CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU (NVL) TRONG DOANH NGHIỆP THEO TT 133/2016 1.1 Khái quát chung về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1 Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nó tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được sản xuất ra. Nguyên vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của sức lao động và máy móc thiết bị, chúng bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy, nếu thiếu nó thì quá trình sản xuất kinh doanh không thể tiến hành được, nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ đồng bộ, đảm bảo chất lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu Về mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chuyển một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Do vậy nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp ảnh hưởng đến các chỉ tiêu như: sản lượng, chất lượng sản phẩm, giá thành, lợi nhuận,… Vì nguyên vật liệu là đối tượng lao động nên có những đặc điểm là tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra.3 Vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất - Trong các DN sản xuất, nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp đồng thời là yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất sản phẩm - Nguyên vật liệu có vị trí quan trọng trong các DN sản xuất kinh doanh, giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của một DN, chúng là đối tượng lao động trực tiếp của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. - Thiếu nguyên vật liệu sản xuất sẽ bị đình trệ, giá trị sản phẩm của DN phụ thuộc rất nhiều vào tình hình biến động chi phí nguyên vật liệu vì chúng thường chiếm 60-80% giá thành sản phẩm. Từ đó cho thấy chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của DN.4 Công tác quản lý nguyên vật liệu Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu là quản lý ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng. Cụ thể là: - Ở khâu thu mua: Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vật liệu về các mặt số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như các kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của DN.
Vì vậy DN phải thường xuyên phân tích tình hình thu mua nguyên vật liệu, tìm hiểu nguồn cung cấp để lựa chọn nguồn mua, đảm bảo về số lượng, chủng loại, quy cách với giá cả, chi phí mua là thấp nhất. - Ở khâu bảo quản: Phải đảm bảo tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với vật liệu, hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển phải phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại vật tư nhằm hạn chế mất mát hư hỏng vật tư trong quá trình vận chuyển, bảo quản, đảm bảo an toàn vật tư về cả số lượng, chất lượng. - Ở khâu dự trữ: Phải lập dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ngưng trệ, song cũng không dư thừa quá mức (không vượt quá mức tối đa) để tăng vòng quay của vốn và không nhỏ quá mức tối thiểu để sản xuất được liên tục, bình thường. - Quá trình sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, và dự toán chi phí sản xuất có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp chi phí và giá thành.
Do vậy trong khâu sản xuất cần lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu và có quy chế trách nhiệm cụ thể đối với việc sử dụng nguyên vật liệu, xác định đúng giá trị nguyên vật liệu đã sử dụng để tính vào chi phí.5 Phân loại nguyên vật liệu Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các vật liệu theo công dụng, nội dung, chủng loại, tính chất, thương phẩm của chúng. Do quá trình sản xuất của doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau cho những mục đích khác nhau để nhằm chế tạo ra sản phẩm thực hiện lao vụ dịch vụ nên cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo những tiêu thức và đặc trưng nhất định. * Phân loại theo nội dung kinh tế Theo nội dung kinh tế, nguyên vật liệu được chia ra thành các loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể.
Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ. không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động.
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. - Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. * Phân loại theo nguồn nhập Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu được chia thành : - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh - Nguyên vật liệu mua ngoài : Từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu - Nguyên vật liệu tự gia công sản xuất * Phân loại theo mục đích công dụng Căn cứ vào mục đích công dụng, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu dùng để trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho quản lý doanh nghiệp, bán hàng 1.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. * Nguyên tắc đánh giá: - Nguyên tắc giá gốc (Theo chuẩn mực 02- hàng tồn kho): NVL phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là giá thực tế của NVL, là toàn bộ các chi phí mà DN đã bỏ ra để có được những NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Nguyên tắc thận trọng: Biểu hiện ở chỗ DN có đánh giá chính xác mức độ giảm giá NVL khi thấy có sự chênh lệch giữa giá hạch toán trên sổ kế toán với giá thị trường, dựa trên cơ sở đó lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư, hàng hoá phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. DN có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.
* Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu Về nguyên tắc nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho được đánh giá theo trị giá thực tế. Khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập – xuất – tồn NVL.1 Cách xác định giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế nhập kho Giá thực Giá mua Thuế nhập Các khoản = + Chi phí + tế NVL trên hoá khẩu, thuế - giảm trừ (nếu thu mua nhập kho đơn TTĐB (nếu có) có) - Giá mua trên hóa đơn: là giá trị hàng hóa trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng; + Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua thực tế là giá không có thuế GTGT đầu vào + Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và là cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế thì giá mua thực tế là giá mua đã có thuế GTGT + Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng đồng thời cho cả hai hoạt động chịu thuế GTGT thì về nguyên tắc phải hạch toán riêng và chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với phần nguyên vật liệu chịu thuế GTGT đầu ra - Chi phí thu mua gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,.