CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SAM PHAN 1. Khái niệm Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. Trước khi nghiên cứu Văn phòng UBND huyện, cần thiết phải làm rõ khái niệm về văn phòng. Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị có sự hoạt động của văn phòng.
Đó là bộ máy, bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, nhằm đảm bảo công tác lãnh đạo, quản lý được tập trung thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều khái niệm về văn phòng: - Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê biên soạn định nghĩa về văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan như: Văn phòng UBDN huyện, Văn phòng Bộ trưởng.” - Theo Đại từ điển Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên, văn phòng được giải thích là “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan” - Văn phòng còn được hiểu theo nghĩa như trong: “Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng” do Hồ Ngọc Cần chủ biên đã tổng kết: Văn phòng là một phòng làm việc của lãnh đạo. Người ta có thể gọi là “Văn phòng giám đốc”, “Văn phòng nghị sỹ”. Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị; là địa điểm của mọi cán bộ - công chức hàng ngày đến đó để thực thi nhiệm vụ như “Văn phòng bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân đân’.
Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong các xí nghiệp. - Vương Hoàng Tuấn trong “Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng”, đã nêu khái niệm: “Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng đó là bộ máy giúp việc của cơ quan”. 7 - Theo Hồ Ngọc Cẩn thì cách hiểu trên điều đó có khía cạnh đúng nhưng mà chỉ phản ánh được những khía cạnh nào đó của thuật ngũ văn phòng và ông đã nêu ra khái niệm như sau: “ Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức”. - Theo Nguyễn Hữu Trí – Ban tổ chức Trung ương Đảng – trong cuốn Hội thảo khoa học về Quản trị Văn phòng – Lý luận và thực tiễn và cuốn Nghiệp vụ văn phòng đã quan niệm như sau: + Theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ máy quản lý của các đơn vị cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng.
Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu của tổ chức. + Theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những công việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không có đầy đủ tư cách pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Dù được hiểu theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, được quản lý điều hành theo mục tiêu nhất định.
Nhưng thông thường thì thuật ngữ “Văn phòng” tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn thuật ngữ “Văn phòng” được hiểu theo nghĩa rộng vì thuật ngữ này trùng với thuật ngữ “cơ quan, đơn vị”. Như vậy có thể xem xét Văn phòng dưới các góc độ sau: - Về nội dung công việc, hoạt động của văn phòng là loại hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất kỹ thuật cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạn theo luật định. - Về hình thức, văn phòng là một tập hợp có tổ chức trụ sở làm việc, có phương tiện vật chất và con người để thực hiện nhiệm vụ. 8 Có những khái niệm về văn phòng khác nhau nhưng chúng ta có thể đưa ra nghĩa về văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn vị, là nơi thu thập, xử lí thông tin hỗi trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Chức năng, nhiệm vụ và vai trò của Văn phòng UBND huyện 1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện. Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp việc do Chủ tịch UBND chỉ đạo, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cở sở vật chất ,kỹ thuật cho hoạt động của UBND. Như vậy, văn phòng có các chức năng nhiệm vụ sau: 1.
Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc kiểm tra các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thi trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi đuợc phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật. Thu thập, xử lý Thông tin, chuẩn bị các báo cáo phụ vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đuợc giao theo quy định của pháp luật.
Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của văn phòng UBND huyện. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị sự nghiệp và Chủ tịch UBND xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án đuợc phân công phụ trách. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các văn phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định. Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với huyện ủy, thường trực huyện uỷ, thường trực uỷ ban MTTQ huyện và các đoàn thể nhân dân và các cơ quan, tổ chức của trung ương, của tỉnh đóng trên địa bản huyện.
Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phương, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn giấy tờ, văn thư, hành chính, tin học hoá hành chính nhà nước của UBND huyện. Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của văn phòng UBND huyện. Phối hợp với phòng nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trử, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật 11.
Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của văn phòng UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, chủ tịch UBND huyện và tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện. Xây dựng kế hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức cơ quan. Quản lý tổ chức bộ máy, biến chế , cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất - kỹ thuật đuợc giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao như sau: Một là, chức năng tham mưu tổng hợp: là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất để giúp thường trực UBND nắm bất thông tin về triển khai thực hiện Nghị quyết, các kiến nghị của cử tri; đồng thời giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện để ra quyết định để chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả. Đây là chức năng quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và giảm sát của UBND. Để thực hiện chức năng này văn phòng phải tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau: - Công tác thu thập thông tin và báo cáo; bao gồm việc thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo định kỳ về kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng kể cả các báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo sơ kết, tổng kết phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND huyện; chuẩn bị nội dung và đôn đốc các phòng ban, ngành thuộc huyện trả lời, giải quyết các kiến nghị. - Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động của UBND huyện để chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn cơ sở.
11 - Theo dõi, đôn đốc các phòng ban chức năng, UBND các xã,thị trấn thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, thực hiện các quyết định, chỉ thị của UBND huyện và các chương trình, kế hoạch đã định. - Thẩm tra, đôn đốc việc chuẩn bị phương án, đề án, văn bản do các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện dự thảo; trình UBND huyện phê duyệt ký ban hành đảm bảo đúng yêu cầu, nội dung, thủ tục, đúng chủ trương của Đảng và pháp luật của Nhà nước. - Tổ chức thực hiện quy trình tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế hành chính “ một cửa” nhằm phục vụ cho yêu cầu giải quyết công việc của công dân, tổ chức đến liên hệ tại UBND huyện; - Tham mưu công tác tiếp công dân, hướng dẫn, chuyển đơn thư, chuẩn bị nội dung, điều kiện cần thiết để lãnh đạo UBND huyện tiếp công dân. Hai là, chức năng đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của UBND huyện.