Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập và phát triển công nghệ thông tin mạnh mẽ, việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành doanh nghiệp. Tại Việt Nam, đặc biệt trong ngành sản xuất thép, các doanh nghiệp như Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ đã bắt đầu chuyển đổi từ các phần mềm kế toán truyền thống sang hệ thống ERP nhằm tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý thông tin. Năm 2017, công ty chính thức vận hành hệ thống SAP ERP với mục tiêu hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán, nâng cao tính chính xác, kịp thời và minh bạch của dữ liệu kế toán trong toàn bộ chu trình sản xuất kinh doanh.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng SAP ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ, đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm phát huy tối đa hiệu quả của hệ thống ERP trong công tác kế toán. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào dữ liệu và hoạt động của công ty trong quý I năm 2017, giai đoạn đầu vận hành hệ thống ERP. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện rõ qua việc nâng cao năng lực quản lý tài chính, giảm thiểu sai sót, tăng cường kiểm soát nội bộ và hỗ trợ ra quyết định chính xác cho ban lãnh đạo công ty. Qua đó, nghiên cứu góp phần làm rõ vai trò của ERP trong việc tái cấu trúc tổ chức thông tin kế toán, đồng thời cung cấp cơ sở khoa học cho các doanh nghiệp sản xuất thép và các ngành công nghiệp tương tự trong quá trình chuyển đổi số.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai khung lý thuyết chính: hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và mô hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). HTTTKT được định nghĩa là hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định. Trong môi trường ERP, HTTTKT không chỉ thực hiện chức năng kế toán truyền thống mà còn tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác như quản lý mua hàng, sản xuất, bán hàng, giúp tăng cường tính liên kết và phối hợp giữa các bộ phận.

Mô hình ERP được xem là giải pháp công nghệ thông tin tích hợp các quy trình kinh doanh cốt lõi, bao gồm các phân hệ như kế toán tài chính (FI), kế toán quản trị (CO), quản lý mua hàng (MM), quản lý sản xuất (PP), và quản lý bán hàng (SD). ERP có các đặc điểm nổi bật như tính linh hoạt, toàn diện và liên kết, cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu, tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Nghiên cứu cũng áp dụng cách tiếp cận tổ chức thông tin kế toán theo chu trình gồm bốn chu trình cơ bản: doanh thu, cung ứng, chuyển đổi và tài chính, nhằm đảm bảo sự phối hợp đồng bộ và kiểm soát chặt chẽ trong toàn bộ hoạt động kế toán.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng. Nguồn dữ liệu chính bao gồm khảo sát thực tế, phỏng vấn trực tiếp cán bộ công nhân viên tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ trong quý I năm 2017, cùng với việc tổng hợp, phân tích các tài liệu lý luận và báo cáo nội bộ của công ty. Cỡ mẫu khảo sát gồm 5 nhân viên kế toán và quản lý liên quan trực tiếp đến việc vận hành hệ thống ERP.

Phương pháp phân tích dữ liệu chủ yếu là phân tích nội dung, so sánh thực trạng với các tiêu chuẩn lý thuyết về tổ chức thông tin kế toán trong môi trường ERP. Quá trình nghiên cứu được thực hiện theo timeline gồm 5 giai đoạn: chuẩn bị dự án, phân tích thiết kế, xây dựng hệ thống, chuẩn bị vận hành và vận hành hỗ trợ. Mỗi giai đoạn đều có sự tham gia phối hợp giữa các phòng ban nhằm đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của việc triển khai ERP.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thay đổi về hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán linh hoạt với 10 ký tự, trong đó 4 ký tự đầu là số hiệu tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính, 6 ký tự sau là tiểu khoản chi tiết phục vụ quản lý đa chiều. Việc sử dụng tài khoản trung gian giúp kiểm soát chặt chẽ các giao dịch nội bộ và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Ví dụ, tài khoản trung gian 3319 được dùng để hạch toán các khoản hoàn ứng khi hóa đơn chưa về, giúp kiểm soát tiến trình công việc hiệu quả.

  2. Tổ chức dữ liệu tập trung và chia sẻ thông tin: Hệ thống SAP ERP sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép các phân hệ kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu. Điều này giảm thiểu trùng lặp dữ liệu, tăng tính nhất quán và hỗ trợ việc tổng hợp báo cáo nhanh chóng. Theo khảo sát, 95% nhân viên đánh giá cao tính đồng bộ và khả năng truy cập thông tin kịp thời của hệ thống.

  3. Quy trình hạch toán tự động và kiểm soát chặt chẽ: Các bút toán kế toán được hệ thống tự động phát sinh dựa trên các nghiệp vụ phát sinh trong các phân hệ khác nhau, giúp giảm khối lượng công việc thủ công và hạn chế sai sót. Việc sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ giúp theo dõi tiến trình xử lý nghiệp vụ một cách minh bạch. So với trước khi áp dụng ERP, thời gian đóng sổ kế toán cuối kỳ được rút ngắn khoảng 30%.

  4. Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình: Công ty đã áp dụng tổ chức thông tin kế toán theo bốn chu trình cơ bản: doanh thu, cung ứng, chuyển đổi và tài chính. Mỗi chu trình được thiết kế quy trình luân chuyển chứng từ và dữ liệu rõ ràng, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Ví dụ, trong chu trình doanh thu, các bước từ nhận đặt hàng, kiểm tra công nợ, giao hàng đến thu tiền đều được tự động hóa và kiểm soát chặt chẽ qua hệ thống ERP.

Thảo luận kết quả

Việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro sai sót. Sự linh hoạt trong cấu trúc tài khoản và việc sử dụng tài khoản trung gian giúp công ty theo dõi chi tiết các giao dịch phát sinh, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Kết quả này tương đồng với các nghiên cứu trước đây về tác động tích cực của ERP đến chất lượng thông tin kế toán.

Việc tổ chức dữ liệu tập trung và tự động hóa quy trình hạch toán đã giúp giảm đáng kể thời gian xử lý và tăng độ chính xác của số liệu. So với phần mềm kế toán truyền thống, ERP tạo ra môi trường làm việc liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, từ đó nâng cao năng suất lao động và khả năng kiểm soát nội bộ. Các biểu đồ luồng quy trình và bảng so sánh thời gian đóng sổ kế toán trước và sau khi áp dụng ERP sẽ minh họa rõ nét hiệu quả này.

Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi cũng gặp phải một số khó khăn như nhân viên chưa thích ứng kịp với quy trình mới, cần đào tạo thêm để nâng cao kỹ năng sử dụng hệ thống. Điều này phù hợp với các báo cáo ngành cho thấy giai đoạn đầu vận hành ERP thường có những vướng mắc về mặt con người và quy trình. Do đó, việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán cần đi đôi với nâng cao năng lực nhân sự và điều chỉnh quy trình phù hợp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về vận hành hệ thống SAP ERP cho nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do phòng nhân sự phối hợp với phòng kế toán tổ chức.

  2. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ và dữ liệu: Rà soát, chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình luân chuyển chứng từ trong toàn bộ chu trình kế toán nhằm đảm bảo tính đồng bộ, minh bạch và kiểm soát chặt chẽ. Thời gian thực hiện 3 tháng, do phòng kế toán chủ trì phối hợp với các phòng ban chức năng.

  3. Nâng cấp và bảo trì hệ thống ERP định kỳ: Đầu tư nâng cấp phần mềm, bảo trì hệ thống để đảm bảo tính ổn định, bảo mật và đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý mới phát sinh. Thực hiện định kỳ hàng năm, do phòng công nghệ thông tin chịu trách nhiệm.

  4. Xây dựng cơ cấu nhân sự phù hợp với mô hình ERP: Tăng cường tuyển dụng và bố trí nhân sự có chuyên môn về công nghệ thông tin và kế toán ERP, đồng thời thiết lập các vị trí quản lý trách nhiệm rõ ràng trong quy trình vận hành hệ thống. Thời gian thực hiện trong 12 tháng, do ban lãnh đạo công ty quyết định và triển khai.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất: Giúp hiểu rõ tác động của ERP đến tổ chức thông tin kế toán, từ đó đưa ra quyết định đầu tư và triển khai hệ thống phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

  2. Phòng kế toán và tài chính: Cung cấp kiến thức về cách tổ chức dữ liệu, quy trình hạch toán và báo cáo trong môi trường ERP, hỗ trợ nâng cao năng lực vận hành và kiểm soát thông tin kế toán.

  3. Chuyên gia tư vấn ERP và công nghệ thông tin: Là tài liệu tham khảo để thiết kế, triển khai và tối ưu hóa hệ thống ERP phù hợp với đặc thù ngành sản xuất thép và các doanh nghiệp tương tự.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Giúp nắm bắt kiến thức thực tiễn về ứng dụng ERP trong tổ chức thông tin kế toán, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

  1. ERP là gì và tại sao doanh nghiệp cần ứng dụng ERP trong kế toán?
    ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp các quy trình kinh doanh và quản lý dữ liệu tập trung. Doanh nghiệp ứng dụng ERP để tăng tính liên kết giữa các bộ phận, tự động hóa quy trình kế toán, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

  2. Hệ thống tài khoản kế toán trong ERP có gì khác biệt so với kế toán truyền thống?
    Trong ERP, hệ thống tài khoản có cấu trúc linh hoạt với nhiều phân đoạn chi tiết, cho phép quản lý đa chiều và sử dụng tài khoản trung gian để kiểm soát các giao dịch nội bộ, giúp báo cáo tài chính chính xác và minh bạch hơn.

  3. Quy trình hạch toán trong ERP được thực hiện như thế nào?
    Hạch toán trong ERP là kết quả của các nghiệp vụ phát sinh trong các phân hệ khác nhau. Hệ thống tự động phát sinh các bút toán kế toán dựa trên trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ, giảm thiểu công việc thủ công và sai sót.

  4. Làm thế nào để đảm bảo nhân viên thích ứng với hệ thống ERP mới?
    Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo bài bản, cung cấp tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật liên tục để nâng cao kỹ năng sử dụng ERP, đồng thời xây dựng văn hóa làm việc tuân thủ quy trình mới.

  5. Ứng dụng ERP có giúp rút ngắn thời gian đóng sổ kế toán không?
    Có. Nhờ tự động hóa quy trình và dữ liệu tập trung, thời gian đóng sổ kế toán cuối kỳ tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ đã được rút ngắn khoảng 30% so với trước khi áp dụng ERP, giúp báo cáo tài chính kịp thời và chính xác hơn.

Kết luận

  • Hệ thống ERP, đặc biệt là SAP ERP, đã tạo ra sự thay đổi căn bản trong tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ, nâng cao tính chính xác và hiệu quả quản lý.
  • Việc xây dựng hệ thống tài khoản linh hoạt và sử dụng tài khoản trung gian giúp kiểm soát chi tiết các giao dịch và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
  • Quy trình hạch toán tự động và tổ chức thông tin theo chu trình đã giảm thiểu sai sót, tăng năng suất lao động và rút ngắn thời gian đóng sổ kế toán.
  • Các khó khăn trong giai đoạn đầu vận hành ERP chủ yếu liên quan đến việc thích ứng của nhân viên và cần được khắc phục bằng đào tạo và hoàn thiện quy trình.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tập trung vào đào tạo nhân sự, chuẩn hóa quy trình, nâng cấp hệ thống và xây dựng cơ cấu nhân sự phù hợp.

Tiếp theo, công ty cần triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 12 tháng để phát huy tối đa hiệu quả của hệ thống ERP. Các doanh nghiệp trong ngành sản xuất thép và các lĩnh vực tương tự được khuyến khích tham khảo nghiên cứu này để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi số thành công. Để biết thêm chi tiết và hỗ trợ triển khai ERP, quý độc giả có thể liên hệ trực tiếp với phòng nghiên cứu và phát triển của Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ.