Tổng quan nghiên cứu

Trong xu thế đổi mới căn bản giáo dục đại học và chuyển đổi mạnh mẽ sang phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ, hoạt động thông tin - thư viện đóng vai trò là trụ cột đảm bảo tài nguyên học thuật cho công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số 30/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ trên nền tảng Trường Trung học Y học dân tộc Tuệ Tĩnh thành lập từ năm 1971, là cơ sở đầu ngành của cả nước về đào tạo nhân lực y học cổ truyền. Quy mô của Học viện phát triển vượt bậc với 541 cán bộ cơ hữu, bao gồm 1 Giáo sư, 11 Phó giáo sư, 33 Tiến sĩ, 194 Thạc sĩ cùng hơn 4.123 học viên và sinh viên chính quy vào năm 2013, tạo ra một cộng đồng người dùng tin tiềm năng lên tới 4.667 người.

Tuy nhiên, công tác tổ chức và vận hành tại Trung tâm Thông tin – Thư viện của Học viện trong giai đoạn 2010 - 2014 vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Vốn tài liệu 53.560 bản sách còn mất cân đối giữa các chuyên ngành, hạ tầng công nghệ thông tin chưa được khai thác tối ưu trên diện tích sàn 1.000 m2, và đội ngũ cán bộ còn thiếu hụt về chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu. Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là khảo sát toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy, đánh giá cơ cấu nguồn lực thông tin, phân tích nhu cầu tin của ba nhóm bạn đọc chủ chốt, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp đồng bộ. Ý nghĩa thực tiễn của công trình nhằm nâng cao tỷ lệ thỏa mãn nhu cầu tin lên trên 85%, tối ưu hóa chu trình xử lý nghiệp vụ, và đưa thư viện trở thành trung tâm tri thức số phục vụ đắc lực cho chiến lược phát triển y dược học cổ truyền quốc gia.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên lý thuyết tổ chức và quản trị thư viện hiện đại của các học giả George P. Huber và Reuben R. McDaniel, tiếp cận chức năng tổ chức dưới góc độ thiết lập cơ cấu, phân công lao động khoa học và ủy quyền điều hành theo chuỗi giá trị thông tin. Luận văn vận dụng sáu mô hình tổ chức thư viện học kinh điển, bao gồm: mô hình theo nhóm bạn đọc, mô hình theo ngôn ngữ tài liệu, mô hình theo loại hình vật mang tin, mô hình theo chuyên ngành khoa học, mô hình theo chức năng quản lý, và mô hình tổ chức phối hợp đa chức năng nhằm tìm kiếm cấu trúc phù hợp nhất cho môi trường y dược.

Bên cạnh đó, nghiên cứu làm sáng tỏ các khái niệm nền tảng bao gồm: Người dùng tin (NDT), Nhu cầu tin (NCT), Vốn tài liệu (VTL) và Dây chuyền công nghệ thông tin - thư viện khép kín. Các hoạt động chuyên môn được đối chiếu theo những quy chuẩn quốc tế và quốc gia như Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2), Khung phân loại thập phân Dewey (DDC), Định dạng biên mục máy đọc được (MARC21), hệ thống mục lục tra cứu trực tuyến (OPAC) và phần mềm quản lý thư viện điện tử Elib. Khung pháp lý tham chiếu xuyên suốt gồm Pháp lệnh Thư viện năm 2000, Nghị định 72/2002/NĐ-CP của Chính phủ và Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg về việc ban hành Điều lệ trường Đại học.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên với cỡ mẫu khảo sát thực tế là 210 phiếu điều tra phát ra cho ba nhóm đối tượng người dùng tin trọng yếu trong Học viện. Kết quả thu về 187 phiếu hợp lệ, đạt tỷ lệ phản hồi chung 89,05%. Cơ cấu mẫu điều tra thực tế gồm: 7 phiếu từ cán bộ lãnh đạo, quản lý (đạt tỷ lệ 70%), 89 phiếu từ cán bộ và giảng viên trực tiếp giảng dạy (đạt tỷ lệ 89%), và 91 phiếu từ học viên cao học cùng sinh viên đại học (đạt tỷ lệ 91%).

Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập qua bảng hỏi kết hợp khảo sát trực tiếp, quan sát quy trình nghiệp vụ và phỏng vấn sâu cán bộ quản lý. Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ các báo cáo tổng kết giai đoạn 2010 - 2013, hồ sơ lưu trữ thống kê vốn tài liệu và sổ sách quản lý lưu thông của Trung tâm. Nghiên cứu lựa chọn phương pháp thống kê mô tả, phân tích định lượng kết hợp phân tích định tính và so sánh tỷ lệ phần trăm. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm lượng hóa chính xác mức độ thỏa mãn nhu cầu tin, đo lường tần suất sử dụng các dịch vụ thư viện, và làm rõ mối tương quan giữa đặc thù ngành học y dược với hành vi tìm kiếm thông tin trong giai đoạn từ năm 2010 đến cuối năm 2014.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, cơ cấu nguồn lực thông tin thể hiện sự mất cân đối rõ rệt giữa các chuyên ngành đào tạo. Tổng vốn tài liệu của thư viện gồm 9.792 tên với 53.560 bản sách. Trong đó, tài liệu Y học cổ truyền chiếm tỷ trọng áp đảo với 33.588 bản (chiếm 62,71% tổng số bản sách và 4.391 tên sách), trong khi tài liệu chuyên ngành Điều dưỡng chỉ có 934 bản (chiếm 1,74% với 95 tên sách) và tài liệu ngành Dược chỉ đạt 733 bản (chiếm 1,37% với 122 tên sách). Các lĩnh vực khoa học cơ bản, chính trị và xã hội chiếm 18.305 bản (chiếm 34,18% tổng số bản sách).

Thứ hai, nhân lực của Trung tâm còn mỏng và cơ cấu chuyên môn chưa đạt chuẩn đồng bộ. Toàn bộ trung tâm có 10 cán bộ với 100% trình độ đại học, tuy nhiên chỉ có 4 cán bộ được đào tạo chính quy chuyên ngành Thông tin – Thư viện (chiếm 40%), 6 cán bộ còn lại (chiếm 60%) tốt nghiệp các ngành khác như Công nghệ thông tin, Ngoại ngữ hoặc Bảo tàng. Về độ tuổi, lực lượng cán bộ khá trẻ khi nhóm từ 30-40 tuổi chiếm 50% (5 người), nhóm 25-30 tuổi chiếm 30% (3 người) và trên 40 tuổi chiếm 20% (2 người).

Thứ ba, có sự phân hóa sâu sắc về hành vi và nhu cầu sử dụng dịch vụ giữa các nhóm người dùng tin. Kết quả điều tra cho thấy 100% học viên và sinh viên lựa chọn dịch vụ đọc tại chỗ với 53,84% đến thư viện rất thường xuyên. Ngược lại, 71,43% cán bộ quản lý và 59,55% giảng viên lựa chọn dịch vụ mượn tài liệu về nhà, trong đó 100% cán bộ quản lý chỉ đến thư viện ở mức độ thỉnh thoảng. Nhu cầu về tài liệu tiếng Trung đạt mức 87,91% ở sinh viên và 30,33% ở giảng viên; nhu cầu tiếng Anh chiếm 25,28% ở sinh viên và 16,85% ở giảng viên.

Thứ tư, hạ tầng công nghệ thông tin đã được đầu tư 1 phòng máy 100 m2 với 45 máy trạm kết nối Internet và 1 máy chủ, nhưng mức độ khai thác tra cứu trực tuyến và dịch vụ Internet chỉ chiếm 5,61% ở nhóm giảng viên và 82,41% ở sinh viên.

Thảo luận kết quả

Sự phân hóa trong việc sử dụng dịch vụ bắt nguồn từ đặc thù công việc chuyên môn. Giảng viên và cán bộ quản lý thường có lịch làm việc không cố định, đồng thời được trang bị máy tính cá nhân tại phòng làm việc nên họ ưu tiên mượn tài liệu chuyên khảo về nhà (100% giảng viên có nhu cầu) thay vì đọc tại chỗ (chỉ chiếm 32,58%). Đối với sinh viên, áp lực tự học theo học chế tín chỉ cùng việc thiếu tài liệu chuyên ngành đã thúc đẩy 100% sinh viên đến phòng đọc tổng hợp 700 m2 với sức chứa hơn 200 chỗ ngồi.

Khi so sánh với các nghiên cứu tại các trường đại học chuyên ngành y dược trong nước, nhu cầu tiếp cận báo cáo khoa học (100% ở nhóm quản lý và 69,66% ở giảng viên) cùng kết quả nghiên cứu khoa học (84,27% ở giảng viên) luôn giữ vị trí then chốt. Nhu cầu tài liệu tiếng Trung chiếm tỷ lệ rất cao do tính chất đặc thù của nguồn thư tịch Hán Nôm và Trung y trong đào tạo y học cổ truyền. Các chỉ số này có thể được mô hình hóa trực quan thông qua biểu đồ tròn thể hiện cơ cấu nhân sự theo độ tuổi và biểu đồ cột so sánh tương quan giữa vốn tài liệu hiện có với nhu cầu thực tế của từng nhóm bạn đọc.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, bốn nhóm giải pháp hành động cụ thể được xác lập:

  1. Tái cấu trúc bộ máy tổ chức và chuẩn hóa năng lực đội ngũ: Ban Giám đốc Học viện và Lãnh đạo Trung tâm cần hoàn thiện mô hình tổ chức phối hợp giữa chức năng và chuyên ngành trong giai đoạn 2015-2016. Thực hiện chuẩn hóa nghiệp vụ thông tin - thư viện cho 60% cán bộ trái ngành, cử 100% cán bộ tham gia các khóa đào tạo nâng cao về ứng dụng công nghệ thông tin, biên mục chuẩn MARC21 và nâng cao trình độ ngoại ngữ chuyên ngành tiếng Trung, tiếng Anh.

  2. Cân đối và phát triển nguồn lực thông tin chuyên ngành: Trung tâm Thông tin – Thư viện chủ trì, phối hợp cùng Phòng Đào tạo và các Bộ môn tăng tỷ trọng tài liệu ngành Dược và Điều dưỡng từ mức dưới 2% hiện nay lên mức tối thiểu 10-15% tổng vốn tài liệu. Đặt mục tiêu bổ sung định kỳ 1.000 đến 1.500 đầu sách chuyên khảo và giáo trình mới mỗi năm trong giai đoạn 2015-2018; đồng thời số hóa 100% luận văn, luận án và các đề tài nghiên cứu khoa học đã nghiệm thu tại Học viện.

  3. Hiện đại hóa hạ tầng công nghệ và phát triển thư viện điện tử: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp Trung tâm nâng cấp toàn diện phần mềm quản lý tích hợp Elib, chuẩn hóa hệ thống tra cứu trực tuyến OPAC, tối ưu hóa đường truyền cho hệ sinh thái 45 máy trạm, hướng tới mục tiêu đạt trên 60% bạn đọc thường xuyên khai thác cơ sở dữ liệu số trong vòng 2 năm.

  4. Mở rộng liên kết chia sẻ tài nguyên và đẩy mạnh marketing thư viện: Trung tâm Thông tin - Thư viện chủ động thiết lập mạng lưới liên thông dữ liệu với Thư viện Y học Trung ương và các trường đại học khối ngành sức khỏe. Định kỳ tổ chức 2 khóa tập huấn kỹ năng tìm kiếm và đánh giá thông tin mỗi năm cho 100% sinh viên năm thứ nhất.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng cụ thể:

  1. Cán bộ quản lý giáo dục và lãnh đạo các trường đại học, học viện khối ngành y dược: Cung cấp khung luận cứ khoa học và bài học thực tiễn để tái cấu trúc tổ chức bộ máy, hoạch định chính sách đầu tư cơ sở vật chất và phân bổ ngân sách phát triển nguồn tin hiệu quả.

  2. Giảng viên, chuyên gia nghiên cứu ngành Khoa học Thông tin – Thư viện: Cung cấp bộ dữ liệu khảo sát thực chứng 187 phiếu hỏi, phương pháp tiếp cận đánh giá nhu cầu tin phân tầng và tài liệu tham khảo giá trị cho các học phần quản trị thư viện đại học.

  3. Cán bộ nghiệp vụ thông tin - thư viện tại các viện nghiên cứu và bệnh viện y học cổ truyền: Tiếp cận các giải pháp chuẩn hóa quy trình xử lý tài liệu chuyên biệt (xoa bóp bấm huyệt, châm cứu, đông dược), kinh nghiệm tổ chức kho mở và phương thức khai thác phần mềm quản lý thư viện điện tử.

  4. Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Khoa học Thông tin, Y tế công cộng: Sử dụng công trình như một nghiên cứu tình huống điển hình về phương pháp khảo sát định lượng, kỹ thuật thu thập số liệu và thiết kế giải pháp hoàn thiện dịch vụ thông tin.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn giải quyết vấn đề cốt lõi nào trong hoạt động thư viện y dược? Luận văn tập trung giải quyết sự mất cân đối nghiêm trọng về cơ cấu nguồn lực thông tin và sự thiếu đồng bộ trong tổ chức nghiệp vụ. Dữ liệu thực tế chứng minh tài liệu Y học cổ truyền chiếm tới 33.588 bản trong khi tài liệu ngành Dược chỉ có 733 bản, đòi hỏi một chiến lược tái cấu trúc toàn diện để đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ.

Thực trạng đội ngũ cán bộ thư viện tại Học viện có những ưu thế và hạn chế gì? Đội ngũ gồm 10 cán bộ với 100% có trình độ đại học, trong đó 80% có độ tuổi dưới 40 (30% từ 25-30 tuổi và 50% từ 30-40 tuổi), tạo lợi thế lớn về sự năng động. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất là chỉ có 40% cán bộ tốt nghiệp đúng chuyên ngành Thông tin – Thư viện, 60% còn lại cần được chuẩn hóa nghiệp vụ bổ sung.

Tại sao nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Trung của người dùng tin lại chiếm tỷ lệ vượt trội? Do đặc thù y dược học cổ truyền gắn liền mật thiết với các thư tịch cổ và tài liệu y học phương Đông, kết quả điều tra ghi nhận 87,91% sinh viên và 30,33% cán bộ giảng viên có nhu cầu khai thác tài liệu tiếng Trung. Đây là căn cứ bắt buộc để thư viện ưu tiên nguồn kinh phí sưu tầm tài liệu Hán văn và Trung văn chuyên sâu.

Phương thức tiếp cận thông tin của giảng viên và sinh viên khác nhau như thế nào? 100% sinh viên sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ và 53,84% đến thư viện rất thường xuyên nhằm phục vụ học tập giáo trình. Ngược lại, 71,43% cán bộ quản lý và 59,55% giảng viên ưu tiên mượn sách về nhà, tập trung khai thác sách chuyên khảo (100%) và báo cáo khoa học (chiếm 69,66% đến 100%) qua máy tính cá nhân.

Hạ tầng công nghệ thông tin cần nâng cấp những hạng mục trọng tâm nào? Trung tâm cần tối ưu hóa hiệu năng của 1 máy chủ và 45 máy trạm, tích hợp đồng bộ phần mềm Elib và hoàn thiện giao diện tra cứu OPAC. Mục tiêu là chuyển đổi từ phương thức quản lý kho truyền thống sang cung cấp dịch vụ trực tuyến, giúp bạn đọc truy cập cơ sở dữ liệu số mọi lúc mọi nơi.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích toàn diện thực trạng tổ chức và hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam trên tập dữ liệu 4.667 người dùng tin và 53.560 bản sách.
  • Nhận diện rõ nét sự mất cân đối trong cơ cấu vốn tài liệu khi ngành Y học cổ truyền chiếm 62,71% trong khi ngành Dược và Điều dưỡng chỉ chiếm dưới 2% mỗi ngành.
  • Chỉ rõ thực trạng nhân lực với 60% cán bộ đào tạo trái ngành, đồng thời phân tích sâu sắc sự phân hóa hành vi sử dụng dịch vụ giữa sinh viên và giảng viên.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp có tính ứng dụng cao về kiện toàn tổ chức, phát triển nguồn tin, hiện đại hóa công nghệ thông tin và tăng cường liên kết chia sẻ tài nguyên.
  • Khẳng định giá trị của công tác thông tin - thư viện như một đòn bẩy chiến lược nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu y học cổ truyền trong bối cảnh đổi mới giáo dục.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là cung cấp bức tranh thực chứng rõ nét cùng lộ trình chuyển đổi thư viện truyền thống sang thư viện điện tử hiện đại giai đoạn 2015-2020. Các nhà quản lý giáo dục, giảng viên và cán bộ thư viện hãy chủ động nghiên cứu, áp dụng những giải pháp này vào thực tiễn để nâng tầm chất lượng phục vụ học thuật cho ngành y tế.