Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất và xây dựng đóng vai trò là đơn vị trực tiếp thực hiện quá trình chế tạo sản phẩm và thi công công trình. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và vốn lưu động. Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả từ khâu lập kế hoạch, thu mua, vận chuyển, dự trữ đến cấp phát và sử dụng tại hiện trường là điều kiện tiên quyết nhằm giảm thiểu thất thoát, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo tiến độ thi công và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Đề tài "Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần IDT Việt Nam" được tác giả Trần Đại Nghĩa (Sinh viên lớp QTKDTM K11B, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Xuân Hương) thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về nguyên vật liệu và công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng.
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý, cung ứng, dự trữ và tiêu dùng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần IDT Việt Nam giai đoạn 2009–2011.
- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị có căn cứ khoa học nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty trong các năm tiếp theo.
- Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động quản lý nguyên vật liệu bao gồm xây dựng định mức, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ, cấp phát, thanh quyết toán và thu hồi phế liệu.
- Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Công ty Cổ phần IDT Việt Nam và các công trình do công ty thi công (như công trình Cầu Bà Rén, Cầu Nam Ô).
- Thời gian: Dữ liệu thứ cấp và thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh, nhân sự, tài chính của công ty trong giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011; định hướng phát triển đến năm 2014.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận quản trị sản xuất và quản trị vật tư trong doanh nghiệp:
-
Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới hình thái vật chất, là thành phần cấu thành nên thực thể sản phẩm, chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào giá trị sản phẩm mới. Trong ngành xây dựng, nguyên vật liệu đa dạng về quy cách, dễ bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết, khí hậu và môi trường tại công trường.
-
Các chỉ tiêu và công thức xác định nhu cầu, dự trữ nguyên vật liệu:
- Xác định nhu cầu nguyên vật liệu: Dựa trên mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm ($mk$) và khối lượng công việc, tính toán lượng dự trữ đầu kỳ ($Mkdl$) và cuối kỳ ($Mckk, Mckl$):
$$q(mdk) = mk \times Mkdl$$
$$q(mck) = Mckk - Mckl$$
- Dự trữ thường xuyên ($DT_{tx}$): Đảm bảo sản xuất liên tục trong điều kiện cung ứng bình thường, với $T_{cư}$ là chu kỳ cung ứng (ngày) và $ĐM_{th}$ là định mức tiêu dùng bình quân ngày:
$$DT_{tx} = T_{cư} \times ĐM_{th}$$
- Dự trữ bảo hiểm ($DT_{bh}$): Đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn khi có sai lệch cung ứng ($t_{sl}$):
$$DT_{bh} = t_{sl} \times ĐM_{th}$$
- Dự trữ tối thiểu cần thiết ($DT_{ttct}$):
$$DT_{ttct} = DT_{tx} + DT_{bh}$$
- Chỉ tiêu dự trữ tương đối ($t$): Xác định số ngày dự trữ dựa trên lượng dự trữ tuyệt đối ($M$) và mức tiêu dùng bình quân ngày đêm ($m$):
$$t = \frac{M}{m}$$
-
Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp phân tích - tổng hợp lý thuyết và tài liệu định mức kỹ thuật.
- Phương pháp thống kê so sánh số liệu kinh tế qua các năm (2009–2011).
- Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật (áp dụng trong xác định và điều chỉnh định mức tiêu dùng nguyên vật liệu).
-
Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự và hồ sơ kỹ thuật do Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động và Phòng Vật tư thiết bị của Công ty Cổ phần IDT Việt Nam cung cấp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Khái quát về Công ty Cổ phần IDT Việt Nam và sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty
Tác giả giới thiệu khái quát quá trình hình thành, cơ cấu bộ máy và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần IDT Việt Nam:
- Thông tin doanh nghiệp: Thành lập ngày 25/02/2005 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0103011702, mã số thuế 0101916543, do ông Nguyễn Hào Hiệp làm Chủ tịch Hội đồng Quản trị. Địa chỉ đặt tại Phòng 808, tòa nhà C8 Đại Cồ Việt, phường Bách Khoa, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Doanh nghiệp đạt chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
- Cơ cấu tổ chức: Gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị (07 thành viên, nhiệm kỳ 5 năm), Ban kiểm soát (03 thành viên), Ban Giám đốc (04 người gồm Giám đốc và 03 Phó Giám đốc phụ trách Kế hoạch, Kỹ thuật, Vật tư thiết bị) và 6 phòng ban chuyên môn cùng các đội thi công trực thuộc.
- Tình hình nhân sự và tài chính:
| Chỉ tiêu lao động |
Năm 2009 (Người) |
Tỷ trọng (%) |
Năm 2010 (Người) |
Tỷ trọng (%) |
Năm 2011 (Người) |
Tỷ trọng (%) |
| Trình độ trên Đại học |
2 |
2,11 |
2 |
1,69 |
2 |
1,71 |
| Trình độ Đại học |
15 |
15,79 |
23 |
19,49 |
31 |
26,27 |
| Cao đẳng, trung cấp |
28 |
29,47 |
28 |
23,73 |
20 |
16,95 |
| Lao động phổ thông |
50 |
52,63 |
65 |
55,08 |
65 |
55,08 |
| Tổng cộng |
95 |
100 |
118 |
100 |
118 |
100 |
Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động
| Chỉ tiêu tài chính và kết quả kinh doanh |
Năm 2009 |
Năm 2010 |
Năm 2011 |
| Tốc độ tăng Tổng tài sản so với năm trước (%) |
- |
+23,22% |
-22,05% |
| Tốc độ tăng Tài sản dài hạn so với năm trước (%) |
- |
+2,96% |
+49,03% |
| Tốc độ tăng Tài sản ngắn hạn so với năm trước (%) |
- |
+24,03% |
-24,61% |
| Doanh thu thuần về bán hàng & CCDV (VNĐ) |
- |
- |
1.224.000.000 |
| Giá vốn hàng bán (VNĐ) |
- |
- |
699.452.000 |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp (VNĐ) |
- |
- |
772.342.000 |
| Doanh thu hoạt động tài chính (VNĐ) |
- |
8.074.000 |
408.074.000 |
| Lợi nhuận sau thuế TNDN (VNĐ) |
10.205.000 |
- |
19.016.000 |
Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính
Phần II: Thực trạng về tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần IDT Việt Nam
Chương này đi sâu vào phân tích quy trình quản lý vật tư thực tế tại đơn vị:
- Phân loại nguyên vật liệu: Doanh nghiệp phân chia vật tư thành 4 nhóm chính:
| Nhóm nguyên vật liệu |
Chủng loại cụ thể |
| Nguyên vật liệu chính |
Sắt, thép các loại, xi măng, bê tông đúc sẵn, bấc thấm... |
| Nguyên vật liệu phụ |
Que hàn, đất đèn, các loại sơn màu, phụ gia bê tông... |
| Nhiên liệu |
Dầu hỏa, dầu máy, dầu thủy lực... |
| Phụ tùng thay thế |
Cốp pha, dây xích, ốc vít, thiết bị phục vụ công nghệ thi công... |
- Xây dựng định mức tiêu dùng: Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp phân tích gồm 2 bước (Thu thập tài liệu kỹ thuật - đặc tính vật liệu; Phân tích cơ cấu định mức và xác định hệ số sử dụng).
- Quy trình lập kế hoạch và mua sắm: Từ bản vẽ thiết kế, Phòng Kỹ thuật lập bảng khối lượng nguyên vật liệu cần dùng (minh họa tại công trình Cầu Bà Rén). Phòng Vật tư thiết bị tổng hợp nhu cầu, phân loại vật tư luân chuyển (cọc ván thép, dầm thép I, ray) để nhập kho dự trữ và vật tư tiêu hao (xi măng, cát, đá) để chuyển thẳng tới công trường.
- Kế hoạch mua sắm cụ thể (Tháng 1-2/2011 phục vụ công trình Cầu Nam Ô):
| STT |
Tên vật tư, thiết bị |
Đơn vị tính |
Số lượng |
Đơn giá (VNĐ) |
Thành tiền (VNĐ) |
| 1 |
Xi măng HV PCB40 |
Tấn |
750 |
1.235.000 |
926.250.000 |
| 2 |
Thép D14 |
Kg |
15.000 |
16.800 |
252.000.000 |
| 3 |
Thép D16 |
Kg |
850 |
17.300 |
14.705.000 |
| 4 |
Thép D20 |
Kg |
7.000 |
16.800 |
117.600.000 |
| 5 |
Thép D22 |
Kg |
7.000 |
18.535 |
129.745.000 |
| 6 |
Đá 1x2 |
$\text{m}^3$ |
600 |
300.000 |
180.000.000 |
| 7 |
Ống thép D40 |
Kg |
10.100 |
18.450 |
186.345.000 |
| 8 |
Diezel |
Lít |
1.800 |
18.250 |
32.850.000 |
| 9 |
Nhớt HD50 |
Lít |
24 |
42.000 |
1.008.000 |
| 10 |
Thép I350 (4,69) |
Kg |
230 |
17.136 |
3.941.280 |
| Tổng |
|
|
|
|
1.841.879.280 |
Nguồn: Phòng Vật tư thiết bị
- Giám sát và cấp phát: Áp dụng cấp phát theo tiến độ và hạn mức thi công; thực hiện thanh quyết toán qua các hình thức tiền mặt, tạm ứng và trả chậm; tận dụng thu hồi phế liệu (vỏ bao xi măng, đầu mẩu sắt thép vụn) để che mưa bê tông, lót khuôn hoặc bán tái chế nhằm giảm chi phí.
- Đánh giá hạn chế: Kho bãi có diện tích nhỏ và nằm xa các công trình; nguồn cung cấp vật liệu chưa ổn định; công tác kiểm tra chất lượng khi nhập kho chưa chặt chẽ; việc cập nhật biến động giá thị trường còn chậm dẫn đến bị động trong đàm phán mua hàng; còn hiện tượng thất thoát nguyên vật liệu tại công trường.
Phần III: Những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần IDT Việt Nam
Trên cơ sở định hướng phát triển hiện đại hóa công nghệ đến năm 2014 và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp:
- Hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: Thực hiện quy trình chuẩn hóa định mức 3 bước theo phương pháp phân tích; đào tạo cán bộ định mức; đánh giá lại thực trạng công nghệ và tay nghề công nhân để điều chỉnh mức hao hụt sát với thực tế thi công.
- Tăng cường quản lý và hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu: Duy trì phương thức cấp phát theo hạn mức; áp dụng quản lý kho theo hình thức thẻ song song; rút ngắn thủ tục đối chiếu sổ sách định kỳ 1 tháng/lần giữa phân xưởng, thủ kho và phòng kế toán; gắn trách nhiệm cá nhân của công nhân với lượng vật tư nhận về; áp dụng thưởng tiết kiệm và phạt bồi thường nếu để thất thoát.
- Đào tạo nâng cao trình độ quản lý và tay nghề lao động: Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý vật tư và nâng cao bậc thợ cho công nhân thi công.
- Thực hiện chế độ khuyến khích vật chất: Xây dựng quy chế khen thưởng trích từ phần giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được để tạo động lực cho các bộ phận trực tiếp quản lý và sử dụng vật tư.
- Kiến nghị đối với doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước: Đề xuất công ty mở rộng diện tích kho bãi, tìm kiếm nhà cung ứng chiến lược dài hạn; kiến nghị Nhà nước giữ ổn định giá cả nguyên vật liệu xây dựng cơ bản và hoàn thiện khung pháp lý về đấu thầu, định mức kinh tế kỹ thuật.
Kết quả và đóng góp
- Hệ thống hóa số liệu thực tế: Khóa luận đã tập hợp và công bố chi tiết các bảng biểu về cơ cấu nhân sự (118 người năm 2011), các chỉ tiêu tài chính, phân loại vật tư và kế hoạch mua sắm cụ thể cho công trình Cầu Nam Ô với tổng ngân sách 1,841 tỷ đồng.
- Làm rõ thực trạng chu chuyển vật tư: Phân định rõ hai luồng vận chuyển nguyên vật liệu trong công ty xây dựng: luồng vật tư tiêu hao chuyển thẳng đến hiện trường và luồng vật tư luân chuyển (cọc ván thép, dầm thép I, thanh ray) đưa về kho bãi dự trữ dài hạn.
- Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Đưa ra quy trình 3 bước hoàn thiện định mức theo phương pháp phân tích, cơ chế cấp phát hạn mức kết hợp quản lý kho theo thẻ song song và quy chế trách nhiệm vật chất đối với người lao động.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Chuyên đề tập trung chủ yếu vào nghiên cứu trường hợp điển hình (case study) tại Công ty Cổ phần IDT Việt Nam trong giai đoạn 2009–2011; một số giải pháp về tự động hóa và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho mới dừng ở mức định hướng tổng thể, chưa xây dựng mô hình phần mềm quản lý chi tiết.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mô hình quản trị chuỗi cung ứng tổng thể cho các công ty xây dựng đa chi nhánh, nghiên cứu áp dụng các phần mềm ERP trong quản lý xuất nhập tồn và liên kết dữ liệu thời gian thực giữa hiện trường thi công với phòng vật tư trung tâm.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị kinh doanh thương mại, Kinh tế xây dựng và Quản trị chuỗi cung ứng.
- Nội dung giá trị: Các biểu mẫu kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu công trình xây dựng (Bảng 9), phương pháp phân loại vật tư luân chuyển/tiêu hao trong thi công cầu đường, cùng hệ thống công thức tính toán dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và định mức tiêu dùng.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần IDT Việt Nam phân loại nguyên vật liệu sử dụng trong thi công như thế nào?
Công ty phân loại nguyên vật liệu thành 4 nhóm: Nguyên vật liệu chính (sắt, thép, xi măng, bê tông đúc sẵn, bấc thấm), Nguyên vật liệu phụ (que hàn, đất đèn, sơn màu, phụ gia), Nhiên liệu (dầu hỏa, dầu máy, dầu thủy lực) và Phụ tùng thay thế (cốp pha, dây xích, ốc vít, thiết bị thi công).
2. Công ty áp dụng phương pháp nào để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu?
Công ty lựa chọn áp dụng phương pháp phân tích, được tiến hành qua các bước: thu thập nghiên cứu tài liệu kỹ thuật, đặc tính nguyên vật liệu; phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp giảm mức tiêu hao trong kỳ kế hoạch.
3. Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu tháng 1-2/2011 cho công trình Cầu Nam Ô có tổng giá trị là bao nhiêu?
Tổng giá trị nguyên vật liệu theo kế hoạch được lập là 1.841.879.280 đồng, bao gồm 10 hạng mục vật tư chính như xi măng HV PCB40, các loại thép D14, D16, D20, D22, đá 1x2, ống thép D40, dầu diezel, nhớt HD50 và thép I350.
4. Khóa luận đề xuất hình thức quản lý và hạch toán kho nguyên vật liệu như thế nào?
Tác giả đề xuất giữ nguyên phương thức cấp phát theo hạn mức, áp dụng quản lý kho theo hình thức thẻ song song, thực hiện đối chiếu sổ sách định kỳ 1 tháng/lần giữa phân xưởng, thủ kho và phòng kế toán, đồng thời gắn trách nhiệm bồi thường nếu làm mất mát nguyên vật liệu.
Kết luận
Chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên Trần Đại Nghĩa đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản lý, thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần IDT Việt Nam giai đoạn 2009–2011. Trên cơ sở đối chiếu giữa lý luận quản trị vật tư ngành xây dựng và thực tiễn hoạt động tại các công trình cầu đường, tác giả đã chỉ rõ những kết quả đạt được cùng các tồn tại về kho bãi, thất thoát và biến động giá. Các giải pháp đề xuất về hoàn thiện định mức, hạch toán kho theo thẻ song song và khuyến khích vật chất có giá trị thực tiễn cao đối với công tác quản trị chi phí tại doanh nghiệp.
