Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dược phẩm phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt từ cả các đơn vị trong nước lẫn các tập đoàn dược phẩm đa quốc gia. Để duy trì và gia tăng năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp cần đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành và tối ưu hóa chi phí vận hành. Hàng tồn kho là bộ phận trọng yếu trong tài sản lưu động, thường chiếm tỷ trọng khoảng 40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Quản trị hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí lưu giữ, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn, giảm chi phí mặt bằng và đảm bảo tiến độ cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Đối với ngành dược phẩm—một ngành kinh doanh có điều kiện với yêu cầu khắt khe về chất lượng, hạn sử dụng và tiêu chuẩn bảo quản—công tác quản trị hàng tồn kho càng đóng vai trò quyết định đến hiệu quả tài chính và tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Xuất phát từ quá trình khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà (Namhapharma), tác giả nhận thấy công tác quản trị hàng tồn kho tại đơn vị vẫn chưa được quan tâm đúng mức và còn bộc lộ một số hạn chế trong việc ứng dụng các mô hình định lượng. Do đó, đề tài "Quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà" được lựa chọn thực hiện.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận gồm 3 nội dung chính:

  1. Tổng hợp và hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà giai đoạn 2014 – 2016 thông qua hệ thống chỉ tiêu tài chính và mô hình khảo sát thực nghiệm.
  3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà (tập trung khảo sát tại trụ sở và các bộ phận liên quan).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và số liệu thứ cấp được thu thập trong giai đoạn 3 năm từ năm 2014 đến năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các chuẩn mực kế toán và giáo trình chuyên ngành quản trị tài chính, logistics:

  • Khung lý thuyết và chuẩn mực kế toán: Chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 (IAS 02), Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính; Giáo trình Quản trị tài chính (Đại học Thương mại, 2011/2013); Giáo trình Quản trị tài chính doanh nghiệp (Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012); Giáo trình Logistics - Những vấn đề cơ bản (Đoàn Thị Hồng Vân, 2010).
  • Các mô hình quản trị tồn kho lý thuyết: Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế ($EOQ$), mô hình dự trữ thiếu ($BOQ$), mô hình khấu trừ theo số lượng ($QDM$), kỹ thuật phân tích $ABC$, cùng hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tốc độ chu chuyển, hệ số đảm nhiệm, khả năng sinh lợi và mức độ đầu tư cho hàng tồn kho.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp định tính: Nghiên cứu tài liệu thứ cấp, phỏng vấn sâu chuyên gia và cán bộ công nhân viên tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà theo phương pháp dừng hỏi khi 3 chuyên gia liên tiếp không cung cấp thêm khía cạnh mới; thảo luận trực tiếp với lãnh đạo công ty để thiết kế và điều tra thử bảng hỏi khảo sát.
    • Phương pháp định lượng: Thu thập dữ liệu từ Báo cáo tài chính nội bộ của công ty giai đoạn 2014 – 2016; xây dựng bảng hỏi khảo sát sử dụng thang đo Likert 5 điểm (từ 1: Hoàn toàn không đồng ý đến 5: Hoàn toàn đồng ý) với 8 nhóm nhân tố; cỡ mẫu tối thiểu được xác định là 120 quan sát dựa trên quy tắc kích thước mẫu trong phân tích nhân tố khám phá EFA (Hair et al., 2008; Stevens, 2002; Habing, 2003; Hoàng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc, 2008). Dữ liệu được xử lý bằng phần mềm SPSS 20 để kiểm định độ tin cậy thang đo qua hệ số Cronbach's Alpha, phân tích tương quan và hồi quy tuyến tính.
  • Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính nội bộ đã kiểm toán giai đoạn 2014 – 2016 của Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà, dữ liệu khảo sát từ phiếu điều tra trắc nghiệm, tài liệu thống kê y tế của Bộ Y tế và báo cáo của Business Monitor International (BMI).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết cơ bản về quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa khái niệm, vai trò, đặc điểm và phân loại hàng tồn kho theo nhiều tiêu thức quản lý khác nhau:

Tiêu thức phân loại Các nhóm hàng tồn kho cụ thể
Theo mục đích sử dụng và công dụng - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất (nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất dở dang).
- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ (hàng hóa, thành phẩm).
Theo nguồn hình thành - Hàng tồn kho mua vào (từ bên ngoài, mua nội bộ).
- Hàng tồn kho tự gia công, sản xuất.
- Hàng tồn kho nhập từ các nguồn khác (liên doanh, liên kết, biếu tặng).
Theo yêu cầu sử dụng - Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh bình thường.
- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng (vượt mức dự trữ hợp lý).
- Hàng tồn kho không cần sử dụng (kém phẩm chất, mất phẩm chất).
Theo địa điểm bảo quản - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp (trong kho, quầy, đang sử dụng).
- Hàng tồn kho ngoài doanh nghiệp (hàng gửi bán, hàng đi đường).
Theo Chuẩn mực VAS 02 - Hàng hóa mua để bán.
- Thành phẩm tồn kho và gửi đi bán.
- Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ dở dang.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Theo kỹ thuật phân tích ABC - Nhóm A: Giá trị chiếm 70% – 80%, số lượng chiếm khoảng 15%.
- Nhóm B: Giá trị chiếm 15% – 25%, số lượng chiếm khoảng 30%.
- Nhóm C: Giá trị chiếm khoảng 5%, số lượng chiếm khoảng 55%.

Chương này trình bày chi tiết các mô hình toán học trong quản trị tồn kho:

  • Mô hình EOQ (Economic Order Quantity): Xác định quy mô lô đặt hàng tối ưu nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng theo công thức $Q^* = \sqrt{\frac{2DP}{H}}$, cùng công thức xác định điểm đặt hàng lại $ROP = d \times L$.
  • Mô hình BOQ (Back Order Quantity): Áp dụng khi doanh nghiệp chủ động cho phép xảy ra tình trạng thiếu hàng có kiểm soát.
  • Mô hình QDM (Quantity Discount Model): Quy trình 4 bước tính toán lượng đặt hàng tối ưu khi có chính sách chiết khấu giảm giá theo số lượng mua từ nhà cung ứng.

Ngoài ra, chương 1 thiết lập khung 8 nhóm nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho gồm: 3 nhân tố bên ngoài (Môi trường cạnh tranh, Môi trường tự nhiên, Môi trường pháp luật) và 5 nhân tố bên trong (Quy chế - quyết định, Tổ chức, Bộ máy quản trị, Nguồn nhân lực, Công nghệ) với tổng số biến quan sát chi tiết.

Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà

Chương 2 khái quát lịch sử hình thành từ năm 1960 (tiền thân là Công ty Hợp danh Ích Hoa Sinh), chuyển đổi sang công ty cổ phần từ 01/01/2000, quy mô hơn 800 cán bộ nhân viên, mạng lưới phân phối tại 3 miền (Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh), đạt các tiêu chuẩn GMP-ASEAN, GLP, WHO-GMP và ISO 9001:2008.

Về phương thức quản lý thực tế:

  • Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
  • Hệ thống kho bãi có diện tích $6.000\text{ m}^2$, tuân thủ nguyên tắc GSP ("Thực hành tốt bảo quản thuốc"). Quy chuẩn nhiệt độ bảo quản: phòng mát ($8^\circ\text{C} - 15^\circ\text{C}$), nhiệt độ trung bình ($20^\circ\text{C} - 25^\circ\text{C}$), phòng lạnh ($2^\circ\text{C} - 8^\circ\text{C}$), phòng đá (dưới $10^\circ\text{F}$).
Chỉ tiêu đo lường kho Nhiệt độ ($^\circ\text{C}$) Độ ẩm tương đối (%)
Mức tối đa 35,5 88,0
Mức trung bình 32,0 83,5
Mức tối thiểu 25,0 75,0
  • Công ty chưa áp dụng mô hình toán định lượng ($EOQ, BOQ, QDM$), việc mua hàng phụ thuộc vào kinh nghiệm chủ quan của cán bộ quản lý và tiến hành đặt hàng lại khi lượng tồn kho còn khoảng $1/3$ lô hàng nhập.

Phân tích các chỉ tiêu tài chính phản ánh hiệu quả quản trị hàng tồn kho giai đoạn 2014 – 2016:

Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Chênh lệch 2016/2015 (%)
Giá vốn hàng bán Triệu VNĐ - - 502.096 +5,30%
Giá trị hàng tồn kho Triệu VNĐ - - 111.447 +41,95%
Doanh thu thuần Triệu VNĐ - - 741.904 +1,25%
Lợi nhuận sau thuế Triệu VNĐ - - 37.533 -20,70%
Hệ số vòng quay HTK Lần 4,53 4,25 3,15 -25,88%
Tốc độ luân chuyển HTK Ngày 80 85 114 +34,52% (+29 ngày)
Hệ số đảm nhiệm HTK Lần 0,15 0,15 0,21 +40,00%
Khả năng sinh lợi HTK Lần 0,34 0,38 0,21 -44,74%
Tỷ lệ giá trị tài sản tồn kho / Tổng tài sản % 33,28% 29,11% 36,42% +25,11%
Tỷ trọng HTK trong TSLĐ % 46,44% 44,41% 56,04% +26,07%
Tổng tài sản Triệu VNĐ - - 333.565 +13,45%
Tổng tài sản lưu động (TSLĐ) Triệu VNĐ - - 239.861 +12,51%

Kết quả kiểm định độ tin cậy thang đo Cronbach's Alpha qua phần mềm SPSS 20 cho thấy:

STT Nhóm nhân tố / Biến Hệ số Cronbach's Alpha Số biến quan sát Ghi chú
1 Quy chế, quyết định (QC) -0,261 3 Loại thang đo
2 Tổ chức (TC) 0,457 3 Loại biến TC3
3 Bộ máy quản trị (BM) 0,733 3 Đạt độ tin cậy
4 Nguồn nhân lực (NL) 0,021 3 Loại thang đo
5 Công nghệ (CN) 0,185 4 Loại thang đo
6 Môi trường cạnh tranh (CT) 0,256 3 Loại thang đo
7 Môi trường tự nhiên (TN) 0,091 3 Loại biến TN3
8 Môi trường pháp luật (PL) -0,327 3 Loại thang đo

Kết quả phân tích hồi quy và tương quan chỉ ra các yếu tố bên ngoài (cạnh tranh, pháp luật) không gây tác động tiêu cực đáng kể; hoạt động quản trị tồn kho tại công ty chịu tác động chủ yếu từ các yếu tố nội bộ, trong đó nhân tố Tổ chức (TC) có ảnh hưởng lớn nhất và tác động cùng chiều, theo sau là Bộ máy quản trị (BMT) và Môi trường tự nhiên (TNT).

Chương 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà

Chương 3 đưa ra các căn cứ định hướng phát triển dựa trên dự báo tăng trưởng thị trường dược phẩm Việt Nam:

Năm Dân số (Triệu người) Mức sử dụng bình quân (USD/người) Giá trị thuốc tiêu thụ (Triệu USD) Lợi nhuận dự kiến (30%) (Triệu USD)
2020 98 85 8.330 2.499
2025 100 163 16.300 4.890

Tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp trọng tâm cho công ty:

  1. Nâng cao chất lượng bố trí nhân lực trong quản trị hàng tồn kho: Hoàn thiện công tác đào tạo dựa trên đánh giá xếp loại; bố trí nhân sự phù hợp chuyên môn; xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật minh bạch nhằm tạo động lực lao động.
  2. Linh hoạt trong thời gian tổ chức quản trị hàng tồn kho: Chuyển đổi từ cơ chế đặt hàng cảm tính sang áp dụng các mô hình định lượng khoa học. Cụ thể, ứng dụng mô hình số lượng đặt hàng kinh tế ($EOQ$) để tính toán chính xác lượng đặt hàng tối ưu $Q^*$ và xác định điểm đặt hàng lại $ROP$, tránh việc chỉ chờ hàng tồn về mức $1/3$ mới tiến hành nhập kho.
  3. Đảm bảo tính thực tiễn và hài hòa mục tiêu kinh doanh: Đánh giá hàng tồn kho phải kết hợp chặt chẽ giữa số lượng hiện vật và giá trị kinh tế, gắn liền mục tiêu giảm chi phí lưu kho với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận chung của toàn doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính từ số liệu thực tế

  • Giai đoạn 2014 – 2016, hiệu quả luân chuyển hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà có xu hướng giảm sút rõ rệt: Hệ số vòng quay hàng tồn kho giảm từ 4,53 lần (năm 2014) xuống 4,25 lần (năm 2015) và chỉ còn 3,15 lần (năm 2016). Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho kéo dài từ 80 ngày lên 114 ngày (tăng 29 ngày trong năm 2016).
  • Tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản lưu động tăng mạnh lên mức 56,04% vào năm 2016 (so với mức 44,41% của năm 2015). Giá trị hàng tồn kho năm 2016 đạt 111.447 triệu VNĐ (tăng 41,95%), trong khi doanh thu thuần chỉ tăng nhẹ 1,25% (đạt 741.904 triệu VNĐ).
  • Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho giảm mạnh từ 0,38 lần (năm 2015) xuống 0,21 lần (năm 2016), kéo theo lợi nhuận sau thuế của công ty giảm 20,7% (xuống mức 37.533 triệu VNĐ) do chi phí vốn và chi phí duy trì hàng tồn kho gia tăng.
  • Kiểm định định lượng xác định nhân tố Tổ chức (TC) và Bộ máy quản trị (BM) là hai nhân tố nội bộ giữ vai trò chi phối lớn nhất đến hoạt động quản trị tồn kho tại doanh nghiệp.

Giải pháp và kiến nghị

  • Khuyến nghị ban lãnh đạo công ty triển khai ứng dụng mô hình $EOQ$ và thiết lập lại điểm đặt hàng an toàn $ROP$ thay cho phương pháp kinh nghiệm $1/3$ truyền thống.
  • Hoàn thiện công tác tổ chức, phân công lao động và đào tạo chuyên môn cho đội ngũ nhân sự quản lý kho; gắn trách nhiệm quản lý định mức tồn kho với chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc.

Đóng góp của đề tài

  • Khóa luận đã kết hợp việc phân tích số liệu tài chính thực tế giai đoạn 2014 – 2016 với phương pháp khảo sát định lượng xử lý qua phần mềm SPSS 20 để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhóm nhân tố nội bộ và bên ngoài đối với công tác quản trị hàng tồn kho tại một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dược phẩm cụ thể.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Quy mô mẫu khảo sát của nghiên cứu còn tương đối nhỏ; phạm vi thu thập phiếu khảo sát chỉ mới tập trung tại bộ phận quản lý thuộc tổng công ty/trụ sở chính mà chưa mở rộng lấy mẫu đánh giá trên toàn bộ hệ thống các chi nhánh phân phối tại miền Trung (Đà Nẵng) và miền Nam (TP. Hồ Chí Minh).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng quy mô khảo sát trên toàn bộ các chi nhánh, trung tâm phân phối trên toàn quốc; nghiên cứu chuyên sâu việc ứng dụng kết hợp mô hình $ABC$ và mô hình $EOQ$ cho từng danh mục nhóm dược phẩm đặc thù tại công ty.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị tài chính, Kế toán, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng; các nhà quản lý kho vận, kế toán trưởng và cán bộ phụ trách vật tư tại các doanh nghiệp sản xuất, phân phối dược phẩm.
  • Phần nội dung đáng tham khảo: Phương pháp tính toán hệ thống chỉ tiêu luân chuyển hàng tồn kho kết hợp phân tích Báo cáo tài chính; quy chuẩn điều kiện kho bãi GSP trong ngành dược (nhiệt độ, độ ẩm); quy trình xây dựng bảng hỏi và kiểm định thang đo nhân tố ảnh hưởng bằng phần mềm SPSS.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà đang áp dụng phương pháp hạch toán và phương thức đặt hàng tồn kho nào? Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho trên sổ sách kế toán. Về phương thức duy trì số dư tồn kho, công ty chưa áp dụng mô hình toán định lượng ($EOQ, BOQ, QDM$) mà đặt hàng theo kinh nghiệm của nhà quản trị khi lượng hàng trong kho giảm xuống còn khoảng $1/3$ lượng nhập.

2. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của công ty trong giai đoạn 2014 – 2016 biến động như thế nào? Hệ số vòng quay hàng tồn kho giảm liên tục từ 4,53 lần (năm 2014) xuống 4,25 lần (năm 2015) và đạt 3,15 lần (năm 2016). Tương ứng, số ngày bình quân của một vòng luân chuyển tăng từ 80 ngày (năm 2014) lên 85 ngày (năm 2015) và đạt 114 ngày (năm 2016), phản ánh tốc độ giải phóng hàng tồn kho bị chậm lại 29 ngày trong năm 2016.

3. Tại sao lợi nhuận sau thuế năm 2016 của công ty sụt giảm 20,7% so với năm 2015? Nguyên nhân chủ yếu do tốc độ tăng chi phí cao hơn tăng trưởng doanh thu: doanh thu thuần năm 2016 chỉ tăng 1,25% trong khi giá trị hàng tồn kho tăng 41,95% làm phát sinh thêm chi phí vốn, chi phí tài chính (lãi vay tăng 13,46%) và tỷ trọng hàng tồn kho chiếm tới 56,04% tài sản lưu động gây ứ đọng vốn.

4. Kết quả kiểm định thang đo Cronbach's Alpha trong nghiên cứu cho thấy điều gì? Phần lớn các thang đo nhân tố bên ngoài và một số nhân tố nội bộ (QC, NL, CN, CT, TN, PL) có hệ số Cronbach's Alpha không đạt độ tin cậy chuẩn hoặc bị âm do cỡ mẫu hẹp. Chỉ có thang đo Bộ máy quản trị (BM) đạt hệ số tin cậy 0,733, và nhân tố Tổ chức (TC) sau khi loại biến TC3 được xác định là nhóm nhân tố có ảnh hưởng thuận chiều lớn nhất đến công tác quản trị hàng tồn kho.

5. Cơ sở kho bãi bảo quản thuốc của Namhapharma có quy mô và điều kiện nhiệt độ thế nào? Kho thuốc của công ty có diện tích $6.000\text{ m}^2$, đạt chuẩn GSP. Tiêu chuẩn nhiệt độ bảo quản gồm: phòng mát ($8^\circ\text{C} - 15^\circ\text{C}$), nhiệt độ trung bình ($20^\circ\text{C} - 25^\circ\text{C}$), phòng lạnh ($2^\circ\text{C} - 8^\circ\text{C}$) và phòng đá (dưới $10^\circ\text{F}$).

Kết luận

Khóa luận đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà giai đoạn 2014 – 2016 thông qua việc kết hợp phân tích chỉ tiêu tài chính và khảo sát thống kê. Kết quả nghiên cứu chỉ ra sự gia tăng của lượng hàng tồn kho cùng tốc độ luân chuyển chậm trong năm 2016 là nguyên nhân trực tiếp làm suy giảm khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, việc chuyển đổi từ phương thức quản lý kinh nghiệm sang áp dụng mô hình số lượng đặt hàng kinh tế ($EOQ$) và kiện toàn khâu tổ chức nhân sự là giải pháp cần thiết giúp công ty tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.