Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1. Ý nghĩa, yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập 1. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập Theo Giáo trình Tổ chức công tác kế toán, trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh:“Tổ chức công tác kế toán là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị”. Theo Giáo trình Nguyên lý kế toán, Học viện Tài chính: “Tổ chức công tác kế toán cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán… mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó”.
Như vậy, tổ chức công tác kế toán được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý, phân tích, kiểm tra và cung cấp các thông tin; tổ chức vận dụng chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toán vào đơn vị; tổ chức các nhân sự để thực hiện công việc kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị có hiệu quả. Khác với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, các đơn vị sự nghiệp công lập được Nhà nước giao nhiệm vụ theo chức năng quản lý ngành và được phân cấp quản lý theo các đơn vị dự toán cấp 1, cấp 2, cấp 3. Các đơn vị sự nghiệp công lập được trang trải chi phí bằng nguồn vốn cấp phát của NSNN, nguồn thu sự nghiệp và các hoạt động dịch vụ. Mọi khoản thu, chi ở đơn vị này đều phải được lập dự toán một cách có cơ sở khoa học.
Vì vậy, với quan điểm trên tác giả cho rằng tổ chức công tác kế toán khoa 4 học và hợp lý sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong đơn vị và thỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm. Do đó, theo tác giả việc tổ chức tốt công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập sẽ mang lại các ý nghĩa cụ thể sau: Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Thứ hai, tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn kinh phí của đơn vị, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn kinh phí trong các đơn vị. Thứ ba, tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ giúp cho kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của mình trong hệ thống các công cụ quản lý.Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập là việc tổ chức thực hiện những nội dung kế toán trong đơn vị và thiết lập mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nhằm đạt được sản phẩm cuối cùng là thông tin cung cấp trên các báo cáo tài chính có chất lượng và đáng tin cậy cho nhà quản lý và các đối tượng sử dụng.
Thứ tư, tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ giúp cho đơn vị sự nghiệp công lập có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Nếu khối lượng công việc kế toán lớn mà tổ chức một bộ máy kế toán cồng kềnh, làm việc kém hiệu quả sẽ nảy sinh các vấn đề như công việc không trôi chảy, thiếu tính đồng bộ do nhiều bộ phận có tác nghiệp chồng chéo, phân định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận không rõ ràng; thời gian hạch toán và thanh quyết toán chậm so với quy định do phải qua nhiều bộ phận trung gian, … Như vậy tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quản lý ở các đơn vị sự nghiệp công lập. Chính vì vậy trong điều kiện hiện nay, một yêu cầu đặt ra với tổ chức công tác kế toán là phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của bản thân đơn vị cũng như phù hợp với các chính, chế độ, thể lệ về kinh tế, tài chính của Nhà nước. Để phát huy tốt nhất vai trò, ý nghĩa của tổ 5 chức công tác kế toán, các đơn vị sự nghiệp công lập cần phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu cơ bản và thực hiện tốt nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán.
Yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập Tổ chức công tác kế toán có chất lượng, hiệu quả là cơ sở để kế toán cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, trung thực, hợp lý về tình hình tài sản, công nợ, nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán, phù hợp với quy định pháp luật kế toán hiện hành và các quy định khác của pháp luật khác có liên quan; cung cấp đầy đủ, kịp thời, minh bạch, phục vụ cho việc ra các quyết định kinh tế của nhà quản trị bên trong và những cá nhân, tổ chức bên ngoài có liên quan. Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời, minh bạch, rõ ràng, đáng tin cậy, tổ chức công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và hợp lý, trên cơ sở chấp hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính sách, chế độ, thể lệ quy chế tài chính kế toán hiện hành. Thứ hai, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị. Thứ ba, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải phù hợp với biên chế đội ngũ và khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán hiện có.
Thứ tư, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ kế toán trong đơn vị, thu nhận, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, quản trị của đơn vị. Thứ năm, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu của thông tin kế toán và tiết kiệm chi phí hạch toán. Kế toán là công cụ quản lý, mà mục đích của quản lý là hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời kế toán là công việc, là hoạt động của một tổ chức, bộ phận của đơn vị cũng chi phí rất nhiều cho công việc này. Do vậy, khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cũng quan tâm đến vấn đề hiệu quả và tiết kiệm chi phí hạch toán, cần phải tính toán, 6 xem xét đến tính hợp lý giữa chi phí hạch toán với kết quả, hiệu quả, tính kinh tế của công tác kế toán mang lại.
Xuất phát từ các yêu cầu trên, theo tác giả để tổ chức công tác kế toán khoa học cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: Thứ nhất, tổ chức công tác trong đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán: Nhằm tạo ra môi trường pháp lý cho hoạt động của kế toán, mỗi quốc gia sẽ ban hành một hệ thống các quy định pháp luật cho hoạt động của kế toán. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ luật pháp tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định về pháp luật kế toán của từng quốc gia mà đơn vị đang hoạt động. Tại Việt Nam hiện nay, hầu hết các quy định về kế toán đều được thực hiện bằng các quy định của Pháp luật, vì vậy việc tổ chức công tác phải tuân thủ Luật Kế toán, chế độ kế toán và các quy định pháp luật có liên quan khác. Thứ hai, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất: Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập phải đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ.
Thứ ba, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù của các đơn vị sự nghiệp công lập: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán cũng phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong đơn vị. Tổ chức công tác kế toán cũng phải phù hợp với trình độ trang bị các thiết bị, phương tiện tính toán và các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý chung trong toàn đơn vị. Thứ tư, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Theo tác giả những nguyên tắc này phải được thực hiện một cách đồng bộ trong tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập.
Cơ sở chi phối đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập 1. Đặc điểm, phân loại đơn vị sự nghiệp công lập Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp công lập chi phối đến cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị, do đó sẽ ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý hoạt động của đơn vị cũng như ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công là rất đa dạng, bắt nguồn từ nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội và vai trò của Nhà nước trong nền kinh tế thị trường.