phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn đƣợc bố cục thành ba chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về chất lƣợng công tác văn phòng Chƣơng 2: Thực trạng chất lƣợng công tác văn phòng tại Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ƣơng Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tácvăn phòng tại Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ƣơng 5 Luan van Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Những vấn đề chung về công tác văn phòng 1. Khái niệm về văn phòng Khi một tổ chức ra đời, dù đƣợc tổ chức theo quy mô lớn hay nhỏ đều phải có định hƣớng, mục tiêu phát triển. Để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra, các nhà quản lý phải tiến hành sắp xếp cơ cấu tổ chức và điều hành các hoạt động.
Mà để điều hành tổ chức đạt hiệu quả, các nhà quản lý phải dựa vào bộ phận hỗ trợ, tham mƣu để tiến hành thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cũng nhƣ đảm bảo các yêu cầu về mặt cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của tổ chức. Văn phòng là một bộ phận có chức năng nhƣ vậy và nó tồn tại nhƣ một yêu cầu cần thiết cho bất cứ một tổ chức nào. Trên thực tế hiện nay, khái niệm văn phòng có thể đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, tuỳ theo cách tiếp cận khác nhau, có thể nêu ra một số quan điểm nhƣ sau: Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi đảm bảo công tác hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức [12, tr10]. Văn phòng đƣợc hiểu là nơi làm việc của lãnh đạo hoặc một ngƣời có chức vụ cao nhƣ Văn phòng Tổng thống, Văn phòng Chủ tịch nƣớc, Văn phòng Thủ tƣớng, Văn phòng Quốc hội; Văn phòng của cơ quan đoàn thể ở Trung ƣơng [12, tr.10] Hay văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.
Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì thành lập phòng hành chính. Văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lƣu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thƣ. 6 Luan van Văn phòng trong các cơ quan nhà nƣớc cũng đƣợc hiểu là đơn vị có nhiệm vụ giao tiếp, giải quyết công việc giữa cơ quan này và cơ quan khác, nơi có nhiệm vụ tiếp xúc với ngƣời dân, với khách quốc tế và khách trong nƣớc đến để giao tiếp, làm việc, đối thoại, phục vụ cho nhiệm vụ chung của cơ quan nhà nƣớc. Có thể hiểu định nghĩa văn phòng theo nghĩa chung nhất nhƣ sau: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó2 Nhƣ vậy, có thể thấy văn phòng đƣợc hiểu với nhiều nghĩa khác nhau, tuy nhiên dù hiểu theo cách nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan, có hệ thống tổ chức và đƣợc điều hành theo một trật tự nhằm hƣớng tới mục tiêu nhất định.
Từ những phân tích trên có thể hiểu khái niệm văn phòng ở ba khía cạnh nhƣ sau: Thứ nhất, văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc cho lãnh đạo, có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định quản lý. Với khía cạnh này, văn phòng đƣợc xem là một tổ chức hoàn chỉnh với chức năng, nhiệm vụ, con ngƣời cụ thể và những thiết chế cần thiết cho quá trình hoạt động của tổ chức. Thứ hai, văn phòng là một dạng hoạt động của tổ chức. Với khía cạnh này, văn phòng là một dạng hoạt động nghề nghiệp, thực hiện việc thu thập, xử lý thông tin, phụ trách công văn, giấy tờ cho tổ chức.
Thứ ba, văn phòng là nơi diễn ra mọi hoạt động của tổ chức. Với khía cạnh này, văn phòng bao gồm các điều kiện vật chất, trụ sở làm việc, con ngƣời để đảm bảo hoạt động của tổ chức. Nhƣ vậy, có thể khẳng định văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, từ cơ quan nhà nƣớc ở trung ƣơng đến cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng, các tổ chức chính trị, các tổ chức xã hội, các tổ chức 7 Luan van kinh tế… Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng tổ chức mà văn phòng có tên gọi, hình thức tổ chức khác nhau nhƣ: Văn phòng đƣợc tổ chức nhƣ một bộ phận trong tổ chức (phòng/bộ phận hành chính tổng hợp), nhƣ một cơ quan chuyên môn (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ, Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND huyện)… Dù có tên gọi hay cách thức tổ chức khác nhau nhƣng văn phòng trong tổ chức vẫn tồn tại nhƣ một tất yếu, là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức. Đó là bộ phận thực hiện chức năng tham mƣu, giúp việc, phục vụ cho lãnh đạo cơ quan đảm bảo công tác chỉ đạo, điều hành đƣợc tập trung, thống nhất, hoạt động của cơ quan diễn ra thƣờng xuyên, liên tục và có hiệu quả.
Từ những phân tích trên chúng ta có thể hiểu chung nhất về văn phòng nhƣ sau: “ Văn phòng là bộ phận giúp việc của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”. Hoạt động công tác văn phòng rất quan trọng không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình cần phải tổ chức tốt công tác văn phòng, bởi đây là bộ phận giúp việc trực tiếp cho toàn bộ hoạt động của cơ quan nói chung và cho lãnh đạo cơ quan nói riêng. Văn phòng là nơi hình thành nên “bộ nhớ” của lãnh đạo, đồng thời là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo, chính vì vậy nhiều ngƣời quan niệm “văn phòng là bộ nhớ của thủ trƣởng, tai mắt của các đơn vị”.
Nếu văn phòng đƣợc tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp, việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan sẽ thông suốt, đảm bảo tập trung thống nhất, thƣờng xuyên, liên tục, có chất lƣợng và hiệu quả cao. 8 Luan van Công tác văn phòng bao gồm những công việc liên quan đến tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Có thể hiểu, công tác văn phòng là toàn bộ những công việc liên quan đến hoạt động tham mưu tổng hợp,quản trị hậu cần, phục vụ sự điều hành, quản lý của lãnh đạo và đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào thực hiện tốt các nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng thực hiện chức năng quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ cụ thể nhằm đảm bảo yêu cầu tham mƣu tổng hợp, giúp việc cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức. Văn phòng bao gồm hai chức năng chính là chức năng tham mƣu, tổng hợp và chức năng hậu cần. Ngoài ra, văn phòng còn có chức năng thay mặt (đại diện) cơ quan, tổ chức trong các hoạt động giao tiếp với bên ngoài khi cần thiết. Chức năng của Văn phòng a.Chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mƣu, tổng hợp có thể hiểu là việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin và đƣa ra những kiến nghị, những ý kiến đóng góp phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo.
Ngoài ra, công tác tham mƣu tổng hợp của Văn phòng còn bao gồm hoạt động giám sát, đánh giá việc thi hành các kết luận, quyết định của cấp trên, kịp thời báo cáo và đề xuất những biện pháp giải quyết thích hợp. Đây là một trong những chức năng quan trọng của Văn phòng, bởi lẽ nếu chức năng này đƣợc thực hiện tốt, Văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo thoát khỏi tình trạng phải làm những công việc không đáng có, để công tác chỉ đạo, điều hành công việc đƣợc khoa học, hiệu quả hơn; đảm bảo sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan; đảm bảo hoạt 9 Luan van động của cơ quan tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ cƣơng, kỷ luật; giữ đƣợc vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dƣới, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung. Tham mƣu, tổng hợp là hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Tham mƣu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Hai nội dung tham mƣu và tổng hợp luôn gắn liền với nhau, việc tách bạch hai nội dung trên là không cần thiết, trong nhiều trƣờng hợp là không thể thực hiện đƣợc hoặc dẫn tới việc phiến diện, chủ quan trong hoạt động ra quyết định quản lý. Muốn có đƣợc quyết định đúng đắn, ngƣời lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét đến các yếu tố khách quan nhƣ: ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp, việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận Tham mƣu, tổng hợp của văn phòng. Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có tính chủ quan hoặc khách quan.