Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hơn 73% các cơ sở giáo dục đại học và cao đẳng công lập tại Việt Nam đang thực hiện lộ trình tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, việc thiết lập một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) chuẩn mực và linh hoạt là yêu cầu cấp thiết. Tại Trường Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm (tỉnh Quảng Ngãi), công tác quản lý tài chính đối mặt với thách thức lớn khi hàng năm ngân sách nhà nước cấp gần 5 tỷ đồng và nguồn thu học phí đạt khoảng 5,5 tỷ đồng, chiếm hơn 88% tổng thu sự nghiệp của đơn vị. Với quy mô quản trị hơn 1.000 sinh viên và 77 cán bộ, viên chức, việc duy trì một hệ thống thông tin kế toán cục bộ, dựa trên phần mềm đơn lẻ đã làm phát sinh nhiều điểm nghẽn trong luân chuyển dữ liệu giữa các phòng ban.

Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức HTTTKT theo chu trình nghiệp vụ, phân tích thực trạng công tác kế toán giai đoạn 2013-2018 tại Trường Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện theo định hướng ứng dụng công nghệ thông tin và mô hình hoạch định tài nguyên URP (University Resource Planning). Nghiên cứu giải quyết bài toán gắn kết dòng thông tin giữa các chu trình hoạt động, tối ưu hóa quy trình thu học phí và quản lý chi tiêu công. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn cao, giúp đơn vị kiểm soát chặt chẽ tổng nguồn lực tài chính trên 10,5 tỷ đồng mỗi năm, tiết giảm trên 80% thời gian xử lý thủ công, đồng thời nâng cao mức độ chính xác và tính minh bạch của báo cáo tài chính trong điều kiện tự chủ hoàn toàn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu xây dựng trên nền tảng lý thuyết hệ thống thông tin kế toán hiện đại, xác định HTTTKT là cấu trúc tích hợp gồm 6 yếu tố: con người; thủ tục quy trình; dữ liệu hoạt động; cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin; phần mềm kế toán; tổ chức cơ sở dữ liệu. Về mặt tổ chức, tác giả kế thừa và phát triển lý thuyết tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ từ các công trình khoa học của Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn (2011, 2013), thay thế cho cách tiếp cận theo phần hành kế toán truyền thống vốn mang tính phân mảnh và độc lập.

Khung lý thuyết phân loại toàn bộ hoạt động của cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng thành 4 chu trình nghiệp vụ trọng yếu: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng vật tư - tài sản, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính tổng hợp. Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp mô hình hoạch định tài nguyên trường học URP (University Resource Planning) dựa trên nền tảng nghiên cứu của Nguyễn Thanh Tuấn (2014) và hệ thống lý luận về tự chủ tài chính giáo dục công lập của Nguyễn Hữu Đồng (2012). Các khái niệm then chốt như dòng chứng từ điện tử, luồng thông tin liên phòng ban và kiểm soát nội bộ được chuẩn hóa theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp toàn diện thu thập trong giai đoạn 5 năm từ 2013 đến 2018, bao gồm hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, hệ thống sổ kế toán chi tiết, quy chế chi tiêu nội bộ và hồ sơ quản lý đào tạo của hơn 1.000 sinh viên tại Trường Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm.

Về dữ liệu sơ cấp, cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ 5 nhân sự thuộc bộ phận Kế hoạch - Tài chính (1 Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng, 1 thủ quỹ, 3 kế toán viên) cùng 12 cán bộ quản lý đại diện từ 6 phòng chức năng và 7 khoa chuyên môn. Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn vì nhóm đối tượng này nắm giữ toàn bộ quyền hạn, trách nhiệm và thông tin tác nghiệp trực tiếp trong quy trình luân chuyển chứng từ tài chính.

Phương pháp phân tích kết hợp giữa tổng hợp tài liệu, quan sát thực địa, phỏng vấn sâu bán cấu trúc và mô hình hóa luồng dữ liệu (Data Flow Diagram). Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm nhận diện trực quan các điểm xung đột dữ liệu, xác định ranh giới chia cắt thông tin giữa các phần hành và đánh giá chính xác mức độ phù hợp của hệ thống phần mềm kế toán hiện hữu trước các yêu cầu khắt khe của Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về quy mô tài chính và nhân sự, nhà trường vận hành nguồn kinh phí thường xuyên trên 10,5 tỷ đồng mỗi năm với sự tham gia của 77 cán bộ viên chức (gồm 58 giảng viên cơ hữu) và phục vụ trên 1.000 sinh viên. Tuy nhiên, toàn bộ bộ máy kế toán chỉ gồm 5 người hoạt động theo mô hình tập trung tại phòng Kế hoạch - Tài chính. Sự thiếu hụt nhân sự tạo ra áp lực rất lớn trong các giai đoạn cao điểm thu học phí và quyết toán ngân sách cuối năm.

Thứ hai, chu trình thu học phí tồn tại sự phân mảnh thông tin nghiêm trọng giữa các đơn vị. Số lượng sinh viên hệ liên thông chính quy tăng đột biến từ 0 sinh viên trong năm học 2014-2015 lên 629 sinh viên vào năm học 2016-2017, trong khi hệ cao đẳng chính quy tăng từ 130 lên 395 sinh viên. Việc quản lý song song hai phương thức đào tạo theo tín chỉ và niên chế khiến dữ liệu học phí phát sinh phức tạp. Do dữ liệu miễn giảm học phí từ phòng Công tác chính trị - Học sinh sinh viên và dữ liệu đăng ký môn từ phòng Đào tạo không được liên thông trực tuyến với phòng Kế toán, toàn bộ công tác rà soát hơn 1.000 hồ sơ đều phải đối chiếu thủ công qua văn bản giấy.

Thứ ba, chu trình cung ứng và chu trình giảng dạy - nghiên cứu khoa học chưa được chuẩn hóa luồng dữ liệu số. Hoạt động mua sắm tài sản trên 100 triệu đồng và từ 5 đến 100 triệu đồng phải trải qua quy trình phê duyệt giấy tờ kéo dài qua nhiều cấp. Đối với hoạt động chi trả tiền giờ giảng cho 58 giảng viên, kế toán phải tự tính toán thủ công các hệ số quy đổi thâm niên và đơn giá giờ giảng dựa trên bảng chấm công rải rác từ các khoa, dẫn đến độ trễ thanh toán từ 1 đến 2 tháng sau khi kết thúc học kỳ.

Thứ tư, hệ thống phần mềm kế toán của trường mang tính độc lập và chưa mở đầy đủ các tài khoản chi tiết theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Các tài khoản 461, 661 và 531 chỉ mới dừng lại ở phân loại cấp 2, chưa theo dõi chi tiết doanh thu và chi phí riêng biệt cho từng bậc đào tạo (cao đẳng chính quy, cao đẳng liên thông, trung cấp), làm hạn chế khả năng phân tích hiệu quả tài chính của từng ngành nghề.

Thảo luận kết quả

Thực trạng phân mảnh dữ liệu bắt nguồn từ việc nhà trường được nâng cấp từ trường Trung học Y tế lên Cao đẳng từ năm 2013 theo Quyết định 729/QĐ-BGDĐT. Quy mô đào tạo mở rộng nhanh chóng nhưng hạ tầng công nghệ thông tin chưa được đầu tư tương xứng, toàn trường chỉ trang bị 1 phòng máy với 40 máy tính phục vụ chung cho cả đào tạo và thực hành. Tâm lý quản lý theo phần hành biệt lập giữa 6 phòng chức năng và 7 khoa chuyên môn đã tạo ra các rào cản chia sẻ thông tin.

Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các kết luận của Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015) và Phan Thị Thu Huy (2017) khi nghiên cứu các cơ sở giáo dục công lập: việc áp dụng các phần mềm kế toán đóng gói độc lập không thể giải quyết được nhu cầu trao đổi thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận tác nghiệp. Nếu dữ liệu tăng trưởng sinh viên (tăng hơn 400% ở hệ liên thông) và cơ cấu thu học phí 5,5 tỷ đồng được mô hình hóa qua biểu đồ đường kết hợp biểu đồ cột phân tầng, ban lãnh đạo sẽ thấy rõ sự mất cân đối giữa tốc độ gia tăng khối lượng giao dịch và năng lực xử lý của hệ thống kế toán thủ công. Việc chuyển dịch từ hạch toán cục bộ sang mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ tích hợp là con đường duy nhất để giải quyết dứt điểm các xung đột số liệu.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, xây dựng hệ thống danh mục chuẩn và tổ chức mã hóa dữ liệu kế toán tập trung. Phòng Kế hoạch - Tài chính phối hợp cùng Phòng Đào tạo thiết lập cấu trúc mã định danh duy nhất cho hồ sơ sinh viên, lớp học phần, học phần và giảng viên trên toàn hệ thống. Target metric là đạt 100% khả năng truy xuất dữ liệu tự động giữa kết quả đăng ký môn học và bảng tính học phí. Thời gian hoàn thành trong Quý 1/2020.

Thứ hai, tự động hóa chu trình thu học phí thông qua liên kết ngân hàng thương mại. Thay thế hoàn toàn hình thức thu học phí trực tiếp bằng tiền mặt bằng cổng thanh toán điện tử và tài khoản ATM sinh viên. Chủ thể thực hiện gồm Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng Công tác chính trị - Học sinh sinh viên và ngân hàng liên kết. Mục tiêu đặt ra là thu đúng, thu đủ 100% học phí (khoảng 5,5 tỷ đồng/năm), giảm 90% thời gian đối chiếu danh sách và loại bỏ hoàn toàn rủi ro lưu giữ tiền mặt tại quỹ. Thời gian triển khai từ Quý 2/2020.

Thứ ba, từng bước triển khai mô hình hoạch định tài nguyên trường học URP (University Resource Planning). Ban Giám hiệu chủ trì, phối hợp với Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học và các đơn vị chuyên môn tích hợp 4 chu trình (thu học phí, cung ứng, giảng dạy - NCKH, tài chính) trên một cơ sở dữ liệu chung. Nền tảng mới cho phép 6 phòng chức năng và 7 khoa chuyên môn cùng cập nhật và khai thác dữ liệu theo phân quyền bảo mật. Lộ trình thực hiện chia làm 2 giai đoạn: thử nghiệm phân hệ đào tạo - tài chính trong 2020-2021 và mở rộng toàn diện giai đoạn 2022-2023.

Thứ tư, hoàn thiện hệ thống tài khoản và nâng cấp phương tiện kỹ thuật. Kế toán trưởng chỉ đạo thiết lập hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp 3 và cấp 4 theo đúng Thông tư 107/2017/TT-BTC nhằm tách bạch chi phí đào tạo của từng hệ đào tạo. Đồng thời, Phòng Tổ chức - Hành chính đầu tư nâng cấp hệ thống máy chủ và mạng nội bộ trong năm 2020-2021 để đảm bảo tính sẵn sàng cao cho việc xử lý dữ liệu trực tuyến.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm 1: Ban Giám hiệu và các nhà quản lý cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng công lập. Luận văn cung cấp khung tham chiếu toàn diện về quản trị tài chính trong điều kiện tự chủ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, giúp tối ưu hóa việc phân bổ ngân sách 5 đến 10 tỷ đồng và kiểm soát chặt chẽ các nguồn thu sự nghiệp.

Nhóm 2: Kế toán trưởng, cán bộ phòng Kế hoạch - Tài chính tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục và y tế. Tài liệu mang lại hướng dẫn thực hành chi tiết về tổ chức quy trình luân chuyển chứng từ 4 bước, kỹ thuật mở sổ tài khoản chi tiết theo Thông tư 107/2017/TT-BTC và giải pháp số hóa chu trình thanh toán giờ giảng cho đội ngũ giảng viên.

Nhóm 3: Chuyên viên phân tích hệ thống và các công ty phát triển giải pháp phần mềm giáo dục (URP/ERP). Cấu trúc bảng dữ liệu thực tế về sinh viên, học phần, đăng ký lớp học phần trong luận văn là tài liệu mẫu giá trị để thiết kế các module quản trị tích hợp chuyên sâu cho khối đào tạo y dược.

Nhóm 4: Học viên cao học, giảng viên và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý. Luận văn là công trình nghiên cứu điển hình về phương pháp tiếp cận kế toán theo chu trình nghiệp vụ, đóng góp nguồn tài liệu học thuật giá trị cho các nghiên cứu tiếp theo về chuyển đổi số kế toán công.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cơ sở giáo dục cao đẳng y tế cần chuyển dịch từ tiếp cận phần hành sang tiếp cận theo chu trình? Tiếp cận theo 4 chu trình nghiệp vụ giúp phá vỡ sự cô lập thông tin giữa bộ máy kế toán 5 người với 77 cán bộ viên chức và hơn 1.000 sinh viên. Mô hình này kết nối trực tiếp dữ liệu từ phòng Đào tạo và Công tác học sinh sinh viên sang Kế toán, loại bỏ thao tác nhập liệu lặp lại và giảm 80% sai sót đối chiếu.

  2. Mô hình URP khác biệt như thế nào so với các phần mềm kế toán đóng gói truyền thống? Phần mềm kế toán truyền thống chỉ ghi nhận nghiệp vụ sau khi đã hoàn thành trên chứng từ giấy. Ngược lại, mô hình URP tích hợp dữ liệu thời gian thực từ khâu tuyển sinh, xếp lịch giảng dạy của 58 giảng viên, thu 5,5 tỷ đồng học phí đến mua sắm tài sản trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, giúp kiểm soát dòng tiền tức thời.

  3. Giải pháp thu học phí qua tài khoản ATM mang lại hiệu quả định lượng nào cho nhà trường? Giải pháp thu học phí qua ngân hàng giúp tự động hóa 100% khâu gạch nợ học phí của hơn 1.000 sinh viên. Thời gian xử lý công nợ giảm từ 3 tuần xuống còn dưới 24 giờ sau khi ngân hàng truyền dữ liệu, đồng thời triệt tiêu hoàn toàn áp lực quá tải cục bộ tại phòng thủ quỹ vào mỗi đầu học kỳ.

  4. Luận văn đề xuất xử lý hệ thống tài khoản theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ra sao? Tác giả đề xuất mở chi tiết các tài khoản cấp 2 và cấp 3 đối với tài khoản 461 (nguồn kinh phí), tài khoản 661 (chi hoạt động) và tài khoản 531 (thu hoạt động đào tạo ngắn hạn, dịch vụ). Cấu trúc này giúp bóc tách chính xác chi phí và nguồn thu giữa hệ cao đẳng chính quy và hệ liên thông.

  5. Lộ trình triển khai hệ thống thông tin kế toán mới tại trường kéo dài bao lâu? Lộ trình được thiết kế khả thi trong thời gian 3 năm: giai đoạn 1 (1 năm đầu) tập trung chuẩn hóa danh mục mã hóa và triển khai thu học phí qua ngân hàng; giai đoạn 2 (2 năm tiếp theo) tiến hành số hóa chu trình giảng dạy, cung ứng và tích hợp toàn diện mô hình URP.

Kết luận

  • Hệ thống hóa thành công khung lý thuyết tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo 4 chu trình nghiệp vụ gắn liền với đặc thù quản trị của trường cao đẳng y tế công lập.
  • Đánh giá sâu sắc thực trạng quản lý tài chính quy mô 10,5 tỷ đồng và chỉ rõ các điểm nghẽn phân mảnh thông tin tại Trường Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm giai đoạn 2013-2018.
  • Xây dựng giải pháp mã hóa chuẩn và thiết kế cấu trúc các tập tin dữ liệu cốt lõi (sinh viên, học phần, đăng ký lớp học phần) phục vụ chuyển đổi số.
  • Hoàn thiện quy trình kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC và thiết lập lộ trình ứng dụng mô hình hoạch định tài nguyên URP trong giai đoạn 2020-2023.
  • Cung cấp giải pháp nâng cao hiệu suất làm việc cho bộ máy kế toán 5 người nhằm phục vụ chính xác, kịp thời cho hơn 1.000 người học và 77 cán bộ giảng viên.

Công trình là tài liệu tham khảo đặc biệt giá trị cho các nhà quản lý giáo dục và chuyên gia kế toán. Hãy nghiên cứu và áp dụng ngay mô hình tổ chức thông tin kế toán theo chu trình để nâng cao năng lực tự chủ tài chính cho đơn vị của bạn.