CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA MÔ HÌNH LEAN 1. Những vấn đề cơ bản về Mô hình Lean 1. Khái niệm mô hình Lean Mô hình Lean là mô hình cải tiến có hệ thống, liên tục và tập trung vào việc tạo thêm giá trị cho khách hàng cùng lúc với việc loại bỏ các lãng phí (wastes) trong quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ của một tổ chức, từ đó giúp cắt giảm chi phí (đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận), tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ, đồng thời tăng khả năng đáp ứng một cách linh hoạt các yêu cầu không ngừng biến động và ngày càng khắt khe của khách hàng. Khoa thực nghiệm thiết kế Hệ thống sản xuất của Trường Đại học Massachusetts (Mỹ) đưa ra định nghĩa: Sản xuất tinh gọn là kỹ thuật tập trung vào việc loại bỏ những lãng phí tại mọi khu vực của hoạt động sản xuất, bao gồm: Mối quan hệ với khách hàng, thiết kế sản phẩm, phân phối và hoạt động quản lý nội bộ của nhà máy.
Cũng theo khái niệm này thì mục tiêu mà phương pháp này hướng tới chính là sự kết hợp tối ưu của nguồn nhân lực ít, hiệu quả, giảm thiểu tồn kho, giảm thiểu thời gian phát triển sản phẩm, giảm không gian tồn kho, đồng thời vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, đảm bảo vẫn sản xuất ra các sản phẩm có chất lượng tốt trong điều kiện sử dụng hiệu quả các nguồn lực có giới hạn của doanh nghiệp. Theo nguyên lý trên, Lean tập trung vào việc nhận diện và loại bỏ các hoạt động không tạo thêm giá trị (Non Value-Added) cho khách hàng nhưng lại làm tăng chi phí trong chuỗi các hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Do phương pháp sản xuất tinh gọn luôn luôn tập trung vào việc xác định và loại bỏ các lãng phí, đồng thời, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động 15 tạo ra sản phẩm, theo đó, gia tăng giá trị cho sản phẩm cuối cùng. Từ quan điểm của khách hàng, giá trị của sản phẩm tương đương với bất cứ điều gì mà người đó sẵn sàng trả tiền cho các sản phẩm hay dịch vụ nhận được.
Theo đó, các hoạt động chính thức tạo ra giá trị gia tăng được định nghĩa là các hoạt động chuyển nguyên vật liệu và những tính năng (thông tin mà khách hàng cần) vào sản phẩm được tạo ra. Mặt khác, các hoạt động vẫn diễn ra nhưng không có giá trị cho sản phẩm được định nghĩa là: hoạt động tiêu thụ tài nguyên, nhưng không trực tiếp đóng góp tăng giá trị cho phẩm hoặc dịch vụ. Theo đó, phương pháp sản xuất tinh gọn áp dụng cho việc loại bỏ các hoạt động không mang lại giá trị bổ sung thêm cho dịch vụ, sản phẩm được cung cấp đến tay khách hàng. Các lãng phí cần giảm thiểu có thể được tạo ra do bố trí lao động, thời gian vận hành lâu, không có khả năng thiết lập quy trình, thực hành bảo dưỡng kém, phương pháp làm việc kém, thiếu đào tạo, đặt hàng đột xuất với lô lớn, lập kế hoạch sản xuất/lập kế hoạch không hiệu quả, thiếu khả năng tổ chức nơi làm việc… Bằng cách loại bỏ những lãng phí trong toàn bộ quá trình, thông qua cải tiến liên tục, thời gian dẫn của sản phẩm (tính từ khi bắt đầu sản xuất đến khi tới được tay khách hàng) có thể được giảm đáng kể.
Bằng cách giảm thời gian dẫn có thể thu được các lợi ích trong quá trình hoạt động (nâng cao năng suất, giảm tồn kho theo việc áp dụng quy trình công việc, nâng cao chất lượng, giảm không gian sử dụng và tổ chức nơi làm việc tốt hơn) cũng như các lợi ích hành chính (giảm thiểu những lỗi xử lý đơn hàng, hợp lý hóa các chức năng khác đối với dịch vụ khách hàng, giảm thủ tục giấy tờ trong lĩnh vực văn phòng, giảm thuế doanh thu công lao động). Nguồn gốc mô hình Lean Vào thập niên 1980, đã có một sự chuyển dịch cơ bản về cách thức tổ chức sản xuất tại nhiều nhà máy lớn ở Mỹ và Châu Âu. Phương pháp sản xuất 16 hàng loạt với số lượng lớn (mass production) cùng với các kỹ thuật quản lý sản xuất được áp dụng kể từ những năm đầu thế kỷ 19 đã được nghi vấn liệu có phải là mô hình sản xuất tối ưu chưa, khi các công ty của Nhật Bản chứng minh được phương pháp “Vừa-Đúng-Lúc” (Just-In-Time/ JIT) là một giải pháp tốt hơn để hạn chế việc gây ra các lãng phí như sản xuất quá mức cần thiết hoặc sản xuất sớm hơn khi cần thiết, mà một hệ quả tất yếu sẽ là sự lãng phí do tồn kho quá mức cần thiết, cùng với việc gia tăng các lãng phí khác trong nhóm 7 lãng phí thường gặp (7 wastes) trong một tổ chức như: chờ đợi; vận chuyển/ di chuyển không cần thiết; thao tác thừa; gia công thừa; khuyết tật/ sai lỗi của sản phẩm, dịch vụ. Phương pháp sản xuất theo nguyên lý JIT là cách thức tổ chức sản xuất để đảm bảo tất cả các quá trình chỉ sản xuất (cung cấp) những gì cần thiết, khi cần thiết và với số lượng cần thiết theo nhu cầu của quá trình tiếp theo cho đến khi chuyển giao sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng cuối cùng của tổ chức.
Việc vận dụng nguyên lý JIT, cùng với thực hành có hiệu quả các kỹ thuật, công cụ Lean cơ bản và tự động hóa (Jidoka) trên nền tảng khai thác hiệu quả trí tuệ, sức sáng tạo của con người với tư duy Kaizen (thay đổi để tốt hơn và liên tục cải tiến) sẽ giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp giảm thiểu các lãng phí, hướng tới những kết quả hoạt động cao hơn về năng suất, chất lượng, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh toàn cầu hiện nay. Thuật ngữ “Lean Manufacturing” hay “Lean Production” đã xuất hiện lần đầu tiên trong quyển "The Machine that Changed the World" (Cỗ máy làm thay đổi Thế giới - James Womack, Daniel Jones & Daniel Roos) xuất bản năm 1990. Lần đầu tiên LEAN được sử dụng làm tên gọi cho hệ phương pháp sản xuất tinh gọn, liên tục cải tiến các quy trình kinh doanh. Lean là một 17 triết lý sản xuất, rút ngắn khoảng thời gian từ khi nhận được đơn hàng của khách hàng cho đến khi giao các sản phẩm hoặc chi tiết bằng cách loại bỏ mọi dạng lãng phí.
Sản xuất tiết kiệm giúp giảm được các chi phí, chu trình sản xuất và các hoạt động phụ không cần thiết, không có giá trị, khiến cho công ty trở nên cạnh tranh, mau lẹ hơn và đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Việc tạo ra giá trị và sự lãng phí Giá trị của sản phẩm được xác định dựa trên những nhu cầu, yêu cầu thực sự của khách hàng và những gì khách hàng sẵn sàng trả tiền để có được. Từ đó, có thể đưa ra được sự phân chia các hoạt động sản xuất thành các nhóm sau đây: Hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm: gồm các hoạt động chuyển hóa nguyên vật liệu, vật tư trở thành đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.Các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm: Đó là các hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hoá vật tư thành sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Bất kỳ những gì không tạo ra giá trị tăng thêm có thể được định nghĩa là lãng phí.
Những gì làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều được xem là không tạo ra giá trị tăng thêm. Một cách nhìn khác về sự lãng phí đó là bất kỳ vật tư hay hoạt động mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền mua. Các hoạt động như thử nghiệm và kiểm tra nguyên vật liệu cũng được xem là lãng phí vì chúng có thể được loại trừ trong trường hợp quy trình sản xuất được cải thiện để loại bỏ các lỗi sai của sản phẩm. Thứ 3 là loại hoạt động cần thiết nhưng cũng không tạo ra giá trị tăng thêm.
Góc độ không tạo ra giá trị tăng thêm là do đứng từ phía quan điểm của khách hàng nhưng lại là những hoạt động cần thiết trong việc sản xuất ra sản phẩm nếu không có sự thay đổi đáng kể nào từ quy trình cung cấp hay sản xuất trong hiện tại. Dạng lãng phí này có thể được loại trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong ngắn hạn. Hoạt động thuộc dạng này như: các hoạt 18 động quản trị, hoạt động bảo quản, kho… Để đơn giản, việc giảm số lượng mức tồn kho do yêu cầu số lượng dự phòng cho trường hợp khẩn cấp hoặc tùy thời điểm giá cả để tiết kiệm chi phí, mức tồn kho chỉ có thể dần dần được giảm thiểu trong thời gian tương đối khi hoạt động sản xuất trở nên ổn định và hoạt động tiêu thụ không có đột biến tăng về số lượng. Chẳng hạn như mức tồn kho cao được yêu cầu dùng làm kho “đệm” dự phòng có thể dần dần được giảm thiểu khi hoạt động sản xuất trở nên ổn định hơn.
Theo nghiên cứu của Lean Enterprise Research Centre ở Anh 2 cho thấy trong một công ty sản xuất đặc trưng thì tỷ lệ giữa các hoạt động có thể được chia ra như sau: - Hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm 5% - Hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm 60% - Hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng thêm 35% - Tổng các hoạt động 100% Theo đó, đối với một doanh nghiệp, có đến 60% các hoạt động ở tại một công ty sản xuất đặc trưng có khả năng được loại bỏ. Về lâu dài, 35% hoạt động cần thiết không tạo ra giá trị tăng thêm có thể được xem xét và giảm thiểu. Những lãng phí chính tại các doanh nghiệp sản xuất Như đã phân tích ở trên, 60% các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm của doanh nghiệp, hình thành nên 7 lãng phí chính trong quy trình sản xuất, vận hành. Cụ thể gồm: Bảng 1.1: Một số loại lãng phí trong nghiên cứu phương pháp sản xuất tinh 2 Going Lean - Peter Hines & David Taylor (2000) 19 gọn3 Lãng phí Mô tả 1 – Sản xuất thừa Sản xuất dư thừa tức là sản xuất vượt quá định mức mà khách hàng (Overproduction) yêu cầu.
Từ đó, làm gia tăng lượng hàng tồn kho, thời gian sản xuất và các nguồn lực của doanh nghiệp. 2 - Hàng tồn kho Lãng phí về tồn kho nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết về nguyên vật (Inventory) liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Lượng tồn kho gia tăng dẫn đến chi phí tồn kho, chi phí bảo quản và tỷ lệ sản phẩm lỗi cao hơn.