Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Đông Sơn. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Đông Sơn 5 Chƣơng 1 CƠ SỞ UẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1. Một số vấn đề về hệ thống thông tin kế toán 1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán “Hệ thống thông tin là một nhóm các phần tử, tác động qua lại lẫn nhau, có tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định.” [14] Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm con người, quá trình và dữ kiện.
Con người theo các quá trình để xử lý dữ kiện tạo ra thông tin. Dữ kiện là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát, đó à một tập hợp các biện pháp về một vài ĩnh vực kinh doanh. Dữ kiện được xử ý để tạo ra các báo cáo về cấu trúc của thực thể có liên quan. [14] “Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ kinh tế tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch, lập báo cáo kế toán” [14] Như vậy, hệ thống thông tin kế toán à một k nh thuộc hệ thống thông tin quản ý tại các đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán thực hiện thu nhận, xử ý các nghiệp vụ tài chính phát sinh đồng thời phân tích và cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hằng ngày mà phát sinh các nghiệp vụ kinh tế khác nhau. Các nghiệp vụ kinh tế này được hệ thống thông tin kế toán thực hiện việc phân oại, ghi chép đồng thời thực hiện ưu trữ các ghi chép đó (chứng từ, sổ, thẻ, bảng. Khi người sử dụng có y u cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã ưu trữ đưa ra những phân tích, tổng hợp và ập báo cáo các phù hợp nhằm cung cấp cho đối tượng sử dụng thông tin.
Chính vì vậy, có thể hiểu một cách đơn giản hệ thống thông tin kế toán à phần giao thoa của công tác kế toán và hệ thống thông tin, được thiết ập nhằm thu thập, xử ý, ưu trữ và cung cấp các thông tin kế toán cho người có nhu cầu sử dụng. 6 Các quyết định kinh tế Người sử dụng Hoạt động sản xuất kinh doanh Phân tích, ghi chép, ưu trữ Các nghiệp vụ kinh tế Phân tích, tổng hợp, lập phát sinh báo cáo Sơ đồ 1.1: Tổng quát hệ thống thông tin kế toán (Nguồn: Tác giả tổng hợp trong quá trình nghiên cứu) Hệ thống thông tin kế toán tại một đơn vị bao gồm: Hệ thống các tài khoản và chứng từ, hệ thống báo cáo, sổ sách kế toán,. Hệ thống thông tin kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp công ập có thu thực hiện vai trò là trung tâm kết nối các hệ thống khác (nhằm cung cấp thông tin về tình mua sắm hàng hóa, bộ phận kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận ập kế hoạch mua hàng mục đích cung cấp thông tin chính xác nhất về tình hình ti u thụ. Sau đó bộ phận kế toán cần phối hợp với ph ng kinh doanh hoặc bộ phận bán hàng.
Sự chậm trễ, thiếu chính xác của hệ thống thông tin kế toán sẽ làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động và uy tín của doanh nghiệp. Chứng từ à yếu tố đầu vào của hệ thống thông tin kế toán. ất cứ một sự uân chuyển nào cũng cần phải đưa ra những y u cầu và thời gian hoàn thành để đảm bảo sự chính xác và thông suốt của cả quy trình. Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán à các thông tin tài chính được phản ánh tr n hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo kế toán và các thông tin phi tài chính khác.
Các dữ iệu về kế toán các khoản phải thu, phải trả, kế toán hàng tồn kho, các dự toán tổng thể, bảng ương cho các nhân vi n trong đơn vị, ghi nhận tất cả các khoản thanh toán tr n sổ cái, thiết ập hệ thống các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị cũng như ập các kế hoạch chiến ược… 7 Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán được thể hiện qua Sơ đồ 1. Hệ thống thông tin kế toán HTTT kế toán tài chính HTTT kế toán quản trị Kế toán chi phí Kế toán ngân sách Nghiên cứu hệ thống quản lý Sơ đồ 1.2: Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán (Nguồn: Tác giả tổng hợp trong quá trình nghiên cứu) Hệ thống thông tin kế toán tài chính tại các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động nhằm thu thập, kiểm tra, xử ý và phân tích đồng thời cung cấp hệ thống các thông tin kinh tế, tài chính bằng tập hợp các báo cáo tài chính cho từng đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. Đối tượng sử dụng các thông tin kế toán chủ yếu à các đối tượng b n ngoài đơn vị như: Nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống k , thậm chí cả đối thủ cạnh tranh. Hệ thống thông tin kế toán quản trị tại các đơn vị sự nghiệp có thu à hệ thống thông tin hoạt động nhằm thu thập, phân tích, xử ý đồng thời tiến hành cung cấp các thông tin tài chính, kinh tế theo y u cầu của nhà quản trị và tiến hành ra các quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
Các thông tin được thu thập theo nhu cầu quản trị ra quyết định của người quản ý. Hệ thống thông tin kế toán quản trị tại các đơn vị sự nghiệp công ập có thu bao gồm: Kế toán ngân sách, kế toán chi phí, và nghi n cứu hệ thống quản ý có nhiệm vụ hỗ trợ các nhà quản trị trong các chức năng có i n quan đến các hoạt động thu mua, xử ý, phân phối và bán hàng trong các đơn vị. Quá trình nhận biết, thu thập, phân oại sau đó tiến hành công tác ghi sổ và thực hiện ập các báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị nhằm phục vụ cho mục đích của hệ thống thống thông tin kế toán. Nhằm thỏa 8 mãn chức năng thông tin đồng thời kiểm tra của các hoạt động kế toán.
Đảm bảo những mục ti u kiểm soát chi tiết củng cố th m nhằm khiến cho hệ thống thông tin kế toán trở n n hiệu quả và hữu ích đối với tổ chức, đơn vị - Tính có thực (Chỉ ghi chép vào sổ sách kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thực, đã xảy ra tại tổ chức, đơn vị); sự ph chuẩn (Đảm bảo tính hợp ý của những sự ph chuẩn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh). Quá trình chuyển sổ số iệu, tổng hợp phải chính xác, cẩn trọng (Các số iệu ghi chép, phản ánh tr n sổ được cộng số phát sinh, rút ra số dư cuối kỳ, chuyển sổ một cách chính xác đồng thời trình bày các số iệu trên báo cáo tài chính chính xác). Hiện nay phần mềm kế toán và hệ thống mạng nội bộ tại các đơn vị phát triển đã hỗ trợ cho hệ thống thông tin kế toán phát triển. Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị Quy trình xử lý kế toán là yếu tố phức tạp nhất trong những yếu tố thuộc hệ thống thông tin kế toán.
Chính vì vậy để hiểu rõ hơn về các yếu tố thuộc hệ thống thông tin kế toán luận văn cần cần tìm hiểu và nắm vững về quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị, bao gồm các bước: Ghi nhận: Trong quy trình kế toán đây à giai đoạn đầu tiên được thực hiện. Làm nhiệm vụ thu thập toàn bộ những dữ liệu có liên quan đến những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại các đơn vị, tổ chức. Các dữ liệu này được thể hiện đầy đủ trên hệ thống các chứng từ kế toán, là yếu tố đầu vào, cung cấp thông tin ban đầu của hệ thống thông tin kế toán. Xử lý dữ liệu: Là giai đoạn tiếp theo trong toàn bộ quy trình kế toán.
Tiến hành quá trình xử lý và cung cấp những thông tin phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý dựa vào các dữ liệu trên các chứng từ kế toán. 9 Báo cáo: Trong quy trình xử lý kế toán, nhằm phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin của mỗi đơn vị, báo cáo là khâu cuối cùng với đầu ra là các hệ thống các báo cáo kế toán. Hệ thống báo cáo được sử dụng trong mỗi đơn vị được chia ra thành báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Hệ thống những báo cáo này thực hiện cung cấp nhanh nguồn thông tin phù hợp phục vụ cho quá trình quản lý và và các nhu cầu sử dụng dữ liệu của những đơn vị, tổ chức, chẳng hạn như tình hình xuất nhập tồn của các loại vật tư, báo cáo tài sản, báo cáo tiền ưu chuyển tiền tệ.
Dữ Báo Thông Ghi Xử Phân tin tài liệu kế nhận lý tích cáo toán chính Hình 1.1: Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị (Nguồn: [10]) 1. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với những hệ thống thông tin khác thuộc tổ chức, đơn vị Hệ thống thông tin thuộc các đơn vị, tổ chức là một hệ thống phức tạp, đa dạng được thực hiện tại các bộ phận khác nhau trong đơn vị. Các chức năng này có mối quan hệ quan hệ chặt chẽ, ràng buộc, cung cấp thông tin qua lại nhằm đảm bảo hiệu quả cho các hoạt động ở đơn vị. Các hệ thống thông tin có mặt tại các đơn vị đều gắn bó, có quan hệ chặt chẽ, qua lại với nhau.
Những hệ thống thông tin chức năng (hệ thống thông tin nhân lực, nguồn lực tài chính, tình hình sản xuất, tiêu thụ …) là nguồn cung cấp các dữ liệu đầu vào sử dụng cho hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán tiến hành xử lý những dữ liệu này thành nguồn thông tin hữu ích cung cấp ngược trở lại nhằm thực hiện đúng chức năng của bộ phận mình.