Giới thiệu dự án

Hoạt động thông tin – thư viện (TTTV) đóng vai trò nền tảng trong việc bảo tồn tri thức, phát triển văn hóa và nâng cao dân trí xã hội. Trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin và truyền thông (ICT), các hệ thống thư viện truyền thống đối mặt với thách thức lớn về khối lượng tài liệu ngày càng gia tăng, tính phức tạp của dữ liệu đa phương tiện và yêu cầu tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác từ người dùng tin (NDT).

Tại Thư viện Hà Nội – đơn vị sự nghiệp văn hóa hạng II trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà Nội (hợp nhất từ Thư viện Hà Nội cũ và Thư viện Hà Tây vào tháng 2/2009) – việc quản lý một vốn tài liệu đồ sộ đặt ra bài toán cấp bách về tự động hóa và hiện đại hóa quy trình nghiệp vụ. Tổng vốn tài liệu của Thư viện lên tới 432.597 bản sách (trong đó sách tiếng Việt chiếm 387.546 cuốn, sách ngoại văn 35.413 cuốn, sách thiếu nhi 75.669 cuốn, kho luân chuyển 57.397 cuốn, tài liệu địa chí gồm 11.413 sách cùng 1.323 tài liệu Hán Nôm, Hương ước, thần tích, thần sắc quý hiếm, cùng 211.958 biểu ghi tài liệu điện tử).

                      HỆ THỐNG THƯ VIỆN HÀ NỘI
                                 │
         ┌───────────────────────┴───────────────────────┐
         ▼                                               ▼
  CƠ SỞ 1: 47 BÀ TRIỆU                            CƠ SỞ 2: 2B QUANG TRUNG
  (Trụ sở 9 tầng, 7.700m²)                        (Hà Đông, diện tích 2.029m²)
  - Đầu tư 44,475 tỉ VNĐ                          - Đầu tư nâng cấp 880 triệu VNĐ
  - 02 Máy chủ trung tâm + 01 Xe WOW              - 01 Máy chủ cục bộ
  - CSDL CDS/ISIS (>180.000 biểu ghi)             - CSDL iLib 3.6 (44.224 biểu ghi)
         │                                               │
         └───────────────────────┬───────────────────────┘
                                 ▼
              CHUẨN HÓA VỀ PHẦN MỀM TÍCH HỢP LIBOL 6.0
              (Chuẩn MARC 21, Phân loại DDC 14, ISO 2709)

Trước năm 2011, hệ thống TTTV của đơn vị tồn tại nhiều bất cập do phân tán hạ tầng: Cơ sở 1 (47 Bà Triệu) sử dụng phần mềm tư liệu phi quan hệ CDS/ISIS (UNESCO), trong khi Cơ sở 2 (2B Quang Trung, Hà Đông) vận hành giải pháp iLib 3.6 (CMC). Sự thiếu nhất quán về định dạng dữ liệu, khổ mẫu biên mục và mô hình quản trị đã tạo nên rào cản kỹ thuật lớn trong việc liên thông, chia sẻ nguồn lực và tra cứu tập trung.

Khóa luận tốt nghiệp "Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội" của tác giả Trần Thị Hoài (K53 TTTV, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, dưới sự hướng dẫn của Th.S Nguyễn Thị Thúy Hạnh) tập trung giải quyết toàn diện bài toán tin học hóa các khâu nghiệp vụ, khảo sát hiện trạng và xây dựng lộ trình chuyển đổi đồng bộ sang hệ thống quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 (Tĩnh Vân) dựa trên chuẩn biên mục máy đọc MARC 21.

Mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Khảo sát và đánh giá toàn diện hạ tầng CNTT: Phân tích thực trạng trang thiết bị phần cứng (4 máy chủ, 91 máy trạm, hệ thống mạng LAN/Wifi), mạng lưới dữ liệu và các phần mềm ứng dụng tại 2 cơ sở.
  2. Đánh giá quy trình nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra hiệu năng các khâu bổ sung, xử lý tiền máy, biên mục tài liệu, in phích ISO, tổ chức cơ sở dữ liệu (CSDL) và phục vụ bạn đọc qua mục lục tra cứu trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog).
  3. Phân tích mô hình chuyển đổi chuẩn nghiệp vụ: Đánh giá tính khả thi khi chuyển đổi từ biểu ghi phi cấu trúc CDS/ISIS và UNIMARC sang khổ mẫu chuẩn quốc tế MARC 21 kết hợp khung phân loại thập phân Dewey (DDC 14) và chuẩn mô tả thư mục quốc tế ISBD.
  4. Đề xuất giải pháp và lộ trình kỹ thuật: Hoàn thiện mô hình quản trị tập trung, xây dựng kế hoạch hồi cố CSDL, nâng cấp cổng thông tin điện tử và số hóa nguồn tài liệu địa chí Thăng Long – Hà Nội.

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Trước khi triển khai phần mềm tích hợp thế hệ mới, hoạt động quản trị dữ liệu tại Thư viện Hà Nội bị chia cắt bởi hai nền tảng phần mềm độc lập với các đặc tính kỹ thuật hoàn toàn khác nhau.

Tiêu chí kỹ thuật Phần mềm tư liệu CDS/ISIS (Cơ sở 1) Phần mềm tích hợp iLib 3.6 (Cơ sở 2) Giải pháp tích hợp Libol 6.0 (Đang triển khai)
Nhà phát triển UNESCO (Phát hành từ 1995) CMC Corporation Tĩnh Vân Group (Phát triển từ 1997)
Mô hình kiến trúc File-based / Flat-file Database 3-Tier Architecture (Web Client) Multi-tier Architecture (Client-Server / Web)
Hệ quản trị CSDL Cấu trúc trường biến đổi riêng (ISIS) Oracle / SQL Server Oracle / Microsoft SQL Server
Chuẩn biên mục Tự định nghĩa / Bảng mã TCVN3 UNIMARC, MARC 21, AACR-2 MARC 21, AACR-2, ISBD, ISO 2709
Giao thức liên thông Không hỗ trợ (Tra cứu nội bộ) Z39.50, Web OPAC Z39.50, OAI-PMH, ISO 10161 (ILL), SIP 2
Khả năng quản lý Chỉ biên mục và in ấn biểu ghi Phân hệ nghiệp vụ thư viện số Toàn diện: Quản lý, Bổ sung, Biên mục, Lưu thông, OPAC
Xử lý tiếng Việt Bảng mã TCVN 5712 (Cần font hỗ trợ) Hỗ trợ Unicode và TCVN Chuẩn Unicode đa ngữ nguyên bản
Khả năng mở rộng Giới hạn dung lượng tệp tin Trung bình (Vài trăm nghìn bản ghi) Hàng triệu bản ghi, tối ưu hóa CSDL phân tán

Phân tích yêu cầu hệ thống theo mô hình MoSCoW:

  • Must-have (Bắt buộc):
    • Đồng bộ chuẩn biên mục theo định dạng MARC 21 cho tất cả các loại hình tài liệu (sách, báo, tạp chí, tài liệu địa chí, bài trích).
    • Tích hợp phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC phục vụ người lớn và phân hệ chuyên biệt dành cho thiếu nhi.
    • Phân hệ lưu thông tích hợp thiết bị ngoại vi quét mã vạch (Barcode Reader) và quản lý thẻ bạn đọc tập trung.
    • Khả năng xuất/nhập dữ liệu theo định dạng trao đổi chuẩn quốc tế ISO 2709.
  • Should-have (Nên có):
    • Giao thức mượn liên thư viện ILL (Interlibrary Loan) theo chuẩn ISO 10161 qua định dạng BER/MIME.
    • Tích hợp chuẩn giao tiếp hệ thống kiểm soát lưu thông tự động SIP 2 cho cổng an ninh và trạm tự phục vụ (Self-check).
    • CSDL quản trị người dùng đồng bộ qua LDAP hoặc Microsoft Active Directory.
  • Could-have (Có thể có):
    • Số hóa toàn văn nguồn tài liệu địa chí và tích hợp bộ sưu tập số trực tiếp trên nền tảng web.
    • Cổng giao tiếp tra cứu qua mạng di động GPRS và thiết bị chuyên dụng hỗ trợ người khiếm thị.
  • Won't-have (Chưa thực hiện trong giai đoạn này):
    • Tự động hóa toàn diện kho lưu trữ thông qua robot tự hành và thẻ thông minh RFID đồng loạt.

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc hệ thống tự động hóa thư viện được thiết kế theo mô hình 3 lớp (3-Tier Architecture), đảm bảo tính module hóa cao và bảo mật tầng dữ liệu.

       [ Client Layer: Trình duyệt Web (IE, Firefox) / Thiết bị mã vạch / OPAC Kiosk ]
                                              │
                                        HTTP/HTTPS, SIP 2
                                              ▼
       [ Application Layer: Web Server (IIS/Apache) + Libol 6.0 Core Business Modules ]
          ├── Phân hệ Bổ sung (Acquisition)
          ├── Phân hệ Biên mục (Cataloging) ── (Xử lý tiền máy MARC 21 / ISO 2709)
          ├── Phân hệ Lưu thông (Circulation)
          ├── Phân hệ Ấn phẩm định kỳ (Serials)
          └── Phân hệ Tra cứu trực tuyến (OPAC & Z39.50 Server)
                                              │
                                         TCP/IP, OLE DB
                                              ▼
       [ Database Layer: Oracle / MS SQL Server (Quan hệ thực thể RDBMS) ]
          ├── CSDL Thư mục (Biểu ghi MARC 21)
          ├── CSDL Độc giả (Patron Records)
          └── CSDL Lưu thông (Circulation Transactions)

Cấu trúc trường dữ liệu biên mục đọc máy MARC 21

Biểu ghi biên mục điện tử tuân thủ nghiêm ngặt cấu trúc gồm 3 thành phần chính: Nhãn đầu biểu ghi 24 ký tự (Leader), Danh mục trường (Directory) và các Trường biến đổi dữ liệu (Variable Fields).

=LDR       nam a22     4500
=001       HN00053515
=008       120214s2011    vm |||||||||||||| ||vie d
=020       $a9786040001234
=040       $aTVHN$bvie$cTVHN
=041  0#   $avie
=044       $avn
=082  04   $a863$bTH107N
=100  1#   $aMartínez, Tomás Eloy,$eTác giả
=245  10   $aEvita - Santa Evita :$btiểu thuyết /$cTomás Eloy Martínez ; Dương Cầm dịch.
=250       $aTái bản lần thứ 1
=260       $aHà Nội :$bNxb. Hội Nhà văn,$c2008.
=300       $a420 tr. ;$c21 cm.
=520       $aTác phẩm tiểu thuyết lịch sử khắc họa cuộc đời và cái chết của Eva Perón...
=653       $aTiểu thuyết Argentina
=653       $aVăn học hiện đại
=700  1#   $aDương Cầm,$eNgười dịch
=852       $aThư viện Hà Nội$bKho Đọc$cVL33600$p33601

-- Thiết kế cấu trúc bảng cơ sở dữ liệu quan hệ quản lý biểu ghi biên mục (Libol Database Schema Core)
CREATE TABLE BIBLIO_RECORDS (
    RecordID INT IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,
    Leader CHAR(24) NOT NULL,
    ControlNumber VARCHAR(20) UNIQUE NOT NULL, -- MARC 001
    ISBN VARCHAR(20),                          -- MARC 020 $a
    ClassificationDDC VARCHAR(50),             -- MARC 082 $a
    Author VARCHAR(255),                       -- MARC 100 $a
    Title NVARCHAR(500) NOT NULL,              -- MARC 245 $a
    SubTitle NVARCHAR(500),                    -- MARC 245 $b
    Publisher NVARCHAR(255),                   -- MARC 260 $b
    PublishYear INT,                           -- MARC 260 $c
    ItemType VARCHAR(10) DEFAULT 'MONO',       -- MONO, SERIAL, MAP, MEDIA
    CreatedDate DATETIME DEFAULT GETDATE(),
    Status INT DEFAULT 1                       -- 1: Active, 0: Suppressed
);

CREATE TABLE ITEM_HOLDINGS (
    HoldingID INT IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,
    RecordID INT FOREIGN KEY REFERENCES BIBLIO_RECORDS(RecordID),
    Barcode VARCHAR(50) UNIQUE NOT NULL,       -- Mã vạch cá biệt
    CallNumber VARCHAR(100) NOT NULL,          -- Ký hiệu xếp giá (852 $c)
    LocationCode VARCHAR(20) NOT NULL,         -- Kho đọc, Kho mượn, Kho Địa chí
    AcquisitionType VARCHAR(50),               -- Ngân sách cấp, Dự án SIF, Quỹ FORCE
    LoanStatus INT DEFAULT 0                   -- 0: In Library, 1: On Loan, 2: Lost
);

Methodology

Quá trình chuyển đổi và tin học hóa tại Thư viện Hà Nội được xây dựng theo phương pháp luận triển khai theo từng giai đoạn (Phased Implementation Methodology) kết hợp giữa phân tích thực chứng và kiểm chuẩn chất lượng nghiêm ngặt.

       ┌────────────────────────┐
       │   Giai đoạn 1: Khảo sát │ ──► Đánh giá 4 máy chủ, 91 máy trạm, 15 CSDL ISIS & iLib
       └───────────┬────────────┘
                   ▼
       ┌────────────────────────┐
       │ Giai đoạn 2: Thiết kế   │ ──► Xây dựng phiếu tiền máy MARC 21, bảng ánh xạ ISO 2709
       └───────────┬────────────┘
                   ▼
       ┌────────────────────────┐
       │ Giai đoạn 3: Thử nghiệm │ ──► Nhập 500 biểu ghi mẫu trên Libol 6.0; Cấu hình Web OPAC
       └───────────┬────────────┘
                   ▼
       ┌────────────────────────┐
       │ Giai đoạn 4: Hồi cố CSDL│ ──► Chuyển đổi toàn diện CSDL Bà Triệu & Hà Đông sang Libol
       └────────────────────────┘

Quản lý rủi ro kỹ thuật:

  • Rủi ro mất toàn vẹn dữ liệu khi chuyển đổi: Thiết lập module kiểm thử tính đúng đắn của cấu trúc ISO 2709, phân tách trường lặp và trường con ($a, $b, $c) trước khi đẩy vào CSDL quan hệ.
  • Rủi ro gián đoạn dịch vụ phục vụ bạn đọc: Duy trì hệ thống máy trạm tra cứu song song (ISIS cũ và Libol OPAC mới) trong giai đoạn chạy thử nghiệm.
  • Rủi ro không đồng bộ hạ tầng: Tách biệt vùng mạng máy chủ (Server Zone) tại Phòng Tin học Tầng 7, bổ sung bộ lưu điện UPS và cơ chế sao lưu định kỳ.

Implementation và kết quả

Development process

Quá trình triển khai ứng dụng CNTT được cụ thể hóa thông qua việc tái cấu trúc hoàn toàn quy trình xử lý tài liệu kỹ thuật nghiệp vụ theo 3 công đoạn chuẩn hóa:

  1. Công đoạn xử lý tiền máy (Pre-machine Processing): Cán bộ biên mục tiếp nhận tài liệu từ Phòng Bổ sung, tiến hành mô tả hình thức theo tiêu chuẩn ISBD, xác định chỉ số phân loại DDC, định tiêu đề chủ đề và từ khóa tự do, sau đó lập Phiếu tiền máy chia thành 3 vùng: Vùng thông tin chung, Vùng mô tả thư mục và Vùng mô tả nội dung.

  2. Công đoạn nhập dữ liệu và kiểm soát chất lượng: Dữ liệu từ phiếu tiền máy được nhập vào phần mềm Libol 6.0. Sử dụng tính năng thiết lập giá trị ngầm định (Default Values) cho các trường cố định như cơ quan biên mục (040), mã ngôn ngữ (041), nước xuất bản (044) giúp tăng 40% tốc độ nhập liệu.

  3. Công đoạn xuất bản sản phẩm thông tin và in phích: Hệ thống tự động biên dịch dữ liệu từ biểu ghi MARC 21 sang định dạng hiển thị thẻ mục lục truyền thống (mục lục chữ cái và mục lục phân loại) xuất ra tệp tiêu chuẩn để in ấn phích mô tả phục vụ các tủ phích tra cứu truyền thống.

def map_isis_to_marc21(isis_record):
    """
    Thuật toán ánh xạ các trường dữ liệu từ biểu ghi CDS/ISIS sang biểu ghi cấu trúc MARC 21
    """
    marc21_record = {
        "001": isis_record.get("id"),
        "040": {"subfields": {"a": "TVHN", "b": "vie"}},
        "082": {"subfields": {"a": isis_record.get("ddc_class", "")}},
        "100": {"subfields": {"a": isis_record.get("author", "")}},
        "245": {
            "ind1": "1", "ind2": "0",
            "subfields": {
                "a": isis_record.get("title", ""),
                "b": isis_record.get("subtitle", ""),
                "c": isis_record.get("responsibility", "")
            }
        },
        "260": {
            "subfields": {
                "a": isis_record.get("pub_place", ""),
                "b": isis_record.get("publisher", ""),
                "c": str(isis_record.get("pub_year", ""))
            }
        },
        "300": {
            "subfields": {
                "a": f"{isis_record.get('pages', '')} tr.",
                "c": f"{isis_record.get('size', '')} cm."
            }
        },
        "653": [{"subfields": {"a": kw}} for kw in isis_record.get("keywords", [])]
    }
    return marc21_record

Testing và validation

Quá trình kiểm thử phần mềm Libol 6.0 và hệ thống hạ tầng mạng được thực hiện thông qua tập dữ liệu thử nghiệm 500 biểu ghi gốc tại Phòng Tin học:

  • Độ chính xác chuyển đổi trường dữ liệu: 100% các trường dữ liệu phức hợp (trường con MARC 21 như 245$a, 245$b, 260$a$b$c) được bóc tách chính xác từ biểu ghi ISIS.
  • Tốc độ tra cứu trên phân hệ OPAC: Thời gian phản hồi trung bình cho một truy vấn từ khóa đơn lẻ đạt < 0.8 giây trên mạng LAN nội bộ; truy vấn kết hợp logic Boolean (AND, OR, NOT) đạt < 1.5 giây.
  • Kiểm thử hiệu năng chịu tải phòng Đa phương tiện: Vận hành đồng thời 28 máy trạm kết nối Internet và truy xuất CSDL sách trực tuyến không xảy ra hiện tượng nghẽn cổ chai (Bottleneck) đường truyền.

Kết quả đạt được

Hệ thống CSDL thư mục quy mô lớn đã được xây dựng, duy trì và phân định rõ ràng giữa các phân vùng cơ sở phục vụ:

                  THỐNG KÊ CƠ SỞ DỮ LIỆU THƯ VIỆN HÀ NỘI
  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  │ CƠ SỞ 1 (47 Bà Triệu - CDS/ISIS):                                 │
  │  ├── CSDL SACH: 78.118 biểu ghi                                  │
  │  ├── CSDL NGOẠI VĂN: 17.438 biểu ghi                             │
  │  ├── CSDL THƠ MỤC: 18.847 biểu ghi                               │
  │  ├── CSDL BÁO - TẠP CHÍ & BÀI TRÍCH: 14.353 biểu ghi (TC, TTTM)  │
  │  ├── CSDL THIẾU NHI & NVTN: 8.784 biểu ghi                       │
  │  ├── CSDL ĐỊA CHÍ & HÁN NÔM: 8.555 biểu ghi (ĐỊA CHÍ, VĂN BIA)   │
  │  └── CSDL LƯU ĐỘNG (Xe WOW): 1.520 biểu ghi                      │
  │                                                                  │
  │ CƠ SỞ 2 (2B Quang Trung, Hà Đông):                               │
  │  ├── CSDL STVT (iLib 3.6): 44.224 biểu ghi                       │
  │  ├── CSDL TB (ISIS): 17.000 biểu ghi                             │
  │  └── CSDL THIẾU NHI (ISIS): 2.100 biểu ghi                       │
  │                                                                  │
  │ THỬ NGHIỆM CHUYỂN ĐỔI CHUẨN LIBOL 6.0 (MARC 21): 500 biểu ghi     │
  └──────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  • Hạ tầng công nghệ thông tin:
    • Lắp đặt và vận hành ổn định 04 máy chủ (02 máy chủ tại 47 Bà Triệu, 01 máy chủ tại Hà Đông, 01 máy chủ trên xe Thư viện lưu động WOW).
    • Vận hành mạng lưới 91 máy trạm, bao gồm 28 máy tại Phòng Đa phương tiện và 10 máy trạm chuyên dụng đặt tại các phòng phục vụ để bạn đọc tự tra cứu OPAC.
  • Phục vụ bạn đọc:
    • Phòng Đa phương tiện phục vụ bình quân 250 lượt bạn đọc/tháng, tích hợp các bộ phần mềm giáo dục, trò chơi trí tuệ và học tiếng Anh điện tử (Lang Master English 5 levels, E-Lexicon dictionary, Schoolnet).
    • Triển khai giao diện OPAC kép: Giao diện chuẩn chuyên sâu cho người lớn và giao diện trực quan, ngộ nghĩnh cho thiếu nhi.
  • Hợp tác quốc tế và dự án xã hội:
    • Tiếp nhận tài trợ từ Quỹ FORCE (Hà Lan) trị giá 21.900 USD xây dựng 01 Studio chuyên dụng sản xuất sách nói chuẩn quốc tế, sản xuất thành công 17 đầu sách CD và trao đổi 12 đầu sách CD với Thư viện TP. Hồ Chí Minh phục vụ người khiếm thị.
    • Vận hành thành công dự án Thư viện lưu động WOW (Quỹ SIF Singapore tài trợ) đưa tri thức đến với học sinh ngoại thành Hà Nội.

Đổi mới và đóng góp

  1. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế: Chuyển đổi triệt để từ phương thức mô tả cục bộ, thiếu liên kết sang mô hình chuẩn hóa MARC 21 + ISBD + DDC 14. Đây là bước nhảy vọt so với các hệ thống CDS/ISIS truyền thống vốn không có khả năng tự động hóa chuỗi cung ứng tài liệu.
  2. Khả năng liên thông và chia sẻ tài nguyên rộng lớn: Thông qua giao thức Z39.50 và chuẩn xuất nhập ISO 2709, Thư viện Hà Nội có thể kết nối, chia sẻ và tải biểu ghi thư mục từ Thư viện Quốc gia Việt Nam và Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, giảm thiểu hơn 60% thời gian biên mục trùng lặp.
  3. Mô hình phục vụ đa phương tiện và diện tiếp cận đặc thù: Xây dựng mô hình thư viện đa phương tiện tích hợp, đặc biệt là quy trình sản xuất sách nói số hóa cho người khiếm thị và mô hình thư viện lưu động xe WOW – giải pháp tiên phong trong hệ thống thư viện công cộng cấp tỉnh/thành phố tại Việt Nam.

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản vận hành thực tế

   [ BẠN ĐỌC ]
        │
        ├──► 1. Tra cứu OPAC trực tuyến qua Web/Kiosk ──► Xác định Ký hiệu xếp giá (852 $c)
        │
        ├──► 2. Đến quầy Lưu thông ──► Xuất trình thẻ thư viện có Barcode
        │
   [ THỦ THƯ ]
        │
        ├──► 3. Quét mã vạch Độc giả ──► Hệ thống kiểm tra hạn thẻ / Lịch sử mượn
        │
        ├──► 4. Quét mã vạch Tài liệu ──► Libol 6.0 tự động gán trạng thái "On Loan"
        │
        └──► 5. In phiếu mượn tự động ──► Hoàn tất giao dịch trong vòng 15-30 giây

Phân tích hiệu quả kinh tế - xã hội (ROI):

  • Tối ưu hóa nguồn vốn đầu tư công: Dự án tận dụng hiệu quả nguồn ngân sách 44,475 tỉ VNĐ xây dựng trụ sở Bà Triệu (với 2,8 tỉ VNĐ dành riêng cho dự án thư viện điện tử) và 880 triệu VNĐ cho cơ sở Hà Đông, kết hợp nguồn tài trợ quốc tế (FORCE, SIF) tạo nên hệ thống đồng bộ không bị lãng phí.
  • Tiết kiệm thời gian nghiệp vụ: Thời gian biên mục một ấn phẩm giảm từ 20 phút xuống còn 5–7 phút/bản ghi khi áp dụng mẫu template ngầm định và khai thác biểu ghi sẵn có qua mạng.

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật hiện tại:

  • Phân mảnh phần cứng giữa hai cơ sở: Hệ thống máy tính tại cơ sở 2 (Hà Đông) còn nhiều thiết bị cũ, cấu hình thấp, thường xuyên phát sinh lỗi kỹ thuật.
  • Chưa hoàn tất hồi cố CSDL tập trung: Dữ liệu vẫn tồn tại song song giữa CDS/ISIS và iLib 3.6, chưa được convert toàn bộ về một CSDL Libol 6.0 duy nhất.
  • Cổng thông tin Web chưa tích hợp sâu: Trang web thư viện (thuvienhanoi.vn) còn mang tính chất tĩnh, chưa tích hợp trực tiếp module Web OPAC cho phép độc giả tương tác mượn/gia hạn sách trực tuyến từ xa.

Hướng phát triển:

  • Hoàn thành kế hoạch chuyển đổi (Convert) toàn bộ hơn 200.000 biểu ghi từ ISIS và iLib sang Libol 6.0 trong năm 2012.
  • Đầu tư máy scan chuyên dụng và triển khai dự án Số hóa tài liệu địa chí Hà Nội, đặc biệt là 1.323 bản Hán Nôm, thần sắc và văn bia cổ.
  • Tích hợp cổng thanh toán và quản lý thời gian truy cập Internet tự động tại Phòng Đa phương tiện (mức phí quản lý dự kiến 3.000 đ/giờ).

Đối tượng hưởng lợi

                           LỢI ÍCH HỆ THỐNG MANG LẠI
  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  │ BẠN ĐỌC & THIẾU NHI                                                      │
  │ • Tra cứu tức thì vị trí sách qua OPAC đa giao diện                      │
  │ • Tiếp cận tài liệu đa phương tiện, sách nói và phòng máy miễn phí       │
  ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  │ CÁN BỘ THƯ VIỆN                                                          │
  │ • Tự động hóa 100% khâu in phích, in nhãn gáy, thống kê báo cáo          │
  │ • Giảm 60% thời gian xử lý tiền máy nhờ biểu ghi MARC 21 mẫu              │
  ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  │ CƠ QUAN QUẢN LÝ                                                          │
  │ • Nắm bắt chính xác số liệu lưu thông thời gian thực                     │
  │ • Bảo tồn an toàn nguồn di sản văn hóa địa chí Thăng Long nghìn năm      │
  └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để triển khai giải pháp Libol 6.0 là gì?

Máy chủ quản trị cần cài đặt hệ điều hành Windows Server hoặc RedHat Linux, hệ quản trị CSDL Oracle 9i/10g hoặc Microsoft SQL Server 2005/2008. Máy trạm chỉ cần trang bị trình duyệt web (Internet Explorer 6.0+, Firefox) và kết nối mạng LAN thông suốt với máy chủ trung tâm.

2. Dữ liệu từ phần mềm cũ CDS/ISIS có bị mất khi nâng cấp lên Libol 6.0 không?

Không. Dữ liệu CDS/ISIS được xuất ra dưới dạng tệp tin trung gian chuẩn ISO 2709. Bộ công cụ chuyển đổi của Libol 6.0 sẽ phân tích cú pháp, ánh xạ các trường dữ liệu ISIS sang các thẻ trường chuẩn tương ứng của MARC 21 và nạp vào CSDL quan hệ một cách toàn vẹn.

3. Khổ mẫu MARC 21 vượt trội hơn UNIMARC và USMARC ở những điểm nào?

MARC 21 là sự hợp nhất hoàn hảo giữa USMARC (Mỹ) và CANMARC (Canada) vào năm 1997, được thiết kế tối ưu cho kỷ nguyên số thế kỷ XXI. MARC 21 có tính mở cao, hỗ trợ bản địa hóa linh hoạt, tương thích tốt với chuẩn siêu dữ liệu Dublin Core và được hỗ trợ bởi hầu hết các hệ thống thư viện tích hợp hiện đại trên thế giới.

4. Hệ thống xử lý vấn đề mượn trả tài liệu giữa 2 cơ sở (Bà Triệu và Hà Đông) như thế nào?

Khi hoàn tất chuyển đổi về một CSDL tập trung trên Libol 6.0, phân hệ Lưu thông cho phép quản trị đa điểm kho (Multi-branch support). Bạn đọc có thể tra cứu tình trạng sách ở cả hai cơ sở theo thời gian thực và thực hiện mượn liên chi nhánh dễ dàng.

5. Chi phí duy trì và khả năng nâng cấp công nghệ trong tương lai ra sao?

Giải pháp phần mềm nội địa (Libol của Tĩnh Vân) giúp giảm thiểu chi phí bản quyền so với các giải pháp ngoại nhập đắt đỏ (như Aleph, Horizon), đồng thời đảm bảo khả năng tùy biến quy trình theo đúng các quy định nghiệp vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Việt Nam.

Kết luận

Đề tài khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Hoài đã phản ánh toàn diện bức tranh chuyển đổi số thực tế tại Thư viện Hà Nội trong giai đoạn bản lề 2011–2012. Việc chuyển đổi từ các hệ thống quản trị tư liệu truyền thống, phân tán (CDS/ISIS, iLib 3.6) sang phần mềm quản trị thư viện tích hợp thế hệ mới Libol 6.0 trên nền tảng chuẩn quốc tế MARC 21 là bước đi tất yếu, khoa học và mang tính chiến lược cao. Nghiên cứu cung cấp hệ thống luận cứ thực tiễn giá trị, làm tài liệu tham khảo quan trọng cho các thư viện công cộng cấp tỉnh, thành phố trong tiến trình hiện đại hóa và hội nhập mạng lưới thông tin thư viện quốc gia.