Khóa luận quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Tổng hợp kiến thức Quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn Lâm Khoa Học và Công Nghệ Việt Nam, tiếp cận khoa học, hỗ trợ học tập và nghiên cứu hiệu

• Tác giả: Dương Thị Duyên
• Người hướng dẫn: THS. Lê Ngọc Diệp
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Khoa học thư viện
• Đề tài: Quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn Lâm Khoa Học và Công Nghệ Việt Nam
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.4. Mục đích, nhiệm vụ đề tài
• 0.5. Giả thuyết nghiên cứu của đề tài
• 0.6. Phương pháp nghiên cứu
• 0.7. Kết cấu của khóa luận
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN
• 1.1. Các khái niệm liên quan
• 1.2. Quản lý hoạt động thư viện
• 1.3. Các nguyên tắc và phương pháp quản lý
• 1.3.1. Nguyên tắc quản lý
• 1.3.2. Phương pháp quản lý
• 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý
• 1.5. Vai trò của quản lý hoạt động thư viện
• 1.6. Sơ lược về lĩnh vực quản lý hoạt động thư viện Việt Nam
• 1.7. Các bước tiến hành của quản lý hoạt động thư viện
• 1.7.1. Lập kế hoạch
• 1.7.2. Tổng quan về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
• 1.7.2.1. Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
• 1.7.2.2. Phòng thư viện
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
• 2.1. Triển khai các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên
• 2.2. Quản lý nhân lực
• 2.3. Xây dựng kế hoạch cho các hoạt động
• 2.4. Tổ chức thực hiện các hoạt động
• 2.5. Bổ sung và xử lý tài liệu
• 2.6. Tổ chức vốn tài liệu
• 2.7. Công tác bảo quản tài liệu
• 2.8. Tạo lập các sản phẩm thư viện – thông tin
• 2.9. Quản lý các hoạt động nghiệp vụ
• 2.9.1. Lập kế hoạch hoạt động
• 2.9.2. Tổ chức thực hiện các hoạt động
• 2.9.3. Kiểm soát hoạt động
• 2.10. Đánh giá chung
• 3. CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
• 3.1. Hoàn thiện quản lý hoạt động thư viện
• 3.1.1. Tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ
• 3.1.2. Tăng cường bổ sung, phát triển cơ sở vật chất
• 3.2. Hoàn thiện bộ máy quản lý và thực hiện các văn bản quản lý
• 3.2.1. Hoàn thiện bộ máy quản lý và nâng cao năng lực đội ngũ quản lý
• 3.2.2. Thực hiện văn bản quản lý tại Thư viện
• 3.3. Hoàn thiện các quy chế quản lý hoạt động thư viện
• 3.3.1. Nâng cao hiệu quả quản lý công tác xây dựng kế hoạch cho hoạt động thư viện
• 3.3.2. Phát triển đa dạng hóa nguồn tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số, các sản phẩm thông tin mới
• 3.3.3. Nâng cao hiệu quả quản lý quá trình tự động hóa trong xử lý tài liệu
• 3.3.4. Tăng cường quản lý công tác tuyên truyền, quảng bá về thư viện, kết nối người sử dụng với các dịch vụ và sản phẩm của thư viện
• 3.3.5. Tăng cường công tác chỉ đạo và kiểm tra
• 3.4. Củng cố thực hiện các quy chế quản lý hoạt động thư viện
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động thư viện

Quản lý hoạt động thư viện là một lĩnh vực quan trọng trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động của thư viện. Quản lý thư viện không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp tài liệu mà còn bao gồm việc phát triển dịch vụ, quản lý nhân lực và tài chính. Theo Pháp lệnh thư viện, thư viện có chức năng thu thập, lưu trữ và tổ chức sử dụng vốn tài liệu trong xã hội. Điều này nhấn mạnh vai trò của thư viện trong việc cung cấp thông tin và tri thức cho cộng đồng. Hệ thống thư viện hiện đại cần phải được tổ chức một cách khoa học để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện là một xu hướng tất yếu, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và phục vụ tốt hơn cho người dùng.

1.1 Các khái niệm liên quan

Thư viện được định nghĩa là một thiết chế văn hóa quan trọng, nơi lưu trữ và tổ chức tài liệu phục vụ cho nhu cầu thông tin của cộng đồng. Quản lý hoạt động thư viện bao gồm nhiều khía cạnh như quản lý tài liệu, nhân lực và dịch vụ. Theo UNESCO, thư viện không chỉ là nơi lưu giữ sách mà còn là trung tâm thông tin, nơi cung cấp tri thức cho mọi tầng lớp nhân dân. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý thông tin trong thư viện, nhằm đảm bảo rằng mọi người đều có thể tiếp cận thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả.

II. Thực trạng quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn Lâm Khoa Học và Công Nghệ Việt Nam

Viện Hàn Lâm Khoa Học và Công Nghệ Việt Nam đã có những bước tiến trong việc quản lý hoạt động thư viện. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều thách thức cần phải giải quyết. Việc triển khai các văn bản chỉ đạo từ cấp trên chưa được thực hiện một cách đồng bộ, dẫn đến sự thiếu hụt trong quản lý nhân lực và tài liệu. Các hoạt động bổ sung và xử lý tài liệu cũng chưa được tổ chức một cách hiệu quả. Điều này ảnh hưởng đến khả năng phục vụ của thư viện, làm giảm sự hài lòng của người dùng. Để khắc phục tình trạng này, cần có những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và dịch vụ thư viện.

2.1 Triển khai các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên

Việc triển khai các văn bản chỉ đạo từ cấp trên là rất quan trọng trong quản lý hoạt động thư viện. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều văn bản chưa được áp dụng một cách hiệu quả. Điều này dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong các hoạt động của thư viện. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để đảm bảo rằng mọi chỉ đạo đều được thực hiện đúng và đầy đủ. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho nhân viên thư viện.

III. Các giải pháp nâng cao quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn Lâm Khoa Học và Công Nghệ Việt Nam

Để nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động thư viện, cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ thư viện để họ có thể đáp ứng tốt hơn với yêu cầu công việc. Thứ hai, việc đầu tư vào cơ sở vật chất và công nghệ thông tin là rất cần thiết để cải thiện chất lượng dịch vụ. Cuối cùng, cần có một hệ thống đánh giá hiệu quả hoạt động thư viện để có thể điều chỉnh kịp thời các hoạt động không hiệu quả. Những giải pháp này sẽ giúp thư viện phát triển bền vững và phục vụ tốt hơn cho cộng đồng.

3.1 Hoàn thiện quản lý hoạt động thư viện

Hoàn thiện quản lý hoạt động thư viện là một nhiệm vụ quan trọng. Cần xây dựng một kế hoạch cụ thể cho các hoạt động của thư viện, từ việc bổ sung tài liệu đến tổ chức các sự kiện văn hóa. Việc này không chỉ giúp thư viện hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo ra sự gắn kết giữa thư viện và cộng đồng. Đặc biệt, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh bùng nổ khoa học công nghệ và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin từ cuối thế kỷ XX đến đầu thế kỷ XXI, thông tin tri thức đã trở thành nguồn lực then chốt phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và hội nhập quốc tế. Trình độ và nhu cầu tin của người dùng ngày càng chuyên sâu, đa dạng, đòi hỏi các thiết chế thông tin - thư viện phải không ngừng chuyển dịch phương thức vận hành. Theo Pháp lệnh Thư viện năm 2001, thư viện giữ vai trò thu thập, lưu trữ, tổ chức khai thác vốn tài liệu phục vụ nghiên cứu khoa học, giáo dục và nâng cao dân trí. Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ mô hình thư viện truyền thống sang tự động hóa và thư viện điện tử tại Việt Nam đang bộc lộ nhiều bất cập trong cơ chế quản lý vốn dĩ chỉ phù hợp với phương thức thủ công trước đây.

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (VHLKHVCNVN) là cơ quan nghiên cứu khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ hàng đầu cả nước. Hoạt động của Phòng Thư viện thuộc Trung tâm Thông tin - Tư liệu đóng vai trò trực tiếp cung cấp nguồn tin khoa học cho đội ngũ cán bộ, chuyên gia và học viên sau đại học. Dù đã có những chuyển biến tích cực, công tác quản lý hoạt động thư viện tại Viện vẫn tồn tại những hạn chế nhất định, chưa tương xứng với tiềm năng và bề dày lịch sử của đơn vị. Khóa luận tốt nghiệp ngành Khoa học Thư viện của tác giả Dương Thị Duyên (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2019) được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu cấp thiết về mặt lý luận và thực tiễn trong việc nâng cao hiệu quả quản trị thư viện chuyên ngành này.

Mục tiêu nghiên cứu:

1. Hệ thống hóa và làm phong phú cơ sở lý luận về quản lý hoạt động thư viện trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin.
2. Khảo sát, phân tích và đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn 2011–2019.
3. Đề xuất hệ thống các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động thư viện tại đơn vị trong giai đoạn tiếp theo.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Nghiên cứu những cơ sở lý luận, nội dung cơ bản về quản lý hoạt động thư viện nói chung và thư viện nghiên cứu chuyên ngành nói riêng.
2. Phân tích, đánh giá thực trạng các khâu quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (chỉ đạo, nhân lực, lập kế hoạch, bổ sung, xử lý, kiểm soát).
3. Đề xuất các nhóm giải pháp đồng bộ nâng cao chất lượng quản lý hoạt động thư viện tại Viện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý thư viện tại cơ quan nghiên cứu khoa học.
• Phạm vi không gian: Phòng Thư viện thuộc Trung tâm Thông tin - Tư liệu, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2019.
• Nội dung nghiên cứu: Cơ sở lý luận, thực trạng quản lý các khâu nghiệp vụ, nhân lực, cơ sở vật chất và hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý thư viện.

Giả thuyết nghiên cứu: Công tác quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong những năm qua tuy đạt được những bước tiến nhất định nhưng vẫn còn thiếu tính cụ thể và chưa có sự giám sát chặt chẽ, dẫn đến khó khăn trong điều hành. Việc hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch một cách khoa học sẽ là yếu tố quyết định nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc của thư viện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và văn bản pháp lý

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên việc tích hợp các lý thuyết quản trị học kinh điển và chuyên ngành thư viện học:

• Khái niệm thư viện: Tiếp cận theo định nghĩa của UNESCO (tập hợp có tổ chức của sách, ấn phẩm định kỳ và tài liệu nghe nhìn phục vụ thông tin, nghiên cứu, giáo dục, giải trí) và Điều 1 Pháp lệnh Thư viện số 31/2001/PL-UBTVQH10 ngày 11/11/2001.
• Khái niệm quản lý và quản lý thư viện: Tổng hợp quan điểm của C. Mác, Ph. Ăng-ghen, các trường phái quản lý cổ điển (F. Fayol, Max Weber, L. Gulick, L. Urwick), trường phái tâm lý - xã hội (H. Simon, A. Maslow), trường phái hiện đại (P. Drucker, H. Koontz, W. Ouchi, Wickramasinghe) và Từ điển Bách khoa Việt Nam (2003). Quản lý hoạt động thư viện được xác định là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý lên tập thể công chức, viên chức nhằm tổ chức, điều hành ba lĩnh vực trọng yếu: con người, chuyên môn nghiệp vụ và cơ sở vật chất.
• Hệ thống nguyên tắc quản lý thư viện: Nguyên tắc Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý; tập trung dân chủ; kiểm tra thường xuyên, kịp thời; hài hòa lợi ích giữa người dùng tin và cán bộ thư viện; tiết kiệm và hiệu quả; mở rộng hợp tác hệ thống; chuyên môn hóa gắn với chuẩn nghiệp vụ quốc tế (ISBD, MARC21, DDC, AACR2).
• Hệ thống phương pháp quản lý: Phương pháp hành chính (mệnh lệnh, nội quy, quy chế); phương pháp tâm lý - giáo dục (thuyết phục, động viên, bồi dưỡng nhận thức); phương pháp kinh tế (đòn bẩy thu nhập, chế độ khen thưởng - xử phạt).
• Quy trình chức năng quản lý: Chu trình 4 bước gồm Lập kế hoạch (xác định mục tiêu chiến lược và kế hoạch tác nghiệp), Tổ chức (sắp xếp bộ máy, phân công vị trí việc làm), Điều khiển (lãnh đạo, tạo động lực làm việc), Kiểm tra (đo lường các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra).
• Căn cứ pháp lý tổ chức: Nghị định số 60/2017/NĐ-CP ngày 15/5/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả áp dụng phối hợp các phương pháp nghiên cứu khoa học xã hội và nghiệp vụ thư viện:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích, tổng hợp các giáo trình, công trình nghiên cứu trong nước (Nguyễn Tiến Hiển, Nguyễn Thị Lan Thanh, Bùi Loan Thùy, Đào Hoàng Thúy) và quốc tế (Krishan Kumar, Robert D. Stueart, Lyndon Pugh, Subal Chandra Biswas), các văn bản chỉ đạo của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Vụ Thư viện và Viện Hàn lâm.
• Phương pháp thống kê: Xử lý số liệu thứ cấp về ngân sách bổ sung, số lượng sách in, các gói cơ sở dữ liệu (CSDL) điện tử định kỳ giai đoạn 2011–2017 và số lượng tài liệu bổ sung năm 2018 tại đơn vị.
• Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia: Trao đổi trực tiếp với lãnh đạo quản lý và cán bộ nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu nhằm làm rõ thực trạng phân công công việc, khó khăn trong tuyển dụng và định hướng phát triển nguồn tin.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu nghiên cứu được trích xuất từ báo cáo tổng kết năm, hồ sơ lưu trữ nghiệp vụ, sổ sách theo dõi bổ sung tài liệu của Phòng Thư viện thuộc Trung tâm Thông tin - Tư liệu, cùng các niên giám thống kê và văn bản quy phạm nội bộ của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động thư viện

Chương 1 tập trung hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận của công tác quản lý trong lĩnh vực thư viện - thông tin và phác thảo bức tranh tổng quan về đơn vị nghiên cứu:

• Lý luận quản lý hoạt động thư viện: Phân tích bản chất của quản lý thư viện từ 4 yếu tố cấu thành (chủ thể, khách thể, mục đích, môi trường); làm rõ 3 phương pháp quản lý chủ đạo (hành chính, tâm lý giáo dục, kinh tế) và 5 nhóm yếu tố tác động (năng lực cán bộ, yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, khoa học công nghệ). Khái quát tiến trình 4 giai đoạn quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, kiểm tra (đo lường đầu vào gồm ngân sách, nhân lực, thiết bị; đo lường đầu ra gồm tài liệu xử lý, lượt bạn đọc, câu hỏi tra cứu).
• Tổng quan lịch sử nghiên cứu: Tổng thuật các mô hình quản trị thư viện thế giới (mô hình ma trận, tổ chức theo nhóm của Hartman, Halbert, Paz; quản trị quan hệ con người của Lyndon Pugh) và các nghiên cứu tại Việt Nam của Nguyễn Tiến Hiển, Nguyễn Thị Lan Thanh, Bùi Loan Thùy, cùng các hội thảo chuyên môn ngành thư viện năm 2003, 2010, 2015.
• Tổng quan về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam: Cơ quan thuộc Chính phủ (theo Nghị định 60/2017/NĐ-CP) gồm 51 đơn vị trực thuộc (06 đơn vị giúp việc, 34 đơn vị nghiên cứu khoa học, 07 đơn vị sự nghiệp khác, 04 đơn vị tự trang trải, 01 doanh nghiệp nhà nước) và hơn 100 đài, trạm quan trắc trên 35 tỉnh, thành phố.
• Thực trạng thiết chế Phòng Thư viện: Nằm tại tầng 1 tòa nhà A11, số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội. Đơn vị sở hữu nguồn tài nguyên gồm hơn 24.000 bản sách in, hàng trăm nhan đề tạp chí đa ngôn ngữ (Việt, Nga, Latinh, Đức) và hơn 98.359 tạp chí điện tử (ScienceDirect: 84.956; SpringerLink: 10.016; IOP: 529; APS: 812; ACS: 38; AIP: 365; ProQuest Central). Về hạ tầng kỹ thuật, thư viện được trang bị hệ thống máy chủ chuyên dụng, 08 máy tính nối mạng Internet phục vụ tra cứu, 01 máy in, kết nối mạng LAN theo đường truyền Leaseline, sử dụng phần mềm quản trị tích hợp Koha để biên mục và quản lý thư mục, phần mềm MetaLib/SFX quản lý cổng tra cứu điện tử http://elib.vn. Đội ngũ nhân lực trực tiếp gồm 03 cán bộ: Vũ Thị Tâm (Trưởng phòng), Nguyễn Thị Tuyết Nhung (Phụ trách bạn đọc) và Ninh Thị Hương (Cán bộ biên mục).

Chương 2: Thực trạng quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Chương 2 trình bày chi tiết thực trạng vận hành và quản lý nghiệp vụ tại Phòng Thư viện giai đoạn 2011–2019:

• Triển khai văn bản chỉ đạo của cấp trên: Thư viện bám sát các chỉ đạo của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Vụ Thư viện và các quyết định, đề án, quy hoạch của lãnh đạo Viện Hàn lâm để cụ thể hóa vào chương trình công tác.
• Quản lý nhân lực: Đội ngũ cán bộ xuất phát từ hai nguồn chính là chuyên ngành thư viện và công nghệ thông tin/ngành khác. Công tác quản lý nhân lực tập trung vào phân tích vị trí việc làm, tổ chức bồi dưỡng kỹ năng thu thập, tạo lập sản phẩm thông tin và xử lý dữ liệu hiện đại, dù quy mô nhân sự còn mỏng so với khối lượng nhiệm vụ.
• Quy trình xây dựng kế hoạch: Thực hiện chặt chẽ qua các cấp độ dài hạn, năm, quý và tháng. Quy trình lập kế hoạch công tác năm gồm 5 bước: (1) Các bộ phận lập bảng chỉ tiêu công việc; (2) Ban lãnh đạo Trung tâm Thông tin - Tư liệu nghiên cứu, chọn lọc nội dung; (3) Soạn thảo dự thảo kế hoạch dựa trên phân tích nguồn lực; (4) Lấy ý kiến đóng góp; (5) Trình Ban lãnh đạo Viện Hàn lâm phê duyệt.
• Quản lý hoạt động bổ sung và xử lý tài liệu: Vốn tài liệu in vẫn giữ vai trò nền tảng, nguồn tài liệu ngoại văn giá trị cao chủ yếu tiếp nhận qua trao đổi, biếu tặng từ Quỹ Châu Á. Đối với tài liệu điện tử và sách nước ngoài, việc mua sắm được thực hiện thông qua công ty phân phối trung gian. Công tác xử lý nghiệp vụ áp dụng các chuẩn biên mục mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt và chú giải nhằm tạo điểm truy cập trên hệ thống tra cứu.

Dữ liệu thống kê số lượng tạp chí điện tử mua qua các năm giai đoạn 2011–2017 được tác giả tổng hợp tại Bảng 2.1 của khóa luận:

Năm	ScienceDirect	SpringerLink	ACS	APS	AIP	IOP	Tổng cộng (Nhan đề/Lượt)
2011	53.018	7.680	2.406	204	10	5.038	68.356
2012	46.575	7.749	6.184	809	103	523	61.943
2013	79.096	9.068	6.381	1.878	156	898	97.477
2014	99.093	9.249	4.997	1.390	534	734	115.997
2015	96.213	6.759	4.413	1.547	364	824	110.120
2016	83.095	6.853	2.729	714	801	535	94.727
2017	32.842	2.206	1.129	452	48	140	36.817

Nguồn: Trích dẫn Bảng 2.1 trong văn bản khóa luận.

• Đánh giá chung: Công tác quản lý bổ sung CSDL giúp tối ưu hóa nguồn tin điện tử, song sự sụt giảm nguồn lực mua CSDL vào năm 2017 phản ánh những biến động về kinh phí và công tác thẩm định nhu cầu. Hệ thống quản lý chuyên môn có nhiều nỗ lực nhưng công tác kiểm soát, phân công và tự động hóa toàn diện vẫn cần được củng cố.

Chương 3: Các giải pháp nâng cao quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng, Chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ trên 3 nhóm nội dung chính:

• Hoàn thiện công tác quản lý và phát triển nguồn lực: Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ; mở rộng đầu tư hiện đại hóa cơ sở vật chất, nâng cấp hệ thống hạ tầng mạng và thiết bị chuyên dụng phục vụ số hóa.
• Hoàn thiện bộ máy quản lý và thực thi văn bản quản lý: Tinh gọn cơ cấu tổ chức bộ máy, nâng cao năng lực điều hành của đội ngũ cán bộ lãnh đạo; quán triệt và thực hiện nghiêm túc, kịp thời các văn bản chỉ đạo chuyên ngành của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Vụ Thư viện và Viện Hàn lâm.
• Hoàn thiện các quy chế quản lý nghiệp vụ chuyên môn:
  1. Nâng cao hiệu quả quản lý công tác xây dựng kế hoạch, bảo đảm tính khoa học, khả thi từ khâu dự toán đến phân bổ kinh phí.
  2. Phát triển đa dạng hóa nguồn tài liệu, tập trung xây dựng các bộ sưu tập số nội sinh (luận án, luận văn, báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học của Viện) và các sản phẩm thông tin gia tăng giá trị.
  3. Tối ưu hóa quá trình tự động hóa xử lý tài liệu thông qua chuẩn hóa quy trình biên mục trên phần mềm Koha.
  4. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quảng bá hình ảnh thư viện, kết nối người dùng tin với các dịch vụ và CSDL trực tuyến qua cổng http://elib.vn.
  5. Tăng cường công tác chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra định kỳ và củng cố việc thực hiện nghiêm túc các nội quy, quy chế quản lý hoạt động thư viện.

Kết quả và đóng góp

• Hệ thống hóa dữ liệu thực trạng: Khóa luận đã phản ánh chi tiết hiện trạng nguồn tài nguyên thông tin khoa học tự nhiên tại cơ quan nghiên cứu đầu ngành của Việt Nam, với quy mô hơn 24.000 bản sách in và mạng lưới truy cập hơn 98.359 tạp chí điện tử quốc tế (tiêu biểu như ScienceDirect, SpringerLink, IOP, APS, ACS, AIP).
• Phân tích bức tranh biến động CSDL điện tử: Thông qua số liệu thống kê giai đoạn 2011–2017, công trình chỉ rõ sự thay đổi về số lượng tài liệu điện tử được mua sắm, với giai đoạn đạt đỉnh vào năm 2014 (115.997 lượt/nhan đề) và xu hướng giảm mạnh vào năm 2017 (36.817 lượt/nhan đề), làm cơ sở thực chứng để đánh giá công tác lập kế hoạch ngân sách.
• Xây dựng giải pháp quản lý thực tế: Tác giả đã đề xuất hệ thống 5 nhóm giải pháp nghiệp vụ và 2 nhóm giải pháp tổ chức - nhân lực, tập trung vào hoàn thiện quy trình lập kế hoạch 5 bước, tự động hóa xử lý tài liệu bằng phần mềm Koha, phát triển bộ sưu tập số nội sinh và đẩy mạnh quảng bá dịch vụ thông tin.
• Đóng góp khoa học: Đây là công trình khóa luận đầu tiên khảo sát, đánh giá chuyên sâu và có hệ thống về thực trạng quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, cung cấp tài liệu thực tiễn cho công tác quản trị thư viện chuyên ngành nghiên cứu tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của đề tài: Phạm vi khảo sát tập trung chủ yếu tại Phòng Thư viện thuộc Trung tâm Thông tin - Tư liệu đặt tại Hà Nội; chưa đi sâu khảo sát chi tiết nhu cầu tin và mức độ thỏa mãn của người dùng tin tại hơn 100 đài, trạm, viện nghiên cứu chuyên ngành trực thuộc Viện Hàn lâm đóng tại các địa phương trên toàn quốc. Các dữ liệu về tài chính chi tiết cho từng gói CSDL và số liệu mượn trả tự động chưa được phân tích sâu theo chuỗi thời gian đầy đủ.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu cơ chế quản lý liên kết, chia sẻ tài nguyên thông tin dùng chung giữa Trung tâm Thông tin - Tư liệu với toàn bộ 51 đơn vị trực thuộc VAST; nghiên cứu xây dựng mô hình quản trị tri thức và đánh giá hiệu quả kinh tế - xã hội của nguồn tin điện tử chuyên ngành khoa học tự nhiên.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị ứng dụng và tham khảo thiết thực đối với:

• Sinh viên, học viên ngành Khoa học Thư viện và Quản lý Thông tin: Dùng làm tài liệu tham khảo nghiên cứu về phương pháp luận quản lý thư viện chuyên ngành, cấu trúc đề tài khảo sát thực trạng và quy trình lập kế hoạch hoạt động thư viện.
• Cán bộ quản lý thư viện tại các viện nghiên cứu, trường đại học khối kỹ thuật - công nghệ: Vận dụng quy trình 5 bước xây dựng kế hoạch năm, phương thức quản lý và khai thác CSDL điện tử ngoại văn (ScienceDirect, SpringerLink, ACS...) và mô hình kết hợp phần mềm mã nguồn mở Koha cùng cổng tích hợp MetaLib/SFX.
• Cơ quan quản lý thông tin - tư liệu: Cung cấp cứ liệu thực tế để xem xét hoàn thiện chính sách bổ sung vốn tài liệu số và cơ chế kiểm soát chất lượng dịch vụ thông tin khoa học.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy mô vốn tài nguyên thông tin tại Thư viện Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam được ghi nhận gồm những gì?
Vốn tài liệu bản in của thư viện có hơn 24.000 bản sách, hàng trăm nhan đề tạp chí đa ngôn ngữ (Việt, Nga, Latinh, Đức). Về tài liệu điện tử, thư viện có quyền truy cập hơn 98.359 tạp chí điện tử qua Internet từ các CSDL uy tín thế giới (ScienceDirect: 84.956; SpringerLink: 10.016; IOP: 529; APS: 812; ACS: 38; AIP: 365 và ProQuest Central).

2. Thư viện Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam sử dụng các phần mềm và hạ tầng kỹ thuật nào trong quản lý?
Thư viện sử dụng phần mềm quản trị tích hợp Koha để biên mục và quản lý dữ liệu thư mục; phần mềm MetaLib/SFX để quản trị cổng tra cứu tài nguyên điện tử (http://elib.vn); hạ tầng gồm hệ thống server chuyên dụng, 01 máy chủ, 01 máy in, 08 máy tính nối mạng Internet phục vụ bạn đọc tra cứu và mạng LAN kết nối qua đường truyền Leaseline.

3. Cơ cấu nhân sự làm việc tại Phòng Thư viện tại thời điểm nghiên cứu gồm bao nhiêu người và phân công như thế nào?
Phòng Thư viện thuộc Trung tâm Thông tin - Tư liệu có 03 cán bộ chuyên trách gồm: bà Vũ Thị Tâm (Trưởng phòng thư viện), bà Nguyễn Thị Tuyết Nhung (Cán bộ phụ trách bạn đọc) và bà Ninh Thị Hương (Cán bộ biên mục).

4. Quy trình lập kế hoạch công tác năm tại Thư viện Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam diễn ra qua các bước nào?
Quy trình gồm 5 bước: (1) Các phòng/bộ phận lập bảng chỉ tiêu công việc cụ thể gửi Ban Giám đốc Trung tâm Thông tin - Tư liệu; (2) Ban lãnh đạo nghiên cứu, chọn lọc nội dung; (3) Soạn thảo dự thảo kế hoạch công tác dựa trên phân tích nguồn lực và nhiệm vụ được giao; (4) Lấy ý kiến đóng góp cho dự thảo; (5) Trình Ban Lãnh đạo Viện Hàn lâm phê duyệt để triển khai thực hiện.

5. Biến động số lượng tạp chí CSDL điện tử được mua trong giai đoạn 2011–2017 tại thư viện diễn ra như thế nào?
Giai đoạn 2011–2014, số lượng tạp chí CSDL được mua tăng từ 68.356 lên mức cao nhất là 115.997 nhan đề/lượt (năm 2014), trong đó ScienceDirect chiếm tỷ trọng lớn nhất (tăng từ 53.018 lên 99.093). Giai đoạn 2015–2017, số lượng giảm dần xuống 110.120 (năm 2015), 94.727 (năm 2016) và giảm mạnh xuống còn 36.817 nhan đề/lượt vào năm 2017.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Dương Thị Duyên đã phân tích một cách toàn diện cơ sở lý thuyết và bức tranh thực tế về công tác quản lý hoạt động thư viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn 2011–2019. Công trình đã làm rõ các mắt xích quản trị từ chỉ đạo, nhân lực, lập kế hoạch đến quy trình bổ sung, xử lý tài liệu in và cơ sở dữ liệu điện tử. Hệ thống giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, góp phần thiết thực vào việc nâng cao chất lượng quản lý và tối ưu hóa hiệu quả phục vụ bạn đọc của thư viện chuyên ngành khoa học tự nhiên trong thời kỳ số hóa.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động thƣ viện Chƣơng 2: Thực trạng quản lý hoạt động thƣ viện tại viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao quản lý hoạt động thƣ viện tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. 8 Luan van CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN 1.1 Các khái niệm liên quan 1.1 Thư viện Thƣ viện là một thiết chế văn hóa quan trọng không thể thiếu trong cấu trúc thống nhất của các thiết chế phục vụ văn hóa, thông tin cho ngƣời dân. Thƣ viện đƣợc phân bố đều khắp ở tất cả các vùng của lãnh thổ, địa phƣơng, đơn vị, trƣờng học, phục vụ rộng rãi tất cả mọi ngƣời, không phân biệt tuổi tác, dân tộc, tôn giáo, trình độ, giới tính, ngôn ngữ, quốc tịch và địa vị xã hội… góp phần nâng cao trình độ dân trí, học tập suốt đời và giải trí cho nhân dân. Trong đó, thƣ viện đƣợc xem nhƣ một trung tâm sinh hoạt văn hóa thông tin của cộng đồng dân cƣ.

Theo ý nghĩa truyền thống, một thƣ viện là kho sƣu tập sách, báo và tạp chí. Hiểu theo cách khái quát nhất thƣ viện là nơi tàng trữ và tổ chức sử dụng tài liệu có tính chất tập thể và xã hội. Trong thời đại mới, thƣ viện vẫn luôn luôn đƣợc coi là tòa lâu đài trí tuệ của nhân loại, nơi lƣu giữ và bảo tồn những giá trị văn hóa của loài ngƣời, là một bộ phận văn hóa và mang thêm sắc thái mới - là trung tâm thông tin, là một bộ phận cấu thành trong hệ thống thông tin tƣ liệu của các nƣớc, là nơi thu thập và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho quảng đại quần chúng. Trên thế giới tồn tại rất nhiều quan điểm khác nhau về thƣ viện.

Tuy nhiên trong các định nghĩa, định nghĩa của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hiệp Quốc (UNESCO) đƣợc các nhà thƣ viện học trên thế giới đánh giá là đầy đủ nhất về thƣ viện. Trong Giáo trình Thƣ viện học đại cƣơng, tác giả Bùi Loan Thùy và Lê Văn Viết đã nêu rõ định nghĩa Thƣ viện theo tổ chức UNESCO nhƣ sau: “ Thƣ viện, không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sƣu tập có tổ chức nào của sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác, kể cả đồ hoạ, nghe - nhìn và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức kho cho bạn đọc sử dụng tài liệu đó 9 Luan van nhằm mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí.8] Điều 1, Pháp lệnh Thƣ viện nêu rõ: Thƣ viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thƣ tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác, sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc.2 Quản lý Theo Các Mác: “ Quản lý là một chức năng đặc biệt nảy sinh từ bản chất xã hội của quá trình lao động ” [ 7,tr.