vụ thƣ viện.119] Nói cách khác, Phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện là hệ thống phần mềm có khả năng thực hiện toàn diện các chức năng quản lý của thƣ viện bao gồm: theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tại ch hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lƣu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thƣ mục với các đơn vị khác… Ví dụ: Phần mềm Libol là phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp do Công ty Tinh Vân, Thƣ viện Quốc Gia và Trung tâm Thông tin tƣ liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia phối hợp nghiên cứu và phát triển. Phần mềm Libol đã nhận đƣợc tài trợ chính thức từ Ban chỉ đạo Chƣơng trình Quốc Gia về Công nghệ thông tin trong chƣơng trình tài trợ cho các phần mềm nội địa năm 1998. Theo thống kê đến năm 2010 đã có 134 đơn vị sử dụng phần mềm Libol, trong đó có 78 trƣờng ĐH, CĐ và trung học. Phần mềm Ilib là phần mềm do Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC nghiên cứu và phát triển để ứng dụng trong hoạt động của các cơ quan TTTV tại Việt Nam từ năm 1999.
Tính đến nay đã có hơn 100 thƣ viện trong nƣớc sử dụng phần mềm Ilib trong đó có các Thƣ viện Quốc gia và các thƣ viện tỉnh thành khác. Về cấu trúc, phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện bao gồm 2 nhóm chính: Nhóm tác nghiệp và nhóm khai thác 22 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Nhóm tác nghiệp: bao gồm những chức năng dành cho cán bộ thƣ viện nhƣ bổ sung, biên mục, quản lý kho, lƣu thông, quản lý ấn phẩm định kỳ… nhằm h trợ các công việc nghiệp vụ khi xử lý tài liệu. - Nhóm khai thác: bao gồm những chức năng dành cho ngƣời dùng tin nhƣ tra cứu, đặt mƣợn, gia hạn, thông tin về tài khoản… h trợ bạn đọc trong việc sử dụng tài liệu thƣ viện.1: Mô hình chức năng của phần mềm tích hợp quản trị TV 1. Phần mềm quản lý bộ sưu tập số Tài liệu số Hiện nay đang có rất nhiều tranh luận và định nghĩa về tài liệu số và tài liệu điện tử.
Vấn đề gây tranh cãi này đã đƣợc phân chia theo 2 quan niệm: một quan niệm cho rằng tài liệu số và tài liệu điện tử là hoàn toàn khác nhau, một quan niệm khác lại cho rằng đây chỉ là hai cách gọi khác nhau cho một loại hình tài liệu. Theo tiêu chuẩn của Nga GOST R51141-98 thì "Tài liệu điện tử là những tài liệu đƣợc tạo lập do sử dụng các vật mang tin và các phƣơng pháp ghi bảo đảm việc xử lý thông tin bằng máy tính điện tử". Gần đây, trong một 23 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com số tài liệu nghiên cứu và đã đƣợc phát hành, tài liệu số đƣợc hiểu là “tập hợp có tổ chức những bộ sƣu tập thông tin của các đối tƣợng số hoặc đã đƣợc số hóa, đƣợc lƣu trữ trên MTĐT mà có thể truy cập, chia sẻ, khai thác theo các giao thức và thủ tục tiêu chuẩn xác định trong môi trƣờng điện tử”. Từ cách hiểu trên, nên về thực chất trong hoạt động thực tiễn, khái niệm TLĐT và TLS đƣợc hiểu là tƣơng đƣơng.
Do bản chất tồn tại và lƣu trữ hoàn toàn khác biệt so với loại hình TL truyền thống nên TLS hay TLĐT chỉ có thể truy cập, chia sẻ và khai thác trên máy tính. Nguyễn Viết Nghĩa, “Tài liệu số bao gồm tất cả các dạng tài liệu nhƣ sách, báo, tạp chí, các bộ phim, bản nhạc, các file multimedia, các trang web, các cơ sở dữ liệu,… đƣợc bao gói hay đƣợc lƣu giữ trên các vật mang tin điện tử, có thể đọc đƣợc, truy cập đƣợc thông qua máy tính hay mạng máy tính.” Bộ sưu tập số Theo ODLIS - Từ điển trực tuyến về Khoa học Thông tin và Thƣ viện, Sƣu tập thƣ viện là tập hợp nhiều tài liệu (sách, báo cáo, các hồ sơ,…) đƣợc tập trung ở một nơi, vật lý hoặc ảo, bởi một hoặc một số ngƣời hoặc bởi một tổ chức và đƣợc sắp xếp theo trật tự có hệ thống để h trợ tìm lại. Toàn bộ tập hợp của sách và những tài liệu của thƣ viện, đƣợc biên mục và sắp xếp để h trợ truy cập. Cũng theo ODLIS, Sƣu tập số là sƣu tập của thƣ viện hoặc tài liệu lƣu trữ đƣợc chuyển sang dạng thức đọc đƣợc bằng máy tính (machine readable format) để bảo quản hoặc để cung cấp sự truy cập bằng điện tử.
Sƣu tập số cũng gồm các tài liệu thƣ viện đƣợc sản xuất ở dạng điện tử/số, nhƣ tạp chí điện tử, sách điện tử, tài liệu tra cứu trực tuyến và trên CD-ROM, CSDL và các tài nguyên khác dựa trên Web. 24 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nhƣ vậy Bộ sƣu tập số không chỉ là một tập hợp các tài liệu số, mà còn phải là tập hợp các tài liệu hay đối tƣợng số (dƣới dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video…) đƣợc lựa chọn và tổ chức cùng với các siêu dữ liệu mô tả và có ít nhất một giao diện cho ngƣời sử dụng truy cập thông qua môi trƣờng mạng. Phần mềm quản lý bộ sưu tập số Phần mềm này cho phép lƣu trữ và khai thác các loại tài liệu với nhiều định dạng khác nhau nhƣ âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn, các tài liệu đƣợc số hóa… H trợ xây dựng các giáo trình, bài giảng, sách điện tử, biến các loại tài liệu này trở thành các dữ liệu của thƣ viện. Cho phép ngƣời dùng tin truy cập và khai thác thông tin trực tuyến.
Nhƣ vậy ta có thể hiểu, phần mềm quản lý bộ sƣu tập số là phần mềm quản lý toàn bộ các đối tƣợng số của thƣ viện, phân chia theo từng bộ sƣu tập khác nhau, phục vụ cho việc lƣu giữ, truy cập và chia sẻ thông tin cùng một lúc không giới hạn ngƣời dùng. Ví dụ: Phần mềm Greenstone là phần mềm mã nguồn mở h trợ việc xây dựng và phân phối các bộ sƣu tập số của thƣ viện trên internet hoặc trên CD- ROM. Greenstone là kết quả của dự án thƣ viện số tại trƣờng đại học Waikato, NewZealand với sự hợp tác của hai tổ chức UNESCO và Human Info NGO. Phiên bản đầu tiên của phần mềm đƣợc phát hành vào tháng 8 năm 2000.
Mục đích của phần mềm Greenstone là trao quyền cho ngƣời sử dụng, đặc biệt là thƣ viện các trƣờng ĐH để xây dựng thƣ viện số cho riêng mình và chia sẻ nguồn lực thông tin trong cộng đồng. Phần mềm Dspace là phần mềm mã nguồn mở h trợ giải pháp xây dựng và phân phối các bộ sƣu tập trên internet. Dspace do thƣ viện của Học viện Công nghệ Massachusets và Hewlett Pckard Labs phát triển. Phiên bản Dspae đầu tiên phát hành vào tháng 11 năm 2002 với chức năng ban đầu là để quản lý nguồn thông tin số nội sinh của học viện.
Hiện nay đã có hơn 1700 trƣờng 25 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐH, thƣ viện và các tổ chức sử dụng Dspace để quản lý và chia sẻ nguồn tài nguyên số.