Luận Văn Tốt Nghiệp Về Bảo Quản và Khai Thác Tài Liệu Nghe Nhìn Tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III

Luận văn tốt nghiệp nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại trung tâm lưu trữ, điều tra thực trạng, phân tích số liệu, đề xuất

• Tác giả: Phạm Thị Ngọc Anh
• Người hướng dẫn: TS. Trần Thị Loan
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu Trữ Học
• Đề tài: Bảo Quản và Khai Thác Sử Dụng Tài Liệu Lưu Trữ Nghe - Nhìn Tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• BẢNG GIẢI THÍCH CHỮ VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• 0.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.5. Phương pháp nghiên cứu
• 0.6. Cấu trúc của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE – NHÌN
• 1.1. Khái niệm tài liệu nghe - nhìn
• 1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
• 1.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
• 1.4. Cơ sở pháp lý về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
• 1.5. Tiểu kết chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE – NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
• 2.1. Khái quát về Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
• 2.2. Thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
• 2.3. Phương pháp bảo quản an toàn tài liệu nghe- nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
• 2.4. Nhận xét đánh giá việc bảo quản tài liệu lưu trữ nghe- nhìn tại TTLTGQ III
• 2.5. Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –nhìn tại trung tâm lưu trữ quốc gia III
• 2.6. Nhận xét, đánh giá trong việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
• 2.7. Tiểu kết chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
• 3.1. Một số giải pháp đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
• 3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe- nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
• 3.3. Tiểu kết chương 3
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Cơ sở khoa học về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Tài liệu nghe - nhìn là một loại hình tài liệu quan trọng, phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn hóa và xã hội. Đặc điểm của tài liệu này là khả năng ghi lại hình ảnh và âm thanh, giúp người xem cảm nhận được không khí và sự kiện trong quá khứ. Việc bảo quản và khai thác tài liệu nghe - nhìn không chỉ là nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ mà còn là trách nhiệm của toàn xã hội. Theo TS. Trần Thị Loan, tài liệu nghe - nhìn có giá trị lịch sử và văn hóa lớn, cần được bảo tồn và phát huy. Việc bảo quản tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đòi hỏi sự chú ý đặc biệt do tính nhạy cảm của chúng với các yếu tố môi trường. Do đó, việc áp dụng các công nghệ hiện đại trong bảo quản là cần thiết để đảm bảo an toàn cho tài liệu.

1.1. Khái niệm tài liệu nghe nhìn

Tài liệu nghe - nhìn bao gồm các loại hình như tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm. Đây là những tài liệu ghi lại thông tin về các sự kiện, hiện tượng và con người bằng hình ảnh và âm thanh. Tài liệu này không chỉ phục vụ cho mục đích ghi chép mà còn mang tính nghệ thuật, giúp người xem hiểu rõ hơn về lịch sử và văn hóa. Theo định nghĩa, tài liệu nghe - nhìn là sản phẩm của con người, được ghi lại để lưu giữ cho thế hệ sau. Việc bảo quản và khai thác tài liệu này là rất quan trọng, không chỉ để bảo tồn di sản văn hóa mà còn để phục vụ cho nghiên cứu và giáo dục.

1.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn có ý nghĩa quan trọng trong việc ghi lại lịch sử và văn hóa của một dân tộc. Chúng không chỉ phản ánh các sự kiện lịch sử mà còn thể hiện đời sống văn hóa, xã hội của con người. Việc bảo quản và khai thác tài liệu này giúp nâng cao nhận thức của cộng đồng về giá trị của di sản văn hóa. Tài liệu nghe - nhìn còn có thể được sử dụng trong giáo dục, nghiên cứu và truyền thông, góp phần vào việc phát triển văn hóa và xã hội. Do đó, việc bảo quản và khai thác tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một nhiệm vụ quan trọng, cần được thực hiện một cách nghiêm túc và có hệ thống.

II. Thực trạng bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện đang bảo quản một khối lượng lớn tài liệu nghe - nhìn, bao gồm tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm. Tuy nhiên, thực trạng bảo quản tài liệu này đang gặp nhiều khó khăn do điều kiện khí hậu và sự xuống cấp tự nhiên của tài liệu. Các yếu tố như độ ẩm, nhiệt độ và ánh sáng đều ảnh hưởng đến độ bền của tài liệu. Việc áp dụng các phương pháp bảo quản hiện đại như số hóa và phục chế là cần thiết để bảo tồn tài liệu. Hơn nữa, nhu cầu khai thác tài liệu nghe - nhìn ngày càng tăng, đòi hỏi Trung tâm phải có các hình thức phục vụ đa dạng và hiệu quả hơn.

2.1. Thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tài liệu nghe - nhìn đang được bảo quản trong điều kiện chưa tối ưu. Nhiều tài liệu đã bị hư hỏng do không được bảo quản đúng cách. Việc kiểm tra định kỳ và bảo trì thiết bị bảo quản là rất cần thiết để đảm bảo an toàn cho tài liệu. Ngoài ra, việc đào tạo nhân lực trong lĩnh vực bảo quản tài liệu cũng cần được chú trọng để nâng cao hiệu quả công tác bảo quản. Các biện pháp như kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ và ánh sáng cần được thực hiện nghiêm túc để bảo vệ tài liệu khỏi sự xuống cấp.

2.2. Hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Hình thức khai thác tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện nay chủ yếu thông qua các dịch vụ trực tiếp và trực tuyến. Tuy nhiên, việc tiếp cận tài liệu vẫn còn nhiều hạn chế do thiếu thông tin và hướng dẫn. Để nâng cao hiệu quả khai thác, Trung tâm cần xây dựng các chương trình truyền thông và marketing nhằm quảng bá tài liệu. Đồng thời, việc phát triển các nền tảng trực tuyến để cung cấp thông tin tài liệu cũng là một giải pháp hữu hiệu, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng tài liệu.

III. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Để nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý liên quan đến bảo quản tài liệu. Thứ hai, đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại để cải thiện điều kiện bảo quản. Thứ ba, xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại hình tài liệu. Cuối cùng, cần tăng cường hoạt động nghiên cứu và đào tạo nhân lực trong lĩnh vực bảo quản tài liệu để nâng cao chất lượng công tác bảo quản và khai thác.

3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý

Việc hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý là rất cần thiết để đảm bảo công tác bảo quản và khai thác tài liệu được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả. Các văn bản này cần quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc bảo quản tài liệu nghe - nhìn. Đồng thời, cần có các quy định cụ thể về quy trình bảo quản và khai thác tài liệu để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công tác lưu trữ.

3.2. Đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị

Đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại là một trong những giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả bảo quản tài liệu. Trung tâm cần trang bị các thiết bị bảo quản chuyên dụng, đồng thời cải thiện điều kiện môi trường bảo quản tài liệu. Việc áp dụng công nghệ số hóa cũng cần được đẩy mạnh để bảo tồn tài liệu lâu dài và phục vụ nhu cầu khai thác của người dùng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn (bao gồm tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm) là một thành phần đặc thù trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khác với tài liệu hành chính trên chất liệu giấy, tài liệu nghe - nhìn phản ánh các sự kiện chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội bằng hình ảnh động, hình tượng âm thanh trực quan, có độ chân thực và sức thuyết phục cao. Do đặc điểm địa lý nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới gió mùa nóng ẩm, cùng với hậu quả của các cuộc chiến tranh kéo dài, khối lượng lớn tài liệu nghe - nhìn ở Việt Nam đã bị thất lạc hoặc đứng trước nguy cơ hư hỏng, xuống cấp nghiêm trọng. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) là cơ quan lưu trữ lịch sử quốc gia đang quản lý khối tài liệu nghe - nhìn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam từ năm 1945 đến nay. Thực tế công tác lưu trữ tại đây đặt ra yêu cầu cấp thiết phải nghiên cứu đồng bộ giữa công tác bảo quản vật lý và tổ chức khai thác, phát huy giá trị tài liệu.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận:

1. Làm rõ thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; đưa ra nhận xét, đánh giá và xác định nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế.
2. Đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong giai đoạn hiện nay.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

• Hệ thống hóa cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.
• Giới thiệu khái quát về thành phần, nội dung, thống kê tình trạng hư hỏng vật lý của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
• Khảo sát thực trạng quy trình nghiệp vụ bảo quản và các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm.
• Đề xuất các giải pháp kỹ thuật, quản lý và nghiệp vụ nhằm hoàn thiện, hiện đại hóa công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Tài liệu lưu trữ nghe – nhìn (ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm) tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
• Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (số 34 phố Phan Kế Bính, phường Cống Vị, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Quá trình hình thành, bảo quản và khai thác tài liệu từ khi thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (năm 1995) đến thời điểm nghiên cứu (năm 2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống khái niệm chuyên ngành dựa trên các giáo trình và công trình nghiên cứu chuẩn mực của ngành Lưu trữ học Việt Nam:

• Khái niệm Tài liệu nghe - nhìn, Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, Bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn và Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn theo tập bài giảng chuyên ngành của TS. Trần Thị Loan (2019).
• Lý luận chung về nghiệp vụ lưu trữ theo các giáo trình của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990); PGS. Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006); GVC.TS. Chu Thị Hậu (2016).

Cơ sở pháp lý được tác giả hệ thống hóa từ các văn bản quản lý nhà nước:

• Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
• Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001.
• Luật Lưu trữ năm 2011 (đặc biệt là Điều 4 về bảo đảm an toàn phông lưu trữ, Điều 32 về hình thức khai thác sử dụng, Điều 39 về kinh phí bảo quản).
• Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Chỉ thị số 726/TTg năm 1997, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg phê duyệt Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia.
• Các văn bản quy định tiêu chuẩn ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: Quyết định 68/QĐ-LTNN (2000), Quyết định 22/QĐ-LTNN (2003), Văn bản 111/NVĐP (1995), Văn bản 287/LTNN-KH (2000) về thông số môi trường bảo quản, Văn bản 479/LTNN-NVTW (2001), Văn bản 60/VTLTNN (2003), Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN (2010), Thông tư 08/2012/TT-BNV, Thông tư 10/2014/TT-BNV.
• Quy chế nội bộ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Quyết định 470/QĐ-TCSDTL (1997), Quyết định 177/QĐ-TTIII (1999), Quyết định 109/TTIII-QĐ-BQ (2003), Quyết định 428/QĐ-TTLTIII (2015) ban hành Quy chế văn thư - lưu trữ, Quyết định 521/QĐ-TTLTIII (2015) về quản lý kho lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu:

• Phương pháp nghiên cứu lý luận: Phân tích, tổng hợp các công trình khoa học, giáo trình, văn bản quy phạm pháp luật để xây dựng khung khái niệm và tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, xử lý báo cáo tổng kết, biên bản kiểm kê, mục lục hồ sơ, quy trình kỹ thuật tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
• Phương pháp khảo sát, phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ lưu trữ thuộc các phòng chức năng; khảo sát thực tế tại 03 kho chuyên dụng (kho ảnh, kho phim, kho ghi âm) về tình trạng trang thiết bị, tình trạng hư hỏng vật lý của vật mang tin.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Thống kê số lượng, thời lượng, tỷ lệ tài liệu đã chỉnh lý, chưa chỉnh lý, tỷ lệ số hóa để định lượng thực trạng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Chương này tập trung làm rõ bản chất vật lý - kỹ thuật, phân loại và giá trị của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn:

• Phân loại và quy trình kỹ thuật tạo lập:
  • Tài liệu ảnh: Gồm phim âm bản (negative) và ảnh dương bản (positive), hình thành qua các phản ứng quang học trên bề mặt cảm quang, thuốc hiện hình và thuốc hãm hình.
  • Tài liệu phim điện ảnh: Được sản xuất trên nền nhựa nitrate xenlulo hoặc axetat xenlulo, trình chiếu với tốc độ tiêu chuẩn 24 hình/giây kết hợp âm thanh đồng bộ; luôn đi kèm hệ thống tài liệu chữ viết bổ trợ (kịch bản văn học, kịch bản phân cảnh, áp phích, lời bình).
  • Tài liệu ghi âm: Ghi trên băng từ tính (polyester phủ oxit sắt), đĩa than (nhựa vinyl), đĩa quang/laser (CD, DVD, VCD với lớp phủ polycarbonate tráng nhôm).
• Ý nghĩa đa diện: Đóng vai trò làm chứng cứ lịch sử phục vụ công tác chính trị - ngoại giao (bằng chứng khẳng định chủ quyền biên giới Việt - Trung, tư liệu tố cáo tội ác chiến tranh); cung cấp thông số kiến trúc phục vụ kinh tế và trùng tu công trình (Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Thủy điện Hòa Bình, Đường dây 500kV Bắc - Nam); lưu giữ di sản văn hóa, nghệ thuật biểu diễn dân tộc.
• Quy chuẩn kỹ thuật bảo quản môi trường: Tác giả đối chiếu các tiêu chuẩn theo Văn bản số 287/LTNN-KH của Cục Lưu trữ Nhà nước:

Loại hình tài liệu nghe - nhìn	Nhiệt độ tiêu chuẩn	Độ ẩm tương đối tiêu chuẩn
Tài liệu ảnh đen trắng	16°C (± 2°C)	35% (± 5%)
Tài liệu ảnh màu	5°C (± 2°C)	35% (± 5%)
Tài liệu Microfilm	2°C (± 2°C)	35% (± 5%)
Tài liệu ghi âm	18°C (± 2°C)	45% (± 5%)

Chương 2: Thực trạng bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chương 2 trình bày bức tranh toàn diện về tổ chức bộ máy, khối lượng tài liệu, hiện trạng kho tàng và các dạng hư hỏng thực tế:

• Bộ máy tổ chức: Thành lập ngày 10/6/1995 (Quyết định số 118/QĐ-TCCP). Đến tháng 3/2020, Trung tâm tinh gọn từ 10 phòng xuống còn 05 phòng chức năng theo Quyết định số 06/QĐ-BNV: Phòng Thu thập và Chỉnh lý, Phòng Bảo quản, Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Phòng Tài liệu nghe nhìn, Phòng Hành chính - Tổng hợp.
• Thống kê khối lượng tài liệu đang quản lý:

Khối tài liệu	Số lượng hiện vật	Tình trạng chỉnh lý & số hóa	Nội dung tiêu biểu
Tài liệu ảnh	100.833 tấm ảnh; 48.000 tấm phim âm bản	21.803 ảnh và 9.481 phim chưa chỉnh lý	1.658 ảnh gốc trước 1945; 353 ảnh hoạt động ngoại giao Bác Hồ 1946; 6.012 ảnh xây dựng Lăng Bác (đã số hóa); 3.941 ảnh Quốc hội; 2.000 ảnh của NSNA Nguyễn Bá Khoản; 643 ảnh Thủ tướng Nguyễn Khánh.
Tài liệu phim điện ảnh	362 cuộn phim; 290 cuộn băng video; 7 đĩa (tương đương 500 giờ chiếu)	100 giờ đã biên mục; toàn bộ đã số hóa sang đĩa DVD	20 bộ phim tư liệu nước ngoài quay thời chiến; phim tài liệu thời sự ATK Việt Bắc; hàng trăm băng ghi hình hội diễn sân khấu toàn quốc.
Tài liệu ghi âm	>4.000 cuộn băng (~3.000 tiếng); >2.000 băng cassette; gần 300 đĩa/băng video (~10.000 giờ nghe)	Đã số hóa khoảng 3.000 giờ	Giọng nói Chủ tịch Hồ Chí Minh (Tuyên ngôn Độc lập 2/9/1945, Lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến 19/12/1946, các bài nói tiếng Anh/Pháp/Nga); băng ghi âm Đại hội Đảng III, IV; các kỳ họp Quốc hội khóa VI đến X.

• Nhận diện các dạng hư hỏng vật lý và nguyên nhân:
  • Tài liệu ảnh: Bị nấm mốc, ố vàng (chiếm tỷ lệ lớn nhất do khí hậu ẩm và phản ứng của nền sợi xenlulo); xước, bong tróc lớp thuốc cảm quang; quăn mép, gãy gập do cọ xát, chèn ép; côn trùng cắn phá; ảnh mất hình hoàn toàn không thể phục hồi.
  • Tài liệu phim: Loang ố, khô giòn lớp gelatin do độ ẩm trồi sụt; phân hủy lớp hữu cơ tạo màu gây phai màu; tự phân hủy hóa học đế phim tạo mùi giấm chua (hội chứng giấm chua); xước bề mặt do bụi bẩn.
  • Tài liệu ghi âm: Mốc băng, quăn xoắn, rối sợi băng; rè, méo tiếng, mất tiếng; bong tróc lớp bột từ oxit sắt trên nền băng polyester; băng bị phồng rộp và bết dính.
• Thực trạng khai thác sử dụng: Phục vụ nghiên cứu tại phòng đọc; tổ chức triển lãm nhân các ngày lễ lớn (kỷ niệm 70 năm Chiến dịch Biên giới Thu Đông 1950 giới thiệu ảnh Bác Hồ tại Đông Khê); cung cấp bản sao tài liệu cho các cơ quan thông tấn, báo chí.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Tác giả đề xuất hệ thống giải pháp chia thành hai nhóm chính:

• Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả bảo quản:
  1. Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý: Ban hành các quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật chuyên biệt cho việc khử trùng, tu bổ, số hóa và lập bản sao bảo hiểm tài liệu nghe - nhìn thay vì áp dụng chung quy trình tài liệu giấy.
  2. Nâng cấp cơ sở vật chất: Đầu tư hệ thống điều hòa không khí chính xác, máy hút ẩm công nghiệp tự động duy trì nghiêm ngặt dải nhiệt ẩm chuẩn; trang bị tủ, giá chuyên dụng không nhiễm từ cho tài liệu ghi âm.
  3. Xây dựng chế độ bảo quản đặc thù: Thiết lập chế độ đảo băng định kỳ đối với băng từ tính để chống bết dính và phân cực từ; phân loại tách biệt môi trường bảo quản phim đen trắng và phim màu.
  4. Đẩy mạnh nghiên cứu khoa học và đào tạo nhân lực: Tuyển dụng cán bộ có chuyên môn kỹ thuật âm thanh, hình ảnh, hóa chất bảo quản; đào tạo nâng cao kỹ năng xử lý dữ liệu số hóa cho viên chức lưu trữ.
• Nhóm giải pháp tăng cường khai thác sử dụng:
  1. Xây dựng khung pháp lý về tiếp cận: Ban hành quy định cụ thể về bản quyền, quyền tác giả và phí dịch vụ khai thác tài liệu nghe - nhìn số hóa.
  2. Đa dạng hóa hình thức phục vụ: Cung cấp cơ sở dữ liệu tra cứu thông tin tài liệu nghe - nhìn qua mạng Internet; biên soạn các ấn phẩm, đĩa tư liệu theo chuyên đề lịch sử.
  3. Tăng cường truyền thông, marketing và du lịch: Xây dựng chiến lược quảng bá hình ảnh Trung tâm trên các phương tiện truyền thông đại chúng; liên kết với các đơn vị lữ hành để đưa Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trở thành điểm đến trong các tour du lịch văn hóa, lịch sử tại Hà Nội.

Kết quả và đóng góp

• Kết quả khảo sát định lượng: Khóa luận đã khảo cứu và công bố bảng số liệu chi tiết về hiện trạng 100.833 ảnh, 48.000 phim âm bản, 500 giờ phim điện ảnh và 10.000 giờ ghi âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; định lượng rõ tỷ lệ tài liệu đã xử lý nghiệp vụ và tài liệu còn tồn đọng chưa chỉnh lý.
• Đóng góp về mặt nhận diện thực trạng: Phân tích một cách khoa học các biểu hiện hư hỏng vật lý đặc trưng của từng loại vật mang tin (ảnh, phim, băng từ, đĩa quang) trong điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa tại Việt Nam.
• Đóng góp về mặt giải pháp: Đưa ra hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cao, kết hợp giữa kỹ thuật bảo quản truyền thống với công nghệ số hóa hiện đại; đề xuất mô hình dịch vụ lưu trữ gắn với truyền thông và du lịch di sản để nâng cao hiệu quả xã hội của tài liệu lưu trữ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung khảo sát phạm vi tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, chưa mở rộng đối sánh thực trạng bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia khác (I, II, IV) hoặc các đài phát thanh, truyền hình. Các số liệu về tỷ lệ số hóa tài liệu ghi âm và phim điện ảnh phản ánh hiện trạng tại thời điểm năm 2021.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chuẩn kỹ thuật chi tiết cho công tác lập phông bảo hiểm số đối với tài liệu nghe - nhìn.
  • Đánh giá hiệu quả kinh tế - xã hội của mô hình dịch vụ cung cấp dữ liệu số hóa nghe - nhìn trực tuyến có thu phí đối với người dùng công cộng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên, học viên chuyên ngành Lưu trữ học, Văn thư - Lưu trữ, Thông tin - Thư viện: Nắm vững lý luận và thực tế quy trình quản lý, phân loại, biên mục tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm.
• Cán bộ quản lý kho và nhân viên nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị truyền thông: Tham khảo các thông số nhiệt độ, độ ẩm chuẩn và phương pháp phòng ngừa hư hỏng vật lý đối với vật mang tin từ tính và cảm quang.
• Các nhà nghiên cứu lịch sử: Khai thác các danh mục và thông tin khái quát về các khối tài liệu nghe - nhìn quý hiếm đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Câu hỏi thường gặp

1. Khối tài liệu ảnh tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có số lượng bao nhiêu và gồm những nội dung lịch sử tiêu biểu nào?
Trung tâm đang quản lý 100.833 tấm ảnh (trong đó 21.803 ảnh chưa chỉnh lý) và 48.000 tấm phim âm bản (trong đó 9.481 phim chưa chỉnh lý). Các khối tiêu biểu gồm: ảnh trước năm 1945 (1.658 ảnh, 174 phim), ảnh hoạt động ngoại giao của Bác Hồ năm 1946 (353 ảnh, 271 phim), ảnh xây dựng Lăng Bác (6.012 tấm), ảnh Quốc hội (3.941 ảnh), bộ ảnh kháng chiến chống Pháp của NSNA Nguyễn Bá Khoản (2.000 ảnh) và ảnh về Thủ tướng Nguyễn Khánh (643 ảnh).

2. Nhiệt độ và độ ẩm tiêu chuẩn trong kho lưu trữ tài liệu nghe - nhìn được quy định như thế nào?
Theo Văn bản số 287/LTNN-KH của Cục Lưu trữ Nhà nước:

• Ảnh đen trắng: Nhiệt độ 16°C (± 2°C), Độ ẩm 35% (± 5%).
• Ảnh màu: Nhiệt độ 5°C (± 2°C), Độ ẩm 35% (± 5%).
• Microfilm: Nhiệt độ 2°C (± 2°C), Độ ẩm 35% (± 5%).
• Tài liệu ghi âm: Nhiệt độ 18°C (± 2°C), Độ ẩm 45% (± 5%).

3. Khối tài liệu ghi âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm những nhóm nội dung chính nào?
Tài liệu ghi âm gồm hơn 4.000 cuộn băng, trên 2.000 băng cassette và gần 300 đĩa, chia làm hai khối:

• Ghi âm sự kiện: Giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh (Tuyên ngôn Độc lập, Lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến, thư chúc Tết 1955-1969, các bài phát biểu bằng tiếng Anh, Pháp, Nga); băng ghi âm Đại hội Đảng III (1960), Đại hội Đảng IV (1976); băng ghi âm các kỳ họp Quốc hội từ khóa VI đến khóa X.
• Ghi âm nghệ thuật: Các chương trình liên hoan ca múa nhạc toàn quốc do Cục Nghệ thuật Sân khấu nộp lưu và bản ghi biểu diễn của các nghệ sĩ như Thanh Hoa, Thu Hiền, Kiều Hưng, Lê Dung.

4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được sắp xếp lại như thế nào từ tháng 3/2020?
Theo Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02/01/2020 của Bộ Nội vụ, bộ máy Trung tâm được tinh gọn từ 10 phòng xuống còn 05 phòng chức năng: Phòng Thu thập và Chỉnh lý, Phòng Bảo quản, Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Phòng Tài liệu nghe nhìn, Phòng Hành chính - Tổng hợp.

5. Những nguyên nhân chính nào dẫn đến sự xuống cấp của tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm?
Có 03 nhóm nguyên nhân chính:

• Bản chất chất liệu cấu thành: Nền nitrate dễ tự cháy trên 40°C, lớp gelatin dễ hút ẩm trương nở gây bết dính, lớp oxit sắt trên băng từ dễ bị phân cực hoặc bong tróc.
• Điều kiện tự nhiên: Khí hậu nhiệt đới nóng ẩm cao làm tăng tốc độ phản ứng hóa học tự phân hủy và kích thích nấm mốc, côn trùng phát triển.
• Yếu tố con người: Chế độ bảo quản, khai thác sử dụng trước đây chưa đúng quy chuẩn kỹ thuật, thao tác tra cứu cơ học gây trầy xước, đứt gãy vật mang tin.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Thị Ngọc Anh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở khoa học và pháp lý về công tác bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. Công trình cung cấp số liệu thực tế về khối lượng, thành phần và các dạng hư hỏng vật lý của tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Các giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ từ hoàn thiện quy chế, đầu tư hạ tầng kỹ thuật kho tàng, thực hiện số hóa đến đổi mới hình thức khai thác phục vụ xã hội. Đây là tài liệu chuyên khảo có giá trị ứng dụng cao cho công tác đào tạo và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghe - nhìn tại Việt Nam.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE – NHÌN 1. Khái niệm tài liệu nghe - nhìn Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, các loại hình tài liệu ngày càng trở nên phong phú, đa dạng. Một trong những loại hình tài liệu đó phải kể đến tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm (tài liệu nghe nhìn). Đây là loại hình tài liệu dùng hình tượng, âm thanh để phản ánh các mặt hoạt động của đời sống kinh tế, chính trị, xã hội và văn hoá của đất nước.

Tài liệu nghe nhìn từ chỗ chỉ làm phương tiện tái hiện, ghi lại máy móc hình người hoặc cảnh, tiếng nói,dần dần đã trở thành một loại hình nghệ thuật, thể hiện một cách điển hình những sự kiện, hiện tượng trong thiên nhiên và xã hội. Những hình ảnh, tiếng nói này là sản phẩm của con người, được ghi lại không chỉ để dùng cho các mục đích trước mắt,mà còn lưu lại cho đời sau những khoảnh khắc không bao giờ lặp lại, giúp cho thế hệ sau nhận thức được lịch sử rõ nét và chi tiết hơn. Theo Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS. Trần Thị Loan: “Tài liệu nghe nhìn là tài liệu ghi lại thông tin về các sự kiện, hiện tượng, con người bằng hình ảnh, âm thanh trên các vật mang tin đặc biệt nhằm tái hiện lại các mặt của đời sống chính trị, xã hội, văn hóa của con người”.

Đây là khái niệm nền tảng để cung cấp cái nhìn tổng quan và hiểu biết ban đầu về tài liệu nghe nhìn, nhằm mục đích hiểu rõ đối tượng nghiên cứu trước khi đi vào tìm hiểu vấn đề cụ thể hơn. Khái niệm tài liệu lưu trữ nghe - nhìn Trong Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ 7 Luan van trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam có ghi rõ: "Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là khối toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội, lịch sử.của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra tài liệu đó". Thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được quy định:" Thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện; tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu…); tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự….); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật âm bản và dương bản các bộ phim, các bức ảnh, microphim; tài liệu ghi âm; khuôn đúc đĩa; sổ công tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in, tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác….hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam…. Điều này cũng một lần nữa được khẳng định trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001:“Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác….