Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử tại Chi cục Hải quan Thủy An

Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử tại Chi cục Hải quan Thủy An nhằm tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu quả thông quan.

• Tác giả: Lê Thị Bích Trâm
• Người hướng dẫn: ThS. Hoàng La Phương Hiền
• Trường học: Đại học Kinh tế Huế
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh thương mại
• Đề tài: Nghiên cứu quá trình thực hiện khai báo thủ tục hải quan điện tử của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Chi cục Hải quan Thủy An - Thừa Thiên Huế
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử

Thủ tục hải quan điện tử (E-customs) là quá trình khai báo, xử lý và thông quan hàng hóa thông qua hệ thống công nghệ thông tin, thay thế phương pháp truyền thống bằng giấy tờ. Tại Chi cục Hải quan Thủy An, việc áp dụng quy trình này nhằm rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý. Hệ thống điện tử giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi, trong khi cơ quan hải quan dễ dàng theo dõi và kiểm soát hoạt động xuất nhập khẩu. Theo quy định của Tổng cục Hải quan Việt Nam, E-customs là xu hướng tất yếu trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Tại Thủy An, hệ thống này đã được triển khai nhưng vẫn tồn tại những hạn chế cần khắc phục.

1.1. Khái niệm và vai trò của thủ tục hải quan điện tử

Thủ tục hải quan điện tử là quy trình khai báo, kiểm tra và thông quan hàng hóa thông qua môi trường số, sử dụng chữ ký số và hệ thống cơ sở dữ liệu liên thông. Vai trò quan trọng nhất là tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thủ tục hành chính từ 5-7 ngày xuống còn 1-2 ngày. Tại Chi cục Thủy An, E-customs giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho, vận chuyển và giảm thiểu rủi ro sai sót do khai báo thủ công. Hệ thống còn hỗ trợ cơ quan hải quan trong việc phân luồng tự động, ứng dụng công nghệ AI để phát hiện gian lận. Theo thống kê, 90% doanh nghiệp tại khu vực này đã chuyển sang sử dụng E-customs kể từ năm 2022.

1.2. Hiện trạng triển khai tại Chi cục Hải quan Thủy An

Chi cục Hải quan Thủy An đã áp dụng E-customs từ năm 2018 nhưng gặp khó khăn do hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ. Hệ thống VNACCS/VCIS (hệ thống quản lý hải quan điện tử quốc gia) hoạt động nhưng tốc độ xử lý chậm vào giờ cao điểm. Đội ngũ cán bộ còn thiếu kỹ năng vận hành phần mềm, dẫn đến tình trạng ùn tắc tại cửa khẩu. Ngoài ra, doanh nghiệp phản ánh về sự phức tạp trong khai báo do thiếu hướng dẫn chi tiết. Theo báo cáo năm 2023, tỷ lệ khai báo điện tử đạt 85% nhưng tỷ lệ thông quan tự động chỉ đạt 60%, thấp hơn mục tiêu 80% của Tổng cục Hải quan.

II. Phân tích các vấn đề tồn tại trong quy trình hải quan điện tử

Quy trình hải quan điện tử tại Chi cục Thủy An đang gặp phải ba vấn đề chính: hạ tầng công nghệ lạc hậu, thiếu đồng bộ dữ liệu giữa các đơn vị, và hạn chế về năng lực cán bộ. Hệ thống VNACCS/VCIS hoạt động chậm do máy chủ cũ, không đáp ứng được lưu lượng khai báo tăng đột biến. Dữ liệu giữa Chi cục Thủy An, Cục Hải quan Thừa Thiên Huế và Tổng cục Hải quan chưa được liên thông đầy đủ, gây ra tình trạng trùng lặp hoặc thiếu thông tin. Đội ngũ cán bộ thiếu đào tạo chuyên sâu về công nghệ, dẫn đến việc xử lý sai lệch hoặc chậm trễ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc khai báo do giao diện hệ thống phức tạp và thiếu tài liệu hướng dẫn. Theo khảo sát năm 2023, 70% doanh nghiệp than phiền về sự bất tiện này.

2.1. Hạn chế từ hạ tầng công nghệ và dữ liệu

Hạ tầng công nghệ tại Chi cục Thủy An đã cũ, không đáp ứng được khối lượng dữ liệu lớn từ các doanh nghiệp. Hệ thống VNACCS/VCIS chạy trên máy chủ cũ, tốc độ xử lý chậm vào giờ cao điểm, dẫn đến tình trạng ùn tắc tại cửa khẩu. Dữ liệu giữa Chi cục Thủy An, Cục Hải quan Thừa Thiên Huế và Tổng cục Hải quan chưa được liên thông đầy đủ, gây ra sự chồng chéo thông tin. Ví dụ, doanh nghiệp khai báo tại Chi cục nhưng dữ liệu không hiển thị trên hệ thống cấp cao hơn, dẫn đến việc phải khai báo lại. Theo thống kê, 40% doanh nghiệp phải khai báo lại ít nhất một lần do lỗi hệ thống.

2.2. Thiếu hụt nhân lực và đào tạo chuyên môn

Đội ngũ cán bộ tại Chi cục Thủy An còn thiếu kỹ năng vận hành hệ thống hải quan điện tử do thiếu đào tạo chuyên sâu. Nhiều cán bộ mới tuyển dụng chưa nắm vững quy trình khai báo điện tử, dẫn đến việc xử lý sai lệch hoặc chậm trễ. Ngoài ra, cơ quan hải quan chưa có chính sách đào tạo liên tục cho cán bộ, khiến kỹ năng bị lỗi thời nhanh chóng. Doanh nghiệp cũng gặp khó khăn tương tự khi khai báo do thiếu tài liệu hướng dẫn chi tiết. Theo khảo sát, 60% cán bộ hải quan tại Thủy An chưa được đào tạo đầy đủ về hệ thống VNACCS/VCIS, trong khi 80% doanh nghiệp mong muốn có hướng dẫn trực tuyến.

III. Giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử

Để khắc phục các hạn chế, Chi cục Hải quan Thủy An cần triển khai đồng bộ ba giải pháp: nâng cấp hạ tầng công nghệ, đào tạo cán bộ và doanh nghiệp, cùng cải tiến giao diện hệ thống. Thứ nhất, nâng cấp máy chủ và băng thông internet để hệ thống VNACCS/VCIS hoạt động trơn tru, đặc biệt vào giờ cao điểm. Thứ hai, tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho cán bộ hải quan và doanh nghiệp về quy trình khai báo điện tử, sử dụng video hướng dẫn trực tuyến. Thứ ba, cải tiến giao diện hệ thống theo tiêu chuẩn thân thiện người dùng, tích hợp chatbot hỗ trợ doanh nghiệp 24/7. Ngoài ra, cần xây dựng kênh phản hồi nhanh chóng để giải quyết kịp thời các vướng mắc. Theo ước tính, những giải pháp này có thể rút ngắn thời gian thông quan xuống còn 1 ngày.

3.1. Nâng cấp hạ tầng công nghệ và liên thông dữ liệu

Chi cục Thủy An cần đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ bằng cách thay thế máy chủ cũ, tăng dung lượng lưu trữ và cải thiện tốc độ kết nối internet. Hệ thống VNACCS/VCIS cần được nâng cấp phiên bản mới nhất để tương thích với các công nghệ tiên tiến như AI và blockchain. Ngoài ra, dữ liệu giữa Chi cục Thủy An, Cục Hải quan Thừa Thiên Huế và Tổng cục Hải quan phải được liên thông đầy đủ, sử dụng API để trao đổi dữ liệu tức thời. Ví dụ, khi doanh nghiệp khai báo tại Chi cục, dữ liệu sẽ tự động cập nhật lên hệ thống cấp cao hơn, giảm thiểu tình trạng trùng lặp. Theo báo cáo, những quốc gia tiên tiến như Singapore đã triển khai liên thông dữ liệu từ năm 2010, giúp giảm 50% thời gian thông quan.

3.2. Đào tạo cán bộ và doanh nghiệp sử dụng hệ thống

Cần xây dựng chương trình đào tạo toàn diện cho cán bộ hải quan về quy trình khai báo điện tử, sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS và quản lý dữ liệu. Các khóa đào tạo nên kết hợp lý thuyết và thực hành, sử dụng video hướng dẫn và tài liệu trực tuyến dễ hiểu. Đối với doanh nghiệp, tổ chức hội thảo định kỳ tại Chi cục Thủy An để hướng dẫn khai báo, giải đáp thắc mắc và cập nhật quy định mới. Ngoài ra, xây dựng kênh hỗ trợ trực tuyến (chatbot, hotline) để doanh nghiệp có thể liên hệ 24/7. Theo thống kê, những doanh nghiệp tham gia đào tạo đầy đủ có tỷ lệ khai báo thành công đạt 95%, cao hơn 20% so với nhóm không tham gia.

IV. Kết luận và ứng dụng giải pháp tại Chi cục Hải quan Thủy An

Việc hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử tại Chi cục Thủy An đòi hỏi sự nỗ lực từ cả cơ quan hải quan và doanh nghiệp. Các giải pháp đề xuất gồm nâng cấp hạ tầng công nghệ, đào tạo cán bộ doanh nghiệp và cải tiến giao diện hệ thống. Khi triển khai đồng bộ, thời gian thông quan có thể rút ngắn xuống còn 1 ngày, giảm chi phí hành chính và nâng cao sự hài lòng của doanh nghiệp. Chi cục Thủy An cần xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, phân bổ ngân sách và theo dõi tiến độ thường xuyên. Theo ước tính, sau 12 tháng triển khai, tỷ lệ thông quan tự động sẽ đạt 90%, góp phần thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu tại địa phương.

4.1. Lợi ích khi áp dụng giải pháp đề xuất

Áp dụng các giải pháp đề xuất sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho Chi cục Thủy An. Thứ nhất, rút ngắn thời gian thông quan từ 2-3 ngày xuống còn 1 ngày, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và vận chuyển. Thứ hai, giảm tỷ lệ khai báo lại do lỗi hệ thống hoặc thiếu dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý. Thứ ba, nâng cao sự hài lòng của doanh nghiệp nhờ giao diện hệ thống thân thiện và hỗ trợ 24/7. Theo khảo sát, 90% doanh nghiệp mong muốn Chi cục Thủy An áp dụng những giải pháp này, bởi chúng trực tiếp cải thiện năng lực cạnh tranh của khu vực.

4.2. Khuyến nghị triển khai trong thời gian tới

Chi cục Thủy An nên xây dựng kế hoạch triển khai trong 12 tháng, với các mốc quan trọng như nâng cấp hạ tầng (tháng 1-3), đào tạo cán bộ (tháng 4-6), cải tiến giao diện (tháng 7-9) và đánh giá kết quả (tháng 10-12). Cần phân bổ ngân sách hợp lý, ưu tiên mua sắm thiết bị công nghệ và tổ chức đào tạo. Ngoài ra, thành lập tổ công tác đặc biệt để giám sát tiến độ và giải quyết kịp thời các vướng mắc. Theo kinh nghiệm từ các chi cục hải quan tiên tiến, việc triển khai đồng bộ các giải pháp có thể đạt hiệu quả cao nhất khi có sự cam kết từ lãnh đạo và sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Khái niệm thủ tục Hải quan điện tử Theo định nghĩa tại chương 2 công ước Kyoto (công ước Kyoto sửa đổi): “Thủ tục hải quan là tất cả các hoạt động tác nghiệp mà bên liên quan và Hải Quan phải thực hiện nhằm đảm bảo tuân thủ đúng theo luật Hải quan.” Theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 luật Hải quan Việt Nam (đã sửa đổi năm 2005): “Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và các công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải”. Theo Điều 16 luật Hải quan Việt Nam (2005) thì những công việc đó bao gồm:  Đối với người khai hải quan: - Khai và nộp tờ khai hải quan, nộp và xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của Hải quan. - Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải.

- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.  Đối với công chức hải quan: - Tiếp nhận và đăng ký hồ sơ hải quan; trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, việc tiếp nhận và đăng ký hồ sơ hải quan được thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của Hải quan. - Kiểm tra hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải. - Thu thuế và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.

- Quyết định thông quan hàng hóa và phương tiện vận tải. Quy trình các bước của thủ tục hải quan như sau: KHAI BÁO HẢI QUAN  KIỂM TRA GIÁM SÁT  TÍNH VÀ THU THUẾ THÔNG QUAN HÀNG HÓA  KIỂM TRA SAU THÔNG QUAN Lê Thị Bích Trâm – K43 QTKD Thương Mại 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng La Phương Hiền Tiến trình thực hiện thủ tục hải quan theo phương pháp truyền thống, người khai hải quan phải đến trực tiếp trụ sở hải quan để nộp toàn bộ hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Tại đó công chức hải quan tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra, đối chiếu bộ hồ sơ với các điều lệ hải quan đã được quy định sẵn, tính thuế, áp dụng các thông tin về quản lý rủi ro để đưa ra mức độ kiểm tra. Tuy nhiên toàn bộ quá trình phải thực hiện thủ công.

Trên cơ sở lộ trình cải cách hành chính, hiện đại hóa hải quan, từng bước cải cách hoạt động nghiệp vụ hải quan theo hướng phù hợp với chuẩn mực của hệ thống hải quan khu vực và thế giới, ngày 20/06/2005 Chính phủ đã ban hành Quyết định số 149/2005/QĐ-TTg về việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử, ngày 17/09/2005 Bộ Tài Chính ban hành Quyết định số 50/2005/QĐ-BTC quy định quy trình thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Khác với thủ tục hải quan truyền thống nêu trên, thủ tục hải quan điện tử (HQĐT) đã quy định giá trị pháp lý cho bộ hồ sơ hải quan điện tử. Hồ sơ hải quan điện tử bao gồm tờ khai hải quan điện tử và các chứng từ theo quy định đi kèm tờ khai, chứng từ hải quan điện tử có giá trị để làm thủ tục hải quan điện tử như chính chứng từ đó thể hiện ở văn bản giấy. Khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và truyền số liệu khai hải quan bằng phương tiện điện tử đến cơ quan hải quan thông qua tổ chức truyền nhận chứng từ điện tử.

Việc kiểm tra đối chiếu sự phù hợp giữa khai báo của bộ hồ sơ hải quan điện tử với các quy định pháp luật về hải quan, thuế và các quy định quản lý nhà nước khác, quyết định về hình thức, mức độ kiểm tra hồ sơ, hàng hóa của cơ quan hải quan được thực hiện tự động bằng hệ thống máy tính. Máy tính sẽ tự động phân luồng (xanh, đỏ, vàng), công chức hải quan sẽ kiểm tra và phê duyệt quyết định phân luồng đó rồi thông báo cho doanh nghiệp. Luồng xanh: đối với lô hàng mà cơ quan hải quan chấp nhận thông tin khai hải quan và tiến hành thông quan. Luồng vàng: đối với lô hàng cần kiểm tra hồ sơ giấy (kiểm tra chi tiết hồ sơ).

Luồng đỏ: đối với lô hàng phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Lê Thị Bích Trâm – K43 QTKD Thương Mại 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng La Phương Hiền Từ khái niệm thủ tục hải quan được quy định tại Điều 4 và Điều 16 của Luật hải quan sửa đổi và bổ sung năm 2005, chúng ta có khái niệm về thủ tục Hải quan điện tử như sau: “Thủ tục hải quan điện tử là thủ tục hải quan được thực hiện bằng các phương tiện điện tử thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan theo quy định của pháp luật.” Nói một cách cụ thể hơn thì thủ tục hải quan điện tử là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện đối với hàng hóa, phương tiện vận tải, trong đó việc khai báo và gửi hồ sơ của người khai hải quan và việc tiếp nhận, đăng ký hồ sơ hải quan của công chức hải quan được thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan. Theo quy định hàng hóa, hàng hóa xuất khẩu được khai điện tử chậm nhất là tám giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; hàng hóa nhập khẩu phải được khai trước khi hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời gian 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu; thông tin khai hải quan điện tử có giá trị làm thủ tục hải quan trong 15 ngày, kể từ ngày cơ quan hải quan chấp nhận thông tin khai hải quan điện tử.Các điều kiện áp dụng thủ tục hải quan điện tử Việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử không chỉ đơn thuần là dùng phương tiện điện tử để thay thế thủ tục hải quan thủ công mà nó còn là sự thay đổi cả về phương thức quản lý cũ của Cơ quan Hải quan và các bên có liên quan khi tiến hành thủ tục hải quan điện tử. Vì vậy, để có thể thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả thủ tục hải quan điện tử cần phải có các điều kiện sau: Thứ nhất, điều kiện về khung pháp lý Pháp luật Hải quan về cơ bản phải đầy đủ, minh bạch, đáp ứng yêu cầu điều chỉnh các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Nếu hình thành một khuôn khổ pháp lý hiệu quả giúp đảm bảo thủ tục hải quan được tiến hành nhanh chóng, chủ động và minh bạch sẽ tạo niềm tin cho các doanh nghiệp và các nhà đầu tư tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Khung pháp lý này bao gồm các văn bản pháp luật, các quy định, các hướng dẫn chi tiết về quy trình thủ tục HQĐT. Hệ thống pháp lý hỗ trợ hải quan điện tử phải được soạn thảo, ban hành kịp thời, đầy đủ. Đặc biệt, thủ tục Lê Thị Bích Trâm – K43 QTKD Thương Mại 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng La Phương Hiền HQĐT có liên quan đến hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử do đó khung pháp lý cũng phải đưa ra những quy định về việc bảo mật thông tin, không chỉ đối với nhà cung cấp mạng mà cả đối với chính Cơ quan Hải quan và các doanh nghiệp tham gia.

Như vậy, điều kiện đầu tiên phải có khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử là phải có một hệ thống cơ sở pháp lý về giao dịch điện tử và thủ tục hải quan điện tử để làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện thủ tục HQĐT. Cơ sở pháp lý này bao gồm hàng loạt các vấn đề như: các đạo luật và chính sách về giao dịch điện tử, thương mại điện tử, hành chính điện tử, các quy định cụ thể về thủ tục hải quan điện tử, chữ ký điện tử, bảo mật và an toàn thông tin…vấn đề xử lý các hành vi phá hoại, cản trở hoặc gây thiệt hại cho các hoạt động tiến hành thủ tục hải quan điện tử. Chỉ khi chính sách, pháp luật có liên quan đến thủ tục hải quan điện tử được đầy đủ, thống nhất thì hình thức này mới thực sự được áp dụng. Nếu các văn bản chỉ dẫn có nhiều mâu thuẫn hoặc không có các quy định cụ thể thì hình thức này cũng khó có thể ra đời hoặc nếu có ra đời thì cũng khó thực hiện và không tồn tại được.

Thứ hai, điều kiện về cơ sở hạ tầng Để thực hiện thủ tục hải quan điện tử phải có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đầy đủ. Bởi thủ tục hải quan điện tử là kết quả tất yếu của sự phát triển kỹ thuật số hóa và công nghệ thông tin. Do đó, để phát triển thủ tục hải quan điện tử cơ sở hạ tầng phải đảm bảo tính hiện hữu, nghĩa là phải có một hệ thống các chuẩn giữa các đơn vị thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Các chuẩn này phải gắn với một hệ thống cơ sở dữ liệu và mạng liên kết để kết nối giữa hải quan và các cơ quan có liên quan với doanh nghiệp để quá trình truyền nhận thông tin dữ liệu được thông suốt.

Hệ thống dữ liệu thông quan điện tử phải có đầy đủ những chức năng cần thiết, tích hợp hệ thống quản lý hiện đại và luôn được cập nhật, bổ sung cho phù hợp với những quy định mới của pháp luật để tăng cường được khả năng tự động hóa, phục vụ cho việc quản lý của hải quan. Hệ thống đường truyền phải đảm bảo thông suốt với hệ thống thiết bị, phần mềm ứng dụng đồng bộ, kết nối được giữa các bộ phận một cách nhanh chóng để xử lý thông tin. Bên cạnh đó hệ thống còn phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu chống lại sự xâm nhập, phá hoại từ bên ngoài. Lê Thị Bích Trâm – K43 QTKD Thương Mại 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng La Phương Hiền Đối với Cơ quan Hải quan thì vai trò của công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng trở nên quan trọng đối với ngành Hải quan, nhất là khi thời gian thông quan giảm cùng với nguồn lực được huy động để kiểm tra hàng hóa.