CHƯƠNG 1 CO SO LY LUAN VE TO CHUC THONG TIN KE TOÁN TRONG CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HE THONG THONG TIN KE TOAN 1. Khai nigm hé théng thong tin ké toan Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) không chỉ là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành và ra quyết định của các cấp quản lý bên trong. và bên ngoài tổ chức mà còn đóng vai trở ngày cảng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức. Đứng trên quan điểm hệ thống, mỗi tổ chức là một hệ thông bao gồm.
các bộ phận tương tác v nhau nhằm đạt được các mục ti của tổ chức. Mỗi tổ chức bao gồm nhié hệ ống nhỏ được thiết kế nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức ở mức cao nhất. Các hệ thống nhỏ này cũng được thiết lập những mục tiêu riêng trên cơ sở các mục tiêu chung của tổ chức. HTTTKT là một trong các hệ thống nhỏ của tổ chức.
“Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý số liệu về các nghiệp vụ kinh tế trong tổ chức để cung cắp thông tin cho người đưa ra quyết định” Hệ thống thông tin kể toán là tập hợp các nguồn lực con người và các. phương tiện được thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác 'thành thông tin. Trong điều kiện ứng dụng CNTT hiện nay, các thiết bị phằ cứng và phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống, Cơ sở: hạ \ ++ tang CNTT 'Thông tin Dữliệu |_| Con —i| kế toán kế toán người (báo cáo s kế toán) Hình 1. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán có sáu yếu tố cấu thành, bao gồm: 1.Con người 2.
Thủ tục, quy trình xử lý thông tin 3. Dữ liệu về các hoạt động, 4. Cơ sở hạ tằng công nghệ thông tin. mềm kế toán 6.
Tổ chức dữ liệu Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống. thông tin quản lý. Tương tự các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán bao gồm dữ liệu đầu vào, quy trình xứ lý và dữ liệu đầu ra 'Đữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh như. mua vat tu, hang hóa, bán hàng, thu tiền, các chỉ phí phát sinh, thanh toán tiền lương, công nợ, đầu tư.
Thông tin về các dữ liệu đầu vào được ghi nhận chủ yếu thông qua chứng từ kế toán. 'Qui trình xử lý: bao gồm các bước công việc từ sao chép, ghi s6, chỉnh, kiểm soát. Quy trình xử lý của HTTTKT rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên. tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuật CNTT.
Để cung cấp thông tin tổng hợp và chỉ tiế ở các mức độ khác nhau trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trong nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tai khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tượng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của người sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các số kế. Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử. dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức. Phương tiện biểu hiện những thông tin tổng hợp va chỉ tiết đã được xử lý để cung cấp cho người sử.
dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm BCTC và các báo cáo kế toán quản trị. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, đầu ra của HTTTKT còn là tắt cá những. thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ. phân chức năng có thể phân quyền truy cập 1.
Tiếp cận tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theo chu trì h hoạt động a. Cách tiếp cận theo các phẩn hành kế toán Ngày nay, để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán mọi người thường tổ chức HTTTKT theo các phần hành. Theo đó, toàn bộ dữ liệu kế toán sẽ được phân loại và xử lý theo từng phần hành nhất định: phần hành kế toán tiền, kế toán tiêu thụ, kế toán thanh toán, kế toán chỉ phí sản xuất và giá thành sản phẩmkế toán hàng tồn kho „. Kế toán các phần hành theo đõi và cung cấp thông tin vé s6 dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng kế toán.
Mỗi phần hành kế toán có thể do một nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập nên bộ máy kế toán cũng phải được tổ chức phù hợp để phân công, phân nhiệm đối với từng kế toán viên trong việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chỉ tiết theo từng phần hành (đối tượng) kế toán. Mỗi người trong. 'bộ máy kế toán, tương ứng với chức năng nhiệm vụ của mình, được trang bị các phương tiện làm việc, bao gồm các thiết bị CNTT, sự phân quyển truy cập vào cơ sở dữ liệu kế toán thông qua các phần mềm kế toán để cập nhật và truy. xuất các dữ liệu có liên quan đến phần hành do mình phụ trách.
Nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra các. chứng từ liên quan và thực hiện việc phân loại, ghi số kế toán theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành. Cách tiếp cận này hướng đến đối tượng kế toán, là cách tiếp cận phổ biến nhất hiện nay. Cách tiếp cận theo chư trình “Trong những năm gần đây có các nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu trình.
Điều này xuất phát từ việc nhìn nhận trong quá trình hoạt động của một tổ chức có những công việc được lấp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phân, nhiều cá nhân tham gia thục hiện, trong đó có sự tham gia tích cục của 'bộ phận kế toán. Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh, HTTTKT có thể tổ chức thành 04 chu trình cơ bản là chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Tương tự, trong các CSGDĐH, có thể tổ chức các hoạt động thành chu trình dao tao và nghiên cứu khoa học, chủ trình cung, ứng, chu trinh thu học phí, chu trình tải chính. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao, cần.
phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia. trong cùng một chu trình. Chính vì thế, bên cạnh việc tổ chức HTTTKT theo. từng phần hành, để theo dõi và cung cắp thông tin vẻ từng đối tượng kế toán, cần thiết phải tiếp cận HTTTKT theo chu trình.
Cách tiếp cận này hướng. đến các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ từng, loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong. một chu trình để tổ chức ghỉ nhận, theo đôi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập khai thác dữ liệu, thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất. “Cách tiếp cân nghiên cứu HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, có ý nghĩa to lớn trong việc kiểm soát nội bộ, tổ chức HTTTKT phù hợp với điều kiện ứng dụng CNTT, đặc biệt khi các tổ chức có ứng dụng hệ thống.
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resourse Planning), phần mềm quản lý toàn diện trường đại học URP ( University resource planning). Trong nghiên cứu này, tác giả sẽ chọn cách tiếp cận theo chu trình để tổ chức thông tin kế toán tại Trường Cao đảng Y tế Đặng Thùy Trâm. Việc tổ chức thông tin kế toán tại Trường theo cách tiếp cận chu trình sẽ xác định được định được vai trò, nhiệm vụ của từng kế toán sẽ tiếp nhận thông tin của bộ phận nào, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận nào trong chu trình để đảm bảo hoạt đông của Nhà trường được hoạt đông xuyên sĩ và có hiệu quả. Tổ chức HTTTKT theo chu trình tại Trường có nhiễu thuận lợi như: ~ Tăng cường việc trao đổi thông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng, khoa, giúp việc quản lý dữ liệu và thông tin được tập trung, nhờ đó nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẽ thông tin kịp thời, đầy đủ cho mọi đối tượng sử dụng thông tin.
~ Giúp tăng cường công tác kiểm tra, giám sát giữa Lãnh đạo Nhà trường với các đơn vị trực thuộc trong Trường, góp phần hạn chế những sai sốt có thể xây ra ~ Tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện một chức năng, nhiệm vụ nhất định của Nhà trường, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân nói riêng và các đơn vị trực thuộc nói chung trong quá trình hoạt động. TÔ CHỨC HỆ THÓNG THONG TIN KE TOÁN TRONG CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC: CSGDDHI có hai chức năng chính là đảo tạo và nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn. Trong đó, chức năng dào tao giữ vai trò quan trọng trong việc đảo tạo nguồn nhân lực trình độ cao cho đất nước với qui mô đảo tao tăng lên không ngừng. CSGDDH bao gồm các đại học, trường đại học, học viện với chức năng chính là tổ chức hoạt động giảng, day, nghiên cứu khoa học ở trình độ cao cũng có nhiều công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một chu trình nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện như bộ phận quản lý đảo tạo, quản lý sinh viên, các khoa quản lý chuyên.
môn, bộ phận nghiên cứu khoa học, thư viện, ký túc xá. và bộ phận kế toán. Để đảm bảo các hoạt động của các CSGDĐH được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học. giữa các bộ phận để công việc được tiền hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.
