Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh các đơn vị sự nghiệp công lập có thu tại Việt Nam đang từng bước thực hiện cơ chế tự chủ tài chính, việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trở thành yêu cầu cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và minh bạch thông tin. Bệnh viện Đa khoa huyện Đông Sơn, tỉnh Thanh Hóa, với quy mô 200 giường bệnh và trung bình tiếp đón từ 300 đến 400 lượt bệnh nhân ngoại trú cùng khoảng 200 bệnh nhân nội trú mỗi ngày, là một trong những đơn vị sự nghiệp công lập có thu đang trong quá trình chuyển đổi và hoàn thiện hệ thống quản lý tài chính kế toán. Giai đoạn nghiên cứu tập trung từ năm 2019 đến 2021, nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện.

Mục tiêu nghiên cứu là phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính trong cơ chế tự chủ. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ bệnh viện nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tăng cường minh bạch, đồng thời góp phần thúc đẩy phát triển bền vững trong lĩnh vực y tế công lập. Các chỉ số như số lượng bệnh nhân, quy mô giường bệnh, và nguồn thu chi tài chính được sử dụng làm thước đo đánh giá hiệu quả hệ thống thông tin kế toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết nền tảng về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trong đơn vị sự nghiệp có thu, bao gồm:

  • Khái niệm hệ thống thông tin kế toán: HTTTKT là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ kinh tế tài chính, phục vụ phân tích, lập kế hoạch và báo cáo kế toán. HTTTKT là phần giao thoa giữa công tác kế toán và hệ thống thông tin, thực hiện thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng.

  • Mô hình cấu trúc HTTTKT: Bao gồm hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và quản trị. HTTTKT tài chính tập trung vào cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài như nhà đầu tư, cơ quan thuế; HTTTKT quản trị phục vụ nhu cầu nội bộ nhà quản lý.

  • Quy trình xử lý kế toán: Gồm ba bước chính là ghi nhận (thu thập dữ liệu), xử lý dữ liệu (phân loại, tổng hợp, phân tích) và báo cáo (lập báo cáo tài chính và quản trị).

  • Kiểm soát nội bộ thông tin kế toán: Quy trình giám sát nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin kế toán, bao gồm kiểm soát dữ liệu đầu vào, quá trình xử lý và dữ liệu đầu ra.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: mã hóa thông tin kế toán, xử lý và phân tích thông tin kế toán tài chính và quản trị, cung cấp thông tin kế toán, phương tiện kỹ thuật HTTTKT, và kiểm soát nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng, cụ thể:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các văn bản pháp luật, tài liệu khoa học, quy định của Bộ Tài chính, Sở Y tế Thanh Hóa; dữ liệu sơ cấp từ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của Bệnh viện Đa khoa huyện Đông Sơn giai đoạn 2019-2021.

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Quan sát thực tế, phỏng vấn sâu các cán bộ kế toán, nhân viên CNTT và lãnh đạo bệnh viện nhằm hiểu rõ quy trình và thực trạng HTTTKT.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích mối quan hệ trong chu trình nghiệp vụ kế toán, đánh giá thực trạng qua các chỉ số tài chính, so sánh số liệu thu chi, hiệu quả hoạt động qua các năm. Phân tích SWOT để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của hệ thống hiện tại.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Toàn bộ dữ liệu kế toán và tài chính của bệnh viện trong giai đoạn nghiên cứu được sử dụng; phỏng vấn các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tính đại diện và toàn diện.

  • Công cụ xử lý dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, phần mềm Excel để tổng hợp, phân tích số liệu và trình bày kết quả.

Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm 2022, bao gồm thu thập dữ liệu, phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp và hoàn thiện luận văn.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng thu thập thông tin kế toán còn hạn chế: Quá trình thu thập thông tin kế toán tại bệnh viện chủ yếu dựa vào chứng từ giấy và một phần chứng từ điện tử, chưa khai thác triệt để các chức năng của phần mềm kế toán và mạng nội bộ. Tỷ lệ sử dụng chứng từ điện tử mới đạt khoảng 40%, dẫn đến việc nhập liệu thủ công còn nhiều, gây chậm trễ và sai sót.

  2. Mã hóa và xử lý thông tin chưa đồng bộ: Hệ thống mã hóa tài khoản và đối tượng quản lý chưa được chuẩn hóa hoàn toàn, gây khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích dữ liệu. Tỷ lệ tài khoản chi tiết được mã hóa chính xác đạt khoảng 75%, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính và quản trị.

  3. Cung cấp thông tin kế toán chưa đáp ứng kịp thời: Báo cáo tài chính và quản trị thường được lập theo kỳ kế toán năm, thiếu các báo cáo định kỳ ngắn hạn phục vụ quản lý điều hành. Khoảng 60% các báo cáo quản trị chưa được cập nhật kịp thời, làm giảm hiệu quả ra quyết định.

  4. Phương tiện kỹ thuật và kiểm soát nội bộ còn yếu: Hệ thống phần cứng và phần mềm chưa đồng bộ, nhân viên kế toán còn hạn chế về trình độ CNTT. Kiểm soát nội bộ chưa chặt chẽ, đặc biệt trong khâu nhập liệu và xử lý dữ liệu, dẫn đến rủi ro sai sót và gian lận thông tin.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc áp dụng chưa đồng bộ các quy trình và công nghệ thông tin trong quản lý kế toán, cũng như hạn chế về nguồn nhân lực chuyên môn. So với các nghiên cứu trong ngành y tế công lập tại các tỉnh khác, bệnh viện Đông Sơn có mức độ ứng dụng CNTT thấp hơn khoảng 20%, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính.

Việc chưa chuẩn hóa mã hóa và xử lý thông tin kế toán làm giảm tính chính xác và kịp thời của các báo cáo, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của lãnh đạo. Các biểu đồ so sánh số liệu thu chi qua các năm 2019-2021 cho thấy sự tăng trưởng nguồn thu nhưng đồng thời cũng xuất hiện các khoản chi không kiểm soát chặt chẽ, phản ánh qua tỷ lệ chênh lệch thu chi tăng khoảng 10% trong giai đoạn này.

Kiểm soát nội bộ yếu kém làm tăng nguy cơ thất thoát tài chính, không phù hợp với yêu cầu minh bạch trong cơ chế tự chủ tài chính. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện HTTTKT nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro và tăng cường minh bạch.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện quy trình thu thập thông tin kế toán: Áp dụng đồng bộ chứng từ điện tử và tự động hóa nhập liệu nhằm giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý. Mục tiêu đạt 90% chứng từ điện tử trong vòng 12 tháng, do phòng CNTT phối hợp phòng kế toán thực hiện.

  2. Chuẩn hóa hệ thống mã hóa và xử lý thông tin: Xây dựng bộ mã hóa thống nhất, áp dụng phương pháp mã cây phân cấp để dễ dàng mở rộng và quản lý chi tiết. Triển khai đào tạo nhân viên kế toán về mã hóa và xử lý dữ liệu trong 6 tháng tới, do phòng kế toán chủ trì.

  3. Nâng cao chất lượng cung cấp thông tin kế toán: Thiết lập hệ thống báo cáo định kỳ ngắn hạn (tháng, quý) phục vụ quản lý điều hành, đảm bảo báo cáo kịp thời và chính xác. Mục tiêu hoàn thành trong 9 tháng, phối hợp giữa phòng kế toán và ban lãnh đạo bệnh viện.

  4. Cải thiện phương tiện kỹ thuật và kiểm soát nội bộ: Đầu tư nâng cấp phần cứng, phần mềm kế toán hiện đại, đồng thời xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phân quyền rõ ràng trong nhập liệu và xử lý dữ liệu. Thực hiện đào tạo nâng cao năng lực CNTT cho cán bộ kế toán trong 1 năm, do phòng CNTT và phòng kế toán phối hợp.

Các giải pháp trên cần được thực hiện đồng bộ, có sự giám sát và đánh giá định kỳ để đảm bảo hiệu quả và phù hợp với yêu cầu phát triển của bệnh viện trong cơ chế tự chủ tài chính.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các bệnh viện công lập tuyến huyện: Giúp hiểu rõ thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và minh bạch thông tin.

  2. Cán bộ kế toán và tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập: Cung cấp kiến thức về quy trình, kỹ thuật mã hóa, xử lý và kiểm soát thông tin kế toán, hỗ trợ nâng cao năng lực chuyên môn và ứng dụng CNTT.

  3. Nhà quản lý ngành y tế và cơ quan quản lý nhà nước: Tham khảo để xây dựng chính sách, hướng dẫn và hỗ trợ các đơn vị sự nghiệp công lập trong việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với cơ chế tự chủ.

  4. Nghiên cứu sinh, học viên cao học chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Tài liệu tham khảo thực tiễn về ứng dụng lý thuyết hệ thống thông tin kế toán trong lĩnh vực y tế công lập, phục vụ nghiên cứu và học tập.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống thông tin kế toán có vai trò gì trong bệnh viện công lập?
    Hệ thống thông tin kế toán giúp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính kịp thời, chính xác, phục vụ quản lý tài chính, ra quyết định và minh bạch nguồn lực tại bệnh viện.

  2. Tại sao cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Đông Sơn?
    Do hệ thống hiện tại còn nhiều hạn chế về thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, chưa đáp ứng yêu cầu minh bạch và hiệu quả quản lý trong cơ chế tự chủ tài chính.

  3. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn?
    Kết hợp thu thập dữ liệu từ chứng từ kế toán, phỏng vấn cán bộ, phân tích số liệu tài chính và áp dụng mô hình dữ liệu, sơ đồ dòng dữ liệu cùng phần mềm Excel để phân tích.

  4. Giải pháp nào được đề xuất để nâng cao hiệu quả hệ thống thông tin kế toán?
    Bao gồm áp dụng chứng từ điện tử, chuẩn hóa mã hóa, nâng cao chất lượng báo cáo định kỳ, cải thiện phương tiện kỹ thuật và kiểm soát nội bộ.

  5. Ai là đối tượng sử dụng chính của hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện?
    Bao gồm lãnh đạo bệnh viện, cán bộ kế toán, các phòng ban chức năng và các cơ quan quản lý bên ngoài như Sở Y tế, cơ quan thuế.

Kết luận

  • Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận và thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Đông Sơn, chỉ ra những hạn chế về thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán.
  • Phân tích chi tiết các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hệ thống, bao gồm mã hóa, phương tiện kỹ thuật và kiểm soát nội bộ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể, khả thi nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính trong cơ chế tự chủ.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn cao, hỗ trợ bệnh viện nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, minh bạch và phát triển bền vững.
  • Khuyến nghị triển khai các giải pháp trong vòng 1-2 năm, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý y tế.

Call-to-action: Các đơn vị sự nghiệp công lập và bệnh viện tuyến huyện nên tham khảo và áp dụng các giải pháp nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và phát triển bền vững trong bối cảnh đổi mới cơ chế tài chính công.