Luận văn Quyên (2013): Áp dụng chuẩn Dublin Core cho biên mục tài liệu số tại Tạ Quang Bửu, ĐH Bách Khoa Hà Nội

Luận văn thạc sĩ phân tích thực trạng áp dụng chuẩn Dublin Core trong biên mục tài liệu số tại thư viện Tạ Quang Bửu, Đại học Bách Khoa Hà Nội.

• Tác giả: Lê Thị Quyên
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Viết Nghĩa
• Trường học: Đại học Bách Khoa Hà Nội
• Chuyên ngành: Khoa học Thông tin
• Đề tài: Áp Dụng Chuẩn Dublin Core Trong Biên Mục Tài Liệu Số Tại Thư Viện Tạ Quang Bửu
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU SỐ, SIÊU DỮ LIỆU VÀ MỘT SỐ CHUẨN SIÊU DỮ LIỆU
• 1.1. Tài liệu số
• 1.1.1. Khái niệm tài liệu số
• 1.1.2. Đặc trưng tài liệu số
• 1.1.3. Vai trò của tài liệu số trong hoạt động của các thư viện
• 1.2. Dữ liệu và siêu dữ liệu
• 1.2.1. Siêu dữ liệu (metadata)
• 1.3. Dublin Core và một số chuẩn siêu dữ liệu khác
• 1.3.1. Một số chuẩn siêu dữ liệu khác dành cho biên mục tài liệu
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BIÊN MỤC TÀI LIỆU SỐ THEO DUBLIN CORE TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
• 2.1. Giới thiệu khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
• 2.1.3. Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ
• 2.1.4. Nguồn lực thông tin
• 2.2. Đặc điểm nhu cầu tin và người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu
• 2.2.1. Đặc điểm người dùng tin
• 2.2.2. Đặc điểm nhu cầu tin
• 2.3. Hoạt động biên mục tài liệu số khi triển khai áp dụng chuẩn Dublin Core
• 2.3.1. Giai đoạn chuẩn bị
• 2.3.2. Xây dựng biểu mẫu
• 2.3.3. Quy trình biên mục
• 2.3.4. Đánh giá chất lượng ứng dụng Dublin Core trong biên mục tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG DUBLIN CORE TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU
• 3.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ
• 3.1.1. Đào tạo kỹ năng áp dụng chuẩn Dublin Core
• 3.1.2. Đào tạo các kỹ năng khác
• 3.2. Nghiên cứu phát triển công cụ chuyển đổi dữ liệu từ MARC 21 sang
• 3.2.1. Chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm VTLS sang Dspace
• 3.2.2. Nghiên cứu sử dụng phần mềm tự do MarcEdit
• 3.3. Tăng cường đầu tư trang thiết bị, công cụ làm việc
• 3.4. Đầu tư kinh phí xây dựng, phát triển nguồn tài liệu số
• KẾT LUẬN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC HÌNH VẼ

Tóm tắt

I. Giới thiệu về chuẩn Dublin Core

Chuẩn Dublin Core là một trong những chuẩn metadata phổ biến nhất, được sử dụng rộng rãi trong việc biên mục tài liệu số. Được phát triển từ năm 1995, chuẩn này nhằm mục đích cung cấp một cấu trúc đơn giản và dễ hiểu cho việc mô tả tài liệu điện tử. Theo tiêu chuẩn ISO 15836, chuẩn Dublin Core bao gồm 15 yếu tố cơ bản, mỗi yếu tố đều mang một ngữ nghĩa cụ thể, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin. Các yếu tố này bao gồm: Tên (Title), Tác giả (Creator), Chủ đề (Subject), và Năm xuất bản (Date),... Mục tiêu chính của chuẩn này là phục vụ cho việc quản lý và truy xuất tài liệu trong các thư viện số, đồng thời đáp ứng nhu cầu của người dùng trong việc tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả.

II. Thực trạng áp dụng chuẩn Dublin Core tại thư viện Tạ Quang Bửu

Thư viện Tạ Quang Bửu, thuộc trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, đã áp dụng chuẩn Dublin Core trong việc biên mục tài liệu số từ những năm gần đây. Việc áp dụng này không chỉ giúp nâng cao chất lượng quản lý tài liệu mà còn đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng trong việc tìm kiếm thông tin. Qua khảo sát, nhiều người dùng đánh giá cao tính khả dụng và hiệu quả của việc sử dụng chuẩn Dublin Core, đặc biệt trong việc truy cập nhanh chóng và chính xác các tài liệu điện tử. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số khó khăn trong việc đào tạo nhân viên thư viện về chuẩn này, cũng như việc đồng bộ hóa dữ liệu với các hệ thống khác. Do đó, cần có các giải pháp cụ thể để khắc phục những hạn chế này và nâng cao hiệu quả áp dụng chuẩn.

III. Giải pháp phát triển ứng dụng chuẩn Dublin Core

Để nâng cao hiệu quả ứng dụng chuẩn Dublin Core tại thư viện Tạ Quang Bửu, cần thực hiện một số giải pháp quan trọng. Đầu tiên, cần tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên thư viện về chuẩn metadata này, giúp họ nắm vững các yếu tố và cách thức áp dụng trong biên mục tài liệu số. Thứ hai, thư viện cần đầu tư vào công nghệ thông tin, cải thiện hệ thống phần mềm biên mục để hỗ trợ tốt hơn cho việc áp dụng chuẩn Dublin Core. Cuối cùng, việc xây dựng quy trình kiểm tra và đánh giá chất lượng dữ liệu metadata cũng rất quan trọng, nhằm đảm bảo rằng thông tin được cung cấp cho người dùng là chính xác và đầy đủ. Những giải pháp này không chỉ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ của thư viện mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm của người dùng trong việc tìm kiếm thông tin.

IV. Kết luận

Việc áp dụng chuẩn Dublin Core trong biên mục tài liệu số tại thư viện Tạ Quang Bửu là một bước tiến quan trọng trong việc nâng cao chất lượng quản lý tài liệu. Chuẩn này không chỉ giúp cải thiện khả năng tìm kiếm và truy cập thông tin mà còn hỗ trợ thư viện trong việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối ưu, cần có những giải pháp cụ thể nhằm khắc phục những khó khăn hiện tại. Từ đó, thư viện có thể phát triển bền vững và trở thành một trong những trung tâm thông tin hàng đầu trong lĩnh vực giáo dục và nghiên cứu.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Sự bùng nổ của kỷ nguyên số và xu hướng chuyển dịch sang xã hội thông tin đã làm thay đổi căn bản phương thức lưu trữ, quản trị và phổ biến tri thức trong các trường đại học. Tại Thư viện Tạ Quang Bửu thuộc Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, từ năm 2009 đến năm 2013, khối lượng tài liệu điện tử, luận văn, luận án và bài báo khoa học tăng trưởng mạnh mẽ với hơn 10.000 tài liệu số cần được xử lý và đưa vào phục vụ. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm là giải quyết điểm nghẽn trong công tác biên mục khi các khổ mẫu truyền thống bộc lộ nhiều bất cập về tính phức tạp, chi phí vận hành và rào cản chia sẻ liên thư viện.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là khảo sát toàn diện thực trạng xử lý tài nguyên số, đánh giá tính ưu việt của chuẩn siêu dữ liệu Dublin Core và đề xuất quy trình biên mục chuẩn hóa trên phần mềm nguồn mở DSpace. Nghiên cứu giới hạn phạm vi khảo sát thực tế tại Thư viện Tạ Quang Bửu trong giai đoạn 4 năm, từ năm 2009 đến năm 2013. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp cắt giảm khoảng 60% thời gian tạo lập biểu ghi số, nâng tỷ lệ truy xuất chính xác tài liệu số lên trên 85% và mở ra khả năng liên tác dữ liệu theo chuẩn quốc tế cho hệ thống thư viện đại học Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu xây dựng trên nền tảng lý thuyết siêu dữ liệu và các tiêu chuẩn quốc tế về mô tả tài nguyên số. Trọng tâm là Bộ yếu tố siêu dữ liệu Dublin Core (Dublin Core Metadata Element Set) được Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế ban hành theo chuẩn ISO 15836 và tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ ANSI/NISO Z39.85-2001. Chuẩn này bao gồm 15 yếu tố cơ bản có tính chất linh hoạt và lặp lại, được hỗ trợ bởi hơn 25 ngôn ngữ trên toàn cầu. Khung lý thuyết cũng tích hợp mô hình Khung mô tả nguồn (Resource Description Framework - RDF) với cấu trúc bộ ba chủ thể - thuộc tính - đối tượng, kết hợp cùng ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML và ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XML.

Bên cạnh đó, đề tài thực hiện đối chuẩn giữa Dublin Core với các lược đồ siêu dữ liệu chuyên sâu khác, bao gồm: khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21 với hơn 200 trường dữ liệu phức tạp; Tiêu chuẩn mã hóa và truyền siêu dữ liệu METS với 7 thành phần cấu trúc chính; và Tiêu chuẩn mô tả đối tượng siêu dữ liệu MODS gồm 19 thành tố mức đỉnh cùng 64 thành tố con. Bốn khái niệm học thuật cốt lõi được định hình gồm: tài liệu số (mã hóa nhị phân 0-1), siêu dữ liệu (dữ liệu có cấu trúc mô tả tài nguyên), khả năng liên tác (khả năng trao đổi và sử dụng dữ liệu đa hệ thống), và biểu ghi siêu dữ liệu điện tử.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn được thu thập từ cơ sở dữ liệu số trên hệ thống DSpace, phần mềm quản trị tích hợp VTLS và hệ thống báo cáo nghiệp vụ thường niên tại Thư viện Tạ Quang Bửu tính đến năm 2012. Quá trình khảo sát thực địa sử dụng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng với cỡ mẫu 180 đối tượng, bao gồm 150 người dùng tin (sinh viên kỹ thuật, học viên cao học, giảng viên) và 30 cán bộ chuyên trách công tác thông tin - thư viện.

Phương pháp chọn mẫu phân tầng được lựa chọn vì đảm bảo tính đại diện khách quan cho toàn bộ các nhóm chuyên ngành đào tạo và trình độ tiếp cận công nghệ khác nhau tại trường Đại học Bách khoa Hà Nội. Tác giả kết hợp phương pháp phân tích tài liệu, phương pháp quan sát - thực nghiệm quy trình nhập liệu trên máy tính, cùng phương pháp thống kê mô tả định lượng. Lý do lựa chọn kết hợp các phương pháp này nhằm đối chiếu giữa lý thuyết tiêu chuẩn quốc tế và thực tế thao tác kỹ thuật, từ đó chỉ ra chính xác các lỗi sai sót, thời gian xử lý và mức độ hài lòng của người dùng cuối trong suốt timeline 4 năm triển khai.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, việc triển khai chuẩn Dublin Core trên hệ thống DSpace đã chuẩn hóa thành công 15 trường thông tin cơ bản cho toàn bộ sưu tập tài liệu số. Trong đó, 5 trường thông tin cốt lõi gồm Nhan đề (Title), Tác giả (Creator), Chủ đề (Subject), Mô tả (Description) và Định danh (Identifier) đạt tỷ lệ nhập liệu chính xác tới 98,5%, tạo lập bộ khung dữ liệu đồng nhất.

Thứ hai, tốc độ biên mục tài liệu số được cải thiện vượt bậc so với quy trình cũ. Thời gian trung bình để hoàn thành một biểu ghi thư mục giảm từ 25 phút khi dùng khổ mẫu MARC 21 xuống chỉ còn 8 đến 10 phút trên giao diện web của DSpace, giúp năng suất làm việc của cán bộ thư viện tăng hơn 60%.

Thứ ba, khảo sát 150 người dùng tin cho thấy 86,7% đánh giá việc tìm kiếm tài liệu số theo bộ sưu tập và từ khóa rất nhanh chóng, thuận tiện. Tuy nhiên, vẫn còn 13,3% người dùng phản ánh tình trạng nhiễu tin khi tìm kiếm các tài liệu đa ngành.

Thứ tư, nghiên cứu phát hiện khoảng 75% biểu ghi số trong giai đoạn đầu thiếu thông tin về trường Quản lý quyền (Rights) và Nguồn gốc (Source), dẫn đến nguy cơ tiềm ẩn về vi phạm sở hữu trí tuệ khi cung cấp tài liệu toàn văn qua mạng nội bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các kết quả trên xuất phát từ tính chất tinh giản, trực quan và ngữ nghĩa dễ hiểu của 15 trường Dublin Core, giúp cán bộ biên mục thao tác nhanh mà không bị ràng buộc bởi các quy tắc lập mã trường con phức tạp như MARC 21. Tuy nhiên, việc tỷ lệ nhiễu tin còn ở mức 13,3% là do thư viện chưa xây dựng được bảng từ điển từ vựng có kiểm soát (controlled vocabulary) chuyên ngành kỹ thuật, dẫn đến việc cán bộ gán từ khóa chủ đề (Subject) mang tính tự do và phân tán.

Các dữ liệu khảo sát có thể được tổng hợp trực quan thông qua bảng phân tích tần suất sử dụng các trường siêu dữ liệu và biểu đồ tròn thể hiện cơ cấu người dùng tin. So sánh với các nghiên cứu biên mục tài liệu web quốc tế, giải pháp của Thư viện Tạ Quang Bửu có sự tương đồng cao khi ứng dụng phần mềm miễn phí MarcEdit và bảng ánh xạ crosswalk để chuyển đổi dữ liệu từ VTLS sang DSpace. Điều này chứng minh tính khả thi của việc tích hợp các chuẩn mở trong bối cảnh ngân sách chuyển đổi số tại các trường đại học còn hạn chế.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, chuẩn hóa hệ thống từ vựng kiểm soát và bảng đề mục chuyên ngành. Ban Giám đốc Thư viện Tạ Quang Bửu cần chủ trì biên soạn bảng từ khóa chuẩn cho 100% ngành đào tạo kỹ thuật dựa trên Khung phân loại thập phân Dewey (DDC) và Tiêu đề đề mục Thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH), hoàn thành trong thời hạn 6 tháng để giảm tỷ lệ nhiễu tin xuống dưới 5%.

Thứ hai, tự động hóa quy trình chuyển đổi dữ liệu MARC 21 sang Dublin Core. Tổ Công nghệ thông tin cần áp dụng phần mềm MarcEdit kết hợp cấu hình giao thức OAI-PMH nhằm chuyển đổi tự động hơn 12.000 biểu ghi cũ từ hệ thống VTLS sang kho DSpace, đạt độ tương thích mục tiêu 95% trong vòng 12 tháng.

Thứ ba, tổ chức đào tạo chuyên sâu và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho 100% cán bộ biên mục. Phòng Nghiệp vụ cần xây dựng 4 khóa tập huấn trong năm về kỹ thuật khai báo thẻ meta HTML/XML, quy tắc mô tả Dublin Core nâng cao và kiểm soát bản quyền tài liệu số.

Thứ tư, gia tăng đầu tư trang thiết bị phần cứng và kinh phí số hóa. Ban Giám hiệu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội cần phân bổ tối thiểu 15% đến 20% ngân sách thường niên của thư viện để trang bị máy quét chuyên dụng tốc độ cao, mở rộng dung lượng máy chủ lưu trữ dữ liệu số và nâng cấp đường truyền mạng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm 1: Cán bộ quản lý và chuyên viên biên mục tại các trung tâm thông tin - thư viện trường đại học. Luận văn cung cấp quy trình 8 bước biên mục chi tiết trên hệ thống DSpace, giúp chuẩn hóa dữ liệu tài nguyên số và tăng 60% năng suất làm việc.

Nhóm 2: Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học chuyên ngành Khoa học Thông tin - Thư viện. Đây là tài liệu tham khảo giá trị về phương pháp so sánh đối chuẩn giữa Dublin Core, MARC 21, METS và MODS, hỗ trợ triển khai các đề tài nghiên cứu liên quan.

Nhóm 3: Lãnh đạo các cơ sở giáo dục đại học và cơ quan quản lý thư viện số. Luận văn cung cấp luận cứ khoa học và bài toán hiệu quả kinh tế khi lựa chọn giải pháp phần mềm mã nguồn mở và chuẩn siêu dữ liệu quốc tế.

Nhóm 4: Chuyên viên công nghệ thông tin và kỹ sư phát triển phần mềm thư viện số. Tài liệu cung cấp kiến thức kỹ thuật chi tiết về cấu trúc XML Schema, cú pháp thẻ meta HTML và phương pháp chuyển đổi dữ liệu qua MarcEdit.

Câu hỏi thường gặp

Ưu điểm nổi bật nhất của chuẩn Dublin Core so với khổ mẫu MARC 21 là gì? Dublin Core có cấu trúc tinh gọn với 15 yếu tố mô tả cốt lõi, dễ sử dụng cho cả người không chuyên và tối ưu hóa cho môi trường web thông qua XML/RDF. Ngược lại, MARC 21 có hơn 200 trường phức tạp, đòi hỏi đào tạo khắt khe và khó tích hợp trực tiếp trên các công cụ tìm kiếm trực tuyến.

Hệ thống 15 yếu tố cơ bản của Dublin Core bao gồm những trường nào? 15 yếu tố cơ bản gồm: Nhan đề (Title), Tác giả (Creator), Chủ đề (Subject), Mô tả (Description), Nhà xuất bản (Publisher), Tác giả phụ (Contributor), Ngày tháng (Date), Loại hình (Type), Định dạng (Format), Định danh (Identifier), Nguồn gốc (Source), Ngôn ngữ (Language), Mối quan hệ (Relation), Phạm vi (Coverage) và Quyền (Rights).

Tại sao Thư viện Tạ Quang Bửu lựa chọn phần mềm DSpace để ứng dụng Dublin Core? DSpace là phần mềm mã nguồn mở chuẩn quốc tế dành cho kho tài nguyên số học thuật, hỗ trợ mặc định lược đồ Dublin Core, tích hợp giao thức OAI-PMH và cho phép quản lý phân quyền theo bộ sưu tập số với chi phí bản quyền 0 đồng.

Làm thế nào để chuyển đổi biểu ghi MARC 21 sang Dublin Core mà không làm mất dữ liệu? Thư viện sử dụng bảng tham chiếu chéo (crosswalk mapping) kết hợp công cụ MarcEdit để trích xuất biểu ghi từ phần mềm VTLS, chuyển đổi cấu trúc trường MARC 21 sang định dạng Dublin Core XML và nạp tự động vào DSpace với độ chính xác đạt trên 95%.

Làm cách nào để nâng cao tính chính xác khi tìm kiếm tài liệu số theo chuẩn Dublin Core? Giải pháp then chốt là áp dụng từ vựng có kiểm soát (controlled vocabulary) trong trường Chủ đề (Subject) và bổ sung các yếu tố mở rộng (Qualified Dublin Core) nhằm chi tiết hóa thông tin phân loại, tóm tắt và chỉ số định danh tài nguyên.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tài liệu số, siêu dữ liệu và khẳng định vai trò tối ưu của 15 trường Dublin Core trong biên mục thư viện điện tử.
• Đánh giá thực trạng áp dụng Dublin Core tại Thư viện Tạ Quang Bửu giai đoạn 2009-2013, chỉ rõ mức độ hài lòng 86,7% của người dùng và hiệu quả tiết kiệm 60% thời gian xử lý biểu ghi.
• Xây dựng thành công biểu mẫu mô tả chuẩn và quy trình 8 bước biên mục tài liệu số trực tiếp trên giao diện DSpace.
• Đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ về từ vựng kiểm soát, chuyển đổi dữ liệu tự động bằng MarcEdit, đào tạo cán bộ và đầu tư hạ tầng công nghệ.
• Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn cho hơn 50 trường đại học tại Việt Nam trong lộ trình chuyển đổi số hoạt động thư viện.

Trong vòng 12 đến 24 tháng tới, các cơ sở thông tin - thư viện cần khẩn trương rà soát hệ thống biểu ghi số, áp dụng chuẩn Dublin Core mở rộng và liên thông kho học liệu dùng chung. Hãy tải toàn văn luận văn và liên hệ ngay với tác giả để nhận trọn bộ tài liệu hướng dẫn chuyển đổi dữ liệu và biểu mẫu biên mục chuẩn hóa.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. TÔNG QUAN VE TAI LIEU SO, SIEU DU LIEU VA MOT SO CHUAN SIEU DU LIEU 1. Tài lệu số 1.Khái niệm tài liệu số. a/ Định nghĩa tài liệu số.

Tài liệu số (TLS) được hiểu là tất cả các tài liệu được mã hoá dưới dạng tín hiệu số hay còn gọi là tín hiệu rời rạc dưới dạng mã nhị phân 0,1 và có thể được lưu trữ, truy cập qua máy tính, mạng máy tính. b/ Phân loại tài liệu số Về mặt nguồn gốc, TLS có thể được chia thành 2 loại ~ Tài liệu mang đặc trưng số ngay từ khi được tạo ra qua các phương tiện tạo. tài liệu số như đánh máy trên máy tính điện tử, chụp ảnh, quay phim từ máy ảnh số, máy quay video số, ~ Tài liệu số được số hóa từ tài liệu in trên giấy thông qua các phương tiện số hóa hay chuyển đổi dữ liệu như máy quét (seanner), chuyên đổi tài liệu từ dạng tương tự sang dạng số. Về mặt lưu trữ có thê chia tài liệu số thành hai dạng chính: 1⁄ TLS được lưu trên CD-ROM, DVD va 2/ TLS tài số truy cập trực tuyến trên mạng internet hay intranet như các cơ: sở dữ liệu (CSDL) trực tuyến.

Đặc trưng tài liệu số Tài liệu số là một loại hình tài liệu đặc biệt, chúng có một số đặc trưng cơ bản sau đây: ~ Mật độ thông tin rất cao TLS duge lưu trữ dưới nhiều vật mang tin khác nhau, có dung lượng lưu tr thông tin rất lớn. Một số thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số phổ biến hiện nay nhu: 6 dia citng, dia DVD, CD-ROM, dia CD-RW ~ Tỉnh đa truy cập 12 TLS tao khả năng truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau, cho phép nhiều người dùng truy cập tại cùng một thời điểm mà không bị giới hạn bởi không gian, thời gian, vị trí địa lý. Người dùng tin có thể tra cứu tài liệu từ xa, ở bắt cứ đâu chỉ cần máy tính hoặc điện thoại di động có nói mạng internet. ~ Tra cứu nhanh chóng, thuận tiện và chính xác Người dùng tin có thể tra tìm tài liệu theo nhiều dấu hiệu khác nhau khi truy cập mạng đề tìm kiếm tài liệu.

Một số yếu tố cơ bản giúp người dùng tin tìm kiếm tai liệu đễ dàng như: tên tài liệu, tên tác giả, từ khoá, năm xuất bản,. Với các quy tắc biên mục tài liệu được sử dụng trong nhiều thư viện hiện nay như: AACR2, ISBD,. cùng với các trường của MARC2I đã giúp cho người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu theo một hoặc nhiều dấu hiệu liên quan tới tài liệu. Ngoài ra, để biên mục tài liệu điện tử cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có thể tra cứu tài liệu nhanh chóng và chính xác 15 yếu tố của Dublin Core được sử dụng.

trong mô tả tài nguyên điện tử ~ Tỉnh cập nhật Thông tin chứa trong TLS luôn mới vì chúng có thể được cập nhật nhanh chóng, kịp thời chỉ bằng vài thao tác, không mất nhiều thời gian, công sức. Ngày nay, thông tin luôn luôn biến đổi không ngừng do đó việc cập nhật, đổi mới nội dung thông tin hàng ngày, hàng giờ, thậm chí là từng phút, từng giây là hết sức quan trọng. Các CSDL online hiện nay cũng không ngừng cập nhật các bài viết, các tài liệu mới về các ngành khoa học đang phát triển mạnh. ~ Tính sinh động, hắp dẫn của thông tin TLS có thê lưu trữ thông tin theo nhiều định dạng khác nhau như: dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,.

Do đó thông tin trở nên hấp dẫn, sinh động, lôi cuốn người sử dụng hơn. Nó giúp cho người dùng tin yêu thích sử dụng loại hình tài liệu này, dễ tiếp thu nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu đó hơn. ~ Thông tin phản hôi đa chiều TLS tao kénh théng tin phan héi đa chiều có nghĩa là người dùng tin có thể liên hệ trực tiếp, nhanh chóng với tác giả hay người tạo lập, quản lý nguồn tin (quản B trị viên hay Admin). Điều này đối với tài liệu truyền thống khó có thê thực hiện được a/ Các ưu điểm của tài liệu số ~ Khả năng kiểm soát tài nguyên thông tin ở TLS là rất mạnh, thông tin được kiểm soát ở nhiều cấp độ khác nhau trong hệ thống thông tin.

~ Tiết kiệm diện tích không gian kho lưu trữ. - TLS giúp bảo vệ an toàn và kéo dài tuôi thọ của tài liệu gốc, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm, đơn bản, tài liệu ¡n ấn có giá trị, giá thành cao. Khi được số hoá. thành TLS các tài liệu này được bảo quản cần thận, có thể chỉ đưa ra phục vụ cho những đối tượng người dùng tin cụ thể.

Nếu không tiến hành số hoá các tài liệu có giá trị, quý hiếm sẽ bị hạn chế đối tượng người sử dụng hoặc không được đưa ra sử dụng do lo sợ nguy cơ bị cắt xén, huỷ hoại, mắt mát. b/ Các hạn chế của tài liệu số - Tinh én định không cao. TLS trên các vật mang tin như CD-ROM được bảo quản cần thận có tính ôn định, tồn tại lâu dài. Tuy nhiên, các TLS trên mạng, duy trì CSDL online phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố do đó cho tới hiện nay nhiều chuyên gia TT-TV cũng chưa dám khăng định về tuổi thọ TLS cũng như phương thức số hoá có là giải pháp quản trị thông tin tốt nhất không.

~ Tính an toàn thông tin của TLS rất kém do việc sao chép thông tin rất dễ dàng, nhanh chóng. Đặc biệt là các thông tin trên mạng Internet dễ bị vi phạm bản quyền, thậm chí còn bị làm sai lệch nội dung thông tin, tung tin xấu gây nên nhiễu tin, tạp tin. Trong quá trình sử dụng người dùng tin có thể vô tình hoặc cố ý nhưng. đã gây nên hiện tượng mắt tin, huỷ hoại hoàn toàn thông tin như thông tin do hacker phá hoại bằng đột nhập, xoá bỏ, huỷ hoại thông tin, phán tán thông tin sai lệch, virut,.

Hiện nay chưa có biện pháp nào dé ngăn chặn hiệu quả việc xâm nhập, vi phạm thông tin trên. Vai trò của tài liệu số trong hoạt động của các thư viện. Ngày nay, nguồn tài liệu số đang giữ vai trò quan trọng, làm thay đổi về chất hoạt động giao lưu thông tin nói chung và hoạt động TT-TV nói riêng. 4 - Tài liệu số là "hạt nhân ” của thư viện số.

Thư viện số là một kho thông tin số hoá, được cấu trúc đề đễ dàng truy cập thông qua các mạng máy tính hay các mạng viễn thông. Số hoá toàn văn tài liệu và xây dựng bộ sưu tập số là lựa chọn tối ưu để bảo tồn lâu đài các tai liệu gốc quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro, huỷ hoại do thời gian, thiên tai. Đối với hoạt động đào tạo và học tập trong trường đại học, bộ sưu tập số cũng góp phần phục vụ hiệu quả cho công cuộc đôi mới và nâng cao chất lượng đào. tạo, đặc biệt là đào tạo theo tín chỉ, đảo tạo trực tuyến.

Ngoài ra, nhờ đó, việc “học tập suốt đời” được khuyến khích vì người học có thê tham khảo tài liệu ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào thuận tiện với ho. Phần cốt lõi của thư viện số là kho tài liệu số hay tập hợp của các bộ sưu tập số. Vì vậy, việc phát triển kho tài liệu số là công việc quan trọng hàng đầu trong xây dựng Thư viện só. ~ Tài liệu số là tiên đề hình thành và phát triển ngành xuất bản điện tử.

Tài liệu số ra đời đã góp phần làm thay đổi diện mạo ngành xuất bản với hàng. loạt sản phâm mới được tung ra thị trường với tên gọi loại hình là” ấn phẩm điện tử” hay “xuất bản phẩm điện tử”. Các loại hình xuất bản phẩm điện tử có trên thị trường hiện nay là sách điện tir (E-Book) và các báo, tạp chi dign tir (E-Journal) ~ Tài liệu số là cơ sở của sự hình thành và phát triển ngành công nghiệp nội dụng số. Sự phát triển có tính chất bùng nỗ của các nguồn tài liệu số trong những năm.

gan day đã dẫn đến hình thành khái niệm “nồi đưng số” và kéo theo đó là sự ra đời của ngành công nghiệp nội dung số. Dữ liệu và siêu dữ liệu 1.Dữ liệu 'Dữ liệu (data) là hình thức thể hiện của thông tin trong mục đích lưu trữ và xử. Thuật ngữ “dữ liệu” có nguồn gốc từ chữ Hán - Việt với ý nghĩa là 'cái đã cho ” hay Từ tương ứng trong tiếng anh (data) là số nhiều của. từ "datum” trong tiếng Latinh, tiếng Pháp (donneé) cũng đều mang nghĩa là "cái đã 15 cho”.

Về mặt lịch sử, khái niệm dữ liệu xuất hiện cùng với việc xử lý thông tin bing máy tính. Vì thể trong nhiều tài liệu, người ta còn định nghĩa dữ liệu là đối tượng xử lý của máy tính. Thông tin luôn mang một ý nghĩa xác định nhưng hình thức thể hiện của thông tin rõ ràng mang tính quy ước. Chẳng hạn ký hiệu “V” trong hệ đếm La mã mang ý nghĩa là 5 đơn vị nhưng trong hệ thống chữ La tỉnh nó mang ý nghĩa là chữ cái V.

Trong máy tính điện tử, nhóm 8 chữ số 01000001, nếu là số sẽ thể hiện số 65, còn nếu là chữ sẽ là chữ “A”. Trong tir dién Oxford Dictionary, dữ liệu xem như là các sự kiện, thông tin được sử dụng để nghiên cứu, tìm hiểu nhằm đưa ra các quyết định, mặt khác, dữ liệu cũng là những thông tin được lưu giữ trong máy tính. Người đồng sáng lập ra World Wide Web là Tim Berners — Lee lại cho rằng, “dữ liệu không phải là thông tin, thông tin không phải là kiến thức, kiến thức không phải là sự hiểu biết, sự hiểu biết không phải là trí khôn”; ông khẳng định, nếu sắp xếp theo mô hình tam giác, trong đó trí khôn của con người là đỉnh tam giác, rồi lần lượt đến sự hiểu biết, kiến thức, thông tin thì dữ liệu chính là đáy tam giác và nó chính là nền tảng cho các thông tin, sự hiểu biết, kiến thức.9] Tuy nhiên, trong giới hạn nghiên cứu của luận văn này, dữ liệu sẽ được hiểu là các thông tin, các kiến thức chứa trong các tài liệu dạng số hay điện tử. Siêu dữ liệu (metadafa) 1.

Định nghĩa Thuật ngữ *Meta”, có xuất xứ là một từ Hy Lạp dùng để chỉ một cái gì đó có bản chất cơ bản hơn hoặc cao hơn, "siêu” hơn. Vì vậy, một định nghĩa ngắn nhất, chung nhất và tông quát nhất cho siêu dữ. liệu là “dữ liệu về dữ liệt Theo tién sy Warwick Cathro (Thu viện Quốc gia Úc), "siêu dữ liệu là những.