CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, đặc điểm,chức năng hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 (IAS 02) “ Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ” (Trang 44) 1 Như vậy IAS02 đã trình bày khái niệm hàng tồn kho và khái quát hóa những đặc điểm của hàng tồn kho, qua đó có thể xác định được nội dung cụ thể của hàng tồn kho trong doanh nghiệp thuộc bất kỳ loại hình kinh doanh nào.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 đưa ra khái niệm hàng tồn kho như sau: “ Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ”.2 Khái niệm hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 là sự chuẩn hóa về khái niệm hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và đã nêu được đặc điểm, phạm vi cũng như điều kiện về tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo Giáo trình quản trị tài chính – ĐHTM năm 2011 “ Hàng tồn kho thường bao gồm: nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa chờ tiêu thụ” ( trang 77)3 1 [2] Chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 2 [3] Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, NXB Lao động 3 [5] Nguyễn Thị Phương Liên (2013), Giáo trình quản trị tài chính, NXB Thống kê, trang 77 4 Như vậy, hàng tồn kho của doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, dự trữ sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất, chế tạo của doanh nghiệp. Đặc điểm hàng tồn kho Theo kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) qui định hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đi đường, hàng gửi bán. - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi bán.
- Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho và đã mua đang đi trên đường. - Chi phí dịch vụ dở dang. Nhìn chung, hàng tồn kho trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau: - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm một vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đươc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác (tiền tệ, sản phẩm dở dang, thành phẩm…) - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với những đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau.
Do vây, hàng 5 tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm có điều kiện tự nhiên hoặc điều kiện nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. - Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn khó khăn, phức tạp. Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, kim khí quý, đồ cổ… 1. Chức năng của hàng tồn kho Dự trữ hàng tồn kho trong thương mại thực hiện hai chức năng cơ bản: chức năng cân đối cung – cầu và chức năng điều hòa các biến động.
- Chức năng cân đối cung – cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Trong kinh doanh bán buôn, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước đó do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của nền kinh tế. Chức năng này do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung – cầu. - Chức năng điều hòa các biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng.
Thực hiện chức năng này cần phải có dự trữ bảo hiểm. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. Phân loại hàng tồn kho STT Tiêu thức phân loại Các loại hàng tồn kho 1 Theo mục đích sử HTK dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho dụng và công dụng được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang.
HTK dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của 6 doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm,. HTK được mua vào: - Hàng mua từ bên ngoài - Hàng mua nội bộ Theo nguồn hình HTK tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được 2 thành doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành. HTK được nhập từ các nguồn khác: hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng. HTK sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường.
Theo yêu cầu sử 3 HTK chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn dụng kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. HTK không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. HTK trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, Theo địa điểm bảo nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng,. 4 quản HTK ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường,.
5 Theo chuẩn mực số Hàng hóa mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua 02 đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến. Thành phần tồn kho và thành phẩm gửi đi Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn 7 thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đường. Nhóm A: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm cao nhất, đạt 70-80% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 15% tổng lượng hàng tồn kho.
Nhóm B: gồm những loại hàng có giá trị hàng năm ở Theo kỹ thuật phân 6 mức trung bình, đạt 15-25% tổng giá trị hàng tồn tích ABC kho và chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho. Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm thấp, đạt khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 55% tổng lượng hàng tồn kho. Kết luận: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định.
Trong khóa luận này, em phân tích hàng tồn kho bằng cách phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng. Vai trò của hàng tồn kho a) Cải thiện mức độ phục vụ Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp bị trả lại hàng đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kĩ thuật,… Doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn trong kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theo nhu cầu, việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp, giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài mà vẫn đảm bảo thu nhập cho công ty. b) Giảm tổng chi phí logistic Logistic có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên 8 quan.từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng. Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi và xử lý rác thải.
Chi phí logistic là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát sự lưu thông và tích trữ một cách hiệu quả các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng.