CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1. Một số vấn đề chung về thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 1. Khái niệm, vị trí của thanh toán với người mua và người bán trong các quan hệ thanh toán. Quan hệ thanh toán được hiểu là quan hệ kinh tế xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ, chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn trong sản xuất kinh doanh.
Một chu kì sản xuất kinh doanh có liên tục hay không, cung cầu về vốn trong kinh doanh có cân đối hay không phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ thanh toán của doanh nghiệp. Phân loại theo đối tượng thanh toán, có các quan hệ thanh toán chủ yếu sau: - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng - Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp - Quan hệ thanh toán vói Ngân sách nhà nước - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh - Quan hệ thanh toán nội bộ - Các quan hệ thanh toán khác: như quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ, ký cược…. Sở dĩ có quan hệ thanh toán là do sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa doanh nghiệp với các tổ chức, cá nhân. Khi doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh sẽ phát sinh hàng loạt các chi phí như chi phí mua hàng, chi phí trả lương công nhân viên, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước…Việc chi trả các khoản này đòi hỏi một lượng vốn rất lớn vượt xa lượng vốn mà doanh nghiệp huy động được từ các chủ sở hữu của mình nên việc chi trả ngay lập tức tất cả các khoản chi phí đó bằng tiền mặt là không thể thực hiện được dẫn đến việc doanh nghiệp phải chiếm dụng vốn của các tổ chức, cá nhân để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Các khoản phải thanh toán cơ bản trong doanh nghiệp bao gồm các khoản phải thu và khoản phải trả. Trong đó các khoản phải thu là phần vốn doanh nghiệp bị các tổ chức khác chiếm dụng và có trách nhiệm thu hồi. SV: Nguyễn Thị Thúy Anh Page 2 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Các khoản phải trả là các khoản doanh nghiệp đi vay hoặc chiếm dụng vốn của các tổ chức cá nhân khác và doanh nghiệp có nghĩa vụ chi trả. Vai trò của thanh toán với người mua, người bán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp không thể chi trả tất cả các chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh với lượng vốn chủ sở hữu có hạn dẫn đến việc phải chiếm dụng vốn của tổ chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán.
Trong tất cả các khoản phải thu thì phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất. Luồng tiền thu được từ khách hàng là nguồn chính để doanh nghiệp chi trả các khoản nợ và tiếp tục chu kì kinh doanh của mình. Việc quản lý và thu hồi nợ tốt sẽ nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính vững mạnh để vượt qua những khó khăn có thể gặp phải trong suốt quá trình hoạt động của mình và quyết định sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Việc bảo đảm cho quan hệ thanh toán tiến hành một cách hợp lý và hiệu quả sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin cần thiết cho quản lý tài chính. Thông qua các thông tin này các nhà quản trị sẽ nắm được tình hình thanh toán của doanh nghiệp để từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý. Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán phát sinh đều được biểu hiện qua các chứng từ, sổ sách kế toán nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán.
Từ sự quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty. Nhìn chung quan hệ thanh toán với người mua và người bán có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý tốt quan hệ thanh toán này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh. SV: Nguyễn Thị Thúy Anh Page 3 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.
Các phương thức thanh toán Phương thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông thường khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Các phương thức thanh toán mà doanh nghiệp thường sử dụng có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Xu hướng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông như vậy sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều.
Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp hoặc thanh toán cho công nhân viên. Nhìn chung việc sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt ngày càng thu hẹp, các doanh nghiệp đang chuyển dần sang thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: -Thanh toán bằng Việt Nam đồng -Thanh toán bằng ngoại tệ -Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng -Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị như tiền. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán.
❖ Thanh toán là gì?: Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. ❖ Phương thức thanh toán: Là cách thức, phương pháp thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Dạng thức đơn giản và cổ xưa nhất của thanh toán là hàng đổi hàng. Trong thế giới hiện đại, các hình thức thanh toán bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, tín dụng, ghi nợ, séc, Bitcoin và các loại tiền mã hóa,.
Trong giao dịch thương mại, thanh toán thường phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Trong các giao dịch phức tạp, thanh toán còn bao gồm cả chuyển cổ phiếu và các dàn xếp khác của các bên. Bên cạnh đó, SV: Nguyễn Thị Thúy Anh Page 4 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP theo xu hướng tiêu dùng hiện đại, tiền giấy sẽ được thay thế dần bởi thẻ thanh toán điện tử, thẻ thông minh, ví điện tử, mã vuông (QR) ngay trên cả điện thoại di động. Có hai phương thức thanh toán chủ yếu: - Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng tiền chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)… - Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán.
Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. ❖ Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Thông thường có hai hình thức thanh toán cơ bản là: - Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền… đây là các hình thức thanh toán giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ… thì bên mua xuất quỹ tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán.
Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. - Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức bao gồm: thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng thẻ thanh toán, thanh toán bằng thư tín dụng- L/C.
✓ Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu của ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản SV: Nguyễn Thị Thúy Anh Page 5 Luan van KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.
✓ Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. ✓ Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người hưởng thụ.