Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HIỆN NAY 1. Những vấn đề chung về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 1.Tài liệu lưu trữ TLLT là một sản phẩm của lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các CQ, cá nhân. Bất kỳ TL nào được sản sinh ra để phục vụ cho các hoạt động của xã hội tự bản thân nó đã mang một giá trị nhất định, giá trị ở đây được hiểu theo một cách chung nhất là chúng đã là công cụ, phương tiện được các nhà quản lý sử dụng cho các mục đích và các yêu cầu khác nhau (tính khách quan). Trong quá trình hoạt động của các CQ, TL được sản sinh ra ngày càng nhiều, rất phong phú về nội dung và rất đa dạng về hình thúc cũng như loại hình.
Từ đó, tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ , vị trí của từng CQ mà TL hình thành ra không giống nhau và phục vụ cho các mục đích khác nhau. Như vậy, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của những tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Khái niệm công tác xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để: 11 - Quy định thời hạn bảo quản cho từng loại TL hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế chính trị, khoa học,. - Lựa chọn bổ sung những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu đã hết giá trị để tiêu hủy.
- Các khái niệm trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ gồm: Xác định giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu, bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn, bảng thời hạn bảo quản ( Thông tư số 10/2022/TT-BNV); - Các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu (Điều 16 của Luật Lưu trữ). Tài liệu điện tử (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Điều 3); - Xây dựng các văn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu lưu trữ + Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (Quyết định số 1587/QĐ-TTg và công văn số 3516/VPCP-KGVX ) theo Thông tư số 10/2022TT-BNV Quy định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Phụ lục I, áp dụng đối với 13 nhóm hồ sơ, tài liệu (Thông tư số 10/2022/TT-BNV giảm 01 nhóm tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ so với Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức). Theo quy định tại Phụ lục I Thông tư số 10/2022/TT-BNV số hồ sơ quy định thời hạn bảo quản vĩnh viễn giảm nhiều và thời gian để lưu giữ hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản thấp hơn quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động đặc thù của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân a) Các nhóm tài liệu và hồ sơ thuộc các lĩnh vực hoạt động quy định tại Phụ lục II Thông tư số 10/2022/TT-BNV được quy định hoàn toàn mới so với Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời 1 hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trong đó bổ sung nhóm tài liệu của Hội đồng nhân dân. b) Nhóm tài liệu của Ủy ban nhân dân được bố cục theo nhiệm vụ quản lý nhà nước cho từng ngành, lĩnh vực.
Đối với những hồ sơ trong từng nhóm tài liệu (lĩnh vực quản lý nhà nước) không có hồ sơ nguyên tắc; hồ sơ chỉ đạo chung và chỉ đạo trực tiếp về từng lĩnh vực hoạt động; chương trình, kế hoạch, báo cáo của tỉnh… và tập công văn trao đổi về từng lĩnh vực hoạt động. Do vậy, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp cần căn cứ vào quy định tại Phụ lục II Thông tư này, chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ, tài liệu - Hội đồng xác định giá trị tài liệu ( Điều 18 Luật Lưu trữ). - Tiêu hủy tài liệu hết giá trị + Tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Quyết định số 1587/QĐ-TTg) tại Thông tư số 10/2022TT-BNV; + Với tài liệu điện tử (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Điều 11). Công tác xác định giá trị tài liệu 1.
Nội dung, nguyên tắc, tiêu chuẩn của công tác xác định giá trị tài liệu Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy đjnh thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản trong phông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để thiêu hủy. 2 Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt quá trình vận động của tài liệu: giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Ở giai đoạn văn thư, yêu cầu quan trọng nhất của việc xác định giá trị tài liệu là xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ; ở giai đoạn lưu trữ cơ quan là lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử; còn ở lưu trữ lịch sử thì nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu là tối ưu hóa thành phần tài liệu thuộc loại bảo quản vĩnh viễn.
Để định được thời hạn bảo quản tài liệu một cách chính xác cần xem xét đánh giá giá trị đích thực của tài liệu. Giá trị tài liệu được đánh giá, xem xét ở nhiều khía cạnh khác nhau song tập trung chủ yếu vào hai loại giá trị sau: Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị của những nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu. Những thông tin đó có thể phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cụ thể như: cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt động thanh tra, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công việc… Những tài liệu là các văn bản quản lý nhà nước sẽ cung cấp cho chúng ta những hiểu biết về hành lang pháp lý trong lĩnh vực hoạt động của mình.
Từ đó giúp các cơ quan, tổ chức và cá nhân xác định được một cách chính xác những công việc mình đang làm để đạt hiệu quả tối ưu. Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi những thông tin về công việc còn đang giải quyết mà giá trị thực tiễn của tài liệu còn thể hiện trong việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra, xem xét các hoạt động đã qua của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định tại giai đoạn lưu trữ hiện hành của cơ quan sản sinh tài liệu. Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là giá trị hiện hành của tài liệu. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu về công việc đó vẫn được lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tại lưu trữ hiện hành của cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan trung ương và năm năm đối với các cơ quan địa phương.
Khi tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử coi như chấm dứt khoảng thời gian giá 3 trị hiện hành của tài liệu, những thông tin trong tài liệu đã phát huy hết giá trị để phục vụ công việc thực tiễn hàng ngày. Những tài liệu được đưa vào bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tại lưu trữ lịch sử là những tài liệu có giá trị lịch sử. Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thông tin chứa đựng trong tài liệu phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội sau khi tài liệu đã hết giá trị hiện hành. Giá trị vốn của tài liệu không chỉ thể hiện ở nội dung thông tin mà còn thể hiện ở các yếu tố như: ngôn ngữ, chất liệu chế tác và hình thức của tài liệu.
Giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu là ý nghĩa nội dung tài liệu. Thực tế tài liệu có giá trị lịch sử thường chiếm tỷ lệ thấp so với tổng số tài liệu đã được lưu trữ tại lưu trữ hiện hành. Những tài liệu có giá trị lịch sử được định thời hạn bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn. Xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở ba bước: tại giai đoạn văn thư cơ quan, tại lưu trữ hiện hành của cơ quan sản sinh tài liệu và tại lưu trữ lịch sử.
Trong từng giai đoạn, đối với từng loại tài liệu cần vận dụng linh hoạt những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn phù hợp. Để thực hiện mục đích đề ra, công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm những nội dung cụ thể sau: Nghiên cứu và xác định rõ những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn cần vận dụng trong quá trình xác định giá trị của từng loại tài liệu trong từng giai đoạn cụ thể. Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu. Xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho từng loại cơ quan và các công cụ khác phục vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu.
Lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các trung tâm lưu trữ quốc gia. Loại huỷ những tài liệu hết giá trị. Những nội dung trên là những nội dung quan trọng của công tác xác định giá trị tài liệu và cần được thực hiện một cách đồng bộ.