phần mở đầu của Luận văn, tác giả đã trình bày lý do lựa chọn đề tài “tổ chức quản lý công tác văn thư của Bệnh viện Trung ương Quân đội 108” làm luận văn tốt nghiệp; trình bày sơ lược một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ nói chung và tổ chức quản lý công tác văn thư nói riêng. Trình bày mục tiêu và 04 nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và cuối cùng là bố cục của luận văn, làm cơ sở cho các chương tiép theo của luận văn. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LY VE TO CHỨC QUAN LY CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác văn thư 1.
Một số khái niệm có liên quan a. Khái niệm tổ chức và quản lý Tổ chức là hoạt động cần thiết dé xác định cơ cau bộ máy của hệ thống, xác định công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản lý hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền han cụ thé dé thực hiện nhiệm vụ được giao. Tổ chức chỉ tồn tại và hoạt động có hiệu quả khi nó phù hợp với những điều kiện khách quan và phục vụ mục tiêu nhất định. Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về tổ chức nhưng theo các tác giả trong cuốn “Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng”, có 3 cách hiểu cơ bản: - Tổ chức (động từ) là một loạt các hoạt động sắp xếp, thiết lập, phối hợp các yếu tố hoặc bộ phận, hoạt động thành một chỉnh thể, theo một trật tự hoặc một hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra.
Ví dụ: tổ chức bộ máy làm việc, tô chức công việc, tô chức hệ thống thông tin. 119] - Tổ chức (danh từ) là một tập hợp trong đó bao gồm nhiều cá thé, hoặc gồm nhiều yếu tố được thiết lập, sắp xếp thành một hệ thống với mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung. Ví dụ: các t6 chức đoàn thé, tổ chức phi chính phủ [25; tr.119] - Tổ chức (tính từ) dé chỉ những hoạt động hoặc những thiết chế, những hệ thống đã được sắp đặt, điều hành theo một trật tự nhất định, có tính khoa học và có quan hệ chặt chẽ với nahu. Ví dụ: cơ quan là một tập thể có tô chức; làm việc có t6 chức.
12 Trong nội dung luận văn, tổ chức được thống nhất cách hiểu là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung. Quản lý là một hoạt động đặc biệt của con người. Hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của tổ chức. Bản chất của quản lý là phối hợp những nỗ lực cá nhân, những nguồn lực riêng lẻ thành một hợp lực dé đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Quản lý gan lién với việc su dụng triệt dé mọi nguồn lực trong việc phát triển và điều hành các chiến lược của tổ chức “Quản lý” van là khái niệm được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau như: Theo “Giáo trình Khoa học quản lý” do tác giả Phạm Ngọc Thanh chủ biên: “Quản lý bao gồm các hoạt động thiết Iáp|chiển heợc của một|tô chức và điều phối hoạt động của cá nhân trong tổ chức để hoàn thành các mục: tiêu phông qua việc áp dụng các|nguồn lực] Inehflyalnhân lực] Thuật ngữ quản lý cũng có thê chỉ những người quản lý một tổ chức ˆ [34: tr. 14] Theo các tác giả Viện nghiên cứu hành chính, Học viện Hành chính Quốc gia trong cuốn ““Thuật ngữ hành chính, 2002”: “Quản lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dan, kiểm tra.các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chỉ phí thấp nhất” [37; tr. 16] Cùng có cách định nghĩa tương tự, “Giáo trình Quan lý hành chính nha nước, tập 1,2021” của các tác giả thuộc Học viện Hành chính Quốc gia cho rằng: “Quan lý là sự tác động có ý thức dé chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi của con người dé hướng tới mục dich, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan” [17; tr. 8] 13 Tóm lại, trong nội dung luận văn, khái niệm quản lý được hiểu là “tién trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tat cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra” [10; tr.17] Khái niệm tô chức quản lý trong luận văn được thống nhất cách hiểu là tập hợp những biện pháp được chủ thê quản lý áp dụng nhằm đảm bảo những điều kiện cơ bản về bộ máy và nhân sự; thiết lập quy chế pháp lý; phô biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá.
Những biện pháp này nhằm tổ chức thống nhất và kiểm soát hiệu quả hoạt động của tổ chức. Khái niệm công tác văn thư Theo PGS. Vương Đình Quyên, văn thư là một từ có nguồn gốc từ tiếng Hán. Thuật ngữ này được các nhà nước phong kiến Trung Quốc sử dụng và du nhập vào nước ta từ thời Bắc thuộc.
Nghĩa nguyên gốc là chỉ các loại văn bản, giấy tờ, hiện nay, văn thư được hiểu là bộ phận có nhiệm vụ đăng ký, tiếp nhận, quan ly văn bản của các cơ quan, tổ chức (ví dụ: Tổ văn thư) hoặc chỉ người làm nhiệm vụ đăng ký, tiếp nhận, quan lý văn ban của cơ quan, tổ chức (văn thư cơ quan, nhân viên văn thư). Trong hoạt động quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế. (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), văn bản là phương tiện được sử dung phổ biến dé ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Dé quản ly nhà nước về công tác văn thư ngày 05/3/2020 của Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, tại Điều 1 xác định “Công tác văn thư là một bộ phận gan liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức.
Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bang văn bản phục vụ cho công tác quản lý, gom toàn bộ những công việc về xây dựng và ban hành văn bản, tô chức quản lý giải quyết văn bản hình 14 thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước, các tô chức chính trị, xã hội và các don vị vũ trang gọi chung là cơ quan". Các khái niệm trên đều thống nhất với nhau về nội hàm cơ bản của công tác văn thư gồm soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tô chức nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Hiểu theo nghĩa rộng: công tác văn thư là toàn bộ những công việc liên quan đến tô chức soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quan lý và giải quyết văn bản; tổ chức lập hồ sơ; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tô chức, đoàn thể. Hiểu theo nghĩa hẹp: Công tác văn thư là công tác tổ chức quản lý và giải quyết công văn, giấy tờ; quản lý và sử dụng con dấu văn thư của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư gắn với nhiệm vụ của bộ phận văn thư và nhân viên văn thư chuyên trách của mỗi cơ quan, tổ chức. Tóm lại, nội dung công tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Khái niệm tổ chức quản lý công tác văn thư Trên cơ sở khái niệm tô chức quản lý và khái niệm công tác văn thư được trình bày ở trên, có thé hiểu: Tổ chức quan lý công tác văn thư là tư duy và những biện pháp mà nhà quản trị cần áp dụng nhằm đảm bảo những điều kiện cơ bản về bộ máy và nhân sự; thiết lập quy chế pháp lý; phố biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá. Những biện pháp này nhằm tổ chức thống nhất và kiểm soát hiệu quả công tác văn thư trong cả nước cũng như trong từng cơ quan, tô chức, đơn vị.
Đây là những biện pháp thuộc trách nhiệm của người 15 đứng đầu cơ quan, tổ chức và của người người được giao quyên, ủy quyên. Công tác văn thư gồm nhiều nội dung, liên quan đến hầu hết các cán bộ trong cơ quan, tô chức. Chính vì vậy, dé dam bảo tính khoa học và thong nhất, mỗi nội dung lại có quy trình và phương pháp cụ thê (còn gọi là nghiệp vụ văn thư). Trong quá trình làm việc, tất cả những người liên quan đến công tác văn thư (từ lãnh đạo đến chuyên viên, đặc biệt là nhân viên văn thư chuyên trách) đều phải tuân thủ và thực hiện đúng các quy trình và phương pháp đó.
Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác văn thư Dé tổ chức quản lý công tác văn thư được khoa học và hiệu quả, các cơ quan, tổ chức can tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau đây: a. Tập trung - dân chủ Tập trung - dân chủ là nguyên tắc cơ bản trong quản lý nói chung và quản lý công tác văn thư nói riêng. Thực hiện nguyên tắc tập trung - dân chủ là cơ sở đảm bảo cho sự thống nhất về tư tưởng, ý chí và hành động trong toàn bộ tô chức. Nội dung nguyên tắc tập trung - dân chủ trong tổ chức quản lý công tác văn thư được thé hiện thông qua việc nhà quản trị kết hợp hài hòa giữa dân chủ và tập trung trong quá trình chỉ đạo, điều hành, đặc biệt là ban hành, tổ chức, kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định về công tác văn thư.