CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH KINH DOANH 1. Lý luận chung về kế hoạch kinh doanh 1. Khái niệm kế hoạch Kế hoạch là văn bản (hệ thống văn bản) nhằm cụ thể hóa chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp để thực hiện trong từng thời gian nhất định. Kế hoạch bao gồm các nội dung chính: Các nhiệm vụ, chỉ tiêu, bảng biểu tính toán, cân đối; các biện pháp bảo đảm thực hiện kế hoạch.
Kế hoạch hóa ( công tác kế hoạch) kinh doanh của doanh nghiệp là tổng thể các công việc xây dựng, tổ chức chỉ đạo, điều chỉnh, kiểm tra và đánh giá thực hiện các chiến lược, các kế hoạch, các dự án, các chương trình mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở nhận thức đúng đắn và vận dụng sáng tạo các qui luật khách quan, chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, chính sách của Nhà nước, tận dụng các nguồn lực của doanh nghiệp bảo đảm kinh doanh có hiệu quả và không ngừng phát triển bền vững. Chức năng của kế hoạch trong hệ thống doanh nghiệp Kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lí theo mục tiêu và còn là một công cụ để ra quyết định, vì thế nó đóng góp một phần quan trọng và không thể thiếu trong quá trình điều hành và quản lí vĩ mô, cụ thể được thấy ở những chức năng sau: - Chức năng ra quyết định: Kế hoạch kinh doanh cho phép ta xây dựng qui trình ra quyết định và phối hợp các quyết định. Bất kì một doanh nghiệp nào cũng thường gặp phải những vấn đề riêng (có thể là những mâu thuẫn trong nội bộ, những bất ổn trong môi trường kinh doanh,…) làm tác động đến qui trình ra quyết định. Vì thế mà kế hoạch - Chức năng giao tiếp: Kế hoạch kinh doanh tạo thêm nhiều cơ hội cho ban lãnh đạo và các bộ phận trong doanh nghiệp có thể giao tiếp được với nhau, nó cho phép lãnh đạo các bộ phận có thể phối hợp trao đổi xử lý thông tin và những vấn đề của doanh nghiệp.
Khi có một qui trình kế hoạch thống nhất sẽ góp phần cung cấp, trao đổi thông Sinh viên thực hiện: Lê Nguyễn Nhật Phương 5 Khóa luận tốt nghiệp tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp với nhau, từ đó mà có được những phương án hoạt động cho bộ phận mình sao cho phù hợp với các phòng ban bộ phận khác để đảm bảo cho mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra. - Chức năng quyền lực: Khi một bản kế hoạch được xây dựng hoàn chỉnh phù hợp với những điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thì bản kế hoạch đó như là một bản tuyên bố của ban lãnh đạo doanh nghiệp tới các bộ phận và nhân viên trong doanh nghiệp về chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, trong đó sẽ ghi rõ những mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được trong thời gian tới. Với những mục tiêu, nhiệm vụ được đặt ra trong bản kế hoạch thì ban lãnh đạo doanh nghiệp đã khẳng định quyền lực lãnh đạo của họ trong doanh nghiệp cũng như với các nhân viên. Nhờ có kế hoạch mà các hoạt động trong doanh nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý và từ đó sẽ giúp cho mọi người đều có thể tham gia đóng góp ý kiến vào bản kế hoạch.
Vai trò của kế hoạch Với sự hội nhập kinh tế quốc tế và môi trường kinh doanh ngày càng biến đổi liên tục, mạnh mẽ như ngày nay thì sự cạnh tranh của các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt; thêm vào đó, doanh nghiệp còn luôn phải đương đầu với những thử thách và rủi ro của thị trường. Do đó, để xây dựng được vị thế và chỗ đứng lâu dài, doanh nghiệp phải chuẩn bị cho mình một chiến lược và kế hoạch để xác định định hướng và mục tiêu cho tương lai. Và bởi vì kết quả của kế hoạch kinh doanh sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của toàn bộ tổ chức nên công tác này vô cùng quan trọng và có những vai trò chủ yếu sau: - Định hướng một cách đúng đắn cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, hướng sự tập trung của các hoạt động đó vào các mục tiêu cụ thể: Công tác lập kế hoạch là việc dự báo thị trường trong tương lai để có những phương án thích hợp; mà tương lai thì ít khi chắc chắn, tương lai càng xa thì tính bất định càng lớn và vì thế mà kết quả dự đoán càng kém tin cậy. Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn và tin cậy cao thì kế hoạch kinh doanh vẫn là một công tác không thể thiếu bởi nhờ vào đó mà tìm ra những giải pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, kế hoạch kinh doanh còn nhằm đưa ra được những hướng tốt nhất, phân bố nguồn lực cho công việc một cách có hiệu quả để từ đó tập trung sự nổ lực cố gẳng của các bộ phận hướng về mục tiêu đã định, giảm thiểu được những rủi ro không cần thiết, có thể chủ động trong Sinh viên thực hiện: Lê Nguyễn Nhật Phương 6 Khóa luận tốt nghiệp các hoạt động, hay cùng ứng phó với những thách thức từ thị trường và từ đó tạo điều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. - Tạo nên sự thống nhất trong mọi hoạt động của doanh nghiệp: Để đảm bảo mục tiêu chung được thực hiện theo đúng kế hoạch, các bộ phận cùng nhà lãnh đạo ngoài việc thực hiện chức năng của bộ phận mình còn phải quan tâm đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Muốn làm được điều này, thì giữa các bộ phận phải có sự tương tác, các hoạt động phải diễn ra một cách đồng bộ, ăn khớp như hoạt động của một chỉnh thể thống nhất hướng đến mục tiêu để từ đó đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách suôn sẻ. - Kế hoạch kinh doanh giúp tổ chức chủ động ứng phó hữu hiệu với sự thay đổi của môi trường: Doanh nghiệp hoạt động trong một thị trường luôn biến động, vì vậy kế hoạch kinh doanh là một việc không thể thiếu nhằm giúp doanh nghiệp có thể dự đoán những tình huống có thể xảy ra trong tương lai; giúp cho tổ chức tận dụng được các cơ hội và chủ động phòng ngừa các rủi ro bất trắc.
Tuy vậy, những thay đổi bất ngờ của thị trường cũng có thể làm phá sản những kế hoạch được chuẩn bị chu đáo; do đó mà vai trò của kế hoạch kinh doanh càng quan trọng hơn nữa đối với doanh nghiệp, vì nếu không có nó thì mọi hoạt động của tổ chức sẽ trở nên mất phương hướng và phó thác cho may rủi. - Kế hoạch kinh doanh thiết lập những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao: Kế hoạch sẽ đưa ra được phương án tối ưu nhất để thực hiện các mục tiêu, làm giảm bớt những hành động tuỳ tiện, vô tổ chức và đi chệch mục tiêu. Kế hoạch sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những hành động nhỏ lẻ, các quyết định vội vàng thay thế những điều đó là những hoạt động đều đặn, quyết định có cân nhắc một cách kỹ lưỡng, nghiêm túc.Doanh nghiệp luôn phải hoạt động trong một môi trường luôn biến đổi do đó trong quá trình thực hiện kế hoạch không thể thiếu khâu kiểm tra, giám sát đánh giá để kịp thời phát hiện ra những phát sinh bất ngờ và tìm ra nguyên nhân của những phát sinh đó và có những phương án ứng phó. Tóm lại, kế hoạch kinh doanh giúp cho doanh nghiệp đồng thời thích nghi với sự thay đổi của môi trường, duy trì được mức độ ổn định cần thiết, tối đa hoá lợi ích từ các cơ hội, tối thiểu hoá các rủi ro, xây dựng và duy trì được một ý thức về sức mạnh tập thể và trật tự kỉ cương nội bộ; góp phần giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả.
Sinh viên thực hiện: Lê Nguyễn Nhật Phương 7 Khóa luận tốt nghiệp 1. Phân loại kế hoạch 1. Xét theo góc độ thời gian Hệ thống kế hoạch của 1 tổ chức bao gốm: - Kế hoạch dài hạn: Là những kế hoạch cho thời kỳ 5 năm trở lên. Nó thường nhấn mạnh về các ràng buộc tài chính được xây dựng dựa trên cơ sở ngoại suy từ quá khứ, để đưa ra những dự báo trong môi trường kinh doanh mà doanh nghiệp đã tham giá - Kế hoạch trung hạn: Là những kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm.
Những kế hoạch này thường là sự cụ thể hoá của kế hoạch dài hạn. - Kế hoạch ngắn hạn: Là những kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm. Nó chỉ ra tiến độ, những hành động có thời gian dưới 1 năm, và nó chỉ ra cách thức sử dụng cụ thể các nguồn lực của doanh nghiệp để thực hiện mục tiêu trong kế hoạch trung và dài hạn. Xét theo góc độ cấp độ - Kế hoạch chiến lược: Các kế hoạch chiến lược được xây dựng bởi những nhà quản lý cấp cao nhằm xác định những mục tiêu tổng thể, định hướng tương lai của doanh nghiệp, tổ chức.
Kế hoạch chiến lược thường được xây dựng cho khoảng thời gian từ ít nhất là 2 năm trở lên, cũng có trường hợp lên tới 10 năm. Do đó, kế hoạch chiến lược thường là những kế hoạch thể hiện những tầm nhìn ra về vị thế của doanh nghiệp trong tương lai, nó tác động tới các mảng hoạt động lớn, liên quan tới toàn bộ tương lai của tổ chức; nó cũng chỉ ra những định hướng lớn cho phép doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra. - Kế hoạch tác nghiệp: Mục tiêu của các kế hoạch kinh doanh thường hướng tới đáp ứng sự đòi hỏi của thị trường; nần cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, quản lí nguồn lực có hiệu quả… Để thực hiện được điều này, kế hoạch chiến lược cần phải được chi tiết cụ thể hóa thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng và hàng tuần, thậm chí hàng ngày như kế hoạch nhân sự, kế hoạch tiến độ, kế hoạch hoạt động kinh doanh… Tất cả các kế hoạch đó được gọi là kế hoạch tác nghiệp – là công cụ để chuyển các định hướng, mục tiêu của chiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phận, lĩnh vực của doanh nghiệp.