Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động vận tải hàng hóa giữ vai trò trọng yếu trong chuỗi cung ứng dịch vụ logistics, chiếm khoảng 60% tổng chi phí logistics. Theo Báo cáo Logistics 2023, phương thức vận tải đường bộ chiếm tới 73,03% tổng sản lượng hàng hóa vận chuyển tại Việt Nam trong 9 tháng đầu năm 2023 (tăng 12,6% so với cùng kỳ). Cùng với sự phát triển của hệ thống hạ tầng giao thông đường bộ và các tuyến cao tốc Bắc – Nam mới được đưa vào vận hành (tổng chiều dài hơn 411,7 km trong năm 2023), nhu cầu lưu chuyển hàng hóa qua đường bộ không ngừng gia tăng. Tuy nhiên, ngành logistics nội địa vẫn đối mặt với nhiều thách thức về chi phí vận hành, tình trạng ùn tắc và mức độ cạnh tranh gay gắt.

Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu (Glotrans) là doanh nghiệp hoạt động 15 năm trong ngành giao nhận vận tải với hệ thống 9 văn phòng trên toàn quốc. Tại Chi nhánh Glotrans Hà Nội, giai đoạn 2021 – 2023, doanh thu từ mảng dịch vụ vận tải chiếm bình quân 67,89% tổng doanh thu. Dù vậy, doanh nghiệp tập trung nguồn lực chủ yếu vào vận tải đường biển và đường hàng không, trong khi doanh thu từ vận tải đường bộ chỉ chiếm trung bình 11,9% tổng doanh thu vận tải và có xu hướng suy giảm vào năm 2023 (chỉ còn khoảng 7,54%). Bên cạnh đó, việc thuê ngoài 100% phương tiện vận tải cùng các điểm nghẽn trong quy trình báo giá và xử lý chứng từ đã đặt ra yêu cầu cấp thiết phải hoàn thiện quy trình vận chuyển đường bộ.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Tổng hợp và hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, làm rõ các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng dịch vụ này tại doanh nghiệp logistics.
  2. Phân tích thực trạng quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ (cho cả hàng xuất nhập khẩu và hàng nội địa) tại Glotrans – Chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2021 – 2023; chỉ rõ các thành phần tham gia, đánh giá thành tựu, hạn chế và nguyên nhân của những tồn đọng.
  3. Nghiên cứu định hướng, chiến lược phát triển thị trường để đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình vận chuyển đường bộ của công ty trong giai đoạn 2025 – 2030, đồng thời đưa ra kiến nghị đối với các cơ quan quản lý nhà nước và hiệp hội chuyên ngành.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ của Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu – Chi nhánh Hà Nội.
  • Phạm vi không gian: Khảo sát và thu thập dữ liệu tại Chi nhánh Glotrans Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Sử dụng dữ liệu thứ cấp và sơ cấp phản ánh thực trạng giai đoạn 2021 – 2023; các định hướng và giải pháp đề xuất áp dụng cho giai đoạn 2025 – 2030.
  • Phạm vi nội dung: Các bước tác nghiệp trong quy trình cung ứng dịch vụ vận tải đường bộ, các thành phần tham gia và các yếu tố môi trường tác động đến quy trình.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên các khái niệm và khung lý thuyết chuẩn hóa về quản trị logistics và vận tải:

  • Khái niệm vận tải và vận chuyển hàng hóa theo tiếp cận của Nguyễn Hồng Đàm (2015) và An Thị Thanh Nhàn (2017).
  • Khái niệm quản trị quy trình vận chuyển hàng hóa theo định nghĩa của Bộ môn Quản trị Tác nghiệp Thương mại quốc tế – Trường Đại học Thương Mại (2017).
  • Mô hình các thành phần tham gia quy trình vận chuyển hàng hóa (An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018), bao gồm: Người gửi hàng (shipper), Người nhận hàng (consignee), Người vận tải (carrier), Đại lý vận tải (forwarder/agent), Môi giới vận tải, Chính phủ và Công chúng.
  • Hai mục tiêu cơ bản trong quản trị vận tải: Cân đối giữa mục tiêu chi phí và mục tiêu chất lượng dịch vụ (thời gian vận chuyển, độ tin cậy và an toàn hàng hóa).
  • Bộ 6 tiêu chí lựa chọn đối tác vận tải thuê ngoài (chi phí, thời gian, độ tin cậy, năng lực vận chuyển, tính linh hoạt, an toàn) và quy trình lựa chọn 5 bước.
  • Khung quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ chuẩn gồm 8 bước tác nghiệp.
  • Khung pháp lý và hệ thống chứng từ vận tải: Công ước về hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ (CMR), Luật Giao thông đường bộ, hợp đồng vận chuyển, giấy gửi hàng đường bộ, giấy đi đường, phiếu thu cước.
  • Khung phân tích các yếu tố môi trường ảnh hưởng: Môi trường vĩ mô (kinh tế, dân cư, chính sách pháp lý, công nghệ, tự nhiên, cơ sở hạ tầng) và môi trường vi mô (tài chính, nhân lực, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, khoảng cách vận chuyển, đặc tính hàng hóa).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

  • Dữ liệu sơ cấp:
    • Phương pháp quan sát trực tiếp: Theo dõi quá trình tác nghiệp thực tế đối với các lô hàng xuất nhập khẩu và trucking nội địa tại Phòng Kinh doanh.
    • Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Thực hiện phỏng vấn 5 nhân sự quản lý chủ chốt của Chi nhánh Hà Nội (gồm Phó Giám đốc quản lý chi nhánh, Phó Giám đốc kinh doanh, Trưởng phòng Hải quan – Hiện trường, Trưởng phòng Kinh doanh và 1 nhân viên kinh doanh ưu tú) thông qua Google Form và phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng vào lúc 15h00 ngày 21/03/2024.
    • Khảo sát khách hàng: Tổng hợp phiếu khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của 185 khách hàng sử dụng dịch vụ vận tải đường bộ của công ty trong năm 2023.
  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự của Phòng Hành chính – Kế toán và Phòng Kinh doanh Glotrans giai đoạn 2021 – 2023; số liệu từ Tổng cục Thống kê, Ngân hàng Thế giới (WB), Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) và các giáo trình, công trình nghiên cứu liên quan.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp thống kê mô tả, phân tích định tính, so sánh đối chiếu và tổng hợp logic để đánh giá thực trạng và làm căn cứ đề xuất giải pháp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Chương này làm rõ tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh thị trường logistics đường bộ mở rộng nhanh chóng nhưng mức độ cạnh tranh cao. Tác giả tiến hành tổng quan các công trình nghiên cứu trước đây (như nghiên cứu của Nguyễn Hồng Giang năm 2018 tại Dasuka, Lê Thu Hà năm 2018 tại LACCO, Vũ Nguyên Hạnh Thu năm 2022 tại Vạn Đạt Thái Bình) để chỉ ra khoảng trống nghiên cứu: các đề tài trước chủ yếu tiếp cận theo hướng nâng cao năng lực cạnh tranh tổng thể hoặc dịch vụ gom hàng lẻ, chưa đi sâu vào chi tiết quy trình tác nghiệp vận chuyển đường bộ cho cả hàng xuất nhập khẩu và nội địa tại một doanh nghiệp forwarder cụ thể. Trên cơ sở đó, chương 1 xác lập mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thu thập/xử lý số liệu và kết cấu 4 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận của quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ

Chương 2 hệ thống hóa lý thuyết về vận tải hàng hóa đường bộ trong doanh nghiệp. Tác giả phân tích vị trí mắt xích của vận tải trong chuỗi logistics (kết nối đầu vào và đầu ra), vai trò kết nối sản xuất – tiêu dùng và khả năng cung cấp dịch vụ "Door to Door". Chương này nêu rõ các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của vận tải đường bộ: chi phí cố định thấp, chi phí biến đổi trung bình, tính cơ động và linh hoạt cao, nhưng bị hạn chế bởi trọng tải phương tiện nhỏ (xe tải 5–10 tấn, xe container 30–40 tấn) và tỷ lệ chạy rỗng chiều về cao. Tác giả xây dựng nội dung quy trình vận chuyển đường bộ 8 bước chuẩn hóa:

  1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng.
  2. Sắp xếp phương án vận chuyển.
  3. Báo giá vận chuyển.
  4. Ký kết hợp đồng vận chuyển.
  5. Gửi thông báo cho khách hàng.
  6. Tiếp nhận hàng hóa.
  7. Vận chuyển và giao hàng.
  8. Đánh giá kết quả cung ứng.

Chương 2 cũng phân tích hệ thống chứng từ vận tải đường bộ theo chuẩn quốc tế và nội địa, đồng thời làm rõ các nhóm nhân tố vĩ mô và vi mô chi phối quy trình vận hành.

Chương 3: Thực trạng về quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ của Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu

Chương 3 trình bày khái quát về Glotrans (thành lập ngày 15/08/2009, trụ sở chính tại Hải Phòng, đại diện pháp luật là Giám đốc Trần Anh Giang; Chi nhánh Hà Nội do Phó Giám đốc Trần Thị Hải Hậu điều hành gồm 4 phòng ban: Hành chính – Kế toán, Dịch vụ khách hàng, Hải quan – Hiện trường, Kinh doanh).

Kết quả kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023 cho thấy doanh thu dịch vụ vận tải luôn chiếm tỷ trọng chi phối trong tổng doanh thu công ty:

  • Năm 2021: Doanh thu vận tải chiếm 64,41% tổng doanh thu.
  • Năm 2022: Doanh thu vận tải đạt hơn 4,4 tỷ VNĐ (tăng gấp 1,5 lần năm 2021).
  • Trong cơ cấu doanh thu vận tải, đường biển và hàng không chiếm phần lớn; vận tải đường bộ chỉ chiếm bình quân 11,9% (năm 2021 đạt khoảng 440 triệu VNĐ; năm 2022 đạt gần 540 triệu VNĐ (~12%); năm 2023 giảm xuống còn 7,54%).

Phân tích chi tiết quy trình tác nghiệp 8 bước tại Glotrans Hà Nội chỉ ra nhiều dữ liệu thực tế:

  • Bước 1 (Tiếp nhận thông tin): Tỷ lệ khách hàng do nhân viên Sales chủ động tìm kiếm chỉ đạt khoảng 21%, còn lại phụ thuộc vào nguồn khách hàng có sẵn hoặc tự liên hệ.
  • Bước 2 & 3 (Phương án & Báo giá): Mức cước mẫu tuyến nội địa cho container 20’DC là 3,3 triệu VNĐ, container 40’DC là 4 triệu VNĐ (giá đã gồm lợi nhuận Sales, chưa gồm VAT 8%). Tình trạng báo giá chậm diễn ra phổ biến do quy trình hỏi giá qua nhiều cấp trung gian (Sales -> bộ phận làm giá -> nhà xe/đại lý) thực hiện qua email.
Thời gian báo giá Số lượng Tỷ lệ (%)
Báo giá trong ngày 58 69,9%
Báo giá chậm (> 1 ngày) 25 30,1%
Tổng cộng 83 100,0%
(Nguồn: Khảo sát Phòng Kinh doanh từ tháng 10 đến tháng 12/2023)
  • Bước 4 (Ký hợp đồng): Tỷ lệ hợp đồng phát sinh khiếu nại năm 2023 dưới 3%; thời hạn tiếp nhận khiếu nại quy định trong vòng 3 ngày sau khi hoàn thành giao hàng.
  • Bước 5 & 6 (Thông báo & Tiếp nhận hàng): Doanh nghiệp thuê ngoài 100% xe vận tải (không sở hữu xe đầu kéo riêng), dẫn đến bị động trong việc điều phối phương tiện vào mùa cao điểm (như dịp cận Tết), buộc phải sử dụng các đơn vị vận tải ngoài danh mục đã kiểm duyệt.
  • Bước 7 (Vận chuyển & Giao nhận): Kiểm tra hàng hóa và lưu bằng chứng hình ảnh tại thời điểm bàn giao.
  • Bước 8 (Đánh giá & Quyết toán): Thời hạn công nợ áp dụng ngắn (7 đến 15 ngày), gây khó khăn cho việc duy trì khách hàng dài hạn và tốn thời gian thu hồi nợ.

Khảo sát mức độ hài lòng của 185 khách hàng trong năm 2023:

Tiêu chí đánh giá 1 sao 2 sao 3 sao 4 sao 5 sao Tỷ lệ hài lòng tuyệt đối (5 sao)
Cước vận chuyển 5 7 27 62 84 45,41%
Thời gian vận chuyển 4 6 29 52 94 50,81%
Độ an toàn hàng hóa 3 4 21 56 101 54,59%
Dịch vụ khách hàng 2 3 16 10 154 83,24%
Đánh giá khác 6 7 19 50 103 55,68%
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Glotrans – Chi nhánh Hà Nội)

Về công nghệ điều hành, công ty sử dụng phần mềm Fast (đồng bộ dữ liệu chứng từ, phê duyệt phương án kinh doanh, thu chi nội bộ) và tính năng Tracking number trên website. Về nhân sự, tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học đạt gần 60%, tuy nhiên bộ phận Hải quan tại chi nhánh chỉ có 3–4 nhân sự, phải kiêm nhiệm nhiều đầu việc toàn hệ thống.

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ của Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu

Trên cơ sở dự báo tăng trưởng kinh tế Việt Nam năm 2024 (WB dự báo 5,5%, UN và AMRO dự báo 6,0%, IMF dự báo 6,5%) và tốc độ tăng trưởng ngành logistics bình quân 14–16%/năm, tác giả đưa ra định hướng phát triển tự động hóa cho giai đoạn 2025–2030 và đề xuất 3 nhóm giải pháp:

  1. Hoàn thiện các thành phần tham gia: Nâng cao năng lực tìm kiếm khách hàng chủ động cho đội ngũ Sales, tuyển dụng/đào tạo bổ sung nhân sự cho bộ phận chứng từ - hải quan, mở rộng và chuẩn hóa mạng lưới nhà xe liên kết nhằm giảm áp lực thiếu xe mùa cao điểm.
  2. Nâng cao quy trình vận chuyển: Rút ngắn quy trình báo giá bằng cách thiết lập bảng giá khung theo tuyến/mặt hàng để Sales có thể phản hồi nhanh, khắc phục tình trạng nghẽn email; linh hoạt chính sách công nợ theo từng nhóm khách hàng thân thiết để nâng cao khả năng giữ chân khách hàng.
  3. Hoàn thiện hệ thống đánh giá chất lượng dịch vụ: Chuẩn hóa biểu mẫu khảo sát khách hàng định kỳ, ứng dụng công nghệ để theo dõi KPI giao hàng đúng giờ và tỷ lệ sự cố của các đối tác vận tải.

Khóa luận đồng thời đưa ra các kiến nghị đối với Cơ quan quản lý nhà nước, Hiệp hội Logistics Việt Nam (VLA) và Bộ Giao thông vận tải về việc tiếp tục hoàn thiện khung khổ pháp lý, kiểm soát hiện tượng phá giá cước và nâng cấp hạ tầng đường bộ liên tỉnh.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

  • Lượng hóa cơ cấu doanh thu và vị trí của mảng vận tải đường bộ tại Glotrans Hà Nội: Vận tải đóng góp bình quân 67,89% doanh thu toàn chi nhánh, nhưng đường bộ chỉ chiếm 11,9% doanh thu vận tải và giảm xuống 7,54% trong năm 2023.
  • Phát hiện và lượng hóa các điểm nghẽn tác nghiệp: Tỷ lệ báo giá chậm (>1 ngày) chiếm tới 30,1% (25/83 báo giá khảo sát); tỷ lệ khách hàng do Sales chủ động tiếp cận chỉ đạt 21%; thời gian công nợ ngắn (7–15 ngày) gây bất cập trong thanh toán.
  • Đánh giá thực trạng mức độ hài lòng của khách hàng: 83,24% khách hàng đánh giá 5 sao đối với dịch vụ chăm sóc khách hàng, trong khi sự hài lòng về cước phí đạt thấp nhất (chỉ 45,41% đánh giá 5 sao).
  • Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Khóa luận không đi vào khía cạnh cạnh tranh chung chung mà phân tích sâu từng bước tác nghiệp trong quy trình 8 bước của mô hình doanh nghiệp forwarder thuần túy thuê ngoài 100% phương tiện; chỉ ra mối liên hệ giữa cơ chế hỏi giá nội bộ và tỷ lệ mất khách hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu sơ cấp và khảo sát thực trạng mới chỉ tập trung tại phạm vi Chi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2021 – 2023, chưa bao quát được toàn bộ 9 chi nhánh trong mạng lưới Glotrans toàn quốc; dung lượng mẫu khảo sát khách hàng dừng lại ở 185 phiếu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát so sánh quy trình vận tải đường bộ giữa các chi nhánh trọng điểm (Hà Nội, Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh); nghiên cứu bài toán tài chính về việc đầu tư sở hữu đội xe đầu kéo riêng kết hợp thuê ngoài linh hoạt theo mùa vụ.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế quốc tế, Thương mại quốc tế khi thực hiện các đề tài nghiên cứu về quy trình tác nghiệp giao nhận vận tải đường bộ, quản trị mối quan hệ với nhà cung cấp vận tải thuê ngoài.
  • Các nhà quản lý doanh nghiệp giao nhận (freight forwarder) quy mô vừa và nhỏ trong việc tham khảo sơ đồ quy trình 8 bước, phương pháp kiểm soát chứng từ và giải pháp rút ngắn thời gian báo giá dịch vụ trucking.
  • Phần đáng tham khảo nhất: Bảng tổng hợp thực trạng quy trình 8 bước (từ tiếp nhận, báo giá, lập hợp đồng, điều phối đến quyết toán) và số liệu khảo sát thực tế về tỷ lệ trễ báo giá tại Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

  1. Cơ cấu doanh thu vận tải đường bộ tại Glotrans Chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2021 – 2023 có đặc điểm gì?
    Doanh thu dịch vụ vận tải chiếm bình quân 67,89% tổng doanh thu toàn chi nhánh, tuy nhiên doanh thu vận tải đường bộ chỉ chiếm trung bình 11,9% tổng doanh thu vận tải (năm 2021 đạt khoảng 440 triệu VNĐ; năm 2022 đạt gần 540 triệu VNĐ, tương đương hơn 12%; năm 2023 giảm xuống còn 7,54%).

  2. Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ tại Glotrans gồm những bước nào?
    Quy trình gồm 8 bước: (1) Tiếp nhận thông tin từ khách hàng; (2) Sắp xếp phương án vận chuyển; (3) Báo giá vận chuyển; (4) Ký kết hợp đồng vận chuyển; (5) Gửi thông báo cho khách hàng; (6) Tiếp nhận hàng hóa; (7) Vận chuyển và giao hàng; (8) Đánh giá kết quả cung ứng hàng hóa.

  3. Nguyên nhân chính dẫn đến việc 30,1% báo giá vận tải đường bộ tại Glotrans bị chậm là gì?
    Do quy trình hỏi giá qua nhiều khâu trung gian (nhân viên Sales phải liên hệ bộ phận làm giá, bộ phận làm giá tiếp tục liên hệ nhà xe hoặc đại lý nước ngoài), toàn bộ trao đổi thực hiện qua email Outlook dẫn đến tình trạng nghẽn thư, lỗi đường truyền hoặc quá tải xử lý.

  4. Khách hàng đánh giá như thế nào về dịch vụ vận chuyển đường bộ của Glotrans năm 2023?
    Theo khảo sát 185 khách hàng, tiêu chí Dịch vụ khách hàng nhận được đánh giá cao nhất (154/185 khách hàng cho 5 sao, tương đương 83,24%), trong khi tiêu chí Cước vận chuyển nhận được tỷ lệ 5 sao thấp nhất (84/185 khách hàng, chiếm 45,41%).

  5. Doanh nghiệp sử dụng công cụ công nghệ thông tin nào trong quản lý và điều hành quy trình vận chuyển?
    Glotrans sử dụng phần mềm quản trị Fast nội bộ để đồng bộ hóa chứng từ, phê duyệt phương án kinh doanh, quản lý thu chi và công cụ Tracking number trên website để khách hàng trực tiếp tra cứu hành trình lô hàng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Dương Nguyễn Vân Quỳnh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ và phân tích chi tiết thực trạng tác nghiệp 8 bước tại Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu – Chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2021 – 2023. Tác giả đã lượng hóa các hạn chế thực tế về tỷ lệ báo giá chậm (30,1%), việc phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ thuê ngoài và áp lực thời hạn công nợ ngắn (7–15 ngày). Các giải pháp đề xuất cho giai đoạn 2025 – 2030 mang tính thực tiễn cao, tập trung chuẩn hóa quy trình làm giá, nâng cao năng lực nhân sự và hoàn thiện hệ thống đánh giá chất lượng dịch vụ vận tải của doanh nghiệp.