CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & KỸ THUẬT V.1 Tổng quan công ty 1.1 Lịch sử hình thành Công ty TNHH Thương Mại & Kỹ Thuật V.S được thành lập 26/11/2001 với hoạt động kinh doanh cốt lõi là cung cấp giải pháp in phun ký mã hiệu (in phun ngày sản xuất, hạn sử dụng mã số lô và tên quy cách trên các sản phẩm công nghiệp) Tại thị trường Việt Nam V.S đặt nền móng cho máy in phun công nghệ cao cho sự tham gia thị trường. Năm 2005 trở thành nhà phân phối độc quyền cho tất cả các dòng sản phẩm bao gồm in phun, In Laser, In Ribbon nhiệt và mở rộng phạm vi kinh doanh sang một số sản phẩm và thiết bị phụ cận như công nghệ in thùng carton và các loại máy dán thùng dựng thùng carton tự động. Năm 2007 mở văn phòng tại Hà Nội để phục vụ tư vấn bán hàng và thực hiện dịch vụ sau bán hàng cho khách hàng khu vực phía Bắc Năm 2008 triển khai bán hàng, cung cấp lắp đặt thành công máy laser tốc độ siêu cao cho các nhà máy sản xuất bia hàng đầu tại Việt Nam đồng thời triển khai mở rộng thị trường cho công nghệ in date laser với các dòng laser công xuất thấp. Trụ sở mới được V.S khánh thành năm 2010 tại 3D4 Khu biệt thự Thạnh Xuân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12.Trong những năm qua V.S phát triển vô cùng lớn mạnh với doanh số tăng 40 lần so với lúc ban đầu và khoảng hơn 1000 đầu máy bán ra trên thị trường.
Phầm mềm quản lý và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp được đưa vào sử dụng năm 2010. Bộ phận chăm sóc được hình thành để quản lý và kiểm soát chất lượng dịch vụ sau bán hàng. Tất cả các yêu cầu lắp đặt, sửa chữa bảo trì được phát hành dạng ticket trên hệ thống CRM.S đưa vào sử dụng hệ thống đánh giá chỉ tiêu và hiệu quả công việc KPI để phục vụ sự tăng trưởng và phát triển của công ty và nâng cao trách nhiệm và kỹ năng làm việc.S đánh mạnh vào thị trường máy đóng với thương hiệu Viking Masek cho các dòng máy đóng gói đứng. Năm 2014 tham gia cung cấp hệ máy vô thùng và vô hộp carton của Đài Loan, máy dò kim loại và X-ray thương hiệu SQUARE hàng đầu Nhật Bản, máy in nhãn hiệu, máy dán nhãn dạng tròn, phẳng của SOLO và tiếp tục ghi nhận sự tăng trưởng tốt nhất cho các dòng sản phẩm trên.
Năm 2015, bên cạnh duy trì tham gia triển lãm hàng năm về công nghệ xử lý, chế biến và đóng gói bao bì, cũng trong năm này V.S giới thiệu các dòng thiết bị ứng dụng chuyên ngành công nghiệp thực phẩm, nông sản. 2016, đánh dấu 15 năm thành lập –V.S tin tưởng chatas lượng sản phẩm sẽ được nâng cao một cách tốt nhất để đáp ứng tốt nhu cầu của khách.S mở rộng trụ sở tại Hồ Chí Minh đánh dấu chặn đường 20 năm phát triển của công ty. Tầm nhìn Luôn dẫn đầu trong lĩnh vực phân phối sản phẩm in ký mã hiệu và các chủng loại thiết bị đóng gói từ sơ cấp đến thứ cấp trong các lĩnh vực công nghiệp tại Việt Nam Sứ mệnh Đáp ứng tối đa nhu cầu sản phẩm và thiết bị liên quan của khách hàng trong khả năng phục vụ tốt nhất. Tuân thủ quy trình tư vấn bán hàng có trách nhiệm và cung cấp dịch vụ sau bán hàng chuẩn mực Giá trị cốt lỗi Phân phối sản phẩm và thiết bị chính hãng đạt chuẩn chất lượng quốc tế, đảm bảo tối ưu hiệu năng sử dụng, mang lại lợi ích cao nhất cho khách hàng và xã hội.2 Thông tin liên hệ Công Ty TNHH Thương Mại & Kỹ Thuật V.S - Trụ sở: 3D4 Khu Biệt thự Thạnh Xuân, Khu Phố 1, P.
HCM - Điện thoại: (+84) 28 37166003 - Fax: (+84) 28 37166012 - VP.ĐD: Lô TT3-38-39 Khu Đấu Giá, Xã Tứ Hiệp, H. Thanh Trì, TP. - Điện thoại: (+84) 24 35666691 - Fax: (+84) 24 35666697 Trang 18 1.2 Lĩnh vực Hoạt động V.S cung cấp giải pháp thiết bị toàn diện về In Ký Mã Hiệu, Kiểm tra, Dán Dựng Xếp – Đóng Gói Sản Phẩm và Dây Chuyền Chiết Rót từ sơ cấp đến thứ cấp trong hầu hết các lĩnh vực sản xuất công nghiệp và nông nghiệp.1 Sản phẩm - Máy in phun Date code Linx - Máy in Laser - Máy in Ruy Băng - Máy in T.J- Công nghệ HP - Máy in Nhãn - Máy in chữ lớn - Máy đóng gói nông sản - Máy dựng thùng carton - Máy dán thùng carton - Máy dán nhãn - Máy dò kim loại Square - Máy X-Ray Square - Máy kiểm tra sản phẩm - Máy đai, quấn và Palletizer - Máy chiết rót các loại Hình 1.1 Một số sản phẩm của công ty Nguồn: https://vmsco.2 Dịch vụ - Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật khẩn HELP DESK - Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng - Dịch vụ xét nghiệm y khoa 1.3 Giải pháp - Công nghiệp và xây dựng - Dược phẩm và hàng tiêu dùng - Nông nghiệp và thủy sản - Thực phẩm và đồ uống 1.3 Sơ đồ tổ chức của công ty Giám đốc BP CNTT KTTC & Mua hàng Sales & HCNS Marketing Kế toán HCNS Nghiên cứu Thủ kho Giám sát phân tích bán hàng Giao nhận Bán hàng Phụ trách khuyến mãi Tổ chức sự kiện Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức công ty Nguồn: Phòng nhân sự công ty Trang 20 1.1 Phân công nhiệm vụ Bảng 1.1 Phân công nhiệm vụ Phòng Phân công nhiệm vụ ban/bộ phận Giám đốc - Đánh giá theo dõi kết quả làm việc của nhân viên - Chủ trì xây dựng chiến lược công nghệ thông tin, kế hoạch phát triển hạ tầng và ứng dụng phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu và tư vấn của nhà trường - Chủ trì xây dựng các văn bản qui chế liên quan đến lĩnh vực công nghệ BP CNTT thông tin phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu và tư vấn của nhà trường, bao gồm cả hệ thống mạng và trao đổi thông tin trong nhà trường - Tổ chức nghiên cứu, phân tích dự báo các vấn đề có liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ theo phân công Phối hợp để xây dựng kế hoạch mua hàng hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty. Nghiên cứu phân tích - Phân tích để hiểu điểm mạnh, điểm yếu, thách thức, cơ hội của công ty BP Mua hàng và các đối thủ cạnh tranh khác.
- Nghiên cứu, phân tích thị trường, nhu cầu khách hàng. Phát triển thị trường cho các sản phẩm mới theo kế hoạch được giao. Thủ kho - Kiểm tra kỹ tính hợp lệ của các chứng từ yêu cầu xuất – nhập hàng. Trực tiếp hoặc hướng dẫn việc bốc xếp hàng theo yêu cầu xuất – nhập.
Trang 21 - Trực tiếp kiểm đếm hàng, ghi phiếu nhập – xuất kho, lưu thông tin vào phần mềm quản lý. - Lưu các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng và chuyển bộ phận kế toán -Theo dõi số lượng hàng xuất – nhập tồn hàng ngày để quản lý định mức tồn kho tối thiểu. -Trường hợp số lượng hàng hóa xuất – nhập khẩu có sự biến động cần phải đề xuất lên cấp trên thay đổi định mức hàng tồn tối thiểu cho phù hợp. Giao nhận - Nhận hoà hoá, hồ sơ tài liệu đầy đủ theo yêu cầu.
- Giao hàng hoá, tài liệu hồ sơ theo lịch phân công, theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất kinh doanh, của Trưởng phòng. - Kiểm tra hàng hoá, hồ sơ, sau đó ký vào phiếu xuất và sổ giao nhận (nếu có). - Ghi đầy đủ tên hàng hoá, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạn vào sổ giao nhận. - Lưu giữ, vận chuyển hàng hoá, tài liệu hồ sơ cẩn thận.
Trong quá trình giao nhận, mang – vác hàng hoá cẩn thận tránh bị vỡ. - Giao đầy đủ hàng hoá, tài liệu hồ sơ cho người nhận, sau đó yêu cầu ký tên vào sổ giao nhận của mình. - Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hoá, tài liệu hồ sơ được giao đầy đủ, đúng thời hạn. - Lập sổ giao nhận gồm các nội dung: ngày, hàng hoá – chứng từ, nơi giao, nơi nhận, thời hạn, người nhận ký Trưởng phòng thu mua về những vấn đề phát sinh trong việc vận chuyển chứng từ và hàng hoá, xin ý kiến giải quyết.
- Chịu hoàn hoàn trách nhiệm về hàng hoá từ khi nhận cho đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng. - Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng thu mua giao Trang 22 1. Bộ phận TCKT: -Hoạch định tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu của phòng. -Xây dựng qui chế hoạt động của phòng -Xây dựng qui trình nghiệp vụ của phòng.
Bộ phận HCNS -Quản lý tổ chức nhân sự phòng. -Tuyển dụng nhân sự theo phân quyền, qui định của công ty. -Đào tạo và phát triển đội ngũ của phòng. -Phân tích và đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Phòng -Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn cho nhân sự của phòng. Kế toán HCNS -Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản và sử dụng vốn của Công ty. -Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán -Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết. -Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho BTGĐ Công ty 1. Giám sát bán hàng Hoạch định chiến lược bán hàng theo mục tiêu công ty đưa ra: Phòng Sales và -Xây dựng kế hoạch bán hàng năm/ quý/ tháng theo kế hoạch của công ty Marketing -Xây dựng kế hoạch phối hợp với các phòng ban khác. Nhân viên bán hàng -Tổ chức triển khai các kế hoạch bán hàng của phòng.
Trang 23 -Phối hợp với Marketing tổ chức bán hàng trong hội thảo, điểm trình diễn. -Phối hợp với kho vận giao hàng theo qui định công ty. Nhân viên Tổ chức sự kiện -Hoạch định chương trình tổ chức sự kiện, hội thảo, điểm trình diễn theo chiến lược của công ty -Quản lý, triển khai và kiểm soát chương trình tổ chức sự kiện, hội thảo, điểm trình diễn theo đúng kế hoạch đặt ra. -Tổng hợp, báo cáo các chương trình tổ chức sự kiện, hội thảo, điểm trình diễn và đề xuất các giải pháp cải tiến.