Tổng quan nghiên cứu

Công tác văn thư đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng phổ biến. Tại Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 (BV TWQD 108), một trong những bệnh viện đa khoa, chuyên khoa sâu tuyến cuối của toàn quân và quốc gia, công tác văn thư không chỉ đảm bảo thông tin phục vụ quản lý mà còn góp phần bảo mật thông tin và nâng cao hiệu quả hoạt động khám chữa bệnh. Qua khảo sát số liệu từ năm 2019 đến 2023, công tác văn thư tại BV TWQD 108 đã có nhiều chuyển biến tích cực nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế như kiêm nhiệm cán bộ văn thư, năng lực chưa đồng đều và việc thực hiện quy định còn hạn chế.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư tại BV TWQD 108, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động văn thư của BV TWQD 108 trong giai đoạn 2013-2023, với trọng tâm là Phòng Tham mưu Hành chính và Ban Văn thư - Lưu trữ. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cải thiện chất lượng quản lý văn bản, bảo mật thông tin và hỗ trợ hiệu quả công tác chuyên môn của bệnh viện, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và quản trị bệnh viện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản trị văn phòng và quản lý công tác văn thư, trong đó có:

  • Lý thuyết tổ chức và quản lý: Tổ chức được hiểu là quá trình thiết kế bộ máy, sắp xếp và sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu chung. Quản lý là hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hành động trong tổ chức để đạt hiệu quả cao nhất.
  • Lý thuyết công tác văn thư: Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, quản lý, giải quyết văn bản và quản lý con dấu, nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý và bảo mật thông tin.
  • Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác văn thư: Tập trung - dân chủ, quyền hạn tương xứng với trách nhiệm, thống nhất trong tổ chức, tuân thủ quy trình, tiết kiệm và hiệu quả.
  • Mô hình tổ chức quản lý công tác văn thư tại cơ quan nhà nước: Bao gồm tổ chức bộ phận phụ trách, tuyển chọn cán bộ chuyên trách, ban hành quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra và đánh giá.

Các khái niệm chính gồm: tổ chức quản lý, công tác văn thư, văn bản điện tử, bảo mật thông tin, quy trình nghiệp vụ văn thư.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Số liệu thu thập từ BV TWQD 108 trong giai đoạn 2013-2023, bao gồm thống kê văn bản đi - đến, cơ cấu tổ chức, số lượng và trình độ cán bộ văn thư, các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
  • Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng bảng hỏi và phỏng vấn sâu với Ban Giám đốc, Trưởng phòng Tham mưu Hành chính, Ban Văn thư - Lưu trữ và nhân viên để đánh giá thực trạng, ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân.
  • Phương pháp phân tích, thống kê: Xử lý số liệu thu thập được để tổng hợp, phân tích các chỉ số về tổ chức, nhân sự, hiệu quả công tác văn thư.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn tổ chức quản lý công tác văn thư tại BV TWQD 108, so sánh với các nghiên cứu và quy định hiện hành.
  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong năm 2023, tập trung khảo sát số liệu 5 năm gần nhất (2019-2023) và phân tích toàn bộ giai đoạn 2013-2023.

Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ cán bộ, nhân viên Phòng Tham mưu Hành chính (83 người), trong đó có 6 nhân viên Ban Văn thư - Lưu trữ chuyên trách.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ phận phụ trách công tác văn thư: BV TWQD 108 đã thành lập Phòng Tham mưu Hành chính với 3 Ban, trong đó Ban Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư. Cơ cấu tổ chức rõ ràng, phù hợp với quy mô và chức năng của bệnh viện. Số lượng nhân sự tại Phòng Tham mưu Hành chính là 83 người, trong đó Ban Văn thư - Lưu trữ có 6 nhân viên chuyên trách, chiếm khoảng 7,2% tổng số nhân sự phòng.

  2. Năng lực và trình độ cán bộ văn thư: Đội ngũ cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn phù hợp, tuy nhiên năng lực và nhận thức còn chưa đồng đều. Việc kiêm nhiệm công tác văn thư ở một số bộ phận gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Tỷ lệ cán bộ chuyên trách chiếm khoảng 7,2%, trong khi phần lớn công việc văn thư vẫn do các cán bộ kiêm nhiệm thực hiện.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin: BV TWQD 108 đã áp dụng hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành điện tử (V-Office, E-Office), góp phần nâng cao hiệu quả xử lý văn bản. Số lượng văn bản đi - đến được xử lý qua hệ thống điện tử tăng trung bình 15% mỗi năm trong giai đoạn 2019-2023.

  4. Thực hiện quy định và quy trình: Việc thực hiện các quy định, quy chế, quy trình về công tác văn thư còn hạn chế, chưa đồng bộ và chưa được kiểm tra, đánh giá thường xuyên. Khoảng 30% cán bộ được khảo sát cho biết chưa được đào tạo nghiệp vụ văn thư đầy đủ.

Thảo luận kết quả

Việc tổ chức bộ phận phụ trách công tác văn thư tại BV TWQD 108 đã đáp ứng được yêu cầu về cơ cấu và chức năng, phù hợp với quy mô bệnh viện hạng đặc biệt. Tuy nhiên, sự kiêm nhiệm và năng lực chưa đồng đều của cán bộ văn thư ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý văn bản và bảo mật thông tin. Kết quả này tương đồng với các nghiên cứu trong ngành y tế và quân đội, cho thấy nhu cầu nâng cao đào tạo và chuyên môn hóa công tác văn thư.

Ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo bước tiến quan trọng, giúp giảm thời gian xử lý văn bản và tăng tính chính xác. Tuy nhiên, việc chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy trình và thiếu kiểm tra, đánh giá làm giảm hiệu quả tổng thể. Các biểu đồ thể hiện tỷ lệ văn bản điện tử xử lý và mức độ đào tạo cán bộ sẽ minh họa rõ nét hơn các phát hiện này.

Việc tổ chức quản lý công tác văn thư tốt không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính mà còn góp phần bảo vệ bí mật thông tin, hỗ trợ công tác lưu trữ và phục vụ công tác chuyên môn của bệnh viện. Do đó, cần có các giải pháp đồng bộ để khắc phục hạn chế hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và bồi dưỡng cán bộ văn thư

    • Tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ văn thư định kỳ, tập trung nâng cao kỹ năng quản lý văn bản và sử dụng công nghệ thông tin.
    • Mục tiêu: 100% cán bộ văn thư được đào tạo chuyên sâu trong vòng 12 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc BV TWQD 108 phối hợp với các cơ sở đào tạo chuyên ngành.

  2. Chuyên môn hóa và tăng cường nhân sự chuyên trách

    • Bố trí thêm nhân viên văn thư chuyên trách, giảm thiểu kiêm nhiệm để nâng cao hiệu quả công tác.
    • Mục tiêu: Tăng số lượng nhân viên chuyên trách lên ít nhất 10 người trong 2 năm tới.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Tham mưu Hành chính và Ban Giám đốc.

  3. Hoàn thiện và phổ biến quy chế, quy trình công tác văn thư

    • Rà soát, cập nhật các quy định nội bộ phù hợp với quy định pháp luật và thực tiễn bệnh viện.
    • Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy trình cho toàn bộ cán bộ, nhân viên.
    • Mục tiêu: 100% cán bộ nắm rõ và thực hiện đúng quy trình trong 6 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Văn thư - Lưu trữ phối hợp với Phòng Tổ chức.

  4. Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

    • Đầu tư nâng cấp hệ thống quản lý văn bản điện tử, tích hợp chữ ký số và bảo mật thông tin.
    • Mục tiêu: 90% văn bản được xử lý qua hệ thống điện tử trong 1 năm tới.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Công nghệ Thông tin phối hợp Ban Văn thư.

  5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá và khen thưởng

    • Thiết lập hệ thống kiểm tra định kỳ, đánh giá hiệu quả công tác văn thư, khen thưởng kịp thời các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt.
    • Mục tiêu: Kiểm tra ít nhất 2 lần/năm, nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Phòng Thanh tra.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý bệnh viện

    • Hỗ trợ xây dựng chính sách, quy trình quản lý công tác văn thư phù hợp với đặc thù bệnh viện đa khoa, chuyên sâu.
    • Use case: Cải thiện hiệu quả quản lý văn bản, nâng cao bảo mật thông tin.

  2. Nhân viên văn thư và lưu trữ trong các cơ quan y tế, quân đội

    • Nâng cao kiến thức nghiệp vụ, áp dụng các giải pháp thực tiễn để nâng cao hiệu quả công tác.
    • Use case: Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng quản lý văn bản và sử dụng công nghệ.

  3. Các nhà nghiên cứu và giảng viên chuyên ngành quản trị văn phòng, lưu trữ học

    • Tham khảo mô hình tổ chức, phương pháp nghiên cứu và kết quả thực tiễn để phát triển nghiên cứu sâu hơn.
    • Use case: Soạn thảo giáo trình, đề xuất chính sách đào tạo.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và Bộ Quốc phòng

    • Làm cơ sở đánh giá, hoàn thiện các quy định, hướng dẫn về công tác văn thư trong các đơn vị thuộc Bộ.
    • Use case: Xây dựng khung pháp lý, kiểm tra, giám sát công tác văn thư.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công tác văn thư tại BV TWQD 108 có điểm gì nổi bật?
    BV TWQD 108 tổ chức bộ phận văn thư chuyên trách trong Phòng Tham mưu Hành chính với cơ cấu rõ ràng, áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử hiện đại, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý văn bản và bảo mật thông tin.

  2. Những khó khăn chính trong công tác văn thư hiện nay là gì?
    Chủ yếu là sự kiêm nhiệm cán bộ văn thư, năng lực chưa đồng đều, thiếu đào tạo chuyên sâu và việc thực hiện quy trình chưa nghiêm túc, dẫn đến hiệu quả quản lý chưa tối ưu.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác văn thư?
    Cần tăng cường đào tạo, chuyên môn hóa nhân sự, hoàn thiện quy trình, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường kiểm tra, đánh giá thường xuyên.

  4. Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư?
    Công nghệ giúp tự động hóa quy trình xử lý văn bản, giảm thời gian, tăng tính chính xác và bảo mật, đồng thời hỗ trợ lưu trữ và tra cứu hiệu quả.

  5. Ai chịu trách nhiệm chính trong tổ chức quản lý công tác văn thư?
    Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm toàn diện, giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Tham mưu Hành chính tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư trong phạm vi đơn vị.

Kết luận

  • Công tác văn thư tại BV TWQD 108 đã được tổ chức bài bản với bộ máy chuyên trách và ứng dụng công nghệ hiện đại, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.
  • Tuy nhiên, còn tồn tại hạn chế về nhân sự kiêm nhiệm, năng lực chưa đồng đều và việc thực hiện quy trình chưa nghiêm túc.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp cụ thể như đào tạo chuyên sâu, tăng cường nhân sự chuyên trách, hoàn thiện quy trình và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Các giải pháp này cần được triển khai trong vòng 1-2 năm để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, góp phần hỗ trợ hoạt động chuyên môn và bảo mật thông tin bệnh viện.
  • Khuyến nghị các cơ quan, tổ chức liên quan nghiên cứu, áp dụng mô hình và giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.

Hành động tiếp theo: Ban Giám đốc BV TWQD 108 cần chỉ đạo triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tổ chức đánh giá định kỳ để đảm bảo hiệu quả và sự phát triển bền vững của công tác văn thư.