Tổng quan nghiên cứu

Tin học hóa và hiện đại hóa hoạt động thông tin - thư viện là xu thế tất yếu nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học trong các cơ sở giáo dục đại học. Tại Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội, trung tâm đào tạo phục vụ gần 9.000 sinh viên, học viên cùng hơn 400 giảng viên, việc quản trị hiệu quả nguồn tài nguyên tri thức chuyên ngành xây dựng, kiến trúc và quy hoạch đóng vai trò then chốt. Năm 2002, trong khuôn khổ Dự án "Đầu tư hỗ trợ giáo dục đại học" do Ngân hàng Thế giới tài trợ cho 10 trường đại học trọng điểm tại Việt Nam, Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội đã chính thức triển khai phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5.

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện của tác giả Tào Thị Thanh Mai tập trung nghiên cứu toàn diện thực trạng ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2002 đến năm 2012. Nghiên cứu hướng tới mục tiêu đánh giá năng lực đáp ứng của phần mềm đối với các quy trình nghiệp vụ chuyên môn, xác định các điểm nghẽn về hạ tầng công nghệ và tổ chức nhân sự, đồng thời đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành. Công trình mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi giải quyết bài toán quản trị 101.003 cuốn giáo trình, 1.320 công trình luận án, luận văn và phục vụ 91% người dùng tin là học viên, sinh viên, tạo nền tảng chuyển đổi sang mô hình thư viện số hiện đại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý luận về hệ quản trị thư viện tích hợp (Integrated Library System - ILS) kết hợp với khung tiêu chí đánh giá phần mềm thư viện hiện đại của Philippa Ryan gồm 9 nhóm chức năng cốt lõi: yêu cầu hệ thống, biên mục, tìm kiếm thông tin, luân chuyển yêu cầu tin, bổ sung, quản lý ấn phẩm định kỳ, mượn trả tài liệu, kết nối mạng và hỗ trợ hệ thống. Bên cạnh đó, tác giả tích hợp bộ tiêu chuẩn đánh giá định tính và định lượng của Sở Giáo dục Victorian và các tiêu chí phân tích phần mềm chuyên dụng do chuyên gia Cao Minh Kiểm xác lập.

Khung lý thuyết của đề tài xoay quanh các khái niệm cốt lõi:

  • Hệ quản trị thư viện tích hợp (ILS): Hệ thống phần mềm tự động hóa toàn diện chu trình đường đi của tài liệu từ bổ sung, biên mục, quản lý kho đến lưu thông và phục vụ tra cứu trên một cơ sở dữ liệu hợp nhất.
  • Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21 và quy tắc AACR2/ISBD: Các chuẩn nghiệp vụ quốc tế đảm bảo tính thống nhất trong mô tả thư tịch và tích hợp dữ liệu đa nguồn.
  • Mục lục trực tuyến OPAC: Cổng tra cứu thông tin công cộng cho phép người dùng tin truy cập và tương tác với nguồn lực thư viện qua môi trường mạng.
  • Chuẩn trao đổi dữ liệu ISO 2709 và giao thức Z39.50/ISO 10161: Nền tảng kỹ thuật cho phép kết nối, chia sẻ biểu ghi và thực hiện mượn liên thư viện giữa các đơn vị thông tin.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu đa dạng gồm tài liệu thứ cấp (báo cáo tổng kết, số liệu thống kê tài chính từ 2008 đến 2012, báo cáo nghiệp vụ của Trung tâm) và dữ liệu sơ cấp thu thập trực tiếp tại thực địa. Cỡ mẫu nghiên cứu bao quát toàn bộ 19 cán bộ viên chức của Trung tâm (gồm 1 tiến sĩ, 2 thạc sĩ khoa học thư viện, 10 cử nhân thư viện và 6 chuyên viên các ngành kỹ thuật, tin học, ngoại ngữ), 76 máy trạm kỹ thuật cùng toàn bộ các tệp cơ sở dữ liệu đang vận hành trên 7 phân hệ Libol 5.5. Phương pháp chọn mẫu toàn bộ được áp dụng nhằm đảm bảo tính bao quát, chuẩn xác và không bỏ sót các thành phần trong hệ sinh thái thư viện.

Các phương pháp phân tích cụ thể bao gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Khảo sát hệ thống văn bản quản lý, quy chế đào tạo, định mức kinh phí bổ sung hàng năm dao động từ 300 đến 500 triệu đồng.
  • Phương pháp quan sát khoa học: Khảo sát trực tiếp cấu trúc không gian 3 tầng (tầng 4, 5, 6 với tổng diện tích các phòng đọc và kho phục vụ trên 500 m2) và quy trình tác nghiệp trên các phân hệ phần mềm.
  • Phương pháp phỏng vấn sâu: Trao đổi trực tiếp với ban giám đốc, cán bộ quản trị mạng và cán bộ phụ trách các khâu bổ sung, biên mục, lưu thông để làm rõ các bất cập vận hành.

Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm kết hợp chặt chẽ giữa phân tích số liệu định lượng về tài nguyên thông tin với đánh giá định tính về trải nghiệm nghiệp vụ của cán bộ và bạn đọc trong khung thời gian nghiên cứu 10 năm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội ghi nhận những kết quả nổi bật sau:

  • Mức độ triển khai các phân hệ phần mềm: Trung tâm đã đưa vào vận hành 7 trên tổng số 9 phân hệ của Libol 5.5, bao gồm: Bổ sung, Biên mục, Bạn đọc, Lưu thông, Ấn phẩm định kỳ, Quản lý và OPAC. Hai phân hệ chuyên sâu chưa được triển khai là Mượn liên thư viện (ILL) và Phân hệ phát hành ấn phẩm điện tử.
  • Năng lực xử lý và quy mô vốn tài liệu: Phần mềm đã số hóa và tạo lập được hơn 3.000 biểu ghi sách giáo trình và tham khảo, 1.167 biểu ghi luận án, luận văn (trong tổng số 75 luận án tiến sĩ và 1.245 luận văn thạc sĩ lưu giữ tại Trung tâm), cùng 58 biểu ghi tạp chí đại diện cho 102 tập với 2.664 bản. Khối tài liệu giáo trình chiếm tỷ trọng lớn nhất với 218 đầu sách tương ứng 101.003 bản (chiếm 78,8% tổng lượng sách), trong đó tài liệu xuất bản từ năm 2000 đến nay chiếm 50,6%, giai đoạn 1990 - 1999 chiếm 47,3%, còn lại 2,1% xuất bản trước năm 1990.
  • Đặc điểm cơ cấu người dùng tin: Thành phần người dùng tin phân bố rõ rệt với 91% là sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh; 6% là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu; 2% là cán bộ sản xuất và chuyển giao công nghệ; 1% là cán bộ lãnh đạo, quản lý.
  • Tình trạng cơ sở hạ tầng công nghệ: Hệ thống máy tính phục vụ phần mềm tồn tại sự mất cân đối nghiêm trọng. Trong khi hệ thống 9 máy chủ hoạt động tốt thì 11 máy trạm soạn thảo (cấu hình Pentium 4, 128MB SDRAM) và 65 máy trạm tra cứu OPAC (cấu hình Celeron III, 64MB SDRAM) đều đã quá cũ kỹ, được trang bị từ năm 2001, dẫn đến tốc độ xử lý dữ liệu chậm và thường xuyên xảy ra lỗi nghẽn truy cập.

Thảo luận kết quả

Các số liệu nghiên cứu được biểu diễn trực quan qua bảng tổng hợp kinh phí (Bảng 2.1), biểu đồ cơ cấu vốn tài liệu (Biểu đồ 1.2) và biểu đồ phân loại nhóm bạn đọc (Biểu đồ 1.3). Sự phân bổ kinh phí bổ sung tài liệu đạt 337,1 triệu đồng năm 2008 và duy trì ở mức 300 - 500 triệu đồng các năm tiếp theo đã giúp kho tài liệu tăng trưởng ổn định. Tuy nhiên, tỷ lệ phân bổ chưa đồng đều khi sách tham khảo ngoại văn chỉ có 2.750 đầu sách, chủ yếu là tiếng Nga với 3.903 bản vốn ít được sinh viên khai thác, trong khi nguồn sách tiếng Anh và các ngôn ngữ khác còn hạn chế.

So với các nghiên cứu triển khai Libol tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội hay Thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội, Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội có tính đặc thù cao do lưu trữ khối lượng lớn tài liệu bản vẽ và đồ án. Trung tâm đã tự xây dựng cơ sở dữ liệu Đồ án môn học với gần 100 công trình (23 đồ án kiến trúc, 29 đồ án xây dựng, 18 đồ án quy hoạch, 21 đồ án kỹ thuật hạ tầng). Dù vậy, do hạn chế về công nghệ khi xây dựng dưới dạng web tĩnh HTML và thiếu quy trình đồng bộ, cơ sở dữ liệu này hoạt động tách biệt, chưa được tích hợp hoàn toàn vào hệ thống tra cứu tập trung của Libol 5.5.

Bên cạnh đó, việc chưa khai thác phân hệ Mượn liên thư viện khiến nguồn tài nguyên chuyên ngành bị cô lập, chưa chia sẻ được với mạng lưới thư viện các trường đại học khối kỹ thuật. Trình độ tin học và ngoại ngữ của đội ngũ 19 cán bộ không đồng đều cũng là rào cản lớn trong việc khai thác hết các tính năng nâng cao của phần mềm.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm tối ưu hóa hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 5.5 và chuẩn bị lộ trình nâng cấp lên phiên bản Libol 6.0, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Nâng cấp toàn diện hạ tầng phần cứng và mạng truyền thông: Ban Giám đốc Trung tâm phối hợp cùng Phòng Quản trị thiết bị tiến hành thanh lý và thay mới 100% hệ thống 65 máy trạm tra cứu và 11 máy trạm nghiệp vụ bằng các dòng máy có cấu hình hiện đại (RAM tối thiểu 4GB, chip xử lý đa nhân); đồng thời nâng cấp mạng LAN nội bộ lên chuẩn Gigabit trong giai đoạn 2013 - 2014 nhằm đảm bảo tốc độ truy cập OPAC ổn định cho trên 200 lượt tra cứu đồng thời.
  2. Triển khai hoàn thiện 2 phân hệ ILL và Quản lý ấn phẩm điện tử: Tổ Chuyên môn nghiệp vụ và Tổ Quản trị mạng tiến hành thiết lập giao thức ISO 10161 và Z39.50, mở cổng kết nối chia sẻ dữ liệu liên thư viện với ít nhất 5 trường đại học khối kỹ thuật tại Hà Nội trước năm 2015; tích hợp hệ thống quản trị nội dung số (CMS) để quản lý tập trung toàn văn 1.320 luận văn, luận án và gần 100 đồ án sinh viên.
  3. Chuẩn hóa quy trình xử lý dữ liệu và đào tạo nhân sự: Tổ chức tối thiểu 2 khóa bồi dưỡng chuyên sâu mỗi năm cho 19 cán bộ thư viện về biên mục chuyên ngành theo chuẩn MARC 21, phân loại DDC và kỹ năng quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server/Oracle; xây dựng quy chế phân quyền chặt chẽ trên phân hệ Quản trị hệ thống từ quý II/2013.
  4. Đẩy mạnh đào tạo kiến thức thông tin cho người dùng tin: Tổ Phục vụ - Tra cứu tích hợp học phần kỹ năng tra cứu OPAC và khai thác cơ sở dữ liệu trực tuyến (Ebsco, Blackwell Synergy, các tạp chí kiến trúc quốc tế) vào chương trình định hướng đầu khóa cho 100% tân sinh viên, hướng tới mục tiêu nâng tỷ lệ người dùng tin tự tra cứu đạt trên 85% vào năm 2015.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình luận văn là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cao dành cho 4 nhóm đối tượng chính:

  • Lãnh đạo và nhà quản lý thư viện các trường đại học: Nắm bắt phương pháp luận đánh giá hiệu quả phần mềm tích hợp, bài toán hoạch định ngân sách bổ sung (dao động 300 - 500 triệu đồng/năm) và mô hình tổ chức không gian thư viện 3 tầng đa chức năng.
  • Cán bộ nghiệp vụ thông tin - thư viện: Tiếp cận hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật biên mục tài liệu đặc thù (đồ án, luận văn, bản vẽ kỹ thuật), quy trình hồi cố dữ liệu cho hơn 100.000 bản tài liệu và phương pháp xử lý ấn phẩm định kỳ.
  • Kỹ sư công nghệ thông tin và quản trị mạng thư viện: Tham khảo mô hình thiết lập phân quyền người dùng, giải pháp tối ưu hóa cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị SQL/Oracle và phương án nâng cấp hạ tầng 76 máy trạm phục vụ mạng Intranet/Internet.
  • Học viên cao học và sinh viên ngành Khoa học Thư viện, Quản trị Thông tin: Sử dụng làm tài liệu nghiên cứu điển hình (case study) chuẩn mực về cấu trúc một đề tài đánh giá ứng dụng phần mềm ILS trong bối cảnh giáo dục đại học Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm Libol 5.5 hỗ trợ những tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc tế nào? Libol 5.5 hỗ trợ toàn diện khung chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, ISBD, các khung phân loại DDC, BBK, UDC, LOC, chuẩn trao đổi thông tin ISO 2709, giao thức tra cứu liên thư viện Z39.50, giao thức mượn liên thư viện ISO 10161 và chuẩn giao tiếp thiết bị mượn trả tự động SIP2.

Tại sao Trung tâm chưa triển khai phân hệ Mượn liên thư viện (ILL)? Việc triển khai phân hệ ILL đòi hỏi sự đồng bộ về chính sách hợp tác, hạ tầng kỹ thuật và thỏa thuận bản quyền giữa các thư viện thành viên. Tại thời điểm nghiên cứu, hạ tầng mạng của trường chưa kết nối rộng rãi với các đơn vị bên ngoài và cơ chế liên kết liên thư viện trong nước chưa hoàn thiện.

Nguồn tài liệu giáo trình tại Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội có quy mô ra sao? Kho giáo trình của Trung tâm có 218 đầu sách với 101.003 bản, chiếm khoảng 78,8% tổng vốn sách. Trong đó, giáo trình xuất bản từ năm 2000 đến 2012 chiếm 50,6% (51.087 cuốn), giáo trình xuất bản giai đoạn 1990 - 1999 chiếm 47,3% (47.749 cuốn), phục vụ trực tiếp cho gần 9.000 sinh viên tại Phòng mượn giáo trình tầng 4.

Hạ tầng máy tính ảnh hưởng như thế nào đến khả năng vận hành của Libol 5.5? Hệ thống 65 máy trạm tra cứu OPAC và 11 máy trạm soạn thảo trang bị từ năm 2001 có cấu hình rất thấp (RAM 64MB - 128MB, ổ cứng 20GB), khiến các tác vụ xử lý biểu ghi MARC 21 phức tạp bị chậm và không đáp ứng được lưu lượng truy cập lớn của 91% bạn đọc sinh viên.

Giải pháp nào giúp tối ưu hóa việc quản lý cơ sở dữ liệu đồ án kiến trúc? Trung tâm cần chuyển đổi gần 100 đồ án môn học từ nền tảng web tĩnh HTML sang cơ sở dữ liệu số hóa có cấu trúc, gắn biểu ghi biên mục chuẩn MARC 21 trên phân hệ Ấn phẩm điện tử của Libol và cấp quyền truy cập toàn văn qua mạng Intranet nội bộ cho giảng viên, sinh viên.

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá toàn diện 10 năm ứng dụng phần mềm Libol 5.5 (2002 - 2012) tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
  • Khẳng định vai trò then chốt của Libol 5.5 trong việc chuẩn hóa 7 phân hệ nghiệp vụ, quản trị cơ sở dữ liệu hơn 101.003 bản giáo trình và 1.320 công trình luận văn, luận án.
  • Chỉ rõ những hạn chế trọng yếu về hạ tầng phần cứng gồm 76 máy trạm lạc hậu và việc chưa khai thác 2 phân hệ Mượn liên thư viện cùng Phân hệ phát hành.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp khả thi với lộ trình rõ ràng về nâng cấp thiết bị, bồi dưỡng 19 cán bộ, kết nối liên thư viện và đào tạo người dùng tin.
  • Đóng góp luận cứ khoa học quan trọng phục vụ công tác chuẩn bị nâng cấp hệ thống thư viện điện tử của Nhà trường lên phiên bản phần mềm thế hệ mới.

Quý độc giả, cán bộ quản lý và các nhà nghiên cứu quan tâm đến mô hình tự động hóa thư viện đại học có thể liên hệ trực tiếp Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội hoặc Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội để tra cứu toàn văn luận văn thạc sĩ mã số 60 32 20 của tác giả Tào Thị Thanh Mai.