phần mở đầu, kết luận và phụ lục kèm theo, nội dung của đề tài này gồm các chƣơng sau: Chƣơng 1. Giá trị của tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai Chƣơng 2. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai – Thành quả và hạn chế Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1 GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI 1. Một số vấn đề cơ bản về tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ 1. Tài liệu lưu trữ a) Khái niệm về TLLT Theo Điều 1 của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia đƣợc ban hành năm 2001 thì “TLLT quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ đƣợc hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. TLLT quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu đƣợc ghi trên giấy, phim, ảnh, bằng hình, đĩa hình, bằng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong trƣờng hợp không còn bản chính, bản gốc thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Đến năm 2011, Luật Lƣu trữ đƣợc ban hành và trong Điều 2 của Luật đã giải thích khái niệm “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ” và “TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp”. [39] Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ Việt Nam” của PGS-TS. Dƣơng Văn Khảm đã nêu rõ “TLLT là tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ”. [22, tr 346] 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Từ các khái niệm trên cho thấy phần lớn TLLT có nguồn gốc từ văn thƣ, đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; nhƣng không phải tất cả tài liệu văn thƣ đều đƣợc xem là TLLT mà TLLT phải là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để đƣa vào bảo quản trong các phòng, kho lƣu trữ.
Nhƣ vậy, TLLT phải là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, đƣợc bảo quản trong các kho lƣu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. b) Đặc điểm của tài liệu lưu trữ Mặc dù hiện nay còn có những cách diễn đạt khác nhau về đặc điểm của TLLT, song cho dù đƣợc diễn đạt bằng phƣơng pháp nào thì TLLT cũng có những đặc điểm chính nhƣ sau: Một là, TLLT chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau. Hai là, TLLT là bản gốc, bản chính; do vậy, TLLT có đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản đảm bảo độ tin cậy và tính chính xác. Ba là, TLLT có giá trị pháp lý; làm bằng chứng chân thực cho các hoạt động quá khứ bởi vì nó chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các hiện tƣợng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử.
Bốn là, TLLT không phải là đối tƣợng đƣợc sản sinh ra để mua, bán, kinh doanh mà nó phải do Nhà nƣớc thống nhất quản lý. TLLT đƣợc đăng ký, nhà nƣớc bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhất của nhà nƣớc. 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ngày nay, do sự tiến bộ của xã hội và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân rất đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung với khối lƣợng ngày càng lớn. Tuy nhiên, TLLT có thể đƣợc chia thành các loại: - Tài liệu về quản lý Nhà nƣớc (Tài liệu hành chính): gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nƣớc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự…; bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào mỗi giai đoạn lịch sử và mỗi quốc gia nhất định (Thời phong kiến: Sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ.; hiện nay: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tƣ, Chỉ thị, Quyết định và các loại văn bản khác).
- Tài liệu về khoa học công nghệ (khoa học kỹ thuật): là tài liệu có nội dung phản ánh về các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các công trình cơ bản, thiết kế xây dựng các sản phẩm công nghiệp; tài liệu về điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên nhƣ: địa chất, khí tƣợng, thủy văn, bản đồ… bao gồm có nhiều loại nhƣ: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ… - Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu có nội dung ghi chép và phản ánh lại các sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong tự nhiên và xã hội bằng hình ảnh và âm thanh hoặc kết hợp hình ảnh và âm thanh nhƣ: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi từ.; bao gồm âm bản, dƣơng bản của các cuộn phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình,… - Tài liệu về văn học nghệ thuật: là tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ…; bao gồm các loại bản thảo, bản gốc các tác phẩm văn học nghệ thuật… - Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng. c) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trong thông đạt số 01-CT/VP ngày 03/01/1946, Hồ Chủ tịch đã khẳng định: “Tài liệu lƣu trữ có giá trị đặc biệt về phƣơng diện kiến thiết quốc gia”. Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia đƣợc Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội thông qua tại văn bản số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 và đƣợc Chủ tịch nƣớc công bố tại Lệnh số 03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 cũng ghi rõ: “Tài liệu lƣu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. TLLT quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, các đơn vị vũ trang nhân dân, các cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu.
Chính vì vậy, TLLT có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối đối với mọi mặt của đời sống xã hội, cụ thể: Về chính trị, các giai cấp trong xã hội đều sử dụng TLLT để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình; các quốc gia đều sử dụng TLLT để bảo vệ quyền lợi của quốc gia, dân tộc. Đối với nƣớc ta, Đảng và Nhà nƣớc ta sử dụng TLLT để nghiên cứu xây dựng đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách, kế hoạch phát triển đất nƣớc; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của đất nƣớc; đấu tranh chống lại các luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc của các thế lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và để củng cố tình đoàn kết hữu nghị giữa nƣớc ta với các nƣớc trên thế giới. Bên cạnh đó, TLLT đƣợc sử dụng để tuyên truyền, giáo dục quần chúng nhân dân lòng yêu nƣớc, những chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc trong từng thời kỳ lịch sử. Về kinh tế, TLLT có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành.
Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để TLLT sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân. 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Về khoa học, TLLT phản ánh khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội đƣơng thời nên nó mang tính khoa học cao, đƣợc sử dụng để nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của tự nhiên, xã hội và tƣ duy. TLLT là nguồn tƣ liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học; nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trƣớc đây vào công việc nghiên cứu hiện tại tránh đƣợc sự nghiên cứu đƣờng vòng hay nghiên cứu lại. Về lịch sử, tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử.
Nó luôn gắn liền và phản ánh trung thực quá trình hoạt động của một con ngƣời, một cơ quan, tổ chức và các sự kiện của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Thực tế đã chứng minh TLLT là nguồn sử liệu đặc biệt có giá trị và độ tin cậy cao nhất vì các tài liệu hầu hết đều đƣợc sinh ra đồng thời với các sự kiện lịch sử nên nó phản ánh khách quan và chân thực sự kiện. Vì vậy TLLT là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử. TLLT quốc gia, bao gồm bản chính, bản gốc, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên, do cháy nổ, chiến tranh, xung đột vũ trang, khủng bố hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi đƣợc.
Bên cạnh đó, chúng ta cũng thấy đƣợc rằng, TLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi nó đƣợc khai thác để phục vụ cho lợi ích chính đáng của ngƣời dân, lợi ích chung của xã hội. Vì vậy, việc bảo vệ và phát huy giá trị TLLT quốc gia là công việc có tính nguyên tắc bắt buộc mà bất kỳ quốc gia nào cũng phải quan tâm.