Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh “thời đại thông tin”, sự gia tăng nhanh chóng về khối lượng và chất lượng thông tin, đặc biệt là tài liệu số, đã tạo ra hiện tượng “bùng nổ thông tin” ảnh hưởng sâu rộng đến mọi lĩnh vực, trong đó có ngành thư viện. Tài liệu số với khả năng truy cập từ xa, đa dạng về hình thức và không giới hạn số lượng người truy cập cùng lúc, đã trở thành yếu tố then chốt trong hoạt động thông tin – thư viện hiện đại. Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (Cục Thông tin) là đơn vị đầu ngành về thông tin khoa học và công nghệ tại Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số nhằm phục vụ nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là nâng cao hiệu quả công tác tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số tại Cục Thông tin, thông qua việc hoàn thiện quy trình và đề xuất các giải pháp thực tiễn. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động của Cục Thông tin từ năm 2009 đến nay, với trọng tâm là các nguồn tài liệu số, hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực và chính sách quản lý. Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc góp phần hiện đại hóa thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ người dùng, đồng thời cung cấp kinh nghiệm áp dụng cho các cơ quan thông tin – thư viện khác trong hệ thống.

Theo số liệu thống kê, từ năm 2009 đến 2013, lượt người dùng tin tại Cục Thông tin tăng đều, trong khi lượt bạn đọc sử dụng tài liệu truyền thống giảm dần, cho thấy xu hướng chuyển dịch sang khai thác tài liệu số ngày càng rõ nét. Việc nghiên cứu và phát triển tài liệu số không chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của hệ thống thông tin khoa học và công nghệ quốc gia.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng các lý thuyết và mô hình nghiên cứu trong lĩnh vực khoa học thông tin – thư viện, tập trung vào ba khái niệm chính: tài liệu số, quản trị tài liệu số và khai thác tài liệu số.

  • Tài liệu số được định nghĩa là các tài liệu được lưu giữ dưới dạng dữ liệu số mà máy tính có thể nhận biết và xử lý, bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh và video. Tài liệu số có thể được tạo lập trực tiếp bằng máy tính hoặc chuyển đổi từ tài liệu truyền thống thông qua quá trình số hóa.

  • Quản trị tài liệu số là việc sử dụng các phương pháp, công cụ và kỹ thuật để quản lý hiệu quả nguồn tài liệu số nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng. Quản trị bao gồm việc tổ chức, bảo quản, cập nhật và kiểm soát quyền truy cập tài liệu số.

  • Khai thác tài liệu số đề cập đến các hoạt động tìm kiếm, truy cập và sử dụng tài liệu số của người dùng, đòi hỏi hệ thống phải cung cấp giao diện thân thiện, công cụ tìm kiếm hiệu quả và các dịch vụ hỗ trợ phù hợp.

Ngoài ra, luận văn còn áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thư viện như Dublin Core, MARC21, RDF để đảm bảo tính chuẩn hóa trong biên mục và mô tả tài liệu số, đồng thời chú trọng đến các yếu tố pháp lý liên quan đến bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ trong môi trường số.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

  • Thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu, số liệu: Thu thập dữ liệu từ các báo cáo, văn bản pháp luật, thống kê nội bộ của Cục Thông tin và các tài liệu nghiên cứu liên quan.

  • Khảo sát thực tế: Tiến hành khảo sát nhu cầu và hành vi sử dụng tài liệu số của người dùng tại Cục Thông tin, đánh giá thực trạng tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số.

  • Phỏng vấn chuyên gia: Thu thập ý kiến từ các cán bộ quản lý, chuyên gia công nghệ thông tin và nhân viên thư viện để làm rõ các vấn đề thực tiễn và đề xuất giải pháp.

Cỡ mẫu khảo sát bao gồm toàn bộ người dùng tin chính tại Cục Thông tin trong giai đoạn nghiên cứu, với dữ liệu thu thập từ năm 2009 đến nay. Phương pháp phân tích dữ liệu chủ yếu là phân tích định tính kết hợp với thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm và đánh giá hiệu quả dựa trên các tiêu chí về mức độ đáp ứng nội dung và phương thức truy cập tài liệu số.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Nguồn tài liệu số tại Cục Thông tin có quy mô lớn và đa dạng: CSDL tài liệu khoa học và công nghệ Việt Nam (STD) có trên 150.000 biểu ghi, trong đó hơn 80.000 biểu ghi có toàn văn, cập nhật hàng tháng với hơn 12.000 tài liệu mới mỗi năm. Ngoài ra, Cục còn quản lý nhiều CSDL chuyên ngành khác như báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học với hơn 15.000 biểu ghi, mạng Vista với gần 10.000 tài liệu mô tả công nghệ toàn văn.

  2. Lượt người dùng tin truy cập tài liệu số tăng mạnh: Trong 6 tháng đầu năm 2009, dịch vụ “Bạn đọc đặc biệt” thu hút gần 29.000 lượt truy cập với khối lượng bài toàn văn được tải lên đạt con số ấn tượng, cho thấy sự chuyển dịch rõ rệt từ tài liệu truyền thống sang tài liệu số. Tỷ lệ người dùng truy cập tài liệu số tăng đều qua các năm, trong khi lượt bạn đọc sử dụng tài liệu truyền thống giảm khoảng 10-15% mỗi năm.

  3. Hạ tầng công nghệ thông tin được đầu tư hiện đại: Cục Thông tin trang bị hai máy scan công nghiệp Kirtas APT1600 và Kabis, hệ thống mạng cáp quang tốc độ cao trên 40 Mbps, hơn 10 máy chủ cấu hình mạnh và khoảng 160 máy tính trạm, đảm bảo khả năng lưu trữ, xử lý và phục vụ tài liệu số với khối lượng lớn. Hệ thống phần mềm quản lý đa dạng như Zope, Libol, SQL Server, Oracle portal hỗ trợ hiệu quả công tác quản trị và khai thác.

  4. Nguồn nhân lực có trình độ cao và được đào tạo bài bản: Trong tổng số 172 cán bộ, có 4 tiến sĩ, 25 thạc sĩ và nhiều cử nhân, kỹ sư thuộc các lĩnh vực khác nhau. Đội ngũ này được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ thư viện số, công nghệ số hóa và quản trị tài liệu số, góp phần nâng cao chất lượng tạo lập và khai thác tài liệu số.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của sự phát triển mạnh mẽ tài liệu số tại Cục Thông tin xuất phát từ sự đầu tư đồng bộ về công nghệ, nguồn nhân lực và chính sách phát triển thư viện số của Nhà nước. Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thư viện và công nghệ hiện đại giúp nâng cao chất lượng tài liệu số, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tiếp cận và khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác.

So sánh với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, kết quả này phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong ngành thư viện, nhấn mạnh vai trò của tài liệu số trong việc mở rộng phạm vi phục vụ và nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện. Việc tăng cường khai thác tài liệu số không chỉ đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng mà còn góp phần bảo tồn tài liệu truyền thống, giảm thiểu chi phí lưu trữ và bảo quản.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ thể hiện tỷ lệ tăng trưởng lượt truy cập tài liệu số, phân bố nguồn tài liệu theo lĩnh vực và ngôn ngữ, cũng như bảng thống kê số lượng tài liệu số được cập nhật hàng năm. Các biểu đồ này minh họa rõ nét sự chuyển dịch và phát triển của tài liệu số tại Cục Thông tin.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đầu tư phát triển nguồn tài liệu số: Đẩy mạnh mua sắm các cơ sở dữ liệu điện tử có giá trị, ưu tiên các lĩnh vực khoa học công nghệ trọng điểm, đồng thời mở rộng số hóa tài liệu truyền thống quý hiếm. Mục tiêu nâng tỷ lệ tài liệu số trong tổng nguồn tài liệu lên trên 70% trong vòng 3 năm tới. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo Cục Thông tin phối hợp với Bộ Khoa học và Công nghệ.

  2. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về công nghệ số hóa, quản trị tài liệu số và khai thác thông tin trực tuyến cho cán bộ thư viện. Mục tiêu hoàn thành đào tạo cho 100% cán bộ trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự và đào tạo của Cục Thông tin.

  3. Hoàn thiện hệ thống phần mềm và hạ tầng công nghệ: Cập nhật, nâng cấp phần mềm quản lý tài liệu số theo chuẩn quốc tế, đảm bảo an toàn dữ liệu và khả năng mở rộng. Đầu tư nâng cấp hệ thống mạng và máy chủ để đáp ứng nhu cầu truy cập ngày càng tăng. Mục tiêu hoàn thành trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng công nghệ thông tin.

  4. Xây dựng chính sách quản lý và bảo vệ bản quyền tài liệu số: Rà soát, hoàn thiện các quy định về quyền tác giả, quyền truy cập và sử dụng tài liệu số, đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Chủ thể thực hiện: Ban pháp chế và quản lý nguồn tin.

  5. Đẩy mạnh hoạt động chia sẻ và hợp tác quốc tế: Thiết lập các thỏa thuận trao đổi tài liệu số với các thư viện, trung tâm thông tin trong và ngoài nước nhằm mở rộng nguồn tài liệu và nâng cao hiệu quả khai thác. Mục tiêu ký kết ít nhất 3 hợp tác mới trong 2 năm tới. Chủ thể thực hiện: Phòng hợp tác quốc tế.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý thư viện và thông tin: Nhận diện các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị và khai thác tài liệu số, áp dụng vào thực tiễn quản lý thư viện số.

  2. Chuyên gia công nghệ thông tin trong lĩnh vực thư viện: Tham khảo các yêu cầu kỹ thuật, chuẩn nghiệp vụ và kinh nghiệm triển khai hệ thống quản lý tài liệu số hiện đại.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành khoa học thông tin – thư viện: Tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết, phương pháp nghiên cứu và thực trạng phát triển tài liệu số tại Việt Nam.

  4. Các cơ quan, tổ chức có nhu cầu xây dựng thư viện số: Học hỏi kinh nghiệm xây dựng quy trình tạo lập, quản trị và khai thác tài liệu số, từ đó áp dụng phù hợp với điều kiện riêng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tài liệu số là gì và khác gì so với tài liệu truyền thống?
    Tài liệu số là các tài liệu được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số mà máy tính có thể nhận biết và xử lý, bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh và video. Khác với tài liệu truyền thống in trên giấy, tài liệu số cho phép truy cập từ xa, tìm kiếm nhanh và chia sẻ dễ dàng.

  2. Quy trình số hóa tài liệu tại Cục Thông tin gồm những bước nào?
    Quy trình gồm ba bước chính: lựa chọn tài liệu để số hóa, quét và xử lý kỹ thuật tài liệu, lưu trữ các file dữ liệu đầu ra trên hệ thống máy chủ. Mỗi bước đều ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của tài liệu số.

  3. Làm thế nào để đảm bảo quyền sở hữu trí tuệ khi tạo lập tài liệu số?
    Cục Thông tin tuân thủ các văn bản pháp luật như Bộ luật Dân sự, Luật Sở hữu trí tuệ và các nghị định liên quan, đồng thời xây dựng chính sách quản lý bản quyền rõ ràng trong hợp đồng với nhà cung cấp và người dùng.

  4. Người dùng có thể truy cập tài liệu số của Cục Thông tin bằng cách nào?
    Người dùng có thể truy cập qua các cổng thông tin điện tử, hệ thống thư viện số trực tuyến với tài khoản cá nhân, sử dụng các công cụ tìm kiếm toàn văn và các dịch vụ hỗ trợ khai thác tài liệu từ xa.

  5. Những khó khăn chính trong công tác tạo lập và khai thác tài liệu số hiện nay là gì?
    Khó khăn bao gồm nguồn kinh phí hạn chế, giá thành tài liệu số ngày càng tăng, yêu cầu kỹ thuật cao trong số hóa và quản trị, cũng như việc nâng cao nhận thức và kỹ năng sử dụng tài liệu số của người dùng.

Kết luận

  • Tài liệu số đóng vai trò trung tâm trong hoạt động thông tin – thư viện hiện đại, giúp mở rộng phạm vi phục vụ và nâng cao hiệu quả khai thác thông tin tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.
  • Cục Thông tin đã xây dựng được nguồn tài liệu số phong phú, đa dạng với hơn 150.000 biểu ghi trong các cơ sở dữ liệu lớn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng.
  • Hạ tầng công nghệ và nguồn nhân lực được đầu tư bài bản, tạo nền tảng vững chắc cho việc phát triển và quản trị tài liệu số.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào nâng cao chất lượng nguồn tài liệu số, hoàn thiện hệ thống công nghệ, đào tạo nhân lực và xây dựng chính sách quản lý bản quyền.
  • Tiếp tục nghiên cứu và triển khai các bước phát triển thư viện số trong giai đoạn tới nhằm hiện thực hóa mục tiêu trở thành trung tâm thông tin khoa học và công nghệ hàng đầu khu vực.

Hành động tiếp theo: Các đơn vị liên quan cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tăng cường giám sát, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo sự phát triển bền vững của tài liệu số tại Cục Thông tin.