Tổng quan nghiên cứu

Trường Đại học Giao thông Vận tải quy mô đào tạo đạt gần 30.000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh, dưới sự dẫn dắt của 1.055 cán bộ công nhân viên, trong đó có gần 789 giảng viên cơ hữu. Việc chuyển đổi phương thức đào tạo đại học từ niên chế truyền thống sang học chế tín chỉ đòi hỏi sinh viên phải dành ít nhất 50% tổng thời lượng học tập cho việc tự học, tự nghiên cứu và tìm kiếm tài liệu tham khảo. Thực tế này đặt ra yêu cầu cấp bách đối với Trung tâm Thông tin - Thư viện trong việc hiện đại hóa toàn diện các dịch vụ nhằm cung cấp kịp thời nguồn tri thức chuyên sâu thuộc các chuyên ngành nòng cốt như xây dựng công trình cầu đường, kỹ thuật cơ khí, kinh tế vận tải và điện tử viễn thông.

Mục tiêu nghiên cứu trọng tâm của luận văn là khảo sát, phân tích thực trạng các dịch vụ thông tin thư viện từ năm 2003 đến năm 2011; từ đó nhận diện những điểm nghẽn trong công tác phục vụ và xác lập hệ thống giải pháp nâng cấp chất lượng dịch vụ đáp ứng chuẩn mực của một đại học kỹ thuật đa ngành hàng đầu. Phạm vi nghiên cứu được triển khai trực tiếp tại Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội với diện tích sàn 4.000 m2 cùng hạ tầng phục vụ 606 chỗ ngồi. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc tối ưu hóa hiệu suất khai thác kho tài nguyên gồm hơn 76.522 cuốn giáo trình in, gia tăng tỷ lệ tiếp cận nguồn tin số hóa vượt mức 19%, đồng thời phát huy tối đa công năng của hệ thống gồm 17 máy chủ và 60 máy trạm chuyên dụng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn tiếp cận vấn đề dựa trên nền tảng lý thuyết xã hội thông tin của Nick Moore và quan điểm nguồn lực thông tin của Marc Porat, khẳng định thông tin và tri thức là nguồn lực kinh tế đặc biệt, đóng vai trò đòn bẩy thúc đẩy chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Đồng thời, tác giả vận dụng quy luật chuyển hóa từ những thay đổi về lượng dẫn đến sự thay đổi về chất trong triết học duy vật biện chứng để luận giải mối quan hệ giữa quy mô dịch vụ và chất lượng phục vụ người dùng tin.

Hệ thống khung lý thuyết của công trình xoay quanh 4 khái niệm nền tảng:

  • Dịch vụ thông tin thư viện: Hoạt động cung cấp thông tin và các sản phẩm thông tin thư viện đã qua xử lý nhằm thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập.
  • Chất lượng và số lượng dịch vụ: Mối quan hệ tương hỗ giữa số lượng sản phẩm cung ứng và 5 yếu tố cấu thành chất lượng gồm nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất, nhân lực, tài chính và công nghệ thông tin.
  • Người dùng tin và nhu cầu tin: Khách thể trung tâm của mọi hoạt động dịch vụ, trong đó nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan đối với việc tiếp nhận tri thức khoa học kỹ thuật.
  • Sản phẩm thông tin thư viện: Kết quả xử lý nguồn tài liệu cấp một (sách giáo trình, bài giảng, luận án) thành các sản phẩm cấp hai như mục lục điện tử OPAC, cơ sở dữ liệu thư mục và cơ sở dữ liệu toàn văn.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài được tổng hợp đa chiều từ dữ liệu sơ cấp qua khảo sát thực địa và dữ liệu thứ cấp trích xuất từ 8 cơ sở dữ liệu quốc tế cùng hệ thống phần mềm quản trị tích hợp ILIB và DLIB. Nguồn dữ liệu thứ cấp ghi nhận hệ thống mục lục trực tuyến quản lý 12.971 biểu ghi thư mục sách và hơn 33.000 cuốn sách tham khảo giai đoạn 2003 - 2011.

Nghiên cứu sử dụng cỡ mẫu gồm 300 phiếu khảo sát hợp lệ. Phương pháp chọn mẫu phân tầng kết hợp chọn mẫu thuận tiện được áp dụng nhằm phản ánh chính xác cơ cấu người dùng tin tại trường: 240 học viên, sinh viên (chiếm 80%), 40 cán bộ giảng dạy, nhà nghiên cứu (chiếm 13%) và 20 cán bộ quản lý (chiếm 7%).

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả, so sánh đối chiếu và tổng hợp tài liệu nhằm định lượng hóa chính xác mức độ thỏa mãn của bạn đọc theo từng nhóm tuổi (trong đó nhóm 20-30 tuổi chiếm tới 85% với 256 phiếu) và thói quen tiếp cận tài liệu, từ đó tạo lập căn cứ thực nghiệm vững chắc cho các đề xuất giải pháp phát triển dịch vụ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tồn tại sự mất cân đối sâu sắc giữa nhu cầu khai thác tài liệu in truyền thống và tài liệu điện tử. Có tới 89% người dùng tin (266/300 người) thường xuyên sử dụng tài liệu in trên giấy, trong khi tỷ lệ tiếp cận tài liệu số hóa trên mạng LAN nội bộ chỉ đạt 19% (58 người) và tài liệu qua Internet đạt 47% (142 người).

Thứ hai, khung thời gian phục vụ chưa tương thích với phương thức đào tạo theo tín chỉ. Khung giờ hành chính 8 giờ/ngày bộc lộ sự bất cập lớn khi 85% bạn đọc có nhu cầu mở rộng thời gian phục vụ, cụ thể gồm 61% đề xuất nâng lên 12 giờ/ngày (182 phiếu) và 24% đề xuất mở cửa trên 12 giờ/ngày (72 phiếu).

Thứ ba, cơ cấu nhân sự thư viện gồm 19 cán bộ sở hữu nền tảng học vấn tương đối cao với 21% trình độ thạc sĩ (4 cán bộ) và 79% trình độ đại học (15 cán bộ). Tỷ lệ cán bộ đúng chuyên môn ngành thông tin thư viện đạt 64% (12 người), song 36% nhân viên ngoài ngành còn gặp nhiều lúng túng khi quản trị và khai thác 8 cơ sở dữ liệu quốc tế tiếng Anh như IEE, ASME, ASCE hay BSI.

Thứ tư, công suất phục vụ giữa các phòng có sự chênh lệch rõ rệt. Phòng đọc sách tiếng Việt tầng 5 tiếp nhận tới 700 lượt bạn đọc mỗi ngày trong các đợt thi cao điểm, trong khi phòng đọc điện tử tầng 7 với 60 máy tính chỉ đón bình quân 200 lượt/ngày do rào cản thu phí dịch vụ 1.500 đồng/giờ và kỹ năng tra cứu trực tuyến của sinh viên chưa hoàn thiện.

Thảo luận kết quả

Sự chênh lệch giữa tỷ lệ sử dụng tài liệu in (89%) và tài liệu số hóa (19%) bắt nguồn từ việc sinh viên chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng tìm kiếm thông tin học thuật chuyên sâu và rào cản ngôn ngữ đối với các tài liệu ngoại văn. So sánh với các nghiên cứu tương đồng tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quân đội, mức độ khai thác cơ sở dữ liệu số tại Đại học Giao thông Vận tải đòi hỏi phải có sự đổi mới căn bản trong phương thức tiếp thị dịch vụ và chế độ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI).

Dữ liệu khảo sát phản ánh thực trạng phân bố độ tuổi người dùng tin (85% thuộc nhóm 20-30 tuổi) kết hợp cùng bảng thống kê mức độ đánh giá bố trí giá sách (77% đánh giá thuận tiện, 23% chưa thuận tiện) chỉ ra rằng việc triển khai mô hình kho mở từ năm 2005 đã mang lại hiệu ứng tích cực vượt bậc. Tuy nhiên, việc thiếu hụt các công cụ kiểm soát vi mô dẫn đến tình trạng sách giáo trình cơ sở ngành bị rách nát, mất trang và thất lạc vị trí. Sự kết hợp giữa các bảng thống kê tần suất mượn trả và biểu đồ cơ cấu tài liệu giúp làm rõ nguyên nhân vì sao dịch vụ mượn sách giáo trình với mức phí 1/4 giá bìa vẫn thu hút đông đảo sinh viên nhưng chưa thể mở rộng cho hệ đào tạo tại chức hay học viên cao học.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, hoàn thiện hạ tầng và đẩy mạnh số hóa nguồn lực thông tin: Ban Giám đốc Thư viện cần xây dựng và trình duyệt đề án số hóa toàn văn 100% giáo trình, bài giảng nội bộ cùng 942 đầu luận án, luận văn chuyên ngành giao thông trong giai đoạn 2012 - 2015. Mục tiêu đặt ra là gia tăng tỷ lệ tiếp cận cơ sở dữ liệu số trực tuyến từ 19% lên tối thiểu 60% vào cuối lộ trình.

Thứ hai, điều chỉnh thời gian phục vụ và tối ưu hóa không gian phòng đọc: Bộ phận Phục vụ tiến hành mở rộng thời gian mở cửa hệ thống phòng đọc tầng 5 và tầng 6 lên 12 đến 14 giờ mỗi ngày (từ 7h30 đến 21h30 liên tục), bắt đầu thực hiện ngay trong năm học mới nhằm giải quyết triệt để nguyện vọng học tập của 85% người dùng tin.

Thứ ba, nâng cao năng lực chuyên môn và đào tạo kỹ năng người dùng tin: Bộ phận Nghiệp vụ phối hợp cùng các khoa chuyên ngành triển khai chương trình đào tạo kỹ năng tra cứu mục lục OPAC và khai thác 8 cơ sở dữ liệu quốc tế cho 100% sinh viên năm thứ nhất. Đồng thời, cử 36% nhân viên ngoài ngành tham gia các khóa chuẩn hóa nghiệp vụ biên mục MARC21, DDC và kỹ năng khai thác thông tin số trong vòng 12 tháng.

Thứ tư, đẩy mạnh tiếp thị thông tin và liên thông thư viện: Ban Giám hiệu Trường Đại học Giao thông Vận tải phê duyệt kinh phí mở rộng dịch vụ mượn liên thư viện (ILL) với các trường đại học kỹ thuật trong nước và quốc tế, hướng tới mục tiêu tăng trưởng tối thiểu 25% lượt mượn tài liệu học thuật số hằng năm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhà quản lý và lãnh đạo hệ thống thư viện đại học: Tiếp cận mô hình chuyển đổi thực tế từ kho đóng sang kho mở, ứng dụng công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến RFID trên diện tích 4.000 m2 và phương thức tích hợp 8 phân hệ phần mềm ILIB để tối ưu hóa quản trị nguồn lực.

Cán bộ nghiệp vụ thông tin - thư viện: Nắm vững quy trình xử lý biên mục tài liệu chuyên ngành kỹ thuật theo chuẩn DDC, AACR2, phương pháp vận hành cơ sở dữ liệu toàn văn DLIB và giải pháp quản lý bộ sưu tập nội sinh gồm 426 đề tài nghiên cứu khoa học.

Giảng viên và nhà nghiên cứu chuyên ngành Khoa học Thư viện: Sử dụng công trình như một tài liệu tham khảo giá trị về phương pháp luận nghiên cứu kết hợp định tính - định lượng, quy trình thiết kế bảng hỏi và xử lý dữ liệu từ 300 mẫu khảo sát xã hội học chuẩn mực.

Giảng viên, học viên cao học và sinh viên khối ngành Giao thông Vận tải: Khai thác phương pháp tiếp cận các bộ sưu tập tri thức chuyên ngành, đặc biệt là cách thức tra cứu 8 cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn và tạp chí điện tử quốc tế như BSI, ASME, ASCE phục vụ đề tài nghiên cứu khoa học.

Câu hỏi thường gặp

Công nghệ nào đang được ứng dụng để bảo đảm an ninh và quản lý tài liệu tại Thư viện? Thư viện trang bị hệ thống cổng từ an ninh kép tích hợp chíp RFID gắn trực tiếp trên từng tài liệu, kết hợp hệ thống 30 camera quan sát và 5 máy quét thẻ tự động. Hệ thống này giúp kiểm soát chính xác 76.522 cuốn giáo trình trong không gian kho mở tại các tầng 5, 6 và 7.

Vì sao người dùng tin vẫn tập trung sử dụng tài liệu in nhiều hơn tài liệu số hóa? Khảo sát 300 bạn đọc ghi nhận 89% ưu tiên tài liệu in do thói quen đọc sách giấy và tính thuận tiện khi tự học. Ngược lại, việc khai thác tài liệu số trên mạng LAN chỉ chiếm 19% do rào cản về kỹ năng tra cứu OPAC, ngoại ngữ và mức phí 1.500 đồng/giờ tại phòng đọc điện tử.

Quy mô bộ sưu tập tài liệu chuyên ngành của Thư viện hiện nay như thế nào? Vốn tài liệu sở hữu hơn 33.000 bản sách tham khảo tiếng Việt, 7.155 bản sách ngoại văn, 469 đầu giáo trình, 942 đầu luận án, luận văn và 426 đề tài nghiên cứu khoa học. Thư viện đồng thời kết nối 8 cơ sở dữ liệu quốc tế với hơn 9.600 tài liệu số chuyên ngành.

Luận văn đưa ra giải pháp gì để giảm tải áp lực phòng đọc vào mùa thi cử? Tác giả đề xuất nâng thời gian mở cửa phòng đọc lên 12-14 giờ/ngày để đáp ứng nhu cầu của 85% bạn đọc. Đồng thời, thư viện cần tái cấu trúc 606 chỗ ngồi và thúc đẩy dịch vụ cung cấp tài liệu điện tử từ xa nhằm phân luồng lưu lượng 700 lượt/ngày tại phòng đọc tiếng Việt.

Làm thế nào để nâng cao hiệu quả khai thác 8 cơ sở dữ liệu ngoại văn chuyên ngành? Thư viện cần tích hợp học phần hướng dẫn tìm tin vào tuần sinh hoạt công dân đầu khóa cho 100% tân sinh viên. Song song đó, 19 cán bộ nhân viên cần được bồi dưỡng năng lực ngoại ngữ chuyên sâu và đẩy mạnh dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc tới từng khoa viện.

Kết luận

  • Phân tích toàn diện thực trạng phát triển dịch vụ thông tin thư viện tại trường đại học kỹ thuật đầu ngành với quy mô gần 30.000 người học và khuôn viên 4.000 m2.
  • Cung cấp hệ thống bằng chứng thực nghiệm giá trị từ 300 phiếu khảo sát, chỉ rõ khoảng cách giữa 89% nhu cầu tài liệu in và 19% tài liệu số hóa.
  • Đánh giá sâu sắc vai trò của hạ tầng công nghệ gồm 17 máy chủ, cổng từ RFID và phần mềm tích hợp ILIB trong việc tự động hóa dịch vụ thông tin.
  • Hoàn thiện gói giải pháp khả thi với trọng tâm là mở rộng thời gian phục vụ lên 12-14 giờ/ngày và đào tạo kỹ năng tìm tin chuyên ngành cho bạn đọc.
  • Định hướng chuyển đổi số mạnh mẽ cho hệ thống thư viện đại học giai đoạn 2012 - 2020 nhằm đáp ứng triệt để yêu cầu của phương thức đào tạo theo tín chỉ.

Luận văn là tài liệu tham khảo học thuật và thực tiễn thiết thực dành cho các nhà quản lý giáo dục đại học; hãy áp dụng ngay khung giải pháp này để nâng tầm chất lượng dịch vụ thông tin thư viện trong thời đại số.