Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu nền kinh tế quốc dân, ngành xây dựng cơ bản đóng vai trò nòng cốt khi tạo ra cơ sở vật chất ban đầu và thu hút khoảng 70% tổng vốn đầu tư toàn xã hội. Tuy nhiên, tại các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ ở Việt Nam, công tác quản trị chi phí thường bị xem nhẹ hoặc đồng nhất với kế toán tài chính hồi cứu, dẫn đến tình trạng chi phí thi công thực tế vượt dự toán và làm suy giảm đáng kể năng lực cạnh tranh khi đấu thầu.

Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán hoàn thiện quy trình quản trị chi phí sản xuất xây lắp, chuyển từ việc ghi chép thụ động sang hệ thống kế toán quản trị cung cấp thông tin dự báo, hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời. Mục tiêu cụ thể của đề tài là hệ thống hóa khung lý luận về quản trị chi phí xây lắp, phân tích thực trạng các khâu từ lập dự toán, tổ chức thực hiện đến kiểm soát chi phí, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả tài chính.

Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng Đông Hưng (Thái Bình), tập trung phân tích chuyên sâu dữ liệu giai đoạn 2015 đến 2017 trên công trình điển hình là Dự án đầu tư xây dựng Nhà máy sản xuất các sản phẩm điện gia dụng và nhôm gia dụng cao cấp tại Khu công nghiệp Gia Lễ với tổng mức đầu tư gần 50 tỷ đồng.

Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện rõ qua việc cung cấp mô hình thực tiễn giúp doanh nghiệp xây dựng có vốn điều lệ 19 tỷ đồng và quy mô gần 200 nhân sự kiểm soát chặt chẽ các khoản mục hao phí, hướng tới mục tiêu tối ưu hóa từ 10% đến 15% tổng chi phí sản xuất và ổn định tỷ suất lợi nhuận trong dài hạn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng kết hợp Lý thuyết Kế toán quản trị chi phí và Lý thuyết Kiểm soát chi phí dự án xây dựng nhằm thiết lập khung phân tích toàn diện. Mô hình nghiên cứu vận hành dựa trên chu trình quản trị gồm 4 giai đoạn khép kín: Lập kế hoạch dự toán, Tổ chức thực hiện dự toán, Ghi chép - phản ánh chi phí và Phân tích biến động phục vụ ra quyết định.

Các khái niệm cốt lõi được chuẩn hóa trong luận văn bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Chi phí nhân công trực tiếp, Chi phí sử dụng máy thi công, Chi phí sản xuất chung, Định phí, Biến phí và Phương sai chi phí. Luận văn quán triệt hệ thống cơ sở pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam, nổi bật là Thông tư 06/2016/TT-BXD về hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng, Thông tư 45/2013/TT-BTC về trích khấu hao tài sản cố định và Nghị định 59/2015/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài kết hợp giữa dữ liệu thứ cấp thu thập từ báo cáo tài chính, bảng quyết toán, hồ sơ dự toán thiết kế giai đoạn 2015 - 2017 và dữ liệu sơ cấp qua khảo sát thực địa. Cỡ mẫu nghiên cứu được xác lập chuyên sâu trên 01 dự án công nghiệp trọng điểm trị giá gần 50 tỷ đồng, khảo sát 30 bộ hồ sơ hạng mục công trình (như Nhà điều hành, xưởng sản xuất) và phỏng vấn trực tiếp 15 cán bộ chuyên trách gồm kỹ sư dự toán, chỉ huy trưởng công trường và kế toán viên.

Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích được áp dụng nhằm chọn lọc dự án có thời gian thi công dài và cấu trúc chi phí phức tạp nhất của công ty. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích phương sai (Variance Analysis) kết hợp so sánh định lượng là bởi phương pháp này cho phép bóc tách độc lập hai yếu tố then chốt gây biến động chi phí: biến động về giá và biến động về lượng tiêu hao. Toàn bộ quá trình thu thập và xử lý số liệu được tiến hành liên tục từ tháng 01/2017 đến tháng 02/2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng quản trị chi phí tại Công ty Đông Hưng ghi nhận 4 phát hiện quan trọng:

  • Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng áp đảo từ 60% đến 65% tổng chi phí xây lắp. Tại hạng mục Nhà điều hành, chi phí này thực tế vượt dự toán 5,8%, trong đó biến động giá sắt thép và xi măng ngoài thị trường làm tăng 3,2%, còn hao hụt do bảo quản và thi công vượt định mức làm tăng 2,6%.
  • Chi phí nhân công trực tiếp chiếm từ 15% đến 20% tổng chi phí. Số liệu thực tế cho thấy chi phí lương chi trả thực tế cao hơn đơn giá dự toán ban đầu từ 8% đến 12% do năng suất lao động không đạt định mức thời gian, dẫn đến việc phải tăng ca kéo dài.
  • Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh lãng phí khoảng 5% tổng số ca máy dự toán, xuất phát từ việc lập tiến độ điều động máy móc chưa nhịp nhàng, làm tăng chi phí chờ việc và chi phí vận chuyển thiết bị giữa các hạng mục.
  • Chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý chưa được phân tách rành mạch thành định phí và biến phí. Các chi phí công cụ dụng cụ có giá trị dưới 30 triệu đồng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC vẫn bị phân bổ cào bằng, làm sai lệch giá thành đơn vị hạng mục.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các chênh lệch trên là do công ty vẫn tập trung tối đa nguồn lực cho kế toán tài chính để phục vụ cơ quan thuế, chưa xây dựng được hệ thống định mức chi phí nội bộ theo thời gian thực. Hệ thống thông tin kế toán mang tính chất hồi cứu sau khi công trình đã hoàn thành, khiến ban điều hành hoàn toàn mất đi khả năng can thiệp kiểm soát chi phí ngay tại công trường.

Kết quả này hoàn toàn tương đồng với thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa tại Việt Nam trong một số nghiên cứu gần đây. Để nâng cao tính trực quan cho công tác quản trị, toàn bộ các sai lệch này cần được trình bày thông qua biểu đồ phân tích phương sai hai nhân tố giá - lượng và bảng so sánh chi phí đa chiều theo từng tuần thi công, thay vì chỉ dùng các bảng tổng hợp số liệu tĩnh vào cuối năm tài chính.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

  • Chuẩn hóa hệ thống định mức và quy trình lập dự toán nội bộ: Phòng Kỹ thuật chủ trì phối hợp cùng Phòng Kế toán xây dựng ngân hàng dữ liệu định mức hao hụt vật tư sát với thực tế thi công, phấn đấu hạ tỷ lệ sai lệch dự toán ban đầu xuống dưới mức 3%. Thời gian hoàn thành trong quý 1 năm 2019.
  • Thiết lập quy trình kiểm soát vật tư 3 bước tại hiện trường: Ban Chỉ huy công trường thực hiện nghiêm ngặt khâu giao nhận, kiểm định chất lượng và xuất kho vật tư theo tiến độ chi tiết, giảm tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu từ mức 5,8% hiện tại xuống dưới 2% trước quý 3 năm 2019.
  • Tối ưu hóa điều độ máy thi công và khoán quỹ lương nhân công: Phòng Tổ chức lao động áp dụng hình thức khoán gọn theo khối lượng công việc hoàn thành cho từng tổ đội xây lắp, kết hợp lập lịch biểu điều phối máy móc nhằm cắt giảm 10% chi phí ca máy chờ việc, triển khai liên tục trong vòng 6 tháng.
  • Ứng dụng phần mềm kế toán quản trị chi phí chuyên sâu: Ban Giám đốc phê duyệt đầu tư giải pháp công nghệ để bóc tách triệt để định phí - biến phí, rút ngắn thời gian lập báo cáo phân tích chi phí từ 30 ngày xuống còn 5 ngày sau mỗi đợt nghiệm thu, hoàn thành trong giai đoạn 2019 - 2020.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban Giám đốc và Nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng: Tiếp cận khung phương pháp quản trị chi phí hiện đại để cắt giảm lãng phí, xác định chính xác giá thành và nâng cao tỷ lệ trúng thầu.
  • Kế toán trưởng và Chuyên viên kế toán quản trị: Tham khảo quy trình phân loại biến phí, định phí và kỹ thuật phân tích biến động giá - lượng áp dụng thực tế cho từng gói thầu xây lắp.
  • Chỉ huy trưởng công trình và Kỹ sư dự toán: Sử dụng các biểu mẫu định mức và phương pháp kiểm soát hao hụt vật tư, quản lý nhân công và điều phối máy móc thi công tại hiện trường.
  • Giảng viên, Học viên cao học và Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Khai thác làm tài liệu tham khảo học thuật thực chứng với bộ số liệu chi tiết từ dự án xây dựng công nghiệp quy mô gần 50 tỷ đồng.

Câu hỏi thường gặp

  • Tại sao doanh nghiệp xây dựng cần phân biệt rạch ròi kế toán tài chính và kế toán quản trị?
    Kế toán tài chính chỉ tổng hợp số liệu lịch sử phục vụ báo cáo bên ngoài, trong khi kế toán quản trị cung cấp thông tin dự báo tức thời để điều hành. Thực tế tại Đông Hưng cho thấy nếu không có kế toán quản trị, việc chi phí vật liệu đội lên 5,8% chỉ được phát hiện khi công trình đã bàn giao, gây tổn thất lợi nhuận.

  • Phân tích phương sai theo giá và lượng mang lại lợi ích gì trong quản lý vật tư?
    Phương pháp này giúp quy trách nhiệm chính xác cho từng bộ phận. Ví dụ, chênh lệch do giá vật liệu tăng thuộc trách nhiệm của bộ phận thu mua, trong khi tiêu hao vật tư vượt định mức 2,6% thuộc trách nhiệm trực tiếp của ban chỉ huy công trường trong khâu thi công và bảo quản.

  • Doanh nghiệp có quy mô vốn 19 tỷ đồng có cần thiết phải tách biệt định phí và biến phí không?
    Rất cần thiết vì việc phân tách giúp xác định điểm hòa vốn chính xác cho từng công trình. Tại các dự án lớn gần 50 tỷ đồng, việc gộp chung chi phí khấu hao và chi phí văn phòng khiến giá trị dự toán hạng mục bị méo mó, dẫn đến việc định giá bỏ thầu thiếu chuẩn xác.

  • Chi phí nhân công trực tiếp trong xây dựng thường vượt dự toán do những nguyên nhân nào?
    Biến động chủ yếu phát sinh do tay nghề công nhân không đồng đều làm kéo dài thời gian thi công, phát sinh chi phí tăng ca từ 8% đến 12%, cùng với sự thay đổi của chính sách tiền lương tối thiểu và các khoản trích bảo hiểm bắt buộc theo quy định pháp luật.

  • Các văn bản pháp luật như Thông tư 06/2016/TT-BXD có vai trò gì đối với quản trị chi phí nội bộ?
    Thông tư cung cấp hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật và phương pháp xác định chi phí chuẩn mực. Doanh nghiệp dựa vào khung pháp lý này để xây dựng bộ định mức nội bộ, đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ thanh quyết toán và phòng ngừa rủi ro bị cơ quan kiểm toán xuất toán.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện lý luận về kế toán quản trị chi phí đặc thù cho các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ.
  • Phân tích thực chứng sắc bén trên dự án công nghiệp gần 50 tỷ đồng, chỉ rõ các điểm nghẽn gây thất thoát chi phí vật liệu, nhân công và máy thi công.
  • Đưa ra mô hình phân tích phương sai hai nhân tố giá và lượng, giúp ban lãnh đạo lượng hóa chính xác nguyên nhân vượt dự toán.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp thực tiễn từ chuẩn hóa định mức nội bộ, kiểm soát hiện trường đến chuyển đổi số kế toán.
  • Luận văn đóng góp một tài liệu tham khảo giá trị cho cả giới nghiên cứu học thuật lẫn các nhà thực hành quản trị doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam.

Đóng góp lớn nhất của công trình là cung cấp giải pháp chuyển đổi tư duy từ kế toán thụ động sang quản trị chi phí chủ động. Doanh nghiệp cần khẩn trương hoàn thiện bộ định mức nội bộ trong 6 tháng tới và tiến hành số hóa công tác kế toán quản trị trong vòng 12 tháng tiếp theo. Quý độc giả hãy tham khảo chi tiết toàn văn nghiên cứu để áp dụng các biểu mẫu dự toán và công cụ phân tích chi phí vào thực tiễn quản trị dự án của đơn vị mình.