CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1. Lý luận chung về Văn phòng 1. Khái niệm Văn phòng Văn phòng là một cơ quan không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức, cơ quan, đơn vị nào. Đó là bộ máy hay bộ phận có chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành được tập trung thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả.
Bên cạnh đó, Văn phòng còn là một bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các hội nghị, các cuộc làm việc của lãnh đạo, chuẩn bị các điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác của cơ quan tổ chức nói chung. Hiện nay có rất nhiều khái niệm về Văn phòng được nêu trong các tài liệu như sau: - “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện, Văn phòng Bộ trưởng” [22]. - “Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [43].
- Văn phòng là “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [53]. - Văn phòng còn được hiểu theo nghĩa hẹp như trong “Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính Văn Phòng” do Hồ Ngọc Cẩn chủ biên đã tổng kết: Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, người ta có thể gọi là “Văn phòng giám đốc”, “Văn phòng nghị sĩ”. Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị; là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ như “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân dân”. 9 Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong các xí nghiệp.
Theo Hồ Ngọc Cẩn thì các cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng, nhưng nó chỉ phản ánh một khía cạnh nào đó của thuật ngữ Văn phòng và ông đã nêu ra khái niệm như sau: “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [2]. - Theo Lưu Kiếm Thanh trong cuốn Nghiệp vụ hành chính Văn phòng - Công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân [32] đã quan niệm Văn phòng như sau: + Theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của các đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với đội ngũ nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý của tổ chức, nó bao gồm cả toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [32]. + Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao.
Văn Phòng chức năng không phải là pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại [32]. Nói chung, dù được hiểu theo nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, được quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định. Nhưng thông thường thì thuật ngữ “Văn phòng” tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn để tránh trùng lắp với một tổ chức, cơ quan, đơn vị. Từ những khái niệm khác nhau về Văn phòng, có thể đưa ra một định nghĩa chung về Văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp 10 của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi thực hiện các dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một đơn vị tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức, có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần, kỹ thuật nhằm góp phần cho cơ quan đó thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ chính trị, xã hội và các lĩnh vực công tác chuyên môn của mình. Vị trí, vai trò của Văn phòng Trong hệ thống tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan nhà nước nói riêng rất đa dạng, tùy theo địa vị pháp lý, quy mô của cơ quan đơn vị đó mà mỗi cơ quan có một tổ chức bộ máy tương ứng; trong mỗi cơ cấu đó Văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng thời với sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn có mối quan hệ với nhau trong hệ thống cơ quan nhưng đồng thời cũng còn mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài, Văn phòng được xem là đầu mối, cầu nối thông tin liên lạc và là bộ phận có mối quan hệ mật thiết giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị với các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức trong mọi hoạt động. Là bộ phận trung tâm thực hiện gắn kết các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ, phức tạp.
Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác, Văn phòng không chỉ đảm nhiệm việc thu nhập, xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho 11 quá trình quản lý mà hoạt động Văn phòng còn phải gắn liền với các hoạt động quản lý của tổ chức. Với vị trí nêu trên Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức, nếu thiếu văn phòng thì cơ quan, tổ chức khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường.
Văn phòng còn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý; văn phòng là “bộ nhớ”, „tai mắt” của lãnh đạo cơ quan và là đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác do có đầy đủ cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Văn phòng trong cơ quan tổ chức, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp cho thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan. Làm tốt công tác hành chánh văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức và toàn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học. - Đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vi; cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động quản lý.
Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác. - Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan giúp các hoạt động trong cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thông suốt và giảm thiểu những hoạt động và chi phí không cần thiết. 12 - Việc bố trí các địa điểm làm việc, cơ sở vật chất, tài chính và các phương tiện khác có ý nghĩa rất quan trọng khi các nguồn nhân lực được bố trí hợp lý và khoa học, giảm chi phí rất lớn cho cơ quan, đơn vị. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng Hoạt động của Văn phòng chịu tác động bởi nhiều yếu tố bên ngoài và bên trong của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của Văn phòng bao gồm các yếu tố tự nhiên và xã hội; đó chính là môi trường hoạt động của Văn phòng. Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau, đan xen tác động lẫn nhau, thậm chí có thể chuyển hóa cho nhau như chính trị, kinh tế, xã hội… việc nghiên cứu môi trường hoạt động của Văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến yếu tố môi trường để khai thác những ảnh hưởng tốt và hạn chế ảnh những hưởng xấu của môi trường đến hoạt động của văn phòng. Quan trọng và trực tiếp là sự tác động của các yếu tố bên trong quyết định hiệu quả hoạt động của Văn phòng. Yếu tố bên trong cũng đa dạng phong phú cần quan tâm toàn diện.
- Xét về yếu tố khách quan (yếu tố bên ngoài), trong mối quan hệ thực hiện nhiệm vụ, Văn phòng còn bị tác động bởi các yếu tố như: Mối quan hệ chấp hành của Văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp mình; với cơ quan hành chính cấp trên; các quy định của pháp luật và các hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành, lĩnh vực có liên quan. Mối quan hệ ngang cấp, giao tiếp giữa Văn phòng với các sở ngành, huyện, thị khác. - Xét về yếu tố chủ quan (yếu tố bên trong), nhìn chung, công tác văn phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, nhưng cơ bản có các yếu tố sau đây: + Thứ nhất, nó bị chi phối bởi cách tổ chức cơ quan, công sở. Cơ quan càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc của Văn phòng càng phức tạp.
Nhiều khi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả trường hợp cơ quan không 13 có nhiều đơn vị, tổ chức; mà là do chức năng của đơn vị được phân định không rõ ràng. Thực tế cho thấy, trong hệ thống bộ máy Nhà nước hiện nay, việc xác định chức năng của từng cơ quan nhiều khi không rõ ràng làm cho công tác văn phòng càng trở nên phức tạp.