Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập quốc tế, các doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt về chất lượng sản phẩm, mẫu mã và giá thành. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực in ấn, chi phí nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng cơ cấu giá thành sản phẩm. Bất kỳ biến động nào về chi phí, định mức tiêu hao hay thất thoát vật tư cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần In Tây Hồ là đơn vị hoạt động lâu năm trong ngành in ấn, nơi các loại nguyên vật liệu như giấy, mực in và bản kẽm đóng vai trò nền tảng cấu thành nên thành phẩm. Xuất phát từ yêu cầu quản lý thực tiễn tại đơn vị, đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần in Tây Hồ" được tác giả Phạm Thị Hương Chà (Lớp D7LT.KT17) thực hiện dưới sự hướng dẫn của giảng viên Trần Thu Huyền.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định rõ:
- Hệ thống hóa tổng quan về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức quản lý, công nghệ sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần In Tây Hồ.
- Khảo sát, phân tích chi tiết thực trạng công tác hạch toán ban đầu, kế toán chi tiết, tính giá và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại đơn vị.
- Đưa ra các đánh giá, nhận xét về ưu điểm, hạn chế và đề xuất phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
- Phạm vi không gian: Phòng Kế toán - Tài vụ và hệ thống kho tàng, phân xưởng tại Công ty Cổ phần In Tây Hồ (địa chỉ: 102 Phố Huế, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2011 - 2012 và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12 năm 2012.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp sản xuất theo các quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ Tài chính:
- Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu.
- Phương pháp tính thuế: Tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Áp dụng phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ.
- Phương pháp hạch toán chi tiết: Phương pháp thẻ song song kết hợp đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chi tiết.
- Hình thức sổ kế toán: Hình thức Chứng từ ghi sổ (CTGS), thực hiện trên phần mềm kế toán Fast Accounting.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai trên thực tế gồm:
- Phương pháp thu thập và quan sát thực tế: Tiếp cận trực tiếp chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, Lệnh sản xuất, Giấy xin lĩnh vật tư, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Bảng phân bổ) tại Phòng Kế toán - Tài vụ và các kho vật tư.
- Phương pháp thống kê, phân tích - so sánh số liệu: Đánh giá biến động tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh giai đoạn 2011 - 2012 thông qua các chỉ tiêu doanh thu thuần, giá vốn, chi phí quản lý và lợi nhuận sau thuế.
- Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán (TK 152, TK 331, TK 1331, TK 621, TK 627, TK 642...), phương pháp ghi sổ kép và tổng hợp - cân đối qua Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Tổng quan về công ty cổ phần in Tây Hồ
Chương này trình bày toàn diện về lịch sử hình thành, quy mô nguồn lực, công nghệ sản xuất và mô hình tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần In Tây Hồ:
Quá trình phát triển và quy mô:
- Thành lập ngày 08/11/1988 với quy mô ban đầu chỉ gồm 30 cán bộ cùng 3 máy in Typo và 1-2 máy in lưới/Ronéo. Trải qua 25 năm hoạt động, công ty đã mở rộng quy mô với vốn điều lệ 3 tỷ đồng, do ông Vũ Đức Hiếu làm Giám đốc đại diện theo pháp luật.
- Cơ cấu lao động: Hiện có hơn 100 cán bộ, công nhân viên; trong đó cán bộ quản lý và gián tiếp là 31 người (13 người có trình độ Đại học, 11 người có trình độ Cao đẳng và Trung cấp). Lực lượng công nhân kỹ thuật gồm 30 người đạt bậc thợ 6 - 7 và 32 người đạt bậc thợ 4 - 5. Lao động nữ chiếm 45 người; độ tuổi bình quân của cán bộ quản lý là 51,0 tuổi và công nhân là 37,6 tuổi.
- Cơ sở vật chất và công nghệ: Sở hữu dây chuyền in offset khép kín gồm 12 máy in offset màu từ 4 đến 16 trang, hệ thống máy dao 1 mặt và 3 mặt, máy phơi bản, máy đóng sách, máy đóng ghim, 2 máy khâu và 1 máy gấp (nhập năm 2005). Diện tích nhà xưởng, văn phòng tại 102 Phố Huế đạt khoảng 3.000 m² (nhà 2 tầng) và đang triển khai xây dựng khu nhà 7 tầng để mở rộng sản xuất.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (2011 - 2012):
- Năm 2012, tổng sản lượng đạt trên 2,3 tỷ trang in; tốc độ tăng doanh thu hàng năm đạt trên 1%.
| Chỉ tiêu tài chính |
Năm 2011 (đồng) |
Năm 2012 (đồng) |
Biến động (%) |
| Doanh thu bán hàng |
8.611 |
8.747 |
+1,581% |
| Các khoản giảm trừ (giảm giá hàng bán) |
0 |
84.554 |
- |
| Giá vốn hàng bán |
7.737 |
7.566 |
-2,212% |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp |
633 |
778 |
+22,887% |
| Lợi nhuận sau thuế |
105.487 |
170.000 |
+61,004% |
Số liệu cho thấy lợi nhuận sau thuế năm 2012 tăng 64.487 đồng (tương ứng 61,004%) nhờ nỗ lực tiết kiệm chi phí và hạ giá vốn hàng bán (giảm 2,212%), dù chi phí quản lý doanh nghiệp còn tăng cao (tăng 22,887%).
Quy trình công nghệ sản xuất:
Dây chuyền in offset trải qua các khâu kế tiếp: Khách hàng $\rightarrow$ Phòng Kế hoạch $\rightarrow$ Phòng Kỹ thuật (tách màu điện tử) $\rightarrow$ Phân xưởng Chế bản (Bộ phận Vi tính $\rightarrow$ Bộ phận Bình bản $\rightarrow$ Bộ phận Phơi bản kẽm) $\rightarrow$ Phân xưởng In (máy offset) $\rightarrow$ Phân xưởng Hoàn thiện (Bộ phận Hoàn thiện thủ công/máy: gấp, khâu, ghim, vào bìa, cán láng $\rightarrow$ Bộ phận Máy dao: cắt xén hoàn chỉnh) $\rightarrow$ Giao trực tiếp cho khách hàng hoặc nhập kho.
Tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức theo mô hình tập trung tại Phòng Kế toán - Tài vụ với biên chế 8 nhân sự, gồm: Kế toán trưởng, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán TSCĐ, Kế toán NVL, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán công nợ, Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ, và Thủ quỹ.
Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần in Tây Hồ
Chương này đi sâu phản ánh toàn bộ quy trình hạch toán nghiệp vụ NVL tại đơn vị:
Phân loại và danh mục nguyên vật liệu:
- NVL chính: Gồm gần 60 loại giấy (giấy Cút sê 16 khổ, giấy Bãi Bằng 11 khổ, giấy Offset 8 khổ, giấy Đúp lếch 7 khổ, giấy Trường Xuân 5 khổ); các loại mực in (Nhật, Trung Quốc, Ý, Việt Nam); các bản in kẽm (Bản Nhật máy 16 trang, Bản Trung Quốc máy 4, 10, 16 trang, Bản Ý máy 16 trang).
- NVL phụ: Băng dính vàng 5 phân, xà phòng bột, bột khô, dung dịch ẩm, đế ghim, dung dịch hiện bản, vải phin...
- Nhiên liệu & Phụ tùng: Dầu nhớt, cồn công nghiệp, axiton, kim máy khâu, vòng bi, dây curoa, cao su offset...
- Phế liệu thu hồi: Giấy in hỏng, lề giấy, lõi giấy, bản kẽm hỏng nhập kho.
Phương pháp tính giá:
- Giá thực tế nhập kho: Tính theo giá mua chưa thuế GTGT cộng chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu hoặc công ty trực tiếp chi trả) trừ chiết khấu/giảm giá.
- Giá thực tế xuất kho: Tính theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ:
$$\text{Đơn giá bình quân} = \frac{\text{Giá trị thực tế tồn đầu kỳ} + \text{Tổng giá trị thực tế nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng tồn đầu kỳ} + \text{Tổng số lượng nhập trong kỳ}}$$
Ví dụ thực tế tháng 12/2012 với Giấy Bãi Bằng $60,\text{g/m}^2$ khổ $65 \times 98$:
- Tồn đầu kỳ: $53.442\text{ tờ} \times 443,388,\text{đồng/tờ} = 23.722,\text{đồng}$.
- Nhập trong kỳ: $62.700\text{ tờ}$, giá trị thực tế $25.814,\text{đồng}$.
- Xuất trong kỳ: $115.012\text{ tờ}$.
- Đơn giá bình quân tính được: $420,238,\text{đồng/tờ}$.
- Tổng giá trị xuất kho: $115.012 \times 420,238 = 48.332.413,\text{đồng}$.
Tổ chức chứng từ kế toán:
- Nghiệp vụ nhập kho: Sử dụng Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư (lập cho các lô hàng lớn bởi Ban kiểm nghiệm gồm 3 thành viên), Phiếu nhập kho (lập thành 3 liên: liên 1 lưu phòng vật tư, liên 2 giao người giao hàng, liên 3 chuyển thủ kho ghi Thẻ kho rồi chuyển kế toán ghi sổ).
- Nghiệp vụ xuất kho: Sử dụng Lệnh sản xuất (đối với giấy và bản kẽm theo từng đơn đặt hàng), Giấy xin lĩnh vật tư (đối với NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng do Quản đốc phân xưởng lập), Phiếu xuất kho (lập thành 2 liên). Kế toán theo dõi tổng hợp qua bảng Tổng hợp xuất giấy + bản in và Báo cáo tình hình sử dụng vật tư.
Tổ chức hạch toán chi tiết (Phương pháp thẻ song song):
- Tại kho: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho mở chi tiết theo từng danh mục vật tư. Hàng ngày ghi chép nhập, xuất và tính tồn kho thực tế.
- Tại phòng kế toán: Kế toán mở Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa trên phần mềm kế toán để ghi chép cả số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán thực hiện đối chiếu số lượng giữa Sổ chi tiết và Thẻ kho, lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cho từng kho (Kho vật tư - KHVT) để kiểm tra khớp đúng.
Tổ chức hạch toán tổng hợp (Hình thức Chứng từ ghi sổ):
- Công ty áp dụng phần mềm Fast Accounting. Hàng ngày nhập dữ liệu chứng từ gốc vào máy.
- Với nghiệp vụ nhập kho: Kế toán lập Chứng từ ghi sổ định khoản Nợ TK 152 (1521, 1522, 1524...), Nợ TK 1331 / Có TK 331 (mặc định TK 33111).
- Với nghiệp vụ xuất kho: Do tính đơn giá bình quân cuối tháng nên CTGS xuất kho được lập vào ngày cuối cùng của tháng/quý căn cứ theo Bảng phân bổ nguyên vật liệu:
- Nợ TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp)
- Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung)
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có TK 152 (1521, 1522, 1523, 1524, 1525).
- Định kỳ kiểm kê: Tiến hành 2 lần/năm (cuối quý II và cuối quý IV), lập Biên bản kiểm kê làm căn cứ xử lý định khoản chênh lệch thừa hoặc thiếu vật tư.
Chương III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần in Tây Hồ
Trên cơ sở khảo sát thực tế quy trình hạch toán, tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp:
- Ưu điểm: Bộ máy kế toán tập trung tinh gọn (8 người); áp dụng phần mềm Fast Accounting giúp nâng cao tốc độ xử lý dữ liệu; quản lý hệ thống kho tàng khoa học (chia tách thành 3 kho riêng biệt: kho NVL chính, kho NVL phụ và vật liệu khác, kho phụ tùng và nhiên liệu) đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy; kiểm soát chặt chẽ việc cấp phát giấy và bản kẽm qua Lệnh sản xuất.
- Tồn tại: Việc áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ dồn áp lực tính toán vào cuối tháng, làm chậm tiến độ tổng hợp chi phí giá thành; Bảng cân đối số phát sinh chỉ lập theo quý do chu kỳ đơn hàng kéo dài; việc định mức tiêu hao mới chỉ bao quát giấy và bản in, chưa áp dụng định mức chi tiết cho các loại phụ liệu, nhiên liệu và mực in.
Kết quả và đóng góp
- Minh họa quy trình hạch toán thực tế: Khóa luận hệ thống hóa đầy đủ luân chuyển chứng từ từ khâu mua hàng, kiểm nghiệm, nhập kho, xuất kho theo lệnh sản xuất đến khâu ghi sổ chi tiết và lập chứng từ ghi sổ tổng hợp trên phần mềm Fast Accounting.
- Cung cấp dữ liệu kế toán thực nghiệm: Phản ánh hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong tháng 12/2012 của Công ty Cổ phần In Tây Hồ (Biên bản kiểm nghiệm số 58, Phiếu nhập kho số 18 và 24, Phiếu xuất kho số 20 và 25, Lệnh sản xuất số 34, Giấy xin lĩnh vật tư số 100 và 104, CTGS số 07, 15, 40).
- Phân tích số liệu quản trị tài chính: Đánh giá mối quan hệ giữa việc tiết kiệm chi phí NVL với việc giảm 2,212% giá vốn hàng bán, qua đó làm rõ vai trò của công tác kế toán vật tư trong việc tăng trưởng 61,004% lợi nhuận sau thuế của công ty.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp in ấn cụ thể với hình thức Chứng từ ghi sổ và phương pháp thẻ song song; phạm vi số liệu tập trung vào năm tài chính 2011 - 2012. Do đó, các phát hiện mang tính đặc thù cao cho mô hình sản xuất gia công theo đơn đặt hàng trong ngành in ấn.
- Hướng mở: Tiếp tục nghiên cứu cải tiến phương pháp tính giá xuất kho (chuyển sang phương pháp bình quân liên hoàn trên phần mềm) và hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật đối với nhóm vật liệu phụ, nhiên liệu trong các doanh nghiệp ngành in.
Giá trị tham khảo
Báo cáo thực tập tốt nghiệp này có giá trị tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt quy trình thực hành kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song và hình thức Chứng từ ghi sổ trong doanh nghiệp sản xuất thực tế.
- Cán bộ kế toán và quản lý vật tư ngành in: Tham khảo hệ thống phân loại danh mục vật tư ngành in (giấy, bản kẽm, mực in), quy trình lập Lệnh sản xuất gắn với định mức tiêu hao và cách thức thiết lập bảng phân bổ nguyên vật liệu trên phần mềm kế toán.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần In Tây Hồ áp dụng phương pháp nào để hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu?
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết (thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho, kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết). Về kế toán tổng hợp, công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên phần mềm Fast Accounting theo phương pháp kê khai thường xuyên.
2. Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện như thế nào?
Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ. Đơn giá được tính vào thời điểm cuối tháng dựa trên tổng giá trị và tổng số lượng của hàng tồn đầu kỳ cộng với hàng nhập trong kỳ, sau đó nhân với số lượng xuất của từng nghiệp vụ.
3. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần In Tây Hồ gồm những vị trí nào?
Phòng Kế toán - Tài vụ của công ty gồm 8 cán bộ tổ chức theo mô hình tập trung: Kế toán trưởng, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán TSCĐ, Kế toán NVL, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán công nợ, Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ, và Thủ quỹ.
4. Quy trình xuất kho giấy và bản kẽm khác gì so với các loại nguyên vật liệu phụ?
Giấy và bản in kẽm là NVL chính được xuất dùng trực tiếp căn cứ vào Lệnh sản xuất do Phòng Kế hoạch tính toán theo từng đơn đặt hàng. Các NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế được xuất dùng căn cứ vào Giấy xin lĩnh vật tư do Quản đốc phân xưởng lập và được Phòng Kế hoạch phê duyệt.
5. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại đơn vị được tổ chức với tần suất ra sao?
Hoạt động kiểm kê NVL được thực hiện định kỳ 2 lần trong năm vào thời điểm cuối quý II và cuối quý IV, nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng hàng tồn kho thực tế để đối chiếu với sổ sách và lập biên bản xử lý thừa, thiếu.
Kết luận
Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Hương Chà đã phản ánh chi tiết và trung thực thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần In Tây Hồ. Tài liệu làm rõ sự kết hợp giữa phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết và hình thức Chứng từ ghi sổ trên phần mềm Fast Accounting trong một doanh nghiệp in ấn. Các số liệu phân tích tài chính giai đoạn 2011 - 2012 cùng hệ thống chứng từ thực tế cung cấp nguồn tư liệu học thuật và thực tiễn hữu ích cho công tác kế toán vật tư trong ngành sản xuất.
